Directum

На кадровый электронный документооборот перешли более 85% сотрудников «Ленты». В электронный вид «переехали» более 50 различных видов заявлений и приказов, локальные нормативные акты (ЛНА), а также более 10 бизнес-процессов, в том числе управление отпусками и ознакомление с локальными нормативными актами. Подрядчиком на проекте внедрения системы управления кадровыми процессами и документами выступил холдинг Т1.

Цифровизация кадровых процессов — закономерный этап роста «Ленты». Торговые площадки компании находятся в более чем 200 населенных пунктах в 60 субъектах РФ. Ретейлер располагает 19 распределительными центрами в разных регионах страны.

Использование Directum HR Pro помогает сдерживать рост численности отдела кадров за счет увеличения эффективности работы сотрудников. «Лента» сократила затраты на почтовые расходы, а также снизила объем бумаги, что соответствует целям по эффективному использованию природных ресурсов.

Для работы с ЛНА в «Ленте» разработали гибкий механизм, благодаря которому система автоматически подбирает релевантные документы. Кроме того, при первом подключении человека к КЭДО или трудоустройстве работнику автоматически направляется комплект нужных ЛНА. Система отправляет все документы комплектом, а не по отдельности. Средняя скорость ознакомления работников с актом теперь составляет 3 дня вместо одного месяца.

Для уведомления пользователей о событиях в Directum HR Pro разработали интеграцию с мобильным приложением «Лента Спутник», которым пользуются 90% штата, и провайдером СМС Rapporto. Интеграция дала сотрудникам торговой сети возможность использовать привычное решение для работы с кадровыми документами, а также получать пуш-уведомления из системы КЭДО. Пользователям не нужно создавать личные кабинеты на отдельных сайтах или устанавливать дополнительное приложение, а за счет отправки пуш-уведомлений вместо СМС, компания значительно экономит.

Почти 2,8 тыс. сотрудников «Кубань Кредит» подключились к системе в два этапа. Теперь работники банка подписывают трудовые договоры, приказы о переводе и отпусках в электронном виде в личном кабинете (на компьютере или в смартфоне). Эти документы не дублируются на бумаге, обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам.

Сотрудники кадрового отдела в считанные минуты рассылают всему персоналу финансового учреждения необходимую кадровую информацию, новые работники ознакамливаются с ЛНА в электронном виде.

Для подключения персонала банка к системе требуется только актуальный номер мобильного телефона, на который приходят сообщения о поступающих заданиях. На каждого работника выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись, которой подписываются кадровые документы. Со стороны банка все документы визируются усиленной КЭП.

Первые три месяца работы подтвердили эффективность системы. Работники получают электронные подписи и заверяют кадровые документы в пару кликов, экономя в среднем 20 минут на каждый документ. Общее время подготовки, согласования и подписания документов, связанных с работой, уменьшилось на 83%.

Обмен документами между филиалами сократился с двух недель до пяти минут. При этом исключен риск компрометации и утери информации при ее передаче в дополнительные офисы.

До конца 2024 года в банке планируют завершить переход всех сотрудников на электронный документооборот, увеличить количество подписываемых в системе кадровых документов, цифровизировать весь процесс формирования графика отпусков и организовать прием на дистанционную работу.

На базе Пироговского центра работает Федеральный центр медицины катастроф (ФЦМК) — орган повседневного реагирования на чрезвычайные ситуации в России и за рубежом. Чтобы оперативно отправлять группы специалистов из разных регионов России в места бедствий, требовалось решение для быстрого урегулирования кадровых вопросов.

Ранее командируемые из разных городов врачи тратили время на очное оформление документов для трудоустройства. Это мешало оперативно направлять сотрудников в зоны чрезвычайных происшествий.

Как отмечает Алена Зотова, начальник административного управления Центра им. Н.И. Пирогова, когда в учреждении появился Федеральный центр медицины катастроф, главной задачей стало формирование по всей России резерва специалистов, которые в любой момент могли бы мобилизоваться и поехать на место ЧС. Соответственно, врачи должны были быть готовы к приему на работу в экстренном порядке. Пришли к тому, что каждому сотруднику нужно завести электронный личный кабинет. К моменту объявления оперативной готовности к выезду у специалиста уже сформированы необходимые кадровые документы согласно Трудовому кодексу.

В результате проекта прием на работу идет в цифровом формате в соответствии с законодательством, трудоустройство удаленных специалистов ускорилось, а врачи могут сосредоточиться на своей основной деятельности, ведь бюрократические моменты, связанные с приемом на работу, выполняются дистанционно. Параллельно в Центре цифровизировали ведение первичных бухгалтерских документов по требованиям Минфина России.

