Directum

На основе «Финансового архива» Directum завод развернул взаимодействие с «1С:Учет драгоценных металлов», «1С:ERP Управление предприятием», сервисом обмена «Контур.Диадок» и витриной данных «Контур.Налоговый мониторинг». В итоге компания снизила налоговые риски и смогла выполнить обязательства перед государством. Предприятие перешло на удаленную форму контроля, не прекращая работу ни одной из систем.

В результате проекта на заводе создали единый архив финансовых документов на базе Directum СЭД+, автоматизировали процессы согласования и подписания входящих и исходящих первичных учетных документов. Обеспечена бесшовная двусторонняя синхронизация Directum СЭД+ с 1С:ERP и создана единая база договоров и контрагентов. Удалось добилиться прозрачности жизненного цикла документов путем обмена статусами и ссылками на оригиналы документов между системами. Подготовлена инфраструктура для налогового мониторинга с помощью API, чтобы выгружать файлы из архива Directum СЭД+ в витрину данных Контур.Налоговый мониторинг и отражать в системе АИС «Налог-3» ФНС России.

Вступление в налоговый мониторинг не только помогло предприятию выполнить требования «Соглашения о защите и поощрении капиталовложений» (СЗПК) и быть участником специальных инвестиционных контрактов, но и облегчить работу сотрудников.

В рамках проекта компания «Синара-Девелопмент» цифровизировала договорную деятельность, работу с входящей и исходящей корреспонденцией, претензионную работу. Изменения коснулись всех сотрудников компании.

Договоры на согласование теперь можно запускать непосредственно из Directum RX, подписывать электронной подписью и обмениваться документами с Росреестром. Обработка входящих писем проходит за 10 минут благодаря встроенному ИИ. Прием претензий происходит по отдельному процессу и занимает на 30% меньше времени в сравнении с ручной обработкой. Исполнительская дисциплина контролируется за счет онлайн-виджетов;

Переходом на платформу Directum RX, разработкой матрицы согласований и решения для работы с претензиями занимался «Центр внедрения документооборота».

В ближайшее время «Синара-Девелопмент» планирует цифровизировать работу с доверенностями, включая выпуск машиночитаемых доверенностей на платформе Directum RX, унифицировать договорные документы с помощью шаблонов, отладить работу с первичными учетными документами.

Благодаря внедрению системы в банке с распределенной сетью филиалов и штатом свыше 2,7 тыс. человек приказы поступают в удаленные подразделения моментально, а не неделями, подписание больше не затягивается, а кадровый отдел не тратит время на механическую работу по подшивке документов. Одновременно компания резко сократила транспортные расходы и свела к минимуму риски утраты конфиденциальных данных. В итоге банк экономит порядка 13 млн руб. в год при ускорении кадрового документооборот на 85%. На подписание документа уходит не больше 5 минут.

«Из коробки» система Directum HR Pro закрыла 95% потребностей банка, легко интегрировалась с 1С:ЗУП и адаптировалась под особенности процессов без программирования. В ходе эксплуатации ПО компания расширила его интеграцию с учетной системой, настроила автоматическую подстановку актуальных подписантов в печатные формы. В цифру перенесли и валидацию приказов, сохранив логику процесса: документы проверяются до отправки сотруднику — так снижается вероятность переоформления.

Время подписания документа сократилось до 5 минут. Сейчас Directum HR Pro в компании пользуются 2,6 тыс. сотрудников — 99% штата. За два года в КЭДО зарегистрировано 100 тыс. документов. Данные хранятся в защищенном контуре с фиксацией каждого действия. В планах — переход на Directum HR Pro 2.7, запуск мобильного приложения и внедрение возможностей по управлению отпусками.

Цель проекта, реализуемого в «Центр-Инвест», — создать единое окно для всего документооборота компании. Сейчас компания цифровизирует делопроизводство, управление проектами, договорную работу и финансовый архив. Следующим этапом станет интеграция с «1С». Девелопер планирует привязать документы к конкретным строительным проектам и сформировать электронные библиотеки по каждому объекту.

До начала проекта в компании использовали систему электронного документооборота, возможности которой не охватывали все бизнес-процессы. При анализе рынка руководство обратило внимание на широкую функциональность платформы Directum RX. Поддержка различных типов документов, гибкое согласование, инструменты для управления проектами и простая интеграция со сторонними системами помогли девелоперу определиться с выбором.

В ближайшее время «Центр-Инвест» планирует масштабировать систему, которая охватит новые процессы и задачи. В ней появится база знаний для структурирования информации и инструменты на базе ИИ для обработки документов.

