Directum

MWS AI перевела в электронный формат прием на работу, увольнения, отпуска, командировки и другие кадровые процессы с помощью Directum HR Pro. Цифровая трансформация показала экономический эффект: согласования ускорились на 30-40%, а трудозатраты на кадровые процессы снизились на 20%.

К системе подключены 100% сотрудников, больше 85% из них отмечают ее удобство. Directum HR Pro стала единым окном для большинства операционных задач и повысила прозрачность: в ней фиксируются сроки и ответственные, можно отследить историю действий.

Для проекта цифровой трансформации MWS AI выбрала коробочное решение с готовыми блоками, с его помощью удалось закрыть 80% потребностей компании. Доработки нужны были, чтобы настроить специфические маршруты согласования, интегрировать Directum HR Pro с учетными системами, увеличить количество полей в заявлениях и приказах, адаптировать интерфейс. На эти работы потребовалось 9 месяцев. Реализацией проекта занимался генеральный партнер Directum — компания РосА.

В дальнейших планах — внедрение новых функциональных блоков: адаптации сотрудников, оценки KPI, развития компетенций.

Также MWS AI и Directum начали совместное тестирование интеграции Directum HR Pro с языковой моделью Cotype (собственная разработка MWS AI) для дальнейшей трансформации кадровых процессов. ИИ-агент на базе модели будет отвечать на вопросы сотрудников по документам компании. Следующим этапом может стать выполнение кадровых операций через диалог с агентом. Например, по просьбе сотрудника оформить отпуск агент сможет уточнить даты, подготовить заявление и направить его на согласование в Directum HR Pro.

Долгое время команда ЦМТ пользовалась системой Directum 5.5 с высокой степенью кастомизации. Часть процессов велась в электронном виде, но значительный объем документов находился на бумаге. Переход на Directum RX должен был сохранить исторические данные и действующие бизнес-процессы, и при этом расширить электронный документооборот.

Центр международной торговли перенес в Directum RX согласование договоров и допсоглашений, служебных и докладных записок, входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, прейскурантов, а также все исторические данные за 20 лет. Параллельно с миграцией специалисты ЦМТ разработали 50 маршрутов согласования и 130 шаблонов документов, развернули финансовый архив, настроили интеграцию с «1С».

Сегодня в Directum RX работают более 600 специалистов ЦМТ. В едином цифровом контуре платформы объединены договорный, канцелярский и финансовый документооборот, а также финансовый архив. Доля бумажных документов снизилась с 40% до 10%, а согласование оплат счетов ускорилось на 41%.

В ближайших планах ЦМТ — увеличить количество пользователей платформы и внедрить кадровые решения на базе Directum HR Pro.

Системный интегратор TANAiS отказался от «зоопарка систем» для ведения ИТ-проектов в пользу комплексной и полностью импортонезависимой ИСУП Directum Projects. В компании самостоятельно запустили решения «Планирование проектов» и «Agile-доски». Порог входа оказался минимальным, так как платформа Directum RX уже была основной рабочей средой в компании. Для адаптации ПО компания использовала инструменты no-code/low-code.

Благодаря внедрению и настроенным интеграциям TANAiS сформировала единую среду для проектов, финансового учета, документов, задач. Компания получила возможности для календарно-сетевого планирования, организации проектного документооборота и управления загрузкой сотрудников на канбан-досках. Планирование ресурсов ускорилось в два раза.

Сейчас в системе работают 80 специалистов — весь штат, занятый проектной деятельностью. Снизился ручной контроль, руководители и участники проектов получают необходимую информацию в режиме одного окна. В итоге сквозная аналитика в четыре раза ускорила адаптацию графиков проектов к изменениям.

На следующем этапе компания планирует внедрение решений «Портфели и программы», а также супераппа Directum Omni.

