СЭД

Функциональность и потенциал развития прежней СЭД на платформе Lotus Notes оказалась недостаточной для решения задач динамично развивающейся компании. Было принято решение о переходе на Oracle BPM Suite как мощную и масштабируемую платформу с полным набором технологических инструментов для управления бизнес-процессами. Следует учесть, что на момент принятия решения о выборе платформы для новой СЭД в «Спортмастере» уже были внедрены бэк-офисные системы на базе других продуктов Oracle. Использование решений одного вендора позволило бы сократить издержки на интеграцию, обучение персонала, развитие системы, заметно снизив совокупную стоимость владения.

В процессе переноса в новую СЭД бизнес-процессы были не только расширены функционально, но и получили «новое качество»: на базе опыта, накопленного в процессе эксплуатации прежней системы, была разработана унифицированная структура для описания и построения всех бизнес-процессов, созданы базы договоров, контрагентов, доверенностей и приказов, единые для всех стран присутствия компании.

Проект продолжался два года, и в его рамках была осуществлена модернизация и перенос на новую платформу данных двух подсистем прежней СЭД – «Приказы» и «Договоры». Особое внимание было уделено специальным требованиям к СЭД: работе с историческими данными, персонализации и мультиязычности. Сейчас работа пользователей персонализирована в части выбора языка интерфейса, настройки вида экранных форм и порядка сортировки данных в этих формах. На последующих этапах будет обеспечена персональная настройка и других атрибутов пользовательского интерфейса – например, поисковых фильтров и «избранных» документов.

Анализ действующей ИТ-инфраструктуры, проведенный в рамках формирования концепции информатизации Росстандарта, показал, что применяемое ПО на базе Lotus Notes устарело и перестало отвечать требованиям заказчика. Для модернизации системы была выбрана российская ИТ-компания «Диджитал Дизайн».

На момент старта проекта функциональность системы документооборота не позволяла решать ключевые задачи: она не имела необходимого инструмента контроля исполнения поручений, отсутствовала возможность мобильной работы. Разрозненность баз данных приводила к затруднениям при подготовке сводок по исполнению поручений для оперативных совещаний. Для эффективной работы СЭД и последующей возможности перехода к безбумажному документообороту с применением электронной подписи потребовалось заменить программную платформу.

Предложенное решение «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision позволило охватить все необходимые бизнес-процессы. В результате удалось добиться сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений, была обеспечена прозрачность их движения. Кроме того, переход на новое решение позволил автоматизировать процесс подготовки необходимой отчетности и организовать мобильную работу с системой с помощью приложения «АРМ Руководителя на iPad».

Создание системы обусловлено требованиями российского законодательства. Проект, реализуемый при помощи «Диджитал Дизайн», позволит унифицировать и автоматизировать процессы документооборота во всех подразделениях, сократить сроки работы с документами, повысить прозрачность их движения, уменьшить трудозатраты на подготовку отчетности. В ходе работ, будет также автоматизировано архивное делопроизводство, что обеспечит централизованное, логичное и удобное хранение исполненных документов.

Для обеспечения работы пользователей на рабочих местах сотрудников Росморречфлота будет установлен тонкий клиент. Пользователями системы станут более 200 сотрудников.

В ходе проекта было произведено обновление платформы Docsvision и решения «Административное делопроизводство» до новой версии, что позволило сделать работу с системой более удобной и быстрой. В рамках модернизации основные усилия были сосредоточены на обновлении межведомственного модуля, что дало возможность специалистам Росаккредитации осуществлять обмен документами, подписанными квалифицированной электронной подписью в системе межведомственного электронного документооборота.

Кроме того, проведена доработка модуля «Электронная экспедиция», предназначенного для отслеживания заявителями статуса поданных ими документов. Модуль расширен функцией идентификации заявителя как физического или юридического лица, что позволило упростить процедуру и сократить время поиска документов заявителями.

Наконец, произведено обновление решения «Автоматизированное рабочее место руководителя» на iPad в целях настройки его совместимости с операционной системой iOS 9. Дополнительно приобретено 10 лицензий решения, и теперь «АРМ руководителя» используют 18 пользователей Росаккредитации.

Внедрение СЭД имело первопричиной автоматизацию работы с договорами и финансовыми документами. После этого на базе Docsvision были автоматизированы как стандартные процессы делопроизводства, так и общего менеджмента. Миграция решения на новую версию Docsvision 5.4 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия.

Среди интересных доработок – специальная система аналитик, позволяющая проанализировать документы по определенным признакам и создать систему сложной маршрутизации. Обеспечены условия формирования проектов договорных документов: как с разделами текста, защищенными от редактирования пользователем, так и частями, доступными ему для изменений. Внедрена автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения. Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов и передача их на печать одним действием.

В компании работает более 800 сотрудников. Ежедневно создается около 100 новых задач – в таких условиях крайне важно наличие эффективной системы автоматизации. В 2015 году «Оливария» приобрела платформу DocTrix Platform, значительно расширяющую возможности SharePoint по автоматизации документооборота, с целью самостоятельного внедрения. На сегодняшний день уже автоматизированы регистрация исходящих писем, заявок компании, работа с контрагентами, тендерной документацией и согласование документов.

