Directum

Компания «Прогресс» рассматривала готовые системы для управления рисками, но выбрала самостоятельную разработку на базе платформы Directum RX, которую использует с 2020 года. Среди преимуществ такого решения — привычный пользователям интерфейс, гибкие настройки рабочих процессов, отчетов, виджетов с помощью low-code. Проект был реализован силами внутренней команды ИТ-специалистов. В системе можно работать как с реализовавшимися, так и с потенциальными рисками, включая коммерческие, юридические, организационные, финансовые, производственные, логистические, риски информационной безопасности и др.

С помощью Risk Radar идентифицированы и проработаны свыше 100 паспортов рисков, в том числе комплаенс-риски, по 14 областям законодательного регулирования. Внедрено более 40 новых контрольных процедур. С момента внедрения системы удалось предотвратить потери на сумму свыше 3 млрд руб. Решение уже прошло внешнюю оценку — эксперты Национального рейтингового агентства, присваивая компании кредитный рейтинг, отдельно отметили высокий уровень развития системы управления рисками.

В обозримом будущем планируется перенести отчетность систем аналитики с Microsoft на внутреннюю платформу Directum RX, внедрить встроенные в платформу инструменты искусственного интеллекта для автоматической интегральной оценки рисков, сформировать единую базу знаний о факторах и последствиях рисков.

Компания «Полицифра» завершила пилотное тестирование решения Directum Targets. В рамках пилота команда сформировала концептуальную модель, отражающую взаимосвязь проектов и операционной деятельности с целями подразделений.

Специалисты компании оценили применимость использованного подхода и проработали ключевые сценарии использования. В системе на базе Directum Targets и Directum Projects утвердили карту целей подразделения и связали их с проектами, чтобы отслеживать стратегические показатели. В ходе пилота были сформированы и апробированы подходы к увязке целей и показателей, отработаны сценарии управления проектами, а также собраны предложения по дальнейшему развитию тестируемых решений.

Как отмечает Владимир Муромцев, генеральный директор «Полицифры», во время тестирования компания смогла дополнительно структурировать рабочие процессы. На начальных этапах не ожидалось быстрого упрощения управления целями и проектами — к этому эффекту планируется последовательно приходить по мере дальнейшего развития подходов и вовлечения участников. Для компании важен накопительный результат: в перспективе он позволит сформировать удобное и информативное цифровое пространство, в котором руководители всех уровней будут видеть ключевые показатели, а исполнители — вести детализированную информацию в привычном формате.

По итогам пилота «Полицифра» приступила к проработке дорожной карты дальнейшего потенциального использования Directum Targets и Directum Projects.

«Газпром трансгаз Чайковский» 20 лет развивает цифровую инфраструктуру на базе решений Directum, поэтому «Долговременный архив» стал логичным продолжением уже выстроенной архитектуры на знакомой платформе. Внедрение реализовала команда специалистов Directum за четыре месяца. С архивом сегодня работают 30 сотрудников администрации.

В рамках проекта в цифровой вид перевели сценарии архивного делопроизводства: формирование и согласование сдаточных описей, передачу документов на долговременное хранение с обеспечением юридической значимости. Также настроили процессы согласования актов о выделении документов к уничтожению, обработки запросов архивных справок, выписок и копий. Дополнительно реализовали механизмы формирования отчетов и выгрузки архивных документов.

Работы начались с инициации и формирования рабочей группы. Затем команда провела исследование и проектирование: выполнила анализ текущих процессов (GAP-анализ), собрала и согласовала требования, подготовила уточненное техническое задание. На следующем этапе решение настроили и адаптировали под процессы.

Работать в системе пользователей обучили через видеоуроки. На сегодняшний момент «Долговременный архив» на базе Directum RX запущен в промышленную эксплуатацию и передан на сопровождение. В полном объеме электронное хранилище заработает через несколько лет, когда подойдет срок передачи документов в архив.

Правительство Тюменской области в числе первых регионов России решило использовать искусственный интеллект в работе. Основной целью на 2025 год была настройка коробочного функционала ИИ в СЭД, чтобы увидеть, как интеллектуальные инструменты Directum могут упростить автоматизацию бизнес-процессов и повысить гибкость систем.