В проектах «Гарден Сити» одновременно участвуют архитекторы, инженеры, снабженцы, строители, авторский надзор, сервисные подразделения и команды благоустройства. Работы распределяются по исполнителям на «Agile-досках»: на тикетах указывается плановая и фактическая загрузка, статус выполнения. Внутренние обращения также фиксируются в системе и направляются ответственным сотрудникам.

Для хранения регламентов, проектных наработок и шаблонов документов в «Гарден Сити» подключили «Базу знаний». Нужные материалы сотрудники находят по меткам и связям между статьями.

Основой для цифровизации внутренних процессов компании служит платформа Directum RX. Когда в «Гарден Сити» появилась необходимость в инструменте для проектной работы, предпочтение отдали продукту той же экосистемы.

В результате был сделан заметный шаг от системы электронного документооборота к единой цифровой среде компании. Удалось создать новую корпоративную культуру, выведя работу пользователей на новый уровень. В результате на 70% ускорены бизнес-процессы, а экономия составила 400 тыс. руб.

Правительство Республики Марий Эл более семи лет использует продукты Directum. В системе Directum 5 работали все 23 органа исполнительной власти региона, Администрация и подведомственные учреждения. Новые федеральные стандарты цифровизации потребовали от региона перехода на более гибкую и масштабируемую платформу. В качестве такого решения был выбран Directum RX. Ключевой задачей стало перевести всех пользователей максимально быстро, исключив параллельную работу в двух системах.

В рамках проекта, реализованного в правительстве Марий Эл, в «цифру» перевели работу с входящими и исходящими документами, обращениями граждан, приказами, распоряжениями, служебными записками и исполнением поручений. В ходе внедрения разработали сквозной маршрут согласования исходящих писем с Администрацией главы, скорректировали порядок работы с обращениями граждан и др.

Работы велись на предварительно развернутом тестовом контуре. Благодаря преимуществам no-code платформы большинство настроек выполняли сотрудники подведомственного учреждения без привлечения вендора.

В планах правительства — подключение к работе на базе платформы Directum RX новых организаций, интеграции с РВД, ПОС и Р7-Офис, а также внедрение ИИ-инструментов в основные процессы.

До внедрения Directum СЭД+ в учебном центре «РАТА» (дочернем обществе предприятия «Яковлев») использовали «Битрикс24». Возможностей этой платформы было недостаточно для полноценной автоматизации документооборота по российским стандартам. Для структурированного хранения документов и контроля исполнения поручений требовалось специализированное решение.

Компания перевела в систему Directum СЭД+ основные «бумажные» процессы. Решеением охвачено делопроизводство (регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции, работа с внутренними документами, выдача поручений и контроль исполнения), управление договорами на всех этапах их жизненного цикла, организацию совещаний (формирование повестки, ведение протоколов, автоматическая рассылка распоряжений по принятым решениям).

Подрядчиком на проекте выступила компания ТАНАИС — системный интегратор и партнер Directum. Дальше специалисты компании осваивали систему самостоятельно. Восемь человек из рабочей группы подготовились по обучающим материалам вендора и прошли аттестационные курсы. Для штатных сотрудников провели два вебинара с демонстрацией ключевых процессов в Directum СЭД+.

Быстрое освоение нового ПО стало возможным благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Также компании отметили высокую готовность «коробочной» версии Directum СЭД+, где решения разработаны с учетом удобства для пользователя.

На основе «Финансового архива» Directum завод развернул взаимодействие с «1С:Учет драгоценных металлов», «1С:ERP Управление предприятием», сервисом обмена «Контур.Диадок» и витриной данных «Контур.Налоговый мониторинг». В итоге компания снизила налоговые риски и смогла выполнить обязательства перед государством. Предприятие перешло на удаленную форму контроля, не прекращая работу ни одной из систем.