В планах Пироговского центра — оптимизация подписания некоторых первичных бухгалтерских документов, реализация единого маршрута с согласующими и подписантами с выводом штампов подписей на печатной форме цифрового документа и внедрение корпоративного портала.

За счет функции интеллектуального сравнения документов в Directum RX Intelligence «СМ-Клиника» смогла отказаться от этапа парафирования. Теперь сотрудники могут сравнивать документы в электронном виде и больше не тратить на это несколько дней. Если ранее весь процесс согласования мог затянуться до месяца-полутора, то теперь он занимает не больше недели.

В ходе проекта внедрены регламенты для договорной работы, разработано 80 категорий и отдельные типы документов. Некоторые договоры, которые уже были согласованы юристами и финансистами, пропускают пройденные этапы и согласуются за один день. Настройка категорий заявок и дополнительных заказов к рамочному договору сделала работу по ним прозрачнее.

В холдинге настроили интеллектуальную обработку первичных учетных документов, поступающих из сервисов ЭДО. Чтобы при этом не терялись протоколы обмена и документ не дублировался во внутренней системе и сервисе ЭДО, ИТ-команда «СМ-Клиники» разработала механизм фонового удаления дубликата.

Кроме того, ИИ-сервисы обучили маршрутизировать первичные документы до конкретных исполнителей. За счет распознавания данных в строке «Грузополучатель» система сама, без участия человека, определяет адресата, экономя рабочее время и ускоряя процесс. Кроме того, поступившая «первичка» автоматически связывается с соответствующим договором в Directum RX, документы собираются в комплект. Далее ИИ-сервисы распознают все номенклатурные позиции и через интеграцию передают данные в учетную систему, где автоматически создается заказ поставщику.

Когда приходит универсальный передаточный документ или накладная, ИИ-сервисы также заносят их в систему и привязывают к договорному документу. Менеджер подтверждает поступление товара и соответствие накладной, отправляет документ на согласование. После подписания в электронном виде и отправки контрагенту сделка закрывается.

В дальнейшем компания планирует оптимизировать работу с отзывами и предложениями — выстроить автоматический сбор информации из различных внешних источников с ее маршрутизацией до ответственных. Еще одно направление для цифровизации — кадровые процессы. В системе будет организовано управление заявками на подбор персонала и полный цикл онбординга.

С 2020 года банк использует цифрового помощника по имени Лавр для автоматического сбора информации по запросам от госорганов. Ранее в рамках внутренних процессов робот не мог считывать данные из документов, и сотрудникам приходилось заносить их в систему вручную. Это трудоемкий процесс, так как ежегодно количество запросов от госорганов растет на 20%. Чтобы оптимизировать и ускорить обработку данных, Росбанк применил ряд цифровых решений, включая интеллектуальные сервисы Directum.

Для этого Лавра научили читать и понимать требования ФНС на платформе Directum – в частности, наименование ФНС, номер и дату требования, установленный срок для предоставления документов, наименование лица (для юрлиц — ИНН, для физлиц — ФИО и дату рождения), запрашиваемые документы.

Сотрудники имеют возможность загрузить скан-копию или фото требуемого документа и распознать его не перепечатывая атрибуты документов в экранные формы. Интерфейс операционных систем подсказывает цветовой кодировкой, какие атрибуты были распознаны максимально уверенно, а какие требуют обязательной проверки пользователем.

При выявлении определенного текста ИИ-сервисы дают роботу сигнал, чтобы он проставил верификацию в задаче по подготовке ответа. Например, если инструмент считал из требования слова «выписка» или «движение по счету», то в задаче автоматически проставляется «галочка» в соответствующем поле.

В результате Росбанку удалось повысить эффективность бизнес-процесса на 28%. Благодаря этому получилось перераспределить сотрудников отдела на другие процессы.

Функциональность также доступна в интернет-банке для юридических лиц и в операционных системах Росбанка. Цифровой помощник призван упростить процесс для клиентов, которые получают услуги от нерезидентов или предоставляют услуги иностранным контрагентам.

Операционная функция Росбанка использует ИИ-сервисы, созданные на платформе Directum, и в других бизнес-процессах. В частности, речь идет о таких документах, как постановления ФССП, выписки от судебных приставов, ипотечные договора, счета на оплату, акты о выполненных работах.

Так, для счетов и актов Росбанк применяет ИИ-сервисы Directum для распознавания изображений документов от своих внешнеторговых клиентов. Сервисы обучены более чем тысячей форматов актов, предоставленных клиентами в качестве подтверждающих документов для валютного контроля.

«Татспиртпром» выбрал для организации взаимодействия с ФНС решение «Архив для налогового мониторинга» от Directum. Подрядчиком выступала компания Softline.

Витрина данных организована на базе «1С». В ней реализован полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.