Первоначально оптимизировали работу с входящими документами: обращениями граждан и письмами. Их значимая доля по-прежнему приходила в бумажном виде или в виде сканов по электронной почте. Сотрудникам нужно было создавать карточки таких документов вручную, на это уходило много времени, был высок риск ошибок и неточностей из-за «человеческого фактора».

ИИ-инструменты помогли сократить задержки, избавиться от рутины, повысить прозрачность. На обработку бумажных входящих писем у делопроизводителей уходит на 50% меньше времени. Такого результата удалось добиться благодаря тому, что команда внедрения обучила ИИ-сервисы классифицировать документы как «входящее письмо» или «обращение гражданина» и заполнять карточки в зависимости от вида. Правильность автоматического заполнения реквизитов достигает 87%. Для этого команда дообучила модель ИИ на документах, ранее зарегистрированных участниками системы, причем механизм обрабатывает не только вложения, но и сопроводительный текст.

Для обработки обращений внедрена multi-label classification — классификация по многим меткам, которая определяет до трех вопросов по Общероссийскому тематическому классификатору. Это необходимо, поскольку граждане часто поднимают сразу несколько проблем, при этом нужно четко зафиксировать их запросы. Точность определения вопросов достигает 70%.

В Правительстве Тюменской области также используется генеративный ИИ. Он применяется для вопросно-ответного поиска, создания аннотаций, проверки орфографии и автоматической подготовки ответа.

Органы региональной власти продолжат интеграцию интеллектуальных сервисов Directum в рабочие процессы. В будущем планируется улучшать методику определения вопросов в обращениях граждан, чтобы повысить качество и скорость оказания услуг. С помощью генеративного ИИ будет оптимизирована работа с поручениями. Еще одно важное направление развития — нормоконтроль, чтобы автоматически проверять документы на соответствие федеральным и региональным нормативно-правовым актам.

Сотрудники крупного транспортного холдинга «АльянсАвтоГрупп» ежедневно работают с большим количеством входящих, исходящих и внутренних документов. Раньше их согласование проходило в бумажном формате, но для ускорения процессов и снижения нагрузки на сотрудников в компании перевели процессы в цифровой вид.

У компании было несколько требований к системе: простая настройка, возможность адаптации без сложного программирования, высокая скорость внедрения и мобильное приложение, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к документам и задачам в любое время. Продукты Directum отвечали всем требованиям, поэтому руководство холдинга выбрало их.

Внедрялось сразу несколько решений: «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», «База знаний», мобильные приложения Solo и Jazz. Также команда проекта настроила интеграции с «1С», чтобы автоматизировать финансовые операции, и с «Диадок», чтобы обмениваться юридически значимыми документами с другими организациями. Внедрением занимался квалифицированный партнер компании Directum — MaxSoft.

Внедренные решения помогли повысить эффективность процессов, взаимодействие сотрудников, усилить контроль исполнения задач. Сегодня с платформой Directum RX работают больше 300 сотрудников компании, создано более 140 тыс. документов, а процессы согласования занимают два дня вместо 10.

В дальнейшем «АльянсАвтоГрупп» планирует развивать и масштабировать систему, увеличивать число ее пользователей.

По мере роста объемов договорных, финансовых и внутренних документов процессы стали занимать больше времени и усложнять взаимодействие между подразделениями. Заводу керамических изделий потребовалось повысить контроль за сроками и качеством исполнения задач, сократить долю рутинных операций, ускорить документооборот и упростить создание и поиск документов. Дополнительно за счет перехода к электронному формату рассматривалась возможность снизить затраты на печать.

Для того чтобы закрыть возникшие задачи, выбрали цифровую платформу Directum RX. При оценке решения учитывались стоимость, функциональность, опыт вендора и надежность программного продукта.

В рамках внедрения выстраивается единый контур работы с договорными, внутренними и финансовыми документами, включая счета, акты и УПД. В системе организуется финансовый архив, настраивается коннектор к оператору ЭДО «Диадок» и развертывается среда разработки.

Проект находится на начальной стадии. На текущем этапе развернута инфраструктура, выполнены базовые настройки и запущены основные сценарии работы. Уже сейчас в системе работает более 200 сотрудников, достигнута возможность контролировать ход исполнения задач и ускорить обработку документов.

