Directum

При переходе ГИС «Обращения граждан» на Directum RX сделали ставку на стандартные возможности платформы. Так систему проще обновлять и развивать без сложной кастомизации. Поэтому вместо адаптации Directum RX под сложившийся порядок работы часть процессов пересмотрели.

Обращения из платформы обратной связи (ПОС), интернет-приемной и системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в новую систему поступают автоматически. Проекты резолюций и комплект документов для переадресации (сопроводительное письмо и уведомление) формируются по шаблонам. Руководитель за один раз может утвердить или подписать электронной подписью сразу несколько документов. Ответы гражданам проходят весь путь в электронном виде: от согласования до отправки заявителю. От полной миграции исторических данных отказались: записи из прежней ГИС выгрузили в отдельный справочник, где сотрудник может найти предыдущее обращение и связать его с новым.

ГИС «Обращения граждан» стала третьей системой электронного документооборота Вологодской области на базе Directum RX. Ее запуск завершил пятилетнюю программу перехода региональных органов власти на российскую платформу. Ранее на нее перевели подведомственные учреждения и автоматизированную систему электронного документооборота (АСЭД) органов власти. Все этапы прошли по утвержденной дорожной карте и завершились в запланированные сроки.

В дальнейшем планируется подключить к ГИС «Обращения граждан» муниципальные образования Вологодской области. С ростом числа пользователей потребуется развивать инфраструктуру и увеличивать серверные мощности. Руководители получат возможность работать с обращениями на планшетах в защищенном контуре и продолжить развитие обмена данными с федеральными системами.

ПО «Металлист» завершил пилотную эксплуатацию Directum Omni. По итогам тестирования «Металлист» перевел корпоративный мессенджер в промышленную эксплуатацию. В компании ожидают, что теперь коммуникация между подразделениями будет прозрачнее, информация перестанет теряться, количество уточняющих вопросов снизится, а согласования ускорятся.

Специалисты ИТ, кадрового и финансового блоков несколько месяцев тестировали Directum Omni для ежедневной переписки, обсуждения задач и согласования документов в групповых чатах, работы с корпоративным порталом, кадровым ЭДО и платформой онлайн-обучения. В ходе проекта сотрудники пользовались веб-клиентом и приложениями Directum Omni на iOS/Android.

MWS AI перевела в электронный формат прием на работу, увольнения, отпуска, командировки и другие кадровые процессы с помощью Directum HR Pro. Цифровая трансформация показала экономический эффект: согласования ускорились на 30-40%, а трудозатраты на кадровые процессы снизились на 20%.

К системе подключены 100% сотрудников, больше 85% из них отмечают ее удобство. Directum HR Pro стала единым окном для большинства операционных задач и повысила прозрачность: в ней фиксируются сроки и ответственные, можно отследить историю действий.

Для проекта цифровой трансформации MWS AI выбрала коробочное решение с готовыми блоками, с его помощью удалось закрыть 80% потребностей компании. Доработки нужны были, чтобы настроить специфические маршруты согласования, интегрировать Directum HR Pro с учетными системами, увеличить количество полей в заявлениях и приказах, адаптировать интерфейс. На эти работы потребовалось 9 месяцев. Реализацией проекта занимался генеральный партнер Directum — компания РосА.

В дальнейших планах — внедрение новых функциональных блоков: адаптации сотрудников, оценки KPI, развития компетенций.

Также MWS AI и Directum начали совместное тестирование интеграции Directum HR Pro с языковой моделью Cotype (собственная разработка MWS AI) для дальнейшей трансформации кадровых процессов. ИИ-агент на базе модели будет отвечать на вопросы сотрудников по документам компании. Следующим этапом может стать выполнение кадровых операций через диалог с агентом. Например, по просьбе сотрудника оформить отпуск агент сможет уточнить даты, подготовить заявление и направить его на согласование в Directum HR Pro.

Долгое время команда ЦМТ пользовалась системой Directum 5.5 с высокой степенью кастомизации. Часть процессов велась в электронном виде, но значительный объем документов находился на бумаге. Переход на Directum RX должен был сохранить исторические данные и действующие бизнес-процессы, и при этом расширить электронный документооборот.

Центр международной торговли перенес в Directum RX согласование договоров и допсоглашений, служебных и докладных записок, входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, прейскурантов, а также все исторические данные за 20 лет. Параллельно с миграцией специалисты ЦМТ разработали 50 маршрутов согласования и 130 шаблонов документов, развернули финансовый архив, настроили интеграцию с «1С».

Сегодня в Directum RX работают более 600 специалистов ЦМТ. В едином цифровом контуре платформы объединены договорный, канцелярский и финансовый документооборот, а также финансовый архив. Доля бумажных документов снизилась с 40% до 10%, а согласование оплат счетов ускорилось на 41%.

В ближайших планах ЦМТ — увеличить количество пользователей платформы и внедрить кадровые решения на базе Directum HR Pro.

Системный интегратор TANAiS отказался от «зоопарка систем» для ведения ИТ-проектов в пользу комплексной и полностью импортонезависимой ИСУП Directum Projects. В компании самостоятельно запустили решения «Планирование проектов» и «Agile-доски». Порог входа оказался минимальным, так как платформа Directum RX уже была основной рабочей средой в компании. Для адаптации ПО компания использовала инструменты no-code/low-code.

Благодаря внедрению и настроенным интеграциям TANAiS сформировала единую среду для проектов, финансового учета, документов, задач. Компания получила возможности для календарно-сетевого планирования, организации проектного документооборота и управления загрузкой сотрудников на канбан-досках. Планирование ресурсов ускорилось в два раза.

Сейчас в системе работают 80 специалистов — весь штат, занятый проектной деятельностью. Снизился ручной контроль, руководители и участники проектов получают необходимую информацию в режиме одного окна. В итоге сквозная аналитика в четыре раза ускорила адаптацию графиков проектов к изменениям.

На следующем этапе компания планирует внедрение решений «Портфели и программы», а также супераппа Directum Omni.

В проектах «Гарден Сити» одновременно участвуют архитекторы, инженеры, снабженцы, строители, авторский надзор, сервисные подразделения и команды благоустройства. Работы распределяются по исполнителям на «Agile-досках»: на тикетах указывается плановая и фактическая загрузка, статус выполнения. Внутренние обращения также фиксируются в системе и направляются ответственным сотрудникам.

Для хранения регламентов, проектных наработок и шаблонов документов в «Гарден Сити» подключили «Базу знаний». Нужные материалы сотрудники находят по меткам и связям между статьями.

Основой для цифровизации внутренних процессов компании служит платформа Directum RX. Когда в «Гарден Сити» появилась необходимость в инструменте для проектной работы, предпочтение отдали продукту той же экосистемы.

В результате был сделан заметный шаг от системы электронного документооборота к единой цифровой среде компании. Удалось создать новую корпоративную культуру, выведя работу пользователей на новый уровень. В результате на 70% ускорены бизнес-процессы, а экономия составила 400 тыс. руб.

Правительство Республики Марий Эл более семи лет использует продукты Directum. В системе Directum 5 работали все 23 органа исполнительной власти региона, Администрация и подведомственные учреждения. Новые федеральные стандарты цифровизации потребовали от региона перехода на более гибкую и масштабируемую платформу. В качестве такого решения был выбран Directum RX. Ключевой задачей стало перевести всех пользователей максимально быстро, исключив параллельную работу в двух системах.

В рамках проекта, реализованного в правительстве Марий Эл, в «цифру» перевели работу с входящими и исходящими документами, обращениями граждан, приказами, распоряжениями, служебными записками и исполнением поручений. В ходе внедрения разработали сквозной маршрут согласования исходящих писем с Администрацией главы, скорректировали порядок работы с обращениями граждан и др.

Работы велись на предварительно развернутом тестовом контуре. Благодаря преимуществам no-code платформы большинство настроек выполняли сотрудники подведомственного учреждения без привлечения вендора.

В планах правительства — подключение к работе на базе платформы Directum RX новых организаций, интеграции с РВД, ПОС и Р7-Офис, а также внедрение ИИ-инструментов в основные процессы.

До внедрения Directum СЭД+ в учебном центре «РАТА» (дочернем обществе предприятия «Яковлев») использовали «Битрикс24». Возможностей этой платформы было недостаточно для полноценной автоматизации документооборота по российским стандартам. Для структурированного хранения документов и контроля исполнения поручений требовалось специализированное решение.

Компания перевела в систему Directum СЭД+ основные «бумажные» процессы. Решеением охвачено делопроизводство (регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции, работа с внутренними документами, выдача поручений и контроль исполнения), управление договорами на всех этапах их жизненного цикла, организацию совещаний (формирование повестки, ведение протоколов, автоматическая рассылка распоряжений по принятым решениям).

Подрядчиком на проекте выступила компания ТАНАИС — системный интегратор и партнер Directum. Дальше специалисты компании осваивали систему самостоятельно. Восемь человек из рабочей группы подготовились по обучающим материалам вендора и прошли аттестационные курсы. Для штатных сотрудников провели два вебинара с демонстрацией ключевых процессов в Directum СЭД+.

Быстрое освоение нового ПО стало возможным благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Также компании отметили высокую готовность «коробочной» версии Directum СЭД+, где решения разработаны с учетом удобства для пользователя.

На основе «Финансового архива» Directum завод развернул взаимодействие с «1С:Учет драгоценных металлов», «1С:ERP Управление предприятием», сервисом обмена «Контур.Диадок» и витриной данных «Контур.Налоговый мониторинг». В итоге компания снизила налоговые риски и смогла выполнить обязательства перед государством. Предприятие перешло на удаленную форму контроля, не прекращая работу ни одной из систем.

В результате проекта на заводе создали единый архив финансовых документов на базе Directum СЭД+, автоматизировали процессы согласования и подписания входящих и исходящих первичных учетных документов. Обеспечена бесшовная двусторонняя синхронизация Directum СЭД+ с 1С:ERP и создана единая база договоров и контрагентов. Удалось добилиться прозрачности жизненного цикла документов путем обмена статусами и ссылками на оригиналы документов между системами. Подготовлена инфраструктура для налогового мониторинга с помощью API, чтобы выгружать файлы из архива Directum СЭД+ в витрину данных Контур.Налоговый мониторинг и отражать в системе АИС «Налог-3» ФНС России.

Вступление в налоговый мониторинг не только помогло предприятию выполнить требования «Соглашения о защите и поощрении капиталовложений» (СЗПК) и быть участником специальных инвестиционных контрактов, но и облегчить работу сотрудников.

В рамках проекта компания «Синара-Девелопмент» цифровизировала договорную деятельность, работу с входящей и исходящей корреспонденцией, претензионную работу. Изменения коснулись всех сотрудников компании.

Договоры на согласование теперь можно запускать непосредственно из Directum RX, подписывать электронной подписью и обмениваться документами с Росреестром. Обработка входящих писем проходит за 10 минут благодаря встроенному ИИ. Прием претензий происходит по отдельному процессу и занимает на 30% меньше времени в сравнении с ручной обработкой. Исполнительская дисциплина контролируется за счет онлайн-виджетов;

Переходом на платформу Directum RX, разработкой матрицы согласований и решения для работы с претензиями занимался «Центр внедрения документооборота».

В ближайшее время «Синара-Девелопмент» планирует цифровизировать работу с доверенностями, включая выпуск машиночитаемых доверенностей на платформе Directum RX, унифицировать договорные документы с помощью шаблонов, отладить работу с первичными учетными документами.