Directum

В проектах «Гарден Сити» одновременно участвуют архитекторы, инженеры, снабженцы, строители, авторский надзор, сервисные подразделения и команды благоустройства. Работы распределяются по исполнителям на «Agile-досках»: на тикетах указывается плановая и фактическая загрузка, статус выполнения. Внутренние обращения также фиксируются в системе и направляются ответственным сотрудникам.

Для хранения регламентов, проектных наработок и шаблонов документов в «Гарден Сити» подключили «Базу знаний». Нужные материалы сотрудники находят по меткам и связям между статьями.

Основой для цифровизации внутренних процессов компании служит платформа Directum RX. Когда в «Гарден Сити» появилась необходимость в инструменте для проектной работы, предпочтение отдали продукту той же экосистемы.

В результате был сделан заметный шаг от системы электронного документооборота к единой цифровой среде компании. Удалось создать новую корпоративную культуру, выведя работу пользователей на новый уровень. В результате на 70% ускорены бизнес-процессы, а экономия составила 400 тыс. руб.

Правительство Республики Марий Эл более семи лет использует продукты Directum. В системе Directum 5 работали все 23 органа исполнительной власти региона, Администрация и подведомственные учреждения. Новые федеральные стандарты цифровизации потребовали от региона перехода на более гибкую и масштабируемую платформу. В качестве такого решения был выбран Directum RX. Ключевой задачей стало перевести всех пользователей максимально быстро, исключив параллельную работу в двух системах.

В рамках проекта, реализованного в правительстве Марий Эл, в «цифру» перевели работу с входящими и исходящими документами, обращениями граждан, приказами, распоряжениями, служебными записками и исполнением поручений. В ходе внедрения разработали сквозной маршрут согласования исходящих писем с Администрацией главы, скорректировали порядок работы с обращениями граждан и др.

Работы велись на предварительно развернутом тестовом контуре. Благодаря преимуществам no-code платформы большинство настроек выполняли сотрудники подведомственного учреждения без привлечения вендора.

В планах правительства — подключение к работе на базе платформы Directum RX новых организаций, интеграции с РВД, ПОС и Р7-Офис, а также внедрение ИИ-инструментов в основные процессы.

До внедрения Directum СЭД+ в учебном центре «РАТА» (дочернем обществе предприятия «Яковлев») использовали «Битрикс24». Возможностей этой платформы было недостаточно для полноценной автоматизации документооборота по российским стандартам. Для структурированного хранения документов и контроля исполнения поручений требовалось специализированное решение.

Компания перевела в систему Directum СЭД+ основные «бумажные» процессы. Решеением охвачено делопроизводство (регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции, работа с внутренними документами, выдача поручений и контроль исполнения), управление договорами на всех этапах их жизненного цикла, организацию совещаний (формирование повестки, ведение протоколов, автоматическая рассылка распоряжений по принятым решениям).

Подрядчиком на проекте выступила компания ТАНАИС — системный интегратор и партнер Directum. Дальше специалисты компании осваивали систему самостоятельно. Восемь человек из рабочей группы подготовились по обучающим материалам вендора и прошли аттестационные курсы. Для штатных сотрудников провели два вебинара с демонстрацией ключевых процессов в Directum СЭД+.

Быстрое освоение нового ПО стало возможным благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Также компании отметили высокую готовность «коробочной» версии Directum СЭД+, где решения разработаны с учетом удобства для пользователя.

На основе «Финансового архива» Directum завод развернул взаимодействие с «1С:Учет драгоценных металлов», «1С:ERP Управление предприятием», сервисом обмена «Контур.Диадок» и витриной данных «Контур.Налоговый мониторинг». В итоге компания снизила налоговые риски и смогла выполнить обязательства перед государством. Предприятие перешло на удаленную форму контроля, не прекращая работу ни одной из систем.

