Руководство банка уделяет особое внимание ИТ и постоянно совершенствует бизнес-процессы. В конце 2018 года потребовалось пересмотреть взаимодействие подразделений, так как осваивались новые направления. Было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления процессами.
Несколько месяцев на изучение опыта коллег и формирование требований
Внедрять систему планировалось силами собственных ИТ-специалистов Агропромбанка. Проект начался с изучения рынка программных продуктов, проводились консультации с действующими заказчиками решений.
В итоговом перечне требований было несколько ключевых пунктов: удобный механизм взаимодействия сотрудников в рамках бизнес-процессов, готовность системы к интеграции с внутренними программными комплексами банка, в том числе АБС, которая является самостоятельной разработкой, а также гибкость платформы и возможность реализации кластерной инфраструктуры. Система Directum RX полностью удовлетворила всем требованиям.
Первые итоги работы и опыт развития системы
Под систему Directum RX в Агромпромбанке развернута инфраструктура, поделенная на 4 кластера: база данных, серверные компоненты, серверы для балансировки нагрузки и служб поддержки. Такая архитектура обеспечивает бесперебойную одновременную работу более 800 пользователей при высоком документопотоке.
За 3 месяца самостоятельной реализации проекта проделана большая работа:
- поток внутренних документов из разных источников полностью переведен в цифровой вид, и теперь сотрудники банка взаимодействуют в системе. Прекращена работа со служебными записками на бумаге. По распоряжению руководства Агропромбанка, любая служебная записка, созданная вне Directum RX, должна игнорироваться.
- подготовка и рассмотрение корреспонденции ведется по настроенным типовым маршрутам — каждому ответственному документ поступает в нужном порядке и со строгим соблюдением сроков. Отдел делопроизводства оцифровывает письма, поступающие на бумаге, а затем, как и электронные документы, заносит в систему.
- поручения руководителя формируются и отправляются на исполнение в максимально короткие сроки. Одному или нескольким ответственным отправляется задача с установленной конечной датой выполнения работ. Инициатор в любое время может обратиться к переписке по задаче и проконтролировать, начато ли выполнение.
- юридически значимые документы с электронными подписями выгружаются из системы в несколько кликов, сотруднику достаточно задать параметры. Доступна выгрузка любых документов, включая те виды, которые были разработаны банком самостоятельно: счета на оплату, расходные накладные, заявки на кредит и прочие.
Руководство Агропромбанка положительно оценивает первые результаты автоматизации процессов: с Directum RX удалось привнести порядок и строгую дисциплину во внутреннее взаимодействие между отделами, сократились сроки доставки и рассмотрения документов, значительно сократился бумажный документооборот.
Сегодня в системе ежемесячно создается более 5 тыс. документов и 3,5 тыс. задач, она уже стала незаменимым звеном в ИТ-окружении банка. Проект развивается, впереди новые этапы — интеграция с АБС для непрерывности процессов от системы к системе, автоматизация бизнес-процесса по согласованию кредитных заявок.