Чтобы упростить пользователям наполнение архива, в компании внедрили интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, укоряя процесс минимум вдвое. При этом исключаются ошибки из-за человеческого фактора. В первый месяц использования ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов.

Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки актов выполненных работ, входящих счетов на оплату, счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, товарных накладных, универсальных корректировочных документов.

У проектной группы были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Ранее документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге. Чтобы избежать этого, проводилось обучение сотрудников на всех заводах и складах в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек.

В ходе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в «цифру». Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена «Диадок».

Сегодня в «Таспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 года для электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале — 25%.

Главной целью проекта, реализованного НГУЭУ, было организовать в электронном виде весь жизненный цикл документа — от создания до передачи в архив. До цифровизации большинство документов вуза подписывалось вручную и хранилось в бумаге. Согласование между отделами, а также поиск нужных сведений в архиве требовали много времени.

В результате внедрения Directum RX Новосибирский госуниверситет повысил эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорил принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировал потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизил нагрузку на делопроизводителей и архивистов.

На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1,1 тыс. сотрудников, обрабатывается порядка 3,5 тыс. задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.

Реализация проекта занял три месяца и проходила в два основных этапа: автоматизация делопроизводства и создание долговременного электронного архива. Сначала в вузе организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы.

На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.

Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос в систему и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т.д.

Благодаря внедрению экосистемы Directum RX университету удалось выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.

«Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» оптимизировала работу с входящими и исходящими документами, приказами и распоряжениями, первичными учетными документами, служебными записками, совещаниями, различными заявками и пр. Кроме того, команда специалистов «МайТэк» создала в Directum RX три отдельных типа и шесть видов договорных документов со своими карточками и набором полей.

В системе актуализировали регламенты компании и создали более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек, признаков, условий) для формирования гибких правил работы с документами. Также добавили возможность автоматической регистрации документов и их подписания УКЭП.

В результате проекта в новую систему перенесли и оптимизировали всю необходимую функциональность, мигрировали наиболее важные исторические данные – более 228 тыс. документов с сохранением связей и правами доступа. В Directum RX работают около 650 пользователей: они ежемесячно оформляют в системе от 5 до 7 тыс. документов и более 7 тыс. поручений.

Руководство «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» продолжит развивать бизнес-процессы компании на базе новой системы. Планируется внедрить интеллектуальные сервисы для обработки документов, комплекс решений для цифровизации межкорпоративного документооборота, в том числе «Финансовый архив», а также конфиденциальное делопроизводство.

Ежегодно сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus согласуют 14 тыс. договоров. ИИ-механизмы значительно ускорили и упростили эту работу. Без участия человека они определяют вид или категорию документов, сканируют текст, выделяют ключевые факты, даты, события и другую важную для компании и работников информацию. Далее сравнивают документы и подсвечивают зоны, где обнаружены расхождения.

Результаты анализа и сравнения представляются в удобной и наглядной форме, чтобы сотрудник быстро увидел, какие фрагменты текста были изменены, добавлены, удалены. Это повышает эффективность и точность верификации, сокращает время на анализ и сравнение документов.

В результате внедрения Directum RX Intelligence в договорную работу IDS Borjomi Russia & Belarus на верификацию одного документа сотрудник тратит до одной минуты – ИИ в разы упростил задачу по сравнению и обработке договоров. Повысилась исполнительская дисциплина. Благодаря автоматическому контролю работники более ответственно относятся к тому, какую версию договора передают на обработку. Руководители, в свою очередь, тратят меньше времени на принятие решений. ИИ подсказывает ответственных, которым следует отправить задачу на рассмотрение или делегировать поручение.

Руководство компании планирует внедрить Directum RX Intelligence в остальные направления, где остается высокий процент рутины. В их числе — построение бухгалтерского ОЦО, кадровое и проектное делопроизводство.

Руководство «СМ-Клиники» приняло решение перейти с западной системы управления проектами на российскую по нескольким причинам. Во-первых, холдингу требовался общий реестр проектов разных департаментов, которого нет в иностранном решении. Во-вторых, из-за «зоопарка» программ «СМ-Клиника» не могла вести единую отчетность. Наконец, поручения по проектам не попадали в общий реестр — было сложно контролировать исполнительскую дисциплину.

В качестве решения компания выбрала Directum Rrojects. Специалисты холдинга выделили ряд процессов, которые в последующем кастомизировали. Например, разработали разные виды проектных документов и регламенты их согласования, доработали формы карточек проектов, классификаторы и отчеты. Некоторые планы проектов компания импортировала из Microsoft Project, а часть создала уже в новой системе.

Благодаря внедрению новой системы компания ушла от использования множества разнообразных решений для проектного управления (Microsoft Project, Excel, записей на флипчартах и многих других) и добилась единообразия.