СЭД

В ходе проекта автоматизированы процессы делопроизводства, договорной деятельности компании, претензионный процесс, работа с тендерами. Для его реализации было выбрано решение DocTrix Platform, разработанное компанией i-Sys на технологиях Microsoft SharePoint. Оно интегрировано с CRM-системой компании, что позволяет Pony Express максимально эффективно вести документооборот с действующими и потенциальными клиентами.

Созданное решение имеет потенциал для дальнейшего развития, исходя из потребностей компании. В частности, предусмотрена возможность самостоятельной доработки системы штатными ИТ-специалистами без привлечения внешних подрядчиков.

Как признает руководство компании, скорость операционных процессов становится одним из важных конкурентных преимуществ. По расчетам Pony Express, внедрение DocTrix Platform позволит увеличить скорость документооборота как минимум вдвое.

С целью повышения управляемости компании, сокращения сроков обработки документов, а также оптимизации внутренних процессов согласования, ее руководством было принято решение о переводе документационного взаимодействия в электронный вид. Внедрение системы электронного документооборота было доверено компании Syntellect при участии ECMGroup.Pro.

В ходе проекта были автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, а также назначения и контроля поручений. Как результат заказчику удалось сократить сроки обработки документов, обеспечено формирование оперативной отчетности, надежное хранение и архивирование данных с историей их обработки. Для сотрудников, работающих вне офиса, реализован функционал мобильного согласования. Он позволяет принимать участие в процессах согласования документов и исполнения поручений, используя мобильные устройства.

В планах компании – дальнейшее развитие функционала мобильного согласования, расширение систем отчетности и уведомлений, а также встраивание инструментария по контролю уникальности введенных данных в другие функциональные области системы.

Компания специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных объектов. Ежемесячно в компанию поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более сотни различных финансовых документов. Только через сотрудников финансового подразделения за год проходит около 2,5 тыс. первичных финансовых документов, связанных с выполнением работ и оказанием услуг.

Ранее формирование и согласование финансовых документов в компании не было автоматизировано. Справки распределения, реестры начислений по неотфактурованным услугам, реестры несписанных материалов формировались в электронных таблицах, которые затем распечатывались и в бумажном виде согласовывались с ответственными лицами. Бухгалтеры проверяли правильность заполнения таблиц и вручную заносили данные в систему «1С:Управление строительной организацией», использующуюся в компании для управления проектами строительства. В среднем утверждение одного документа занимало около десяти дней.

Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы упорядочить работу с документами, обеспечить их сохранность, ускорить сроки согласования. Партнером по внедрению стала компания «Кодерлайн», а для выполнения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот».

В ходе проекта автоматизировано формирование и обработка финансовых документов. Сформированные документы оперативно отправляются на согласование ответственным лицам через привычный сотрудникам внешний почтовый клиент, который интегрирован с системой. При этом если сотрудники используют для работы внешний клиент, все задачи и электронные сообщения автоматически отражаются в СЭД. Окончательно оформленные и утвержденные ответственными лицами документы оперативно передаются в учетную систему для дальнейшей обработки.

Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза – с 10 до четырех дней. Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании.

Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает четыре дня, система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.

Ранее группа компаний «Инград» использовала одну из систем на базе Microsoft SharePoint Foundation, автоматизирующую все типовые процессы документооборота. Однако со временем потребовалось существенное расширение ее функциональности. Обследование действующей системы показало, что для обеспечения полноценной автоматизации внутренних процессов заказчика необходимы существенные доработки. После проведенного анализа ситуации стало очевидно, что будет целесообразнее отказаться от использования текущей системы.

На платформе Docsvision 5.4 при помощи «Диджитал Дизайн» компания намерена автоматизировать целый ряд бизнес-процессов, включая делопроизводство, работу с договорами, поручениями, нормативными документами, а также обеспечение тендерных процедур. Следующим этапом проекта станет миграция накопленных документов в новую систему. Еще одна задача, которую предстоит выполнить,? интеграция СЭД со смежными информационными системами заказчика: учетной системой «1С», CRM и системой управления проектами.

Новая система позволит сотрудникам «Инграда» с большей гибкостью управлять процессами согласований и оповещений, формировать маршруты согласования на основе множества условий. Эти возможности уменьшат риск согласования документов без привлечения необходимых экспертов.

Основной целью проекта была оптимизация процесса согласования документов, автоматизация работы с заявками, авансовыми отчетами и другими документами компании. Руководство компании приняло решение отталкиваться от тиражируемых продуктов: системы электронного документооборота DocTrix Docflow и корпоративного портала DocTrix Portal. Первый этап работ заключался в настройке оргструктуры путем интеграции с Active Directory, наполнении справочников и маршрутов, а также запуске тех процессов, которые соответствовали требованиям заказчика без дополнительных доработок.

