Directum

В рамках проекта, реализованного в «ЭкоНива», специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.

Для оптимизации договорных процессов были переработаны карточки договоров и дополнительных соглашений, прописаны новые условия согласования. Также эксперты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.

В настоящий момент более 2600 сотрудников «ЭкоНивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные.

За девять месяцев работы над проектом в «Биннофарм Групп» было организовано электронное хранилище для финансовых, кадровых, договорных и закупочных документов, настроена бесперебойная работа в новой системе более чем для 1 тыс. сотрудников. Компания перевела бизнес-процессы работы с документами в систему Directum RX и интегрировала ее с корпоративными информационными системами «Контур.Диадок», SAP ERP, «1С:УПП» и «1С:ЗУП».

В планах «Биннофарм Групп» тиражировать Directum RX на производственные площадки компании, совершенствовать и кастомизировать действующие решения, автоматизировать процессы управления служебными командировками, авансовыми отчетами и другими кадровыми документами.

Предпосылками внедрения в «Маркетс Партнерс» кадрового электронного документооборота стали последствия пандемии и территориально распределенная структура организации. Из всех продуктов, представленных на рынке, компания выбрала систему Directum HR Pro.

Сотрудники компании — а это 225 одновременно работающих пользователей — создают заявления и подписывают кадровые документы в интерфейсе личного кабинета прямо со смартфона или компьютера. Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), сотрудники — усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), которая выдается прямо в системе.

Специально для проекта была реализована аутентификация в личном кабинете через Google-аккаунт. Пользователи могут не вводить пароль, если они уже авторизованы в браузере под своей учетной записью.

Для интеграции документов и синхронизации данных по оргструктуре использовали «Коннектор к 1С». Решение позволяет передавать документы и данные справочников из 1С:ЗУП в Directum HR Pro и автоматически стартовать задачи на ознакомление и подписание.

«Петропавловск» организовал единую систему управления бизнес-процессами и документами на платформе Directum RX. В результате цифровизации все сведения о поставщиках компании хранятся в едином досье. Пользователи системы из разных подразделений и предприятий группы могут оценить риски не только в контексте одной сделки, но и увидеть общую картину благонадежности контрагента.

До внедрения Directum RX договорная работа в Группе велась в системе «1С:Документооборот», а согласование — по электронной почте или на бумаге. В используемых системах не было удобных инструментов для контроля контрактования. Срок согласования договора затягивался из-за проверки службой экономической безопасности каждого отдельного документа.

Теперь при занесении поставщика в систему достаточно проверить его один раз, а после периодически обновлять сведения. Данные о контрагенте актуализируются каждые шесть месяцев. Если служба экономической безопасности не обновила сведения о поставщике, то Directum RX блокирует заключение договора.

В результате внедрения Directum RX проверка контрагентов стала занимать один день. При этом снижены риски заключения договоров с недобросовестными поставщиками, досье контрагентов содержит актуальную информацию и хранится в единой базе. Срок согласования договора сократился за счет исключения лишних процедур проверки.

Помимо проверки службой экономической безопасности в ГК «Петропавловск» используют сторонние сервисы. Уведомления об изменении информации о контрагенте из внешней системы заносятся в Directum RX. После распознавания сообщения в досье контрагента автоматически создается запись, и в службу экономической безопасности уходит задача на внеплановую проверку.

Также система автоматически проверяет контрагентов по различным спискам (черный список, аффилированных лиц и др.). Если поставщик обнаруживается в таком списке, согласование направляется по отдельно настроенному маршруту.

Как сообщают в «Газпром инвест», прежней системе не хватало функциональности, гибкости, дружелюбного интерфейса. В рамках исполнения поручений ПАО «Газпром» по импортозамещению программных продуктов новая система электронного документооборота Directum RX была развернута на ОС семейства Linux, с СУБД Postgres Pro. Подрядчиком выступил партнер Directum – компания Innostage.

Проект внедрения Directum RX охватил 12 филиалов по всей стране и 5 тыс. человек, среди них 20 топ-менеджеров компании. Около 3 тыс. пользователей работают в системе одновременно. Они обмениваются служебными записками, управляют входящей и исходящей корреспонденцией; согласуют и утверждают организационно-распорядительную документацию; совместно редактируют проекты документов; используют поиск документов; управляют нормативно-справочной информацией и данными организационно-штатной структуры.

За первые 3 месяца 2022 года в системе Directum RX было создано более миллиона документов и отправлено более 650 тыс. задач.

После внедрения Directum RX в компании увеличилась скорость обработки документов и задач, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников и прозрачность процессов для руководителей. В дальнейшем «Газпром инвест» планирует цифровизировать кадровые бизнес-процессы, а также внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario.

За четыре месяца РЭУ им. Плеханова перешел с устаревшей системы электронного документооборота, которую использовал 12 лет, на Directum RX. Если раньше сотрудникам приходилось выполнять много действий вручную, то сегодня благодаря новой системе университет ускорил процессы создания, согласования и подписания документов.

Проект стартовал в декабре 2020 года. Внедрение Directum RX специалисты университета проводили самостоятельно, команда состояла из четырех сотрудников. Они цифровизировали процессы делопроизводства, договорную деятельность и организацию совещаний: настроили в Directum RX регламенты, работавшие в прежней системе, а также добавили новые. Команда самостоятельно принимала решения об изменении бизнес-процессов. При этом код не переписывали, а использовали «коробочную» функциональность системы.

Сотрудники обучались работе в Directum RX с помощью специального руководства и видеокурсов. Все материалы по работе в системе доступны для пользователей на портале университета.

Благодаря внедрению новой системы ускорились процессы документооборота, включая согласование и подписание. Пользователи отмечают сокращение трудоемкости на выполнение рутинных операций и удобство работы в веб-версии и в мобильном приложении Directum Jazz.

ВОЭК — один из крупнейших поставщиков электро- и теплоэнергии в Вологодской области. Компании требовалось увеличить скорость обработки обращений, не увеличивая количество персонала, а также организовать дистанционную работу с потребителями, в том числе физическими лицами.

Чтобы достичь целей, компания решила внедрить электронный документооборот с физическими лицами и создать полную прозрачность при ведении документации. Также ВОЭК планировало снизить нагрузку на персонал компании и обеспечить удаленное взаимодействие заказчиков, сотрудников и подрядчиков в условиях пандемии. В качестве платформы была выбрана платформа Directum. Адаптацией программного продукта занимались специалисты «Галактика ИТ».

В рамках проекта было создано три личных кабинета: для физических лиц, подрядчиков и поставщиков, а для бесперебойного электронного документооборота настроена интеграция Directum c системами «1С:Энергетика 2», ИС «OmniUS», «1С:Государственные и муниципальные закупки» и «1С:Бухгалтерия». Чтобы документы корректно учитывались в разных информационных системах, внедрили штрихкоды. Теперь документ идентифицируется и подгружается в нужную папку. В результате скорость работы увеличилась, появился порядок в документации и снизился риск ошибок из-за человеческого фактора. Также для работы с физическими лицами подключена простая электронная подпись. Благодаря нововведению клиенты могут удаленно подписывать документы.

В результате ВОЭК удалось избежать увеличения штата, повысить скорость подключения электро- и теплоэнергии по заявкам потребителей. При этом сократились расходы на бумагу, а благодаря прозрачности управления снизился риск штрафов.

«Хлебпром» входит в число ведущих российских производителей кондитерского рынка. Рост компании, изменение бизнес-процессов, необходимость быстрой адаптации процессов документооборота потребовали наличие гибкой системы управления. Одним из важнейших критериев при выборе новой платформы стала доступность современных технологий в решении «из коробки», без трудного процесса адаптации. Помимо широкого функционала, безопасности и производительности, она должна была обеспечивать возможность работы в облаке и гибкое построение аналитических отчетов. Также важным фактором, влияющим на выбор системы, была возможность интеграции с ERP-системой и наличие в платформе мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.

По итогам конкурса партнером для реализации этой задачи стала команда Softline. После тестирования на бизнес-задачах компании различных систем выбор был сделан в пользу Direсtum RX.

По результатам внедрения и настройки системы в компании «Хлебпром» были автоматизированы бизнес-процессы согласования, регистрации и контроля исполнения приказов по основной деятельности; согласования служебных записок и передачи на исполнение; согласования и управления доверенностями; согласования отпусков; согласования заявок на командировку; согласования договоров, дополнительных соглашений и спецификаций.

Через систему ежемесячно проходит около 200 приказов, 400 служебных записок, 120 доверенностей, 200 заявлений на отпуска и командировки, 200 договоров и 500 дополнительных соглашений. На текущий момент база Directum RX содержит тысячи разнообразных документов с историей их движения и исполнения.

Ранее документооборот и делопроизводство в органах исполнительной власти, подведомственных учреждениях и муниципалитетах Тюменской области вели в разных программах. По этой причине часто возникали сложности с интеграцией и настройкой ПО, в том числе из-за различия функциональности и версионности систем, тем самым усложнялись их сопровождение и техническая поддержка.

Для создания единого решения для всех уровней власти была проведена конкурсная процедура в соответствии с 44-ФЗ. По ее результатам в Тюменской области стартовали проект внедрения системы на базе Directum RX. В системе поддерживается работа со свободным общесистемным и офисным ПО: ОС семейства Linux, СУБД PostgreSQL, пакеты LibreOffice, Мой Офис, Р7-Офис и Onlyoffice.

Благодаря внедрению Directum RX в Тюменской области автоматизировано рассмотрение обращений граждан, поступающих с регионального портала услуг, ускорена подготовка корреспонденции и обмен с федеральными органами власти и иными субъектами РФ, а также повышена оперативность работы сотрудников и усилен контроль исполнительской дисциплины.

На данный момент к Directum RX подключены 252 подведомственные организации и 278 органов местного самоуправления. В единой системе работают свыше 7 тыс. пользователей, в том числе 100% государственных гражданских служащих.

В течение 2022 года к работе в единой системе присоединится Администрация г. Тюмени. Также в Правительстве Тюменской области рассматривают внедрение интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции и другие решения, которые можно реализовать на базе новой системы.

В группу «Гулливер» входит сеть супермаркетов, представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, логистические центры и собственное производство. Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в прошлом году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.

В ходе проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.

Эксперты предложили оптимизировать работу за счет внедрения системы Directum RX. Одно из преимуществ платформы — это наличие большого перечня готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости таких операций.

Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в несколько кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.

В результате реализации проекта работа компании с договорами была переведена на электронные рельсы. Внутри сервиса пользователи могут работать с 43 видами договоров, 27 видами дополнительных соглашений и 52 правилами согласования. В систему уже занесено 7 тыс. документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников. Для согласования документов используется электронная подпись, выдаваемая внутри организации с начала работы. Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями, и внутри которых можно полностью отследить историю взаимоотношений с тем или иным партнером.