СЭД

Оптимизация деятельности компании, начавшаяся некоторое время назад, затронула многие сферы, в том числе и выстраивание процессов взаимодействия и документооборота. Главной целью внедрения ECM-системы на предприятии стала безопасность работы с корпоративными документами и повышение контроля за их движением.

Directum была выбрана как платформа, имеющая более 100 готовых решений. С их помощью можно автоматизировать сквозные процессы компании, например, управление закупками, обмен электронными документами внутри организации и с внешними контрагентами.

В ходе проекта были внедрены модули «Канцелярия» и «Управление договорами», что позволило автоматизировать работу с приказами по основной деятельности и работу с договорными документами. С декабря «Золото Камчатки» работает в новом решении и с его помощью заключает договоры от всех обществ группы компаний. На данный момент в системе работают около 100 пользователей. В планах компании автоматизация блока «Управление закупками» и дальнейшая оптимизация процессов канцелярии.

Компания, насчитывающая более 1,2 тыс. сотрудников, контролирует и поддерживает высокие стандарты не только качества продукции, но и процессов внутреннего взаимодействия. В связи с этим ее руководством была обозначена необходимость перехода на электронный документооборот.

Среди нескольких рассматриваемых срешений была выбрана российская платформа Docsvision 5. Решающим фактором при выборе стала не только ее функциональность, но и возможность оперативного и бюджетного первоначального внедрения за счет готового приложения «Управление документами», с последующей адаптацией СЭД под специфику компании.

Весь проект – от начала настройки до запуска СЭД в эксплуатацию – длился около месяца, в результате автоматизированы основные потоки документации: входящие и исходящие письма, служебные записки, приказы, распоряжения, договоры. Внедрение осуществила краснодарская компания «Эркер».

Целями работ являются обеспечение юридической значимости документооборота в СЭД и повышение удобства ее использования. Система призвана обеспечить комплексную автоматизацию работы с документами ответственных сотрудников и руководства Росрезерва. Кроме того, она должна соответствовать современному технологическому уровню, а также требованиям нормативно-правовых актов.

В СЭД будут автоматизированы процессы регистрации, расписания резолюций и исполнения документов, документооборота между структурными подразделениями Росрезерва, формирование отчетности и архивное хранение документации. Она обеспечит контроль исполнительской дисциплины, централизованное управление нормативно-справочной информацией.

Решение «Приоритет» будет интегрировано с системой межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти для обмена документами в формате МЭДО 2.7. Будет обеспечено ее взаимодействие с системой «Обращения граждан», а также с ведомственной электронной почтой и официальным сайтом Росрезерва. Работы планируется завершить до конца текущего года.

Обширная базовая функциональность системы позволила обойтись без серьезных доработок. С помощью ECM-платформы автоматизирована ключевая задача по управлению договорами, реализованы задачи по обработке входящей и исходящей корреспонденции, работе с инвестиционными счетами, согласованию служебных записок. В настоящий момент «Бион» использует модули «Канцелярия» и «Управление договорами».

Кроме того, в интересах руководства компании было внедрено мобильное приложение Directum Jazz. Его ключевым заказчиком выступил непосредственно директор группы, часто находящийся в деловых поездках, но строго контролирующий ежедневную жизнь компании. По отзыву сотрудников, использование Directum Jazz ускорило бизнес-процессы и обеспечило их непрерывность.

Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 года, когда компанией было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт». В 2010 году ее руководство приняло решение о смене платформы и выбрало решение Docsvision 4.5. В 2016 система электронного документооборота была переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4.

Перевод системы на новую версию стал важной вехой проекта, вызванной необходимостью применить лучшие функциональные наработки, объединить единой системой электронного документооборота более двух площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой. Нежелание сильно кастомизировать решение – это принципиальная установка руководства компании с целью обеспечения бесперебойной эксплуатации при развитии платформы. Возможности Docsvision 5 в этом отношении шире: за счет более гибких средств конструирования она позволяет создавать прикладные функциональные решения с меньшим объемом проектного кода, а это делает решение более надежным и менее дорогим по совокупной стоимости владения.

Внедрение ведется внутренней командой, сформированной для целей бизнес-проектирования и технического сопровождения, с привлечением «Тимлис-Консалтинг» и надзором со стороны разработчика. Важная составляющая авторского надзора – просмотр всех проектных решений с точки зрения оптимального использования возможностей платформы, консультации, заключения и рекомендации по этим вопросам. Кроме того, это дает возможность включения заранее запрошенного функционала в плановое развитие платформы.

Систему активно используют в распределенной среде около 500 сотрудников в Москве и 4,5 тыс. — в Якутии. В ближайших планах по развитию СЭД – работа по обеспечению мобильного доступа к системе руководителей всех функциональных уровней, применение усиленной квалифицированной электронной подписи, а также разработка электронного архива. Кроме того, начато полномасштабное тиражирование решения в четырех дочерних и зависимых обществах, а с 2017 года планируется включение в единый контур СЭД более 10 дочерних обществ.

Система документооборота объединяет более 500 активных пользователей во всех регионах России и ближнего зарубежья; ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и около 400 новых заданий и согласований. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД. В Docsvision ведется претензионная работа, утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства, автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот, организован архив.

Сейчас завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. В целом с внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%, возросла скорость прохождения документов.

Главная перспектива дальнейшего развития системы — это возможность удаленного доступа к системе через почту и мобильные приложения. Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на устройствах iPad Air. На них установлены приложения SAP CRM для управления активностью и сбором потребности в готовой продукции. Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами.

«Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным», — полагает Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма».

Внедрение системы было направлено на оптимизацию информационной поддержки и организационно-управленческую деятельность, а также работу с документами во всех подразделениях и отделах. Он затронул весь массив профильных документов фонда, которые до внедрения СЭД использовались в учреждении исключительно в бумажном виде: заявки на сценарные конкурсы, сметы на производство фильмов, маркетинговые стратегии по продвижению фильмов в отечественном прокате, судебные документы по защите авторских прав на кинопроизведения и др.

Автоматизация документооборота для «Фонда кино» стала дополнительно востребованной после нововведений в процедуру подачи заявок на господдержку для производителей фильмов, объявленных в марте 2016 года. Так, среди дополнительных требований, которые сильно повлияют на работу производителей и, как следствие, лягут дополнительной нагрузкой на информационную систему, — введение обязательного полного казначейского сопровождения организаций, получивших субсидии, и исполнителей, подрядчиков и субподрядчиков, реализующих задачи поддержанного проекта. Как ожидается, в рамках этой инициативы автоматизация документов, связанных с различными договорами, служебными записками и заявками, упростит и ускорит весь цикл процедур по выделению господдержки.

Внедренное более  года назад решение охватило 20 тыс. пользователей и позволяет осуществлять свыше 1 млн операций в день. Для повышения производительности системы потребовалось ее обновление. В начале 2016 года в компании начались работы по переходу на версию 5.2, которая отличается более мощной платформой, новыми возможностями для разработчиков и более современным пользовательским интерфейсом.
При принятии решения о переходе ориентировались на два аспекта: легкая адаптация пользователей и новые возможности. Отличия новой версии системы имеют огромное значение – крупные изменения не должны вести к длительному привыканию пользователей. Среди новых возможностей пользователями выделяется предпросмотр документов и заданий: не открывая карточку, можно рассмотреть входящий документ и оперативно отправить поручение в работу, сэкономив время. Принципиальные схемы работы остались прежними, поэтому сразу после обновления сотрудники продолжили работать в привычном режиме.
Переход начался с нагрузочного тестирования в условиях, приближенных к реальным. Оно подтвердило работоспособность новой версии на текущем оборудовании при 10 тыс. одновременно работающих пользователях. На каждом прогоне нагрузочного тестирования фиксировалась длительность выполнения операций в системе, а также велся мониторинг показателей работы оборудования.
Для снижения риска временной недоступности системы и во избежание полной остановки ее работы проектная команда выполнила ряд мероприятий: составили почасовой план действий при обновлении системы, организовали поддержку не только в Сургуте, но и в Ижевске, были готовы к оперативному добавлению ресурсов на виртуальных серверах. Обновление системы производилось в выходные дни, то есть процесс был вынесен за рамки рабочего времени сотрудников. Оно прошло в штатном режиме во многом благодаря продуманному плану действий.

Функциональность и потенциал развития прежней СЭД на платформе Lotus Notes оказалась недостаточной для решения задач динамично развивающейся компании. Было принято решение о переходе на Oracle BPM Suite как мощную и масштабируемую платформу с полным набором технологических инструментов для управления бизнес-процессами. Следует учесть, что на момент принятия решения о выборе платформы для новой СЭД в «Спортмастере» уже были внедрены бэк-офисные системы на базе других продуктов Oracle. Использование решений одного вендора позволило бы сократить издержки на интеграцию, обучение персонала, развитие системы, заметно снизив совокупную стоимость владения.

В процессе переноса в новую СЭД бизнес-процессы были не только расширены функционально, но и получили «новое качество»: на базе опыта, накопленного в процессе эксплуатации прежней системы, была разработана унифицированная структура для описания и построения всех бизнес-процессов, созданы базы договоров, контрагентов, доверенностей и приказов, единые для всех стран присутствия компании.

Проект продолжался два года, и в его рамках была осуществлена модернизация и перенос на новую платформу данных двух подсистем прежней СЭД – «Приказы» и «Договоры». Особое внимание было уделено специальным требованиям к СЭД: работе с историческими данными, персонализации и мультиязычности. Сейчас работа пользователей персонализирована в части выбора языка интерфейса, настройки вида экранных форм и порядка сортировки данных в этих формах. На последующих этапах будет обеспечена персональная настройка и других атрибутов пользовательского интерфейса – например, поисковых фильтров и «избранных» документов.

Анализ действующей ИТ-инфраструктуры, проведенный в рамках формирования концепции информатизации Росстандарта, показал, что применяемое ПО на базе Lotus Notes устарело и перестало отвечать требованиям заказчика. Для модернизации системы была выбрана российская ИТ-компания «Диджитал Дизайн».

На момент старта проекта функциональность системы документооборота не позволяла решать ключевые задачи: она не имела необходимого инструмента контроля исполнения поручений, отсутствовала возможность мобильной работы. Разрозненность баз данных приводила к затруднениям при подготовке сводок по исполнению поручений для оперативных совещаний. Для эффективной работы СЭД и последующей возможности перехода к безбумажному документообороту с применением электронной подписи потребовалось заменить программную платформу.

Предложенное решение «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision позволило охватить все необходимые бизнес-процессы. В результате удалось добиться сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений, была обеспечена прозрачность их движения. Кроме того, переход на новое решение позволил автоматизировать процесс подготовки необходимой отчетности и организовать мобильную работу с системой с помощью приложения «АРМ Руководителя на iPad».