В рамках второго этапа был разработан дополнительный функционал в части работы с договорными документами, заявками на оплату и авансовыми отчетами, а также была проведена интеграция с системой «1С».

Как отмечает Сергей Калачев, директор по ИТ компании «Сапсан», одним из достоинств внедренной системы является возможность ее настройки и развития без помощи разработчиков. Благодаря такому подходу затраты на поддержку системы сокращаются вдвое, а простые доработки занимают не более нескольких часов.

До сих пор бумажные процессы центра не были автоматизированы. Ожидается, что в результате реализации проекта повысится быстродействие и прозрачность бизнес-процессов, а также на качественно ином уровне будет обеспечиваться поддержка пользователей как в основном аппарате, так и других структурных подразделениях центра.

Построенное решение охватило работу с входящими и исходящими документами, приказами, распоряжениями, служебными записками, договорами, а также процессы создания и ведения архива документов госэкспертизы.

Важной особенностью реализованной системы является то, что в ней предусмотрены необходимые возможности и средства для ее адаптации в процессе эксплуатации силами собственных специалистов центра. Кроме того, она отвечает требованиям информационной безопасности, а также устойчивости и обеспечению сохранности данных при возникновении аварийных ситуаций.

Специфика документооборота транспортной отрасли заключается в большом количестве договорных документов – как внутренних, так и с внешними контрагентами. В связи с активным развитием бизнеса руководством Ставропольского филиала компании было принято решение о внедрении специализированного инструмента для автоматизации процесса согласования договоров. В 2016 году был дан старт проекту автоматизации на платформе Docsvision 5.4.

Выбор Docsvision для решения задач электронного документооборота определила гибкость платформы и наличие конструктора согласования, а также компетенция партнера – компании «Эркер». В соответствии с требованиями GLT были настроены карточки договора, различные маршруты согласования, в зависимости от категории документа, а также отображение полной истории маршрута документа. Процесс стал более удобным и быстрым.

На текущий момент системой пользуются около 50 пользователей, в рамках развития решения настраивается работа со служебными записками.

Оптимизация деятельности компании, начавшаяся некоторое время назад, затронула многие сферы, в том числе и выстраивание процессов взаимодействия и документооборота. Главной целью внедрения ECM-системы на предприятии стала безопасность работы с корпоративными документами и повышение контроля за их движением.

Directum была выбрана как платформа, имеющая более 100 готовых решений. С их помощью можно автоматизировать сквозные процессы компании, например, управление закупками, обмен электронными документами внутри организации и с внешними контрагентами.

В ходе проекта были внедрены модули «Канцелярия» и «Управление договорами», что позволило автоматизировать работу с приказами по основной деятельности и работу с договорными документами. С декабря «Золото Камчатки» работает в новом решении и с его помощью заключает договоры от всех обществ группы компаний. На данный момент в системе работают около 100 пользователей. В планах компании автоматизация блока «Управление закупками» и дальнейшая оптимизация процессов канцелярии.

Компания, насчитывающая более 1,2 тыс. сотрудников, контролирует и поддерживает высокие стандарты не только качества продукции, но и процессов внутреннего взаимодействия. В связи с этим ее руководством была обозначена необходимость перехода на электронный документооборот.

Среди нескольких рассматриваемых срешений была выбрана российская платформа Docsvision 5. Решающим фактором при выборе стала не только ее функциональность, но и возможность оперативного и бюджетного первоначального внедрения за счет готового приложения «Управление документами», с последующей адаптацией СЭД под специфику компании.

Весь проект – от начала настройки до запуска СЭД в эксплуатацию – длился около месяца, в результате автоматизированы основные потоки документации: входящие и исходящие письма, служебные записки, приказы, распоряжения, договоры. Внедрение осуществила краснодарская компания «Эркер».

Целями работ являются обеспечение юридической значимости документооборота в СЭД и повышение удобства ее использования. Система призвана обеспечить комплексную автоматизацию работы с документами ответственных сотрудников и руководства Росрезерва. Кроме того, она должна соответствовать современному технологическому уровню, а также требованиям нормативно-правовых актов.

В СЭД будут автоматизированы процессы регистрации, расписания резолюций и исполнения документов, документооборота между структурными подразделениями Росрезерва, формирование отчетности и архивное хранение документации. Она обеспечит контроль исполнительской дисциплины, централизованное управление нормативно-справочной информацией.

Решение «Приоритет» будет интегрировано с системой межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти для обмена документами в формате МЭДО 2.7. Будет обеспечено ее взаимодействие с системой «Обращения граждан», а также с ведомственной электронной почтой и официальным сайтом Росрезерва. Работы планируется завершить до конца текущего года.