В ходе реализованного проекта компания «Ингортех» внедрила целый ряд решений на платформе Directum RX, в том числе систему управления заявками Directum ESM. В результате повысились скорость и качество решения запросов. Раньше на подачу заявки и уточняющие вопросы мог уходить целый рабочий день, теперь — 10-12 минут.

В Directum ESM реализована ИТ-поддержка, которая включает проблемы и инциденты (обработка критических ситуаций: недоступность сервисов, сбои, ошибки авторизации, потеря данных и др.), установка и настройка оборудования (подключение и ввод в эксплуатацию рабочих мест, периферийных устройств, закупка новой техники. Кроме того, охвачено создание базовых доступов для новых сотрудников, установка и настройка программного обеспечения, услуги IP-телефонии.

В рамках проекта компания протестировала работу в корпоративном супераппе Directum Omni. С помощью мультиприложения сотрудники могут оперативно уточнять рабочие вопросы внутри экосистемы Directum, не отвлекаясь на почту или публичные сторонние мессенджеры. Заказ услуг тоже возможно реализовать через суперапп.

В будущем «Ингортех» планирует расширить каталог услуг и развить базу знаний как единое навигационное пространство для хранения документов.

Банк «Аверс» с 2014 года использует решения Directum для цифровизации делопроизводства. Переход с системы Directum 5 на современную платформу Directum RX дал возможность пересмотреть ключевые бизнес-процессы, повысить их прозрачность и управляемость.

В частности, в результате миграции ускорено принятие решений. Ежедневно в организации создается более 500 документов и выполняется свыше 400 задач. Теперь они не «зависают» на промежуточных этапах, а руководители в реальном времени видят статус любой операции. Внедрение автоматических маршрутов согласования и умных правил назначения ответственных исключает задержки и рутинные уточнения.

В ходе проекта были сохранены исторические данные. Одно из главных опасений при смене системы — потеря документов, связей между ними, прав доступа. На новую платформу перенесли объемную базу данных, накопленную с 2014 года. Миграция архива обеспечила преемственность документооборота без технологических разрывов.

Что важно, повысилась прозрачность процессов. В ходе проекта оптимизировали более 50 регламентных процедур. Каждый этап движения документа или заявки теперь фиксируется в системе. Эти меры повышают исполнительскую дисциплину, упрощают внутренний контроль и аудит.

Переход на Directum RX стал для банка стратегическим шагом, а электронный документооборот вышел на уровень, который соответствует требованиям к скорости, безопасности и гибкости современных ИТ-систем.

За семь месяцев «Ижавиа» автоматизировала делопроизводство, работу со служебными записками и договорами. Благодаря возможностям low-code разработки специалисты авиакомпании создали собственный модуль автоматического проставления штампов на электронные документы.

Сегодня в системе работают 100 сотрудников «Ижавиа». До внедрения решения часть внутренних документов согласовывалась на бумаге. Теперь система самостоятельно направляет договоры и служебные записки нужным участникам по автоматизированным маршрутам. Раньше согласование могло занимать от семи дней до шести месяцев, после внедрения — в среднем за три дня.

Как отмечает Дмитрий Холмогоров, начальник отдела по договорной работе АО «Ижавиа», процедура согласования договоров стала структурированной. Упорядочилась работа с версиями договоров, видна четкая связь между служебной запиской и договором, к которому она оформлена. Распределение договоров между сотрудниками внутри одной службы автоматизировано, что позволяет экономить рабочее время. Одним из самых важных новшеств стала возможность создания разных видов маршрутов согласования договоров, благодаря чему сотрудники могут самостоятельно влиять на процессы согласования, своевременно внося в них корректировки.

В ближайшее время в «Ижавиа» планируют перейти на работу с шаблонами документов, организовать подписание первичных документов с помощью электронной подписи и отправку контрагенту через ЭДО, добавить проставление штампов с отражением статей затрат и мест возникновения затрат, а также отслеживать договоры от запуска согласования до подписания всей первичной документации по ним.

В «Ашане» перевели в цифру 30 ключевых HR-процессов — от приема на работу до увольнения. Компания полностью отказалась от бумаги для массовых операций. Сотрудники подписывают приказы и знакомятся с локальными нормативными актами через мобильное приложение. Каждый документ имеет историю подписаний, что исключило юридические риски и угрозу штрафов.

