СЭД

Для цифровизации договорных процессов и делопроизводства компания Systeme Electric использует платформу Directum RX со встроенными интеллектуальными сервисами. Команда специалистов Systeme Electric и Avis Expert настроили работу ИИ-сервисов для решения задач по работе с контентом: от распознавания и классификации входящих документов до быстрого поиска данных по всему архиву.

Одним из ключевых направлений применения ИИ в Systeme Electric стал нормоконтроль договоров. Юристам компании часто приходится обрабатывать большой объем документов в условиях цейтнота. Проверку типовых договоров на сумму до 1 млн руб. делегировали ИИ-помощникам: ИИ проводит анализ и принимает решение о валидации договора, уведомляя сотрудника.

Проверка договора с помощью ИИ не требует от юриста никаких дополнительных действий. Уже в момент загрузки документа в Directum RX система анализирует текст, запускает серию заранее настроенных проверок и формирует для специалиста отчет с пометками: «зеленый» — норма, «желтый» — требует внимания, «красный» — критичное нарушение. Если раньше юрист тратил на первичный анализ документа 25- 30 минут, то теперь ИИ делает эту работу за 5-7 минут.

Прямая экономия составила два FTE — эквивалент высвобождения двух штатных юристов от рутины без расширения штата. При этом нормоконтроль одного договора ускорился в шесть раз, повысилась точность и единообразие проверки, исключились риски, связанные с ручной проверкой. Перегруженный работой сотрудник может допустить критичную ошибку, которую не пропустит ИИ.

В компании «Девелопмент-Юг» до внедрения Directum RX действовали десятки разных шаблонов договоров и маршрутов согласований. Это замедляло работу и увеличивало риск ошибок. С переходом на цифровую платформу удалось выстроить единую схему документооборота: выделены 18 видов договоров и 11 типов счетов, настроен динамический подбор согласующих и проверка контрагентов.

На следующем этапе компания внедрила искусственный интеллект. Система автоматически сравнивает версии договоров и выделяет отличия, что снижает вероятность пропуска критичных правок. При работе со счетами ИИ помогает формировать маршруты согласования, назначать ответственных и исключает лишние итерации согласований.

Еще одна задача — соблюдение требований законодательства о проектных декларациях. Если раньше юристы лично следили за сроками обновления, то теперь система сама формирует напоминания, запрашивает данные у ответственных и контролирует выполнение задач.

В системе работают 496 пользователей в 80 юридических лицах. Срок согласования договоров сократился на 20%, счетов — на 12%, повысилась прозрачность процессов.

В компании продолжают цифровую трансформацию: планируется сделать процесс сравнения версий обязательной частью согласования договора, перевести в цифру юридические заявки на подготовку документов, интегрировать систему с сервисами ЭДО и рассмотреть внедрение Directum HR Pro для кадрового документооборота.

СЭД «Ростелекома» — современное, гибко настраиваемое и удобное в эксплуатации отечественное решение, которое позволяет организовать работу с документами в электронном виде. Система создана на базе современной low-code платформы для управления корпоративным контентом и решения смежных задач в различных отраслях бизнеса.

Основные задачи проекта заключались в разработке системы управления документооборотом (включая корреспонденцию, внутреннюю документацию, договорные и организационно-распорядительные документы), интеграции с существующими информационными системами, упрощении обработки документов, а также обеспечении комплексного администрирования. Проект реализован «БФТ-Холдингом» и разработчиком платформы «Авандок» — компанией «Корус Консалтинг».

Переход на новую платформу выполнен бесшовно: все данные (документы, задачи, поручения, отчеты, история принятых решений, справочные материалы и индивидуальные пользовательские настройки) были перенесены в новую платформу без перерыва в рабочем процессе.

Вводу СЭД в промышленную эксплуатацию предшествовали комплексные испытания производительности, которые подтвердили не только соответствие системы всем заявленным требованиям, но и значительный запас прочности. В ходе тестирования при целевой нагрузке, превышающей 30 тыс. параллельных пользовательских сессий в течение 8 часов, система стабильно обработала 450 тыс. различных сценариев и сформировала более 220 тыс. объектов документооборота. Отмечено безупречное выполнение операций экстремальной нагрузки — экспорт 10 тыс. записей, отправка документа 20 тыс. пользователей и изменение 1 тыс. связанных документов. При этом ключевые показатели производительности значительно превзошли нормативы: время отклика интерфейса не превышало 1 секунды при норме в 2 секунды, время входа в систему составило всего 0,6 секунды против требуемых 5 секунд, а 99,4% поисковых операций были выполнены в пределах 2 секунд при стабильной утилизации серверов не более 80%.

Авиакомпания «Тулпар» и управляющая компания «Тулпар Аэро Групп» перевела в электронный вид процессы на платформе Directum RX. В рамках проекта при помощи компании «МайТэк» внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «ЭДО с контрагентами», а также разработаны специальные модули, виды документов и регламентов с учетом отраслевой специфики. Например, интеграция с маршрутами и типами воздушных судов позволяет «Тулпар» более точно планировать и контролировать выполнение полетов.