В будущем завод планирует совершенствовать систему под внутренние специфические процессы, поэтапно оптимизируя ее, а также запустить кадровый электронный документооборот.

После ухода иностранных вендоров с российского рынка компания «Бионорика» решила перенести Directum RX на импортозамещенный технологический стек, чтобы сохранить надежность и стабильность работы цифровых решений. Проектом занимался генеральный партнер Directum — «Акелон».

Завершить перенос удалось в сжатые сроки — за 2,5 месяца, для этого работы по обновлению системы и переходу на импортонезависимый стек велись параллельно. В процессе не пришлось останавливать бизнес-процессы – команда проекта приняла меры, которые обеспечили непрерывную работу сотрудников.

Несмотря на сложность работ, команда проекта уложилась в запланированные сроки без привлечения дополнительных трудозатрат. В результате платформа Directum RX начала функционировать на отечественной ОС Astra Linux и СУБД PostgreSQL. Благодаря этому фармкомпания больше не зависит от зарубежных поставщиков. Кроме того, стало проще обслуживать систему, сократились затраты на покупку лицензий, повысилась безопасность.

Чтобы определить поставщика решения для оптимизации работы с документами, специалисты «Югории» проанализировали девять систем. Выбор остановили на СЭД Directum: она полностью соответствовала функциональным и техническим требованиям. Внедрением занимались специалисты компании «МайТэк». При этом все модификации выполнила внутренняя команда Югории, в которую вошли руководитель проекта, аналитик и разработчик.

В результате проекта в «Югории» трансформировали весь цикл работ по обращениям клиентов: от загрузки запроса в систему до отправки ответа заявителю и формирования отчетов для ЦБ РФ и Всероссийского союза страховщиков. Был цифровизирован весь кадровый документооборот, к нему уже подключили 83% сотрудников. Удалось исключить потерю и порчу документов, сокращены затраты на логистику и хранение.

В ближайших планах страховой компании – запустить электронное оформление командировок и авансовых отчетов. На очереди перевод в цифру согласования договоров, оплаты заявок, закупочной деятельности и внедрение других новинок.

Поводом для смены платформы стали ее технические ограничения. «Теплосеть» столкнулась с невозможностью самостоятельно дорабатывать систему, отсутствием современных инструментов для интеграции с «Контур. Диадок», а также устаревшим интерфейсом. Целью проекта была полная цифровизация процессов работы с договорами. Для этого требовалось организовать единое хранилище для всех договоров, включая исторические архивы, и провести интеграцию с действующими системами.

В ходе проекта «Теплосеть» полностью перенесла данные контрагентов в Directum RX без потери информации. Были настроены и адаптированы под нужды пользователей решения «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Переход на Directum RX позволил решить ключевые операционные задачи. Благодаря новой платформе весь документооборот — входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, договоры и финансовая документация — ведется в едином цифровом пространстве. Документы создаются по готовым шаблонам и согласуются по заранее настроенным маршрутам. Всего в системе работают 265 сотрудников.

Первый этап проекта занял два месяца. За это время в Bungly разработали виды документов и регламенты их утверждения. Права доступа выдаются автоматически, а сами данные хранятся в папках проектов.

Чтобы выстроить прозрачное взаимодействие сотрудников, в компании использовали еще одно решение платформы Directum RX — «Совещания». Администратор встречи фиксирует все поручения ассортиментного комитета, а после собрания — автоматически рассылает задачи ответственным. Сейчас в системе работает более 20 сотрудников.

Дополнительно в компании настроили согласование для таких процессов, как дошив партий, работа с браком, внесение изменений в коллекцию, разработка дизайн-макетов и др.

Как отмечает Екатерина Бредова, руководитель проектного офиса Bungly, по результатам первого этапа удалось структурировать документы по проектам. Каждый заинтересованный всегда знает, где найти те или иные данные. Также появилась возможность отслеживать изменения эскизов, что значительно упростило работу сотрудников. Процессы согласования стали прозрачнее — можно увидеть, на каком этапе находится документ, и кого необходимо поторопить.