СЭД

В 2016 году в Groupe SEB остро встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота: ее функциональности было уже недостаточно, внутри компании она никак не развивалась, а стоимость обновления была равна стоимости целого проекта. При выборе новой СЭД основными критериями стали возможность внедрения в сжатые сроки, широкий базовый функционал, легкость и удобство работы, а также перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки» и интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили быстро определиться с выбором. Поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английском языке.

Прежде всего было необходимо организовать эффективное управление договорами в России и Украине. Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования – в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.

Специалисты Groupe SEB взяли на себя основные работы по проекту. Внедрение шло по сокращенному варианту, который включал в себя два этапа: исследование и GAP-анализ и модификация, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.

Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн-чат между рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы.

Сейчас компания работает с русской и английской версией DirectumRX. В системе взаимодействуют около 180 пользователей. В планах – развитие внешнего документооборота с контрагентами, а также внедрение мобильного приложения.

В ходе проекта автоматизированы процессы делопроизводства, договорной деятельности компании, претензионный процесс, работа с тендерами. Для его реализации было выбрано решение DocTrix Platform, разработанное компанией i-Sys на технологиях Microsoft SharePoint. Оно интегрировано с CRM-системой компании, что позволяет Pony Express максимально эффективно вести документооборот с действующими и потенциальными клиентами.

Созданное решение имеет потенциал для дальнейшего развития, исходя из потребностей компании. В частности, предусмотрена возможность самостоятельной доработки системы штатными ИТ-специалистами без привлечения внешних подрядчиков.

Как признает руководство компании, скорость операционных процессов становится одним из важных конкурентных преимуществ. По расчетам Pony Express, внедрение DocTrix Platform позволит увеличить скорость документооборота как минимум вдвое.

С целью повышения управляемости компании, сокращения сроков обработки документов, а также оптимизации внутренних процессов согласования, ее руководством было принято решение о переводе документационного взаимодействия в электронный вид. Внедрение системы электронного документооборота было доверено компании Syntellect при участии ECMGroup.Pro.

В ходе проекта были автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, а также назначения и контроля поручений. Как результат заказчику удалось сократить сроки обработки документов, обеспечено формирование оперативной отчетности, надежное хранение и архивирование данных с историей их обработки. Для сотрудников, работающих вне офиса, реализован функционал мобильного согласования. Он позволяет принимать участие в процессах согласования документов и исполнения поручений, используя мобильные устройства.

В планах компании – дальнейшее развитие функционала мобильного согласования, расширение систем отчетности и уведомлений, а также встраивание инструментария по контролю уникальности введенных данных в другие функциональные области системы.

Компания специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных объектов. Ежемесячно в компанию поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более сотни различных финансовых документов. Только через сотрудников финансового подразделения за год проходит около 2,5 тыс. первичных финансовых документов, связанных с выполнением работ и оказанием услуг.

Ранее формирование и согласование финансовых документов в компании не было автоматизировано. Справки распределения, реестры начислений по неотфактурованным услугам, реестры несписанных материалов формировались в электронных таблицах, которые затем распечатывались и в бумажном виде согласовывались с ответственными лицами. Бухгалтеры проверяли правильность заполнения таблиц и вручную заносили данные в систему «1С:Управление строительной организацией», использующуюся в компании для управления проектами строительства. В среднем утверждение одного документа занимало около десяти дней.

Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы упорядочить работу с документами, обеспечить их сохранность, ускорить сроки согласования. Партнером по внедрению стала компания «Кодерлайн», а для выполнения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот».

В ходе проекта автоматизировано формирование и обработка финансовых документов. Сформированные документы оперативно отправляются на согласование ответственным лицам через привычный сотрудникам внешний почтовый клиент, который интегрирован с системой. При этом если сотрудники используют для работы внешний клиент, все задачи и электронные сообщения автоматически отражаются в СЭД. Окончательно оформленные и утвержденные ответственными лицами документы оперативно передаются в учетную систему для дальнейшей обработки.

Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза – с 10 до четырех дней. Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании.

Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает четыре дня, система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.

Ранее группа компаний «Инград» использовала одну из систем на базе Microsoft SharePoint Foundation, автоматизирующую все типовые процессы документооборота. Однако со временем потребовалось существенное расширение ее функциональности. Обследование действующей системы показало, что для обеспечения полноценной автоматизации внутренних процессов заказчика необходимы существенные доработки. После проведенного анализа ситуации стало очевидно, что будет целесообразнее отказаться от использования текущей системы.

На платформе Docsvision 5.4 при помощи «Диджитал Дизайн» компания намерена автоматизировать целый ряд бизнес-процессов, включая делопроизводство, работу с договорами, поручениями, нормативными документами, а также обеспечение тендерных процедур. Следующим этапом проекта станет миграция накопленных документов в новую систему. Еще одна задача, которую предстоит выполнить,? интеграция СЭД со смежными информационными системами заказчика: учетной системой «1С», CRM и системой управления проектами.

Новая система позволит сотрудникам «Инграда» с большей гибкостью управлять процессами согласований и оповещений, формировать маршруты согласования на основе множества условий. Эти возможности уменьшат риск согласования документов без привлечения необходимых экспертов.

Основной целью проекта была оптимизация процесса согласования документов, автоматизация работы с заявками, авансовыми отчетами и другими документами компании. Руководство компании приняло решение отталкиваться от тиражируемых продуктов: системы электронного документооборота DocTrix Docflow и корпоративного портала DocTrix Portal. Первый этап работ заключался в настройке оргструктуры путем интеграции с Active Directory, наполнении справочников и маршрутов, а также запуске тех процессов, которые соответствовали требованиям заказчика без дополнительных доработок.

В рамках второго этапа был разработан дополнительный функционал в части работы с договорными документами, заявками на оплату и авансовыми отчетами, а также была проведена интеграция с системой «1С».

Как отмечает Сергей Калачев, директор по ИТ компании «Сапсан», одним из достоинств внедренной системы является возможность ее настройки и развития без помощи разработчиков. Благодаря такому подходу затраты на поддержку системы сокращаются вдвое, а простые доработки занимают не более нескольких часов.