Directum

Чтобы определить поставщика решения для оптимизации работы с документами, специалисты «Югории» проанализировали девять систем. Выбор остановили на СЭД Directum: она полностью соответствовала функциональным и техническим требованиям. Внедрением занимались специалисты компании «МайТэк». При этом все модификации выполнила внутренняя команда Югории, в которую вошли руководитель проекта, аналитик и разработчик.

В результате проекта в «Югории» трансформировали весь цикл работ по обращениям клиентов: от загрузки запроса в систему до отправки ответа заявителю и формирования отчетов для ЦБ РФ и Всероссийского союза страховщиков. Был цифровизирован весь кадровый документооборот, к нему уже подключили 83% сотрудников. Удалось исключить потерю и порчу документов, сокращены затраты на логистику и хранение.

В ближайших планах страховой компании – запустить электронное оформление командировок и авансовых отчетов. На очереди перевод в цифру согласования договоров, оплаты заявок, закупочной деятельности и внедрение других новинок.

Поводом для смены платформы стали ее технические ограничения. «Теплосеть» столкнулась с невозможностью самостоятельно дорабатывать систему, отсутствием современных инструментов для интеграции с «Контур. Диадок», а также устаревшим интерфейсом. Целью проекта была полная цифровизация процессов работы с договорами. Для этого требовалось организовать единое хранилище для всех договоров, включая исторические архивы, и провести интеграцию с действующими системами.

В ходе проекта «Теплосеть» полностью перенесла данные контрагентов в Directum RX без потери информации. Были настроены и адаптированы под нужды пользователей решения «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Переход на Directum RX позволил решить ключевые операционные задачи. Благодаря новой платформе весь документооборот — входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, договоры и финансовая документация — ведется в едином цифровом пространстве. Документы создаются по готовым шаблонам и согласуются по заранее настроенным маршрутам. Всего в системе работают 265 сотрудников.

Первый этап проекта занял два месяца. За это время в Bungly разработали виды документов и регламенты их утверждения. Права доступа выдаются автоматически, а сами данные хранятся в папках проектов.

Чтобы выстроить прозрачное взаимодействие сотрудников, в компании использовали еще одно решение платформы Directum RX — «Совещания». Администратор встречи фиксирует все поручения ассортиментного комитета, а после собрания — автоматически рассылает задачи ответственным. Сейчас в системе работает более 20 сотрудников.

Дополнительно в компании настроили согласование для таких процессов, как дошив партий, работа с браком, внесение изменений в коллекцию, разработка дизайн-макетов и др.

Как отмечает Екатерина Бредова, руководитель проектного офиса Bungly, по результатам первого этапа удалось структурировать документы по проектам. Каждый заинтересованный всегда знает, где найти те или иные данные. Также появилась возможность отслеживать изменения эскизов, что значительно упростило работу сотрудников. Процессы согласования стали прозрачнее — можно увидеть, на каком этапе находится документ, и кого необходимо поторопить.

До 2023 года «Интеллектика» использовала для управления проектами несколько систем в связке: для проектного менеджмента — Microsoft Project и Bitrix24, для коммуникации с клиентами — MS Dynamics CRM. После ухода иностранных поставщиков с российского рынка перед компанией встала масштабная задача — перевести все ИТ-проекты под один «капот».

Организовать работу помогла система Directum Projects. В компании используют два решения: «Планирование проектов» и «Agile-доски». Для кастомизации применили low-code: так получилось закрыть главную потребность — чтобы фактические трудозатраты фиксировались в плане проекта. Вместе с доработкой проект внедрения занял 3 месяца.

Сегодня в системе работают более 100 сотрудников. Погрузиться в работу новичкам помогают текстовые и видео-инструкции. За счет реализованного проекта «Интеллектика» избавилась от «зоопарка» систем — все проектные работы ведутся в одном месте, а также уменьшила финансовые и трудовые затраты на поддержку программного обеспечения.