Команда внедрения спроектировала автоматический подбор регламентов движения, мониторинга состояния документов и заданий: система сама направляет файлы на согласование ответственным лицам и контролирует сроки. Диаграммы и автоматические отчеты повышают уровень контроля за поручениями и исполнительскую дисциплину.

Мобильное приложение Directum Solo для руководителей компании помогает согласовывать документы и контролировать исполнение поручений даже за пределами офиса.

Для строительных проектов агропромышленному холдингу «Сибагро» требовалось в минимальные сроки настроить формализованный и надежный способ ведения документации. Компания выбрала Directum RX благодаря возможности быстрого внедрения за счет no-code настройки. Решающими факторами также стали интеграция с другими системами, удаленный доступ через мобильное приложение.

Изначально планировалось завершить установку и настройку за неделю. Но компании потребовалось вручную переносить документы в новую систему, потому что раньше они хранились в веб-приложении. В результате работы по настройке продлились 2 недели. За это время команда создала в системе организационную структуру компании, занесла информацию о сотрудниках; настроила модули, нужные виды документов, журналы регистрации; организовала обмен с контрагентами через интеграцию с Контур.Диадок; внедрила приложение Directum Jazz, чтобы сотрудники могли работать с документами и заданиями вне офиса.

Также команда адаптировала модуль «Совещания» под бизнес-процессы «Сибагро». Вместо шаблона для выдачи поручений была разработана отдельная вкладка «Поставленные задачи» и новый отчет «Печатная форма протокола».

Чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться к новой системе, для них организовали обучение и провели консультации по использованию мобильного приложения Directum Jazz. Весь проект внедрения занял 2 месяца.

В будущем «Сибагро» готовится провести интеграцию с системой «1C», чтобы загружать из нее в Directum RX информацию об оплате, и с системой управления проектами, чтобы синхронизировать бизнес-процессы. Будет оптимизирована работа с документацией по строительству: хранение листов, комплектов, визирование, простановка штампов.

Система Directum RX заменила в «Кузбассразрезугле» 10 используемых ранее СЭД. На сегодняшний день в ней работают 582 пользователя: от рядовых сотрудников до первых руководителей. Внедрение системы помогло сократить согласование документов в 2 раза и спланировать работы по 81 проекту.

Ранее сотрудники использовали целый комплекс разнородных продуктов. Требовалось постоянное переключение между программами, были трудности в согласовании и риски ошибок. Существовали и технологические сложности, в том числе невозможность миграции на отечественные платформы Astra Linux и PostgreSQL.

Специалистам компании удалось вписать новую систему в существующую инфраструктуру самостоятельно, что позволило исключить траты на внешнего подрядчика.

С самого начала работ команда использовала рекурсивный подход: внедрение вели с помощью самой системы. В решении «Проекты» создали типовой пакет проектной документации, а задачи поддержки и разработки фиксировали с помощью Agile-досок. Теперь с помощью Directum Projects контролируются проекты по управлению изменениями, а также строительные и инфраструктурные проекты.

Сотрудники получили единую среду для электронного взаимодействия, руководители подразделений — доступ к детализированной аналитике, а директора — возможности контроля ключевых показателей группы компаний.

С помощью Directum RX удалось оптимизировать документооборот, ускорить регистрацию, согласование и подписание документов, в том числе договорных и закупочных. Повысилась прозрачность и скорость коммуникации между подразделениями, а также снижено количество ошибок. Реализован цифровой учет электронных доверенностей для должностных лиц компаний.

В планах компании — разработка специализированного решения «Судебные споры». Оно будет предназначено для цифровизации процессов, связанных с управлением судебными разбирательствами, претензиями и исками.

METRO использует систему управления бизнес-процессами и документами Directum RX с 2020 года. Более года компания выпускает в системе машиночитаемые доверенности (МЧД). Так как не все контрагенты перешли на ЭДО, оператор торговли продолжает использовать и обычные доверенности, которые доработал под себя. Оформление доверенностей в METRO теперь требует 10 минут, а не три часа, как это было ранее.

После внедрения изменений в Directum RX при приеме и увольнении сотрудников автоматически отправляются задачи на создание или отзыв доверенности. В карточку должности добавлены отметки о необходимости выпуска генеральной доверенности или МЧД — после выбора нужного пункта в карточке должности система автоматически запускает процесс создания и обработки доверенности для нового сотрудника, принятого на соответствующую должность. Благодаря no-code возможна настройка регламентов под разные сценарии обработки. Автоматически проставляется сумма лимита для определенных видов доверенностей и категорий поверенных, данные «подтягиваются» из разработанного справочника «Тип доверенности».

В METRO планируют модифицировать и адаптировать выпуск МЧД по аналогии с бумажными доверенностями. Сейчас над проектом ведется активная работа.

