Directum

Ежегодно сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus согласуют 14 тыс. договоров. ИИ-механизмы значительно ускорили и упростили эту работу. Без участия человека они определяют вид или категорию документов, сканируют текст, выделяют ключевые факты, даты, события и другую важную для компании и работников информацию. Далее сравнивают документы и подсвечивают зоны, где обнаружены расхождения.

Результаты анализа и сравнения представляются в удобной и наглядной форме, чтобы сотрудник быстро увидел, какие фрагменты текста были изменены, добавлены, удалены. Это повышает эффективность и точность верификации, сокращает время на анализ и сравнение документов.

В результате внедрения Directum RX Intelligence в договорную работу IDS Borjomi Russia & Belarus на верификацию одного документа сотрудник тратит до одной минуты – ИИ в разы упростил задачу по сравнению и обработке договоров. Повысилась исполнительская дисциплина. Благодаря автоматическому контролю работники более ответственно относятся к тому, какую версию договора передают на обработку. Руководители, в свою очередь, тратят меньше времени на принятие решений. ИИ подсказывает ответственных, которым следует отправить задачу на рассмотрение или делегировать поручение.

Руководство компании планирует внедрить Directum RX Intelligence в остальные направления, где остается высокий процент рутины. В их числе — построение бухгалтерского ОЦО, кадровое и проектное делопроизводство.

Руководство «СМ-Клиники» приняло решение перейти с западной системы управления проектами на российскую по нескольким причинам. Во-первых, холдингу требовался общий реестр проектов разных департаментов, которого нет в иностранном решении. Во-вторых, из-за «зоопарка» программ «СМ-Клиника» не могла вести единую отчетность. Наконец, поручения по проектам не попадали в общий реестр — было сложно контролировать исполнительскую дисциплину.

В качестве решения компания выбрала Directum Rrojects. Специалисты холдинга выделили ряд процессов, которые в последующем кастомизировали. Например, разработали разные виды проектных документов и регламенты их согласования, доработали формы карточек проектов, классификаторы и отчеты. Некоторые планы проектов компания импортировала из Microsoft Project, а часть создала уже в новой системе.

Благодаря внедрению новой системы компания ушла от использования множества разнообразных решений для проектного управления (Microsoft Project, Excel, записей на флипчартах и многих других) и добилась единообразия.

Торговая сеть «Ашан» завершила цифровизацию договорного документооборота на базе Directum RX. Теперь вся работа — от создания документа, внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

«Ашан» уже использовал набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование договоров проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации. Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX. Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.

В ходе проекта была построена единая централизованная система электронной валидации и хранения договоров. Создано общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы «Ашан Ритейл Россия». Организован систематизированный учет и поиск документов, создано электронное хранилище для них. Кроме того, был разработан механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов. Система помогает наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Созданное решение содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать его без привлечения разработчиков.

Как отмечает Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан Ритейл Россия», проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Следующий этап — переход на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизация выдачи доверенностей, число которых в год не меньше, чем количество договоров.

В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование системы, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие, компания проводит их по четыре раза в год. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр, но и бухгалтерию центрального офиса.

В результате внедрения системы управления бизнес-процессами и документами Directum RX удалось сократить расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат. Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой. Кроме того, уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. Раньше оно могло занимать недели, так как один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе. Наконец, хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно выполнять процесс бесшовно на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Раньше в группе «Эталон» использовали систему Directum 5, которая была глубоко кастомизирована и базировалась на зарубежных платформах. Потребность в импортозамещении подтолкнула компанию к переходу на интеллектуальную ECM -систему из реестра отечественного ПО Directum RX.

Проект выполнен при поддержке Avis Expert. Благодаря работе проектной команды миграцию удалось провести безболезненно для сотрудников компании и нарастить функциональность системы за счет дополнительных модулей. В ходе проекта выстроена интеграция с 10 информационными системами, оптимизированы бизнес-процессы компании.

В результате в Directum RX перевели все процессы делопроизводства и другие, не относящиеся к канцелярии. В электронном виде организована работа с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи и приемки квартир. Запущено согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.

На следующем этапе планируется перенести оставшиеся процессы и необходимые данные в новую систему внедрить финансовый архив и кадровый ЭДО и настроить интеграцию с сервисами обмена.

Лидер рынка профессиональной краски для волос с двумя заводами и дистрибьюторской сетью по всей стране перешел на кадровый электронный документооборот, чтобы отказаться от бумаги, ускорить и упростить кадровые процессы. Предварительный расчет эффективности показал, что компания сократила сроки подписания документов с четырех часов до 30 минут, благодаря чему экономит порядка 7,2 тыс. человеко-часов в год.

В настоящее время 1,2 тыс. сотрудников Estel используют Directum HR Pro: кадровые специалисты – веб-клиент, а рядовые работники – личные кабинеты на мобильных устройствах. С помощью системы в компании работают с заявлениями и приказами об отпусках, приказами о командировках, с локально-нормативной документацией, в том числе, с документами, регламентирующими работу по охране труда, а также с различного рода уведомлениями – например, о вакцинации.

Специалистам по работе с персоналом больше не нужно распечатывать бумажные экземпляры, а сотрудникам – приходить в кадровую службу или к руководителю, чтобы подписать документы, – все происходит в системе. Через интерфейс личного кабинета в мобильном телефоне работники могут отправлять заявления на отпуск или отгул, получать документы на ознакомление и подписывать их с помощью электронной подписи.