Ближайшая задача — настроить интеграцию со специализированными платформами для разработчиков, инженеров и консультантов. Это облегчит рутину специалистов: сейчас они вручную фиксируют задачи в разных системах, что занимает время и повышает вероятность ошибок. Также в планах запустить функциональность по управлению портфелями и программами, чтобы топ-менеджменту было удобнее осуществлять верхнеуровневый контроль проектов, и внедрить юридически значимый кадровый электронный документооборот на базе Directum HR Pro.

С февраля по август 2025 года Самарский университет им. Королева совместно с компанией «СофтСноу» провела проектирование и развертывание решений «Прием на работу» и «Кадровый ЭДО» системы Directum HR Pro. Внедрение системы стало еще одним шагом к цифровой трансформации университета. Изменение подхода к кадровым процессам помогает формировать имидж передовой организации у новых сотрудников. Directum HR Pro выбрали, исходя из базовой функциональности, встроенных инструментов гибкой настройки и возможностей интеграции со сторонним ПО.

Университет планирует расширять возможности и масштаб системы: настроить электронное подписание дополнительных соглашений и других видов документов с текущими сотрудниками. Часть работ по развитию команда вуза реализовывает самостоятельно, с этой целью было проведено обучение на курсах по настройке Directum HR Pro. Техническое сопровождение и основной объем разработки продолжат выполнять специалисты «СофтСноу».

Как отмечает Виктор Ковельский, начальник управления по работе с персоналом Самарского университета им. Королева, первое впечатление нового сотрудника об университете начинается не с лекционной аудитории или научной лаборатории, а с процесса оформления. Долгие согласования бумажных документов, необходимость личного присутствия — все это создавало ненужные барьеры. Теперь оформление на работу будет проходить в специальном приложении на смартфоне и потребует посещения отдела кадров только на финальном этапе для предъявления оригиналов документов и прохождения инструктажей.

Для цифровизации договорных процессов и делопроизводства компания Systeme Electric использует платформу Directum RX со встроенными интеллектуальными сервисами. Команда специалистов Systeme Electric и Avis Expert настроили работу ИИ-сервисов для решения задач по работе с контентом: от распознавания и классификации входящих документов до быстрого поиска данных по всему архиву.

Одним из ключевых направлений применения ИИ в Systeme Electric стал нормоконтроль договоров. Юристам компании часто приходится обрабатывать большой объем документов в условиях цейтнота. Проверку типовых договоров на сумму до 1 млн руб. делегировали ИИ-помощникам: ИИ проводит анализ и принимает решение о валидации договора, уведомляя сотрудника.

Проверка договора с помощью ИИ не требует от юриста никаких дополнительных действий. Уже в момент загрузки документа в Directum RX система анализирует текст, запускает серию заранее настроенных проверок и формирует для специалиста отчет с пометками: «зеленый» — норма, «желтый» — требует внимания, «красный» — критичное нарушение. Если раньше юрист тратил на первичный анализ документа 25- 30 минут, то теперь ИИ делает эту работу за 5-7 минут.

Прямая экономия составила два FTE — эквивалент высвобождения двух штатных юристов от рутины без расширения штата. При этом нормоконтроль одного договора ускорился в шесть раз, повысилась точность и единообразие проверки, исключились риски, связанные с ручной проверкой. Перегруженный работой сотрудник может допустить критичную ошибку, которую не пропустит ИИ.

В компании «Девелопмент-Юг» до внедрения Directum RX действовали десятки разных шаблонов договоров и маршрутов согласований. Это замедляло работу и увеличивало риск ошибок. С переходом на цифровую платформу удалось выстроить единую схему документооборота: выделены 18 видов договоров и 11 типов счетов, настроен динамический подбор согласующих и проверка контрагентов.

На следующем этапе компания внедрила искусственный интеллект. Система автоматически сравнивает версии договоров и выделяет отличия, что снижает вероятность пропуска критичных правок. При работе со счетами ИИ помогает формировать маршруты согласования, назначать ответственных и исключает лишние итерации согласований.

Еще одна задача — соблюдение требований законодательства о проектных декларациях. Если раньше юристы лично следили за сроками обновления, то теперь система сама формирует напоминания, запрашивает данные у ответственных и контролирует выполнение задач.