В результате проекта на заводе создали единый архив финансовых документов на базе Directum СЭД+, автоматизировали процессы согласования и подписания входящих и исходящих первичных учетных документов. Обеспечена бесшовная двусторонняя синхронизация Directum СЭД+ с 1С:ERP и создана единая база договоров и контрагентов. Удалось добилиться прозрачности жизненного цикла документов путем обмена статусами и ссылками на оригиналы документов между системами. Подготовлена инфраструктура для налогового мониторинга с помощью API, чтобы выгружать файлы из архива Directum СЭД+ в витрину данных Контур.Налоговый мониторинг и отражать в системе АИС «Налог-3» ФНС России.

Вступление в налоговый мониторинг не только помогло предприятию выполнить требования «Соглашения о защите и поощрении капиталовложений» (СЗПК) и быть участником специальных инвестиционных контрактов, но и облегчить работу сотрудников.

В рамках проекта компания «Синара-Девелопмент» цифровизировала договорную деятельность, работу с входящей и исходящей корреспонденцией, претензионную работу. Изменения коснулись всех сотрудников компании.

Договоры на согласование теперь можно запускать непосредственно из Directum RX, подписывать электронной подписью и обмениваться документами с Росреестром. Обработка входящих писем проходит за 10 минут благодаря встроенному ИИ. Прием претензий происходит по отдельному процессу и занимает на 30% меньше времени в сравнении с ручной обработкой. Исполнительская дисциплина контролируется за счет онлайн-виджетов;

Переходом на платформу Directum RX, разработкой матрицы согласований и решения для работы с претензиями занимался «Центр внедрения документооборота».

В ближайшее время «Синара-Девелопмент» планирует цифровизировать работу с доверенностями, включая выпуск машиночитаемых доверенностей на платформе Directum RX, унифицировать договорные документы с помощью шаблонов, отладить работу с первичными учетными документами.

Благодаря внедрению системы в банке с распределенной сетью филиалов и штатом свыше 2,7 тыс. человек приказы поступают в удаленные подразделения моментально, а не неделями, подписание больше не затягивается, а кадровый отдел не тратит время на механическую работу по подшивке документов. Одновременно компания резко сократила транспортные расходы и свела к минимуму риски утраты конфиденциальных данных. В итоге банк экономит порядка 13 млн руб. в год при ускорении кадрового документооборот на 85%. На подписание документа уходит не больше 5 минут.

«Из коробки» система Directum HR Pro закрыла 95% потребностей банка, легко интегрировалась с 1С:ЗУП и адаптировалась под особенности процессов без программирования. В ходе эксплуатации ПО компания расширила его интеграцию с учетной системой, настроила автоматическую подстановку актуальных подписантов в печатные формы. В цифру перенесли и валидацию приказов, сохранив логику процесса: документы проверяются до отправки сотруднику — так снижается вероятность переоформления.

Время подписания документа сократилось до 5 минут. Сейчас Directum HR Pro в компании пользуются 2,6 тыс. сотрудников — 99% штата. За два года в КЭДО зарегистрировано 100 тыс. документов. Данные хранятся в защищенном контуре с фиксацией каждого действия. В планах — переход на Directum HR Pro 2.7, запуск мобильного приложения и внедрение возможностей по управлению отпусками.

Цель проекта, реализуемого в «Центр-Инвест», — создать единое окно для всего документооборота компании. Сейчас компания цифровизирует делопроизводство, управление проектами, договорную работу и финансовый архив. Следующим этапом станет интеграция с «1С». Девелопер планирует привязать документы к конкретным строительным проектам и сформировать электронные библиотеки по каждому объекту.

До начала проекта в компании использовали систему электронного документооборота, возможности которой не охватывали все бизнес-процессы. При анализе рынка руководство обратило внимание на широкую функциональность платформы Directum RX. Поддержка различных типов документов, гибкое согласование, инструменты для управления проектами и простая интеграция со сторонними системами помогли девелоперу определиться с выбором.

В ближайшее время «Центр-Инвест» планирует масштабировать систему, которая охватит новые процессы и задачи. В ней появится база знаний для структурирования информации и инструменты на базе ИИ для обработки документов.