Directum

«Газпром трансгаз Чайковский» уже около 20 лет использовал для поддержки бизнес-процессов систему Directum. В 2021 году встал вопрос о полном переходе на импортозамещенное ПО, а для этого необходимо было перенести все процессы из Directum 5 в новую импортонезависимую версию платформы Directum RX.

Команда внедрения использовала шаблонное решение для дочерних обществ «Газпрома». Система совместима с отечественными и свободно распространяемыми платформами, в частности, бизнес-процессы компании сейчас полностью переведены на серверы под управлением ОС АльтЛинукс с СУБД PostgreSQL.

В рамках проекта была организована миграция исторических данных из Directum 5 в Directum RX и синхронизирована информация об организации, подразделениях, должностях, сотрудниках. Были реализованы дополнительные роли пользователей, чтобы быстрее и точнее запускать процессы согласования. Кроме того, потребовалось спроектировать регистрацию и рассмотрение входящих и исходящих писем, вынесение резолюций, работу со служебными записками, контроль исполнения приказов и распоряжений, а также разработать отчет по исполнительской дисциплине.

В планах компании обновление до новой версии Directum RX, в которой шире функциональность – например, можно удобнее выбирать адресатов задач, возвращать документ на доработку инициатору при рассмотрении. Также запланировано повышение отказоустойчивости системы.

В основу цифровизации процессов Правительства Удмуртской Республики заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 тыс. писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут, далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Основной целью проекта было сокращение трудозатрат делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит им сконцентрироваться на других задачах. Это достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса: проверке входящих писем на дубли, заполнению реквизитов и регистрации, формированию шаблона текста проекта резолюции и определению ответственного исполнителя. В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов. После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненный шаблон и отправить на рассмотрение руководителю.

По итогам проекта корректность автоматического заполнения реквизитов входящих писем составила 80%, корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения – 91%, а корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции – 67%. В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.

В 2020 году руководство компании приняло решение перейти с Directum 5 на Directum RX, архитектура которой отвечает современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем и соответствует всем критериям импортозамещения. В задачи проекта входила не только миграция данных в новую систему, но и модернизация процессов делопроизводства.

Перед началом работ специалисты «Содружества» прошли обучение по курсу «Разработка Directum RX». Проект стартовал в 2021 году и проходил параллельно с развитием функциональности системы. Команда проекта перенесла в новую систему информацию по контрагентам, подразделениям и другие данные. Результатом стала импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных для полноценной работы.

Особенностью проекта стала интеграция с RabbitMQ. Программный брокер сообщений используется для взаимодействия между системами компании. На первом этапе внедрения была настроена синхронизация данных о контрагентах и центрах финансовой ответственности – информация поступает в систему из «1С». Благодаря интеграции сотрудникам не нужно запускать задачи по замещению вручную в двух системах. При создании или изменении записи данные автоматически передаются в Directum RX.

В течение 2022 года компания планирует перевести в систему управление командировками и авансовыми отчетами, HR-процессы, отправку и исполнение заявок на доступ к информационным системам предприятия, а также согласование доверенностей на сотрудников организации.

Планируется, что переход на Directum RX завершится до конца 2023 года.

Внедрение Service Desk для ИТ-службы стало очередным этапом расширения функциональности Directum RX. В 2017 году Волжский абразивный завод выстроил процессы делопроизводства и договорную работу, в 2020 году оптимизировал работу с совещаниями и организацию пропуска автотранспорта.

До сих пор руководитель вручную разбирал и распределял обращения по исполнителям. В том числе заявки на добавление нового пользователя, предоставление прав доступа, создание информационных ресурсов, изменение ПО, установку, подключение и ремонт оборудования.

Специалисты предприятия за два месяца самостоятельно разработали и запустили решение Service Desk для ИТ-службы на базе Directum RX — провели анализ поступающих в отдел обращений и создали единый реестр заявок по категориям и типам. Благодаря этому удалось оптимизировать и ускорить согласование и подписание заявок в других подразделениях. Каждый тип обращения теперь уходит по своему регламенту, который учитывает этапы и участников. Например, просьба создать внешний электронный адрес поступает на согласование в отдел экономической безопасности, а выдача прав на информационные ресурсы — владельцам ресурсов.

Обращения, полученные отделом ИТ и связи, автоматически отправляются на исполнение руководителям группы. Начальник рассматривает только заявки на новое оборудование. При этом руководитель группы может запросить согласование у начальника отдела, если у него возникли сомнения в необходимости исполнения.

Благодаря цифровизации процесса по рассмотрению заявок удалось упростить взаимодействие ИТ-специалистов и пользователей, сократить время рассмотрения и подписания заявок руководителями, повысить прозрачность процесса, освободить ИТ-руководителя от рутинного разбора обращений и создать единый реестр заявок.

В дальнейшем на Волжском абразивном заводе собираются продолжить перевод документов в Directum RX и избавиться от оставшихся бумажных документов, в том числе в удаленных подразделениях завода. Планируется подключить мобильное решение Directum Solo для руководителей, которые приводят много времени на производстве без постоянного доступа к компьютеру, проработать вопрос цифровизации проектной работы с использованием решения Directum «Agile доски», а также выстроить взаимодействие между Directum RX и «Контур.Диадок» по исходящей корреспонденции и договорным документам.

В рамках проекта, реализованного в «ЭкоНива», специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.

Для оптимизации договорных процессов были переработаны карточки договоров и дополнительных соглашений, прописаны новые условия согласования. Также эксперты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.