В системе работают 496 пользователей в 80 юридических лицах. Срок согласования договоров сократился на 20%, счетов — на 12%, повысилась прозрачность процессов.

В компании продолжают цифровую трансформацию: планируется сделать процесс сравнения версий обязательной частью согласования договора, перевести в цифру юридические заявки на подготовку документов, интегрировать систему с сервисами ЭДО и рассмотреть внедрение Directum HR Pro для кадрового документооборота.

Одна из целей инфраструктурного холдинга «Нацпроектстрой» — переход всех компаний, входящих в группу, на единое программное обеспечение. Для поддержки этой задачи холдинг выбрал систему управления проектами Directum Projects.

Всего в ГК «Нацпроектстрой» рассмотрели восемь вариантов систем управления проектами: каждое решение оценивали по 92 пунктам требований, сгруппированных по 12 функциональным областям. В пользу Directum Projects сыграли такие преимущества решения, как управление портфелем, ведение детального графика проектов, ресурсное планирование, учет бюджета и экосистемность.

Система внедряется собственными силами, «из ‎коробки‎». Сейчас используются базовые функции: реестр проектов, контрольные точки и протоколирование совещаний. Следующим шагом станет детальное планирование проектов, управление документами и рисками, учет рабочего времени.

На данный момент в системе ведется 40 корпоративных ИТ-проектов и программ, и это количество быстро увеличивается. Далее в «Нацпроектстрой» планируют поэтапно подключать к Directum Projects компании группы для ведения всех ИТ- и организационных проектов.

Авиакомпания «Тулпар» и управляющая компания «Тулпар Аэро Групп» перевела в электронный вид процессы на платформе Directum RX. В рамках проекта при помощи компании «МайТэк» внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «ЭДО с контрагентами», а также разработаны специальные модули, виды документов и регламентов с учетом отраслевой специфики. Например, интеграция с маршрутами и типами воздушных судов позволяет «Тулпар» более точно планировать и контролировать выполнение полетов.

Команда внедрения спроектировала автоматический подбор регламентов движения, мониторинга состояния документов и заданий: система сама направляет файлы на согласование ответственным лицам и контролирует сроки. Диаграммы и автоматические отчеты повышают уровень контроля за поручениями и исполнительскую дисциплину.

Мобильное приложение Directum Solo для руководителей компании помогает согласовывать документы и контролировать исполнение поручений даже за пределами офиса.

Для строительных проектов агропромышленному холдингу «Сибагро» требовалось в минимальные сроки настроить формализованный и надежный способ ведения документации. Компания выбрала Directum RX благодаря возможности быстрого внедрения за счет no-code настройки. Решающими факторами также стали интеграция с другими системами, удаленный доступ через мобильное приложение.

Изначально планировалось завершить установку и настройку за неделю. Но компании потребовалось вручную переносить документы в новую систему, потому что раньше они хранились в веб-приложении. В результате работы по настройке продлились 2 недели. За это время команда создала в системе организационную структуру компании, занесла информацию о сотрудниках; настроила модули, нужные виды документов, журналы регистрации; организовала обмен с контрагентами через интеграцию с Контур.Диадок; внедрила приложение Directum Jazz, чтобы сотрудники могли работать с документами и заданиями вне офиса.

Также команда адаптировала модуль «Совещания» под бизнес-процессы «Сибагро». Вместо шаблона для выдачи поручений была разработана отдельная вкладка «Поставленные задачи» и новый отчет «Печатная форма протокола».

Чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться к новой системе, для них организовали обучение и провели консультации по использованию мобильного приложения Directum Jazz. Весь проект внедрения занял 2 месяца.

В будущем «Сибагро» готовится провести интеграцию с системой «1C», чтобы загружать из нее в Directum RX информацию об оплате, и с системой управления проектами, чтобы синхронизировать бизнес-процессы. Будет оптимизирована работа с документацией по строительству: хранение листов, комплектов, визирование, простановка штампов.