Кадровые процессы автоматизированы согласно регламентам компании: в системе преднастроены маршруты согласования и подписания документов, таким образом, участники получают задания на работу с документами в определенной последовательности. В результате проекта в Estel исключено большинство этапов ручной работы специалистов, а HR-процессы проходят в шесть раз быстрее.

В 2021 году в Астраханской области приняли решение перейти на систему Directum RX, а также заменить операционную систему на Astra Linux SE 1.7 «Воронеж». Миграция происходила с сохранением регламентов ключевых бизнес-процессов. Подрядчиком проекта выступила компания «Интеллектика Консалтинг».

Перед командой проекта стояла задача упростить и ускорить работу внутреннего документооборота, усовершенствовать взаимодействие государственных органов с гражданами, а также улучшить процесс обмена корреспонденцией через МЭДО.

Чтобы оптимизировать внутренний обмен корреспонденцией, большая часть документов была переведена в цифровой формат. Благодаря объединению этапов ознакомления с документом и его регистрации удалось избавиться от однотипных задач при отправке исходящих и получении входящих документов.

Перевод исполнительных органов государственной власти Астраханской области на Directum RX облегчил работу ключевых пользователей: ускорилась доставка документов корреспондентам, упростилась обработка обращений граждан, упорядочилась работа с корреспонденцией, снизилась трудоемкость выставления задач. Более 100 организаций и ведомств теперь работают в едином цифровом пространстве.

Благодаря мобильному приложению Directum Solo должностные лица могут работать по гибкому графику без привязки к рабочему месту — оперативно подключаться к срочным вопросам и не задерживать срок рассмотрения документов.

На следующем этапе планируется внедрение решений «Совещания», «Долговременный архив» и «Agile-доски», а также настройка механизмов интеллектуальной обработки документов. Систему Directum RX планируется тиражировать на органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

Ассоциации европейского бизнеса требовалось автоматизировать работу с бумажными и электронными документами, используя облачное решение. Было важно обеспечить эффективное электронное взаимодействие по управлению внешним и внутренним документооборотом, а также по согласованию договоров.

За четыре месяца команда TANAiS проанализировала и спроектировала процессы, адаптировала систему Directum RX под бизнес-логику организации, организовала опытно-промышленную эксплуатацию и провела обучение рабочей группы. Особенностями проекта стали двуязычные документы и миграция большого объема данных.

После внедрения системы задачи, на проработку которых ранее требовалось несколько часов, решаются буквально в несколько кликов. Кроме того, из-за частых командировок руководителей ранее процесс согласования договоров занимал очень много времени. С помощью мобильного решения Directum Solo подписание и согласование происходит быстро, независимо от местонахождения сотрудников.

БКО использует Directum уже 15 лет. С ее помощью переведены в электронный вид ключевые бизнес-процессы по работе с документами. Однако объем входящей документации к 2021 году вырос до 6,5 тысяч в месяц, и это направление работы потребовалось дополнительно оптимизировать. Чтобы облегчить занесение информации, поступающей от контрагентов, руководство компании решило разгрузить сотрудников и внедрить автоматическое распознавание.

На предприятие документы поступают несколькими способами: в электронном виде через сервис обмена «Диадок», в бумажном виде по почте или доставкой, а также электронная корреспонденция приходит через email, сайт Госуслуг и другие источники. В зависимости от способа поступления документов сервисы Directum по-разному их обрабатывают.

Всего с помощью интеллектуальных сервисов Directum классифицируется 24 вида документов. Распознавание реквизитов настроено для восьми из них: товарной накладной, УПД, счета-фактуры, акта выполненных работ и др. ИИ-сервисы извлекают значимые реквизиты: номер, дату, наименование организации и пр. Карточки первичных документов заполняются извлеченными фактами, после чего сотрудники проверяют результат работы искусственного интеллекта.

Специалисты БКО самостоятельно обучают интеллектуальные сервисы работать с новыми видами документов. Делопроизводители используют приложение для визуальной разметки AVIA — отмечают на документах значимые факты, а сотрудники отдела информационных технологий проводят само обучение искусственного интеллекта. Пул распознаваемых документов все время пополняется. Так, недавно ИИ-сервисы научились определять постановления службы судебных приставов.

В результате реализации проекта в 3 раза сократилось время на обработку первичной документации, точность классификации документов составляет от 60 до 100%. Кроме того, ускорилась подготовка отчетности для государственных органов и внутренних контролеров. Благодаря интеллектуальным сервисам Directum организован контроль над возвратом подписанной контрагентами финансово-первичной документации. Гарантируется правильность оформления такой документации, появился оперативный доступ к документам для всех заинтересованных работников.

В дальнейших планах БКО — охват процессов по отправке и получению документов от контрагентов по электронной почте, расширение списка классифицируемых видов документов и распознаваемых реквизитов.

Раньше сотрудники ТФОМС СО вели документооборот в классической СЭД, но постепенно система перестала устраивать пользователей: ей не хватало функциональности и гибкости. Внедрение Directum RX помогло оптимизировать делопроизводство, работу с государственными контрактами, организацию совещаний, управление задачами, которое теперь ведется с помощью Agile-досок Directum.

Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, система развернута на Astra Linux Common Edition 2.12.29 и СУБД PostgreSQL 12.9. Работы по внедрению выполняли специалисты «Старков Групп».

В результате проекта в цифровой вид переведено 85 видов документов, время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза. Нагрузка на регистраторов изменилась — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль. Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.

В дальнейшем в ТФОМС СО планируют настроить интеграцию системы с сервисами ЭДО, расширить использование модулей «Совещания», «Проекты», увеличить число пользователей мобильного приложения Directum Solo, подключить службу потокового ввода документов Directum Capture Service.