За период использования решения «Управление доверенностями» в METRO сотрудники отметили, что автоматическое создание, отзыв и обновление статуса доверенностей упрощает работу и помогает сократить затраты времени и минимизировать риски. Для выпуска машиночитаемой доверенности в Directum RX достаточно создать карточку документа, заполнить реквизиты и отправить его на согласование. С помощью интеграционного модуля к сервису «Контур.Доверенность» можно напрямую в системе регистрировать и отзывать МЧД из распределенного реестра ФНС.

В целях повышения эффективности управления документооборотом и обеспечения полного жизненного цикла документов в электронном формате, БФУ им. И. Канта принял решение о переходе с устаревшей СЭД на современное, гибко настраиваемое и удобное в эксплуатации решение. Основными задачами проекта стали разработка системы управления документооборотом для корреспонденции, внутренней документации, договорных и организационно-распорядительных документов, а также создание механизмов интеграции с существующими информационными системами, упрощение процессов обработки документов и организация комплексного администрирования.

В качестве технологической основы новой СЭД была выбрана low-code платформа «Авандок» – разработка «Корус Консалтинг». Решение дает возможность проводить гибкую настройку процессов автоматизации документооборота и архивного хранения документов, а также проектировать новые бизнес-процессы и тонко настраивать существующие самостоятельно с помощью конструктора без привлечения разработчиков.

В ходе реализации проекта специалисты «Корус Консалтинг» совместно с командой «БФТ-Холдинг» провели подготовительную работу, включающую анализ существующих процессов, разработку концепции решения и обучение сотрудников. Это позволило обеспечить плавный переход на новую платформу, минимизировав дублирование процессов и повысив эффективность совместной работы команд.

Внедрение новой СЭД стало важной вехой в цифровой трансформации университета. Благодаря новым возможностям системы, он значительно ускорит процессы обработки и согласования документов.

Как отмечает Яков Брух, начальник управления делами БФУ им. И. Канта, внедренное решение позволяет тонко настраивать имеющиеся и создавать новые документопотоки своими силами. В системе работает порядка 600 активно занятых в административных процессах пользователей, географически распределенных по городу в более чем десяти корпусах. В перспективе планируется реализовать интеграцию с другими имеющимися системами для построения единого информационного пространства и повышения эффективности управления документопотоками.

Проект внедрения электронного документооборота в «Газпром трансгаз Ухта» охватил более 13,5 тыс. пользователей. В результате обработка конфиденциальных документов стала в два раза быстрее, время создания акта об уничтожении документов сократилось до одной минуты, а 13 топ-менеджеров присоединились к системе и ускорили свою работу. Подрядчиком на проекте выступила компания «МайТэк».

Внутри компании «Газпром трансгаз Ухта» специалисты выделили четыре вида корпоративных тайн: персональные данные, коммерческая тайна, конфиденциальная информация и документы служебного пользования. Для организации корректной работы с грифами конфиденциальности разработали в системе соответствующий справочник, штамп и группу полей в карточках документов. Для удобного хранения документов организовали единый журнал учета проектов. Автоматизирован и процесс помещения документов в дела, этапы снятия грифа и гарантированного уничтожения.

В планах компании — обеспечить информационной безопасностью и аккредитацией комплекс систем, входящих в конфиденциальный контур по классу защищенности «1Г».

Система электронного документооборота Directum Lite объединила документы и процессы четырех юридических лиц, принадлежащих «КМК-Строй Югра». К СЭД изначально подключились 25 пользователей, постепенно их количество выросло до 50, появились два администратора системы.

В первую очередь в компании автоматизировали самые проблемные этапы: в несколько раз ускорили согласование документов, уменьшили нагрузку на делопроизводителей, с помощью сервиса ЭДО упорядочили и ускорили договорную работу с контрагентами.

Благодаря цифровизации закупок ТМЦ в компании избавились от путаницы в счетах. Теперь каждый финансовый документ привязывается к определенному проекту. В папке проекта можно увидеть все связанные с ним договоры, счета, закрывающие документы, сертификаты и паспорта. На поиск необходимой информации уходит не более минуты. Процесс закупки виден всем участникам и ответственным — от заявки на приобретение и проверки наличия товара на складе до оплаты и получения закрывающих документов.

Сейчас в строительной компании используют модули «Договоры», «Делопроизводство», «Проекты», «Финансовый архив», «Интеграция с Диадок», а также мобильные приложения для сотрудников и руководителей.

В числе последних в «КМК-Строй Югра» подключили модуль «Совещания», благодаря чему по итогам встреч в компании формируются протоколы с принятыми решениями. Данные об исполнителях и сроках автоматически переносятся из протокола в поручения, а статус их исполнения прозрачно отслеживается в системе. До недавнего времени этот процесс был неконтролируемым, и исполнительская дисциплина не поднималась выше 60%. Сейчас этот показатель вырос до 95%.

Еще один успех цифровизации — 70 % документов подписываются электронно. В компании удалось избавиться от лишних расходов на бумагу, от рисков, связанных с несвоевременным подписанием и согласованием документов. В цифровой вид переведена вся проектная деятельность, включая пока обязательные бумажные документы, которые после согласования и подписания оцифровываются.