Систему развернули одновременно в четырех юридических лицах ретейлера с разными оргструктурами, для бесшовного обмена данными интегрировали Directum HR Pro с SAP HCM, Keycloack и «Контур.Доверенность». Работы на проекте выполнил партнер Directum – компания К2Тех.

До реализации проекта кадровый документооборот был бумажным — с затратами на пересылку и хранение папок, потерянными документами и сорванными сроками подписания. Выбор платформы оказался непростым: система, которая на старте казалась оптимальной, не закрыла всех потребностей ретейлера. После повторного анализа рынка остановились на Directum HR Pro, а «коробочную» версию доработали под специфику компании.

В планах — создание электронного архива для централизованного хранения всей корпоративной документации и оцифровка существующего бумажного архива.

В 2024 году, в рамках развития стратегического проекта по улучшению бренда работодателя и цифровизации пути сотрудника, в «Ашане» был запущен проект по повышению эффективности и управляемости кадровых процессов. Компании предстояло перевести ключевые операции в цифровой формат, обеспечив одинаково удобную среду как для офисных сотрудников, так и для персонала магазинов, логистики и мясоперерабатывающего завода. При этом новое решение должно было обеспечивать стабильную работу при масштабировании на десятки тысяч сотрудников.

Проект реализовали на базе платформы Directum RX, а исполнителем выступила компания К2Тех. В ходе работ коробочная функциональность была существенно расширена под специфические сценарии ретейлера: выполнено более 120 доработок, автоматизировано 32 бизнес-процесса, создано 45 новых видов документов, 18 специализированных справочников и 12 регламентных отчетов.

Решение построено на кластерной архитектуре с балансировкой нагрузки и автоматическим резервированием. Интеграционный контур объединил SAP HR, Gravitee, Active Directory, Keycloak, сервис «Контур.Доверенность» и CryptoPro. Чтобы обойти отсутствие единой интеграционной шины, команда настроила генерацию текстов кадровых приказов на основе метаданных из SAP HR. Еще одним техническим вызовом стала разработка собственного механизма электронного архива, так как стандартные возможности платформы не покрывали требований к объему хранимых данных.

Переход на новую систему проходил по классической модели поэтапного внедрения через отдельные очереди. Всего автоматизировано более 30 бизнес-процессов, объединенных в пять очередей. Сначала запустили базовые процессы: ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА), заказ справок. Затем реализовали планирование отпусков с функцией допланирования для новых сотрудников, а также процессы приема, перевода и увольнения. На последующих этапах добавились новые HR-сценарии, кадровая отчетность, диспансеризация, премирование, формирование электронного архива и другие кадровые мероприятия.

Миграция 450 тыс. исторических кадровых документов за 2022–2024 годы заняла три месяца. Чтобы исключить потерю данных и безопасно обучить пользователей, в течение двух месяцев система работала параллельно с бумажным документооборотом с еженедельной сверкой контрольных точек.

Основной результат проекта — полный переход с бумажного документооборота на цифровой. Ежемесячно в системе обрабатывается более 35 тыс. документов. Скорость ознакомления с ЛНА сократилась с нескольких недель до нескольких минут, а согласование отпусков ускорилось с 2–3 дней до 15 минут. Отказ от бумаги позволил на 40% снизить нагрузку на HR-службу, повысить производительность труда и сократить расход бумаги более чем на 500 тыс. листов в год, что поддержало экологическую повестку компании.

До реализации проекта кадровые процессы в «Инфаприм» были частично автоматизированы, но функциональных возможностей оказалось недостаточно для полноценного безбумажного ведения кадров. График отпусков продолжали собирать в Excel, HR-директор тратил значительное время на его консолидацию и проверку. Прием на работу, оформление дополнительных соглашений, командировки и авансовые отчеты частично оставались на бумаге, что замедляло процессы и создавало риски при передаче документов между регионами.

Компания поставила перед собой задачу в короткий срок цифровизировать ключевые HR-процессы. В качестве платформы выбрали решение Directum HR Pro, а реализацию проекта доверили специалистам «Старков Групп».

В рамках проекта сотрудники компании были подключены к системе, для них выпущены усиленные неквалифицированные электронные подписи. Прием на работу, в том числе удаленный, был переведен в цифру. Организовано планирование отпусков в электронном формате и контроль выплаты отпускных. В системе настроены работы по командировкам, служебным поездкам, авансовым отчетам.

В планах «Инфаприм» — развитие функциональности системы по командировкам и авансовым отчетам. Также компания изучает ИИ-возможности экосистемы Directum.