В настоящий момент более 2600 сотрудников «ЭкоНивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные.

За девять месяцев работы над проектом в «Биннофарм Групп» было организовано электронное хранилище для финансовых, кадровых, договорных и закупочных документов, настроена бесперебойная работа в новой системе более чем для 1 тыс. сотрудников. Компания перевела бизнес-процессы работы с документами в систему Directum RX и интегрировала ее с корпоративными информационными системами «Контур.Диадок», SAP ERP, «1С:УПП» и «1С:ЗУП».

В планах «Биннофарм Групп» тиражировать Directum RX на производственные площадки компании, совершенствовать и кастомизировать действующие решения, автоматизировать процессы управления служебными командировками, авансовыми отчетами и другими кадровыми документами.

Предпосылками внедрения в «Маркетс Партнерс» кадрового электронного документооборота стали последствия пандемии и территориально распределенная структура организации. Из всех продуктов, представленных на рынке, компания выбрала систему Directum HR Pro.

Сотрудники компании — а это 225 одновременно работающих пользователей — создают заявления и подписывают кадровые документы в интерфейсе личного кабинета прямо со смартфона или компьютера. Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), сотрудники — усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), которая выдается прямо в системе.

Специально для проекта была реализована аутентификация в личном кабинете через Google-аккаунт. Пользователи могут не вводить пароль, если они уже авторизованы в браузере под своей учетной записью.

Для интеграции документов и синхронизации данных по оргструктуре использовали «Коннектор к 1С». Решение позволяет передавать документы и данные справочников из 1С:ЗУП в Directum HR Pro и автоматически стартовать задачи на ознакомление и подписание.

«Петропавловск» организовал единую систему управления бизнес-процессами и документами на платформе Directum RX. В результате цифровизации все сведения о поставщиках компании хранятся в едином досье. Пользователи системы из разных подразделений и предприятий группы могут оценить риски не только в контексте одной сделки, но и увидеть общую картину благонадежности контрагента.

До внедрения Directum RX договорная работа в Группе велась в системе «1С:Документооборот», а согласование — по электронной почте или на бумаге. В используемых системах не было удобных инструментов для контроля контрактования. Срок согласования договора затягивался из-за проверки службой экономической безопасности каждого отдельного документа.

Теперь при занесении поставщика в систему достаточно проверить его один раз, а после периодически обновлять сведения. Данные о контрагенте актуализируются каждые шесть месяцев. Если служба экономической безопасности не обновила сведения о поставщике, то Directum RX блокирует заключение договора.

В результате внедрения Directum RX проверка контрагентов стала занимать один день. При этом снижены риски заключения договоров с недобросовестными поставщиками, досье контрагентов содержит актуальную информацию и хранится в единой базе. Срок согласования договора сократился за счет исключения лишних процедур проверки.

Помимо проверки службой экономической безопасности в ГК «Петропавловск» используют сторонние сервисы. Уведомления об изменении информации о контрагенте из внешней системы заносятся в Directum RX. После распознавания сообщения в досье контрагента автоматически создается запись, и в службу экономической безопасности уходит задача на внеплановую проверку.

Также система автоматически проверяет контрагентов по различным спискам (черный список, аффилированных лиц и др.). Если поставщик обнаруживается в таком списке, согласование направляется по отдельно настроенному маршруту.

Как сообщают в «Газпром инвест», прежней системе не хватало функциональности, гибкости, дружелюбного интерфейса. В рамках исполнения поручений ПАО «Газпром» по импортозамещению программных продуктов новая система электронного документооборота Directum RX была развернута на ОС семейства Linux, с СУБД Postgres Pro. Подрядчиком выступил партнер Directum – компания Innostage.

Проект внедрения Directum RX охватил 12 филиалов по всей стране и 5 тыс. человек, среди них 20 топ-менеджеров компании. Около 3 тыс. пользователей работают в системе одновременно. Они обмениваются служебными записками, управляют входящей и исходящей корреспонденцией; согласуют и утверждают организационно-распорядительную документацию; совместно редактируют проекты документов; используют поиск документов; управляют нормативно-справочной информацией и данными организационно-штатной структуры.

За первые 3 месяца 2022 года в системе Directum RX было создано более миллиона документов и отправлено более 650 тыс. задач.

После внедрения Directum RX в компании увеличилась скорость обработки документов и задач, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников и прозрачность процессов для руководителей. В дальнейшем «Газпром инвест» планирует цифровизировать кадровые бизнес-процессы, а также внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario.

За четыре месяца РЭУ им. Плеханова перешел с устаревшей системы электронного документооборота, которую использовал 12 лет, на Directum RX. Если раньше сотрудникам приходилось выполнять много действий вручную, то сегодня благодаря новой системе университет ускорил процессы создания, согласования и подписания документов.

Проект стартовал в декабре 2020 года. Внедрение Directum RX специалисты университета проводили самостоятельно, команда состояла из четырех сотрудников. Они цифровизировали процессы делопроизводства, договорную деятельность и организацию совещаний: настроили в Directum RX регламенты, работавшие в прежней системе, а также добавили новые. Команда самостоятельно принимала решения об изменении бизнес-процессов. При этом код не переписывали, а использовали «коробочную» функциональность системы.

Сотрудники обучались работе в Directum RX с помощью специального руководства и видеокурсов. Все материалы по работе в системе доступны для пользователей на портале университета.

Благодаря внедрению новой системы ускорились процессы документооборота, включая согласование и подписание. Пользователи отмечают сокращение трудоемкости на