В результате существенно повысилась прозрачность бизнес-процессов, а суммарное сокращение трудозатрат превышает 5 тыс. человекочасов в год. Кроме того, за счет применения новой платформы специалисты завода автоматизировали бизнес-процессы полностью самостоятельно, не прибегая к помощи вендора. Такой подход позволил сэкономить на внедрении порядка 50-100 тыс. долларов.

Компания планирует продолжить работу с DocTrix Platform для внедрения регистрации входящих писем, обращений контрагентов. Кроме того, благодаря широким возможностям системы будут автоматизированы личные рабочие процессы сотрудников.

Число решений, принимаемых депутатами, постоянно растет. Для активной деятельности Думе было необходимо автоматизировать ключевые рабочие процессы: документооборот, подготовку и проведение заседаний. Активная фаза информатизации началась еще в 2011 году, когда был создан ЦОД, организован защищенный доступ к сети Интернет всех сотрудников аппарата, внедрена система электронной почты и календарного планирования. Однако требовалось решение для автоматизации документооборота и нормотворческой деятельности. При помощи специалистов компании «Тринити» были проведены работы по внедрению интегрированных систем – «Электронный документооборот», «Нормотворчество» и «Сопровождение заседаний».

Вся работа с документами – регистрация, наложение резолюций и поручений всеми руководителями, формирование исполнений, проектов ответных документов, согласование проектов документов, подписание документов руководителями – происходит в электронном виде в СЭД. Бумажные документы присутствуют только при регистрации: входящие документы при регистрации превращается в электронные, а исходящие документы при регистрации превращаются в бумажные.

Система «Нормотворчество» предназначена для подготовки заседаний. Карточки повесток, протоколов, календаря заседаний и прочих документов автоматически формируются из системы документооборота и доступны депутатам удаленно. При регистрации всех последующих документов, связанных с инициирующим, они прикрепляются автоматически.

Из вопросов, находящихся на рассмотрении, формируются повестки заседаний. По каждому вопросу в соответствии с настройками в повестку автоматически отбираются нужные документы.

Ежемесячно компания получает около 150 заявок на поставку товара и предоставление услуг по подбору медицинского оборудования для клиентов. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно регистрировать и передавать руководству на рассмотрение, готовить и согласовывать коммерческие предложения. Кроме того, каждый месяц компания принимает участие в десятках аукционов в качестве поставщика товаров и консультационных услуг. Также необходимо контролировать своевременность поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам.

Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Было практически невозможно отследить, на каком этапе обработки в данный момент находится заявка, получен ли по ней результат, заключен ли уже договор. На подготовку и согласование коммерческих предложений и конкурсной документации уходило много времени. Из-за этого иногда данные на участие в конкурсе предоставлялись не в полном объеме и не своевременно.

Руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота, которая помогла бы ускорить обработку входящих заявок, исключить их утерю, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, уменьшить сроки согласования конкурсной документации и договоров. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8», а партнером по внедрению компания «Бизнес ИТ».

За три месяца система была развернута на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании. В результате удалось вдвое сократить время на согласование коммерческих предложений и договоров. Работа с клиентами стала более эффективной: с момента принятия решения о сотрудничестве до реальных отгрузок продукции проходит 5-6 рабочих дней вместо 10-12. Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах. В итоге количество тендеров, в которых компания принимает участие, увеличилось с 50 до 80 в месяц.

Уже несколько лет подряд «Черкизово» демонстрирует устойчивый рост, по мере которого увеличивалось и количество финансовой документации. В результате возросли трудоемкость и затраты на ее обработку и хранение, а также подготовку для предоставления проверяющим органам. В связи с этим руководство группы приняло решение автоматизировать обработку основного потока первичных финансовых документов через Общий центр обслуживания (ОЦО), в учетной системе которого отражались бы все хозяйственные операции компании.

На выбор системы управления корпоративным контентом повлияло сразу несколько факторов. В их числе наличие масштабируемого решения, учитывающего территориальную распределенность компании, и минимальные затраты на интеграцию новой платформы в существующую учетную систему. Проектом занималась компания «Сабрис» и завершила его за два месяца.

В состав решения входят такие функциональные элементы, как Enterprise Scan, позволяющий проводить массовое сканирование и ввод первичных финансовых документов, Content Server для хранения и согласования документов, а также ECMLink для «бесшовной» интеграции в учетные системы SAP. В результате в группе «Черкизово» создан единый электронный архив документов и автоматизирована обработка данных по нескольким функциональным областям (бухгалтерский учет, учет основных средств и т.д.). Ежемесячно в системе обрабатывается 450 тыс. документов.

В планах по развитию решения — расширение функциональности, включая запуск системы управления договорами и автоматизацию центра хранения физических архивных документов, а также перевод всех ключевых бизнес-процессов на SAP ERP.

Предыдущая СЭД, построенная на базе ERP Microsoft Dynamics NAV, поддерживала только хранение архива договорных документов и не обеспечивала процесса их согласования, который до сих пор осуществлялся по электронной почте. Целью проекта стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей.

Основными требованиями к системе стали настройка процесса согласования документации с учетом распределенной структуры компании, сохранение накопленных в прежней системе данных, а также наличие англоязычной версии системы. В ходе проекта, осуществленного при помощи Digital Design, были автоматизированы процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей на всех стадиях их жизненного цикла, а также организован доступ к архиву договорной документации.