В результате проекта на заводе создали единый архив финансовых документов на базе Directum СЭД+, автоматизировали процессы согласования и подписания входящих и исходящих первичных учетных документов. Обеспечена бесшовная двусторонняя синхронизация Directum СЭД+ с 1С:ERP и создана единая база договоров и контрагентов. Удалось добилиться прозрачности жизненного цикла документов путем обмена статусами и ссылками на оригиналы документов между системами. Подготовлена инфраструктура для налогового мониторинга с помощью API, чтобы выгружать файлы из архива Directum СЭД+ в витрину данных Контур.Налоговый мониторинг и отражать в системе АИС «Налог-3» ФНС России.

Вступление в налоговый мониторинг не только помогло предприятию выполнить требования «Соглашения о защите и поощрении капиталовложений» (СЗПК) и быть участником специальных инвестиционных контрактов, но и облегчить работу сотрудников.

В рамках проекта компания «Синара-Девелопмент» цифровизировала договорную деятельность, работу с входящей и исходящей корреспонденцией, претензионную работу. Изменения коснулись всех сотрудников компании.

Договоры на согласование теперь можно запускать непосредственно из Directum RX, подписывать электронной подписью и обмениваться документами с Росреестром. Обработка входящих писем проходит за 10 минут благодаря встроенному ИИ. Прием претензий происходит по отдельному процессу и занимает на 30% меньше времени в сравнении с ручной обработкой. Исполнительская дисциплина контролируется за счет онлайн-виджетов;

Переходом на платформу Directum RX, разработкой матрицы согласований и решения для работы с претензиями занимался «Центр внедрения документооборота».

В ближайшее время «Синара-Девелопмент» планирует цифровизировать работу с доверенностями, включая выпуск машиночитаемых доверенностей на платформе Directum RX, унифицировать договорные документы с помощью шаблонов, отладить работу с первичными учетными документами.

Благодаря внедрению системы в банке с распределенной сетью филиалов и штатом свыше 2,7 тыс. человек приказы поступают в удаленные подразделения моментально, а не неделями, подписание больше не затягивается, а кадровый отдел не тратит время на механическую работу по подшивке документов. Одновременно компания резко сократила транспортные расходы и свела к минимуму риски утраты конфиденциальных данных. В итоге банк экономит порядка 13 млн руб. в год при ускорении кадрового документооборот на 85%. На подписание документа уходит не больше 5 минут.

«Из коробки» система Directum HR Pro закрыла 95% потребностей банка, легко интегрировалась с 1С:ЗУП и адаптировалась под особенности процессов без программирования. В ходе эксплуатации ПО компания расширила его интеграцию с учетной системой, настроила автоматическую подстановку актуальных подписантов в печатные формы. В цифру перенесли и валидацию приказов, сохранив логику процесса: документы проверяются до отправки сотруднику — так снижается вероятность переоформления.

Время подписания документа сократилось до 5 минут. Сейчас Directum HR Pro в компании пользуются 2,6 тыс. сотрудников — 99% штата. За два года в КЭДО зарегистрировано 100 тыс. документов. Данные хранятся в защищенном контуре с фиксацией каждого действия. В планах — переход на Directum HR Pro 2.7, запуск мобильного приложения и внедрение возможностей по управлению отпусками.

Цель проекта, реализуемого в «Центр-Инвест», — создать единое окно для всего документооборота компании. Сейчас компания цифровизирует делопроизводство, управление проектами, договорную работу и финансовый архив. Следующим этапом станет интеграция с «1С». Девелопер планирует привязать документы к конкретным строительным проектам и сформировать электронные библиотеки по каждому объекту.

До начала проекта в компании использовали систему электронного документооборота, возможности которой не охватывали все бизнес-процессы. При анализе рынка руководство обратило внимание на широкую функциональность платформы Directum RX. Поддержка различных типов документов, гибкое согласование, инструменты для управления проектами и простая интеграция со сторонними системами помогли девелоперу определиться с выбором.

В ближайшее время «Центр-Инвест» планирует масштабировать систему, которая охватит новые процессы и задачи. В ней появится база знаний для структурирования информации и инструменты на базе ИИ для обработки документов.

В ходе реализованного проекта компания «Ингортех» внедрила целый ряд решений на платформе Directum RX, в том числе систему управления заявками Directum ESM. В результате повысились скорость и качество решения запросов. Раньше на подачу заявки и уточняющие вопросы мог уходить целый рабочий день, теперь — 10-12 минут.

В Directum ESM реализована ИТ-поддержка, которая включает проблемы и инциденты (обработка критических ситуаций: недоступность сервисов, сбои, ошибки авторизации, потеря данных и др.), установка и настройка оборудования (подключение и ввод в эксплуатацию рабочих мест, периферийных устройств, закупка новой техники. Кроме того, охвачено создание базовых доступов для новых сотрудников, установка и настройка программного обеспечения, услуги IP-телефонии.

В рамках проекта компания протестировала работу в корпоративном супераппе Directum Omni. С помощью мультиприложения сотрудники могут оперативно уточнять рабочие вопросы внутри экосистемы Directum, не отвлекаясь на почту или публичные сторонние мессенджеры. Заказ услуг тоже возможно реализовать через суперапп.

В будущем «Ингортех» планирует расширить каталог услуг и развить базу знаний как единое навигационное пространство для хранения документов.

Банк «Аверс» с 2014 года использует решения Directum для цифровизации делопроизводства. Переход с системы Directum 5 на современную платформу Directum RX дал возможность пересмотреть ключевые бизнес-процессы, повысить их прозрачность и управляемость.

В частности, в результате миграции ускорено принятие решений. Ежедневно в организации создается более 500 документов и выполняется свыше 400 задач. Теперь они не «зависают» на промежуточных этапах, а руководители в реальном времени видят статус любой операции. Внедрение автоматических маршрутов согласования и умных правил назначения ответственных исключает задержки и рутинные уточнения.

В ходе проекта были сохранены исторические данные. Одно из главных опасений при смене системы — потеря документов, связей между ними, прав доступа. На новую платформу перенесли объемную базу данных, накопленную с 2014 года. Миграция архива обеспечила преемственность документооборота без технологических разрывов.

Что важно, повысилась прозрачность процессов. В ходе проекта оптимизировали более 50 регламентных процедур. Каждый этап движения документа или заявки теперь фиксируется в системе. Эти меры повышают исполнительскую дисциплину, упрощают внутренний контроль и аудит.

Переход на Directum RX стал для банка стратегическим шагом, а электронный документооборот вышел на уровень, который соответствует требованиям к скорости, безопасности и гибкости современных ИТ-систем.

За семь месяцев «Ижавиа» автоматизировала делопроизводство, работу со служебными записками и договорами. Благодаря возможностям low-code разработки специалисты авиакомпании создали собственный модуль автоматического проставления штампов на электронные документы.

Сегодня в системе работают 100 сотрудников «Ижавиа». До внедрения решения часть внутренних документов согласовывалась на бумаге. Теперь система самостоятельно направляет договоры и служебные записки нужным участникам по автоматизированным маршрутам. Раньше согласование могло занимать от семи дней до шести месяцев, после внедрения — в среднем за три дня.

Как отмечает Дмитрий Холмогоров, начальник отдела по договорной работе АО «Ижавиа», процедура согласования договоров стала структурированной. Упорядочилась работа с версиями договоров, видна четкая связь между служебной запиской и договором, к которому она оформлена. Распределение договоров между сотрудниками внутри одной службы автоматизировано, что позволяет экономить рабочее время. Одним из самых важных новшеств стала возможность создания разных видов маршрутов согласования договоров, благодаря чему сотрудники могут самостоятельно влиять на процессы согласования, своевременно внося в них корректировки.

В ближайшее время в «Ижавиа» планируют перейти на работу с шаблонами документов, организовать подписание первичных документов с помощью электронной подписи и отправку контрагенту через ЭДО, добавить проставление штампов с отражением статей затрат и мест возникновения затрат, а также отслеживать договоры от запуска согласования до подписания всей первичной документации по ним.