Directum

За семь месяцев «Ижавиа» автоматизировала делопроизводство, работу со служебными записками и договорами. Благодаря возможностям low-code разработки специалисты авиакомпании создали собственный модуль автоматического проставления штампов на электронные документы.

Сегодня в системе работают 100 сотрудников «Ижавиа». До внедрения решения часть внутренних документов согласовывалась на бумаге. Теперь система самостоятельно направляет договоры и служебные записки нужным участникам по автоматизированным маршрутам. Раньше согласование могло занимать от семи дней до шести месяцев, после внедрения — в среднем за три дня.

Как отмечает Дмитрий Холмогоров, начальник отдела по договорной работе АО «Ижавиа», процедура согласования договоров стала структурированной. Упорядочилась работа с версиями договоров, видна четкая связь между служебной запиской и договором, к которому она оформлена. Распределение договоров между сотрудниками внутри одной службы автоматизировано, что позволяет экономить рабочее время. Одним из самых важных новшеств стала возможность создания разных видов маршрутов согласования договоров, благодаря чему сотрудники могут самостоятельно влиять на процессы согласования, своевременно внося в них корректировки.

В ближайшее время в «Ижавиа» планируют перейти на работу с шаблонами документов, организовать подписание первичных документов с помощью электронной подписи и отправку контрагенту через ЭДО, добавить проставление штампов с отражением статей затрат и мест возникновения затрат, а также отслеживать договоры от запуска согласования до подписания всей первичной документации по ним.

В «Ашане» перевели в цифру 30 ключевых HR-процессов — от приема на работу до увольнения. Компания полностью отказалась от бумаги для массовых операций. Сотрудники подписывают приказы и знакомятся с локальными нормативными актами через мобильное приложение. Каждый документ имеет историю подписаний, что исключило юридические риски и угрозу штрафов.

Систему развернули одновременно в четырех юридических лицах ретейлера с разными оргструктурами, для бесшовного обмена данными интегрировали Directum HR Pro с SAP HCM, Keycloack и «Контур.Доверенность». Работы на проекте выполнил партнер Directum – компания К2Тех.

До реализации проекта кадровый документооборот был бумажным — с затратами на пересылку и хранение папок, потерянными документами и сорванными сроками подписания. Выбор платформы оказался непростым: система, которая на старте казалась оптимальной, не закрыла всех потребностей ретейлера. После повторного анализа рынка остановились на Directum HR Pro, а «коробочную» версию доработали под специфику компании.

В планах — создание электронного архива для централизованного хранения всей корпоративной документации и оцифровка существующего бумажного архива.

В 2024 году, в рамках развития стратегического проекта по улучшению бренда работодателя и цифровизации пути сотрудника, в «Ашане» был запущен проект по повышению эффективности и управляемости кадровых процессов. Компании предстояло перевести ключевые операции в цифровой формат, обеспечив одинаково удобную среду как для офисных сотрудников, так и для персонала магазинов, логистики и мясоперерабатывающего завода. При этом новое решение должно было обеспечивать стабильную работу при масштабировании на десятки тысяч сотрудников.

Проект реализовали на базе платформы Directum RX, а исполнителем выступила компания К2Тех. В ходе работ коробочная функциональность была существенно расширена под специфические сценарии ретейлера: выполнено более 120 доработок, автоматизировано 32 бизнес-процесса, создано 45 новых видов документов, 18 специализированных справочников и 12 регламентных отчетов.

Решение построено на кластерной архитектуре с балансировкой нагрузки и автоматическим резервированием. Интеграционный контур объединил SAP HR, Gravitee, Active Directory, Keycloak, сервис «Контур.Доверенность» и CryptoPro. Чтобы обойти отсутствие единой интеграционной шины, команда настроила генерацию текстов кадровых приказов на основе метаданных из SAP HR. Еще одним техническим вызовом стала разработка собственного механизма электронного архива, так как стандартные возможности платформы не покрывали требований к объему хранимых данных.

Переход на новую систему проходил по классической модели поэтапного внедрения через отдельные очереди. Всего автоматизировано более 30 бизнес-процессов, объединенных в пять очередей. Сначала запустили базовые процессы: ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА), заказ справок. Затем реализовали планирование отпусков с функцией допланирования для новых сотрудников, а также процессы приема, перевода и увольнения. На последующих этапах добавились новые HR-сценарии, кадровая отчетность, диспансеризация, премирование, формирование электронного архива и другие кадровые мероприятия.

Миграция 450 тыс. исторических кадровых документов за 2022–2024 годы заняла три месяца. Чтобы исключить потерю данных и безопасно обучить пользователей, в течение двух месяцев система работала параллельно с бумажным документооборотом с еженедельной сверкой контрольных точек.

Основной результат проекта — полный переход с бумажного документооборота на цифровой. Ежемесячно в системе обрабатывается более 35 тыс. документов. Скорость ознакомления с ЛНА сократилась с нескольких недель до нескольких минут, а согласование отпусков ускорилось с 2–3 дней до 15 минут. Отказ от бумаги позволил на 40% снизить нагрузку на HR-службу, повысить производительность труда и сократить расход бумаги более чем на 500 тыс. листов в год, что поддержало экологическую повестку компании.

До реализации проекта кадровые процессы в «Инфаприм» были частично автоматизированы, но функциональных возможностей оказалось недостаточно для полноценного безбумажного ведения кадров. График отпусков продолжали собирать в Excel, HR-директор тратил значительное время на его консолидацию и проверку. Прием на работу, оформление дополнительных соглашений, командировки и авансовые отчеты частично оставались на бумаге, что замедляло процессы и создавало риски при передаче документов между регионами.

Компания поставила перед собой задачу в короткий срок цифровизировать ключевые HR-процессы. В качестве платформы выбрали решение Directum HR Pro, а реализацию проекта доверили специалистам «Старков Групп».

В рамках проекта сотрудники компании были подключены к системе, для них выпущены усиленные неквалифицированные электронные подписи. Прием на работу, в том числе удаленный, был переведен в цифру. Организовано планирование отпусков в электронном формате и контроль выплаты отпускных. В системе настроены работы по командировкам, служебным поездкам, авансовым отчетам.

В планах «Инфаприм» — развитие функциональности системы по командировкам и авансовым отчетам. Также компания изучает ИИ-возможности экосистемы Directum.

До внедрения системы работа с документами во всех филиалах АО «Туполев» осложнялась недостаточной прозрачностью маршрутов согласования, отсутствием централизованного контроля исполнения поручения и ознакомления с документами. Сотрудникам было неудобно обрабатывать документы из-за необходимости совершать много дополнительных действий, большого объема бумажных носителей, дублирования информации и риска потери документов. Распределенная структура организации с большим числом участников усложняла совместную работу и снижала управляемость процессов.

При выборе платформы Directum RX ключевыми требованиями были возможность гибкой самостоятельной настройки маршрутов без привлечения разработчиков, а также наличие механизмов автоматизированного ввода документов с извлечением фактов и автозаполнением реквизитов. Компания стремилась минимизировать объем разработки и опираться на возможности no-code.

Бизнес-процессы и интерфейс системы были организованы с учетом практик и опыта внедрения в компаниях отрасли, включая ОАК. Это помогло сразу выстроить решения, соответствующие реальным сценариям работы. Работы на проекте выполнили специалисты компании TANAiS. Команда внедрения учла особенности проекта: формирование единой унифицированной системы маршрутов обработки документов для всех филиалов и департаментов, а также управленческую специфику авиастроительной компании.

В результате построения единой системы документооборота в АО «Туполев» бизнес-процессы компании стали регламентированными, а объем бумажных документов сократился. Удалось обеспечить прозрачность маршрутов согласования, выстроить контроль исполнения поручений и ознакомления с документами. У сотрудников стало меньше рутинной работы, прекратилось дублирование информации, документы перестали теряться. В дальнейшем авиапредприятие планирует расширить возможности Directum RX решением «Договоры». Также рассматривается возможность перехода на кадровый электронный документооборот.

Компания «Прогресс» рассматривала готовые системы для управления рисками, но выбрала самостоятельную разработку на базе платформы Directum RX, которую использует с 2020 года. Среди преимуществ такого решения — привычный пользователям интерфейс, гибкие настройки рабочих процессов, отчетов, виджетов с помощью low-code. Проект был реализован силами внутренней команды ИТ-специалистов. В системе можно работать как с реализовавшимися, так и с потенциальными рисками, включая коммерческие, юридические, организационные, финансовые, производственные, логистические, риски информационной безопасности и др.

С помощью Risk Radar идентифицированы и проработаны свыше 100 паспортов рисков, в том числе комплаенс-риски, по 14 областям законодательного регулирования. Внедрено более 40 новых контрольных процедур. С момента внедрения системы удалось предотвратить потери на сумму свыше 3 млрд руб. Решение уже прошло внешнюю оценку — эксперты Национального рейтингового агентства, присваивая компании кредитный рейтинг, отдельно отметили высокий уровень развития системы управления рисками.

В обозримом будущем планируется перенести отчетность систем аналитики с Microsoft на внутреннюю платформу Directum RX, внедрить встроенные в платформу инструменты искусственного интеллекта для автоматической интегральной оценки рисков, сформировать единую базу знаний о факторах и последствиях рисков.

Компания «Полицифра» завершила пилотное тестирование решения Directum Targets. В рамках пилота команда сформировала концептуальную модель, отражающую взаимосвязь проектов и операционной деятельности с целями подразделений.

Специалисты компании оценили применимость использованного подхода и проработали ключевые сценарии использования. В системе на базе Directum Targets и Directum Projects утвердили карту целей подразделения и связали их с проектами, чтобы отслеживать стратегические показатели. В ходе пилота были сформированы и апробированы подходы к увязке целей и показателей, отработаны сценарии управления проектами, а также собраны предложения по дальнейшему развитию тестируемых решений.

Как отмечает Владимир Муромцев, генеральный директор «Полицифры», во время тестирования компания смогла дополнительно структурировать рабочие процессы. На начальных этапах не ожидалось быстрого упрощения управления целями и проектами — к этому эффекту планируется последовательно приходить по мере дальнейшего развития подходов и вовлечения участников. Для компании важен накопительный результат: в перспективе он позволит сформировать удобное и информативное цифровое пространство, в котором руководители всех уровней будут видеть ключевые показатели, а исполнители — вести детализированную информацию в привычном формате.

По итогам пилота «Полицифра» приступила к проработке дорожной карты дальнейшего потенциального использования Directum Targets и Directum Projects.

«Газпром трансгаз Чайковский» 20 лет развивает цифровую инфраструктуру на базе решений Directum, поэтому «Долговременный архив» стал логичным продолжением уже выстроенной архитектуры на знакомой платформе. Внедрение реализовала команда специалистов Directum за четыре месяца. С архивом сегодня работают 30 сотрудников администрации.

В рамках проекта в цифровой вид перевели сценарии архивного делопроизводства: формирование и согласование сдаточных описей, передачу документов на долговременное хранение с обеспечением юридической значимости. Также настроили процессы согласования актов о выделении документов к уничтожению, обработки запросов архивных справок, выписок и копий. Дополнительно реализовали механизмы формирования отчетов и выгрузки архивных документов.

Работы начались с инициации и формирования рабочей группы. Затем команда провела исследование и проектирование: выполнила анализ текущих процессов (GAP-анализ), собрала и согласовала требования, подготовила уточненное техническое задание. На следующем этапе решение настроили и адаптировали под процессы.

Работать в системе пользователей обучили через видеоуроки. На сегодняшний момент «Долговременный архив» на базе Directum RX запущен в промышленную эксплуатацию и передан на сопровождение. В полном объеме электронное хранилище заработает через несколько лет, когда подойдет срок передачи документов в архив.

Правительство Тюменской области в числе первых регионов России решило использовать искусственный интеллект в работе. Основной целью на 2025 год была настройка коробочного функционала ИИ в СЭД, чтобы увидеть, как интеллектуальные инструменты Directum могут упростить автоматизацию бизнес-процессов и повысить гибкость систем.

Первоначально оптимизировали работу с входящими документами: обращениями граждан и письмами. Их значимая доля по-прежнему приходила в бумажном виде или в виде сканов по электронной почте. Сотрудникам нужно было создавать карточки таких документов вручную, на это уходило много времени, был высок риск ошибок и неточностей из-за «человеческого фактора».

ИИ-инструменты помогли сократить задержки, избавиться от рутины, повысить прозрачность. На обработку бумажных входящих писем у делопроизводителей уходит на 50% меньше времени. Такого результата удалось добиться благодаря тому, что команда внедрения обучила ИИ-сервисы классифицировать документы как «входящее письмо» или «обращение гражданина» и заполнять карточки в зависимости от вида. Правильность автоматического заполнения реквизитов достигает 87%. Для этого команда дообучила модель ИИ на документах, ранее зарегистрированных участниками системы, причем механизм обрабатывает не только вложения, но и сопроводительный текст.

Для обработки обращений внедрена multi-label classification — классификация по многим меткам, которая определяет до трех вопросов по Общероссийскому тематическому классификатору. Это необходимо, поскольку граждане часто поднимают сразу несколько проблем, при этом нужно четко зафиксировать их запросы. Точность определения вопросов достигает 70%.

В Правительстве Тюменской области также используется генеративный ИИ. Он применяется для вопросно-ответного поиска, создания аннотаций, проверки орфографии и автоматической подготовки ответа.

Органы региональной власти продолжат интеграцию интеллектуальных сервисов Directum в рабочие процессы. В будущем планируется улучшать методику определения вопросов в обращениях граждан, чтобы повысить качество и скорость оказания услуг. С помощью генеративного ИИ будет оптимизирована работа с поручениями. Еще одно важное направление развития — нормоконтроль, чтобы автоматически проверять документы на соответствие федеральным и региональным нормативно-правовым актам.

Сотрудники крупного транспортного холдинга «АльянсАвтоГрупп» ежедневно работают с большим количеством входящих, исходящих и внутренних документов. Раньше их согласование проходило в бумажном формате, но для ускорения процессов и снижения нагрузки на сотрудников в компании перевели процессы в цифровой вид.

У компании было несколько требований к системе: простая настройка, возможность адаптации без сложного программирования, высокая скорость внедрения и мобильное приложение, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к документам и задачам в любое время. Продукты Directum отвечали всем требованиям, поэтому руководство холдинга выбрало их.

Внедрялось сразу несколько решений: «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», «База знаний», мобильные приложения Solo и Jazz. Также команда проекта настроила интеграции с «1С», чтобы автоматизировать финансовые операции, и с «Диадок», чтобы обмениваться юридически значимыми документами с другими организациями. Внедрением занимался квалифицированный партнер компании Directum — MaxSoft.

Внедренные решения помогли повысить эффективность процессов, взаимодействие сотрудников, усилить контроль исполнения задач. Сегодня с платформой Directum RX работают больше 300 сотрудников компании, создано более 140 тыс. документов, а процессы согласования занимают два дня вместо 10.

В дальнейшем «АльянсАвтоГрупп» планирует развивать и масштабировать систему, увеличивать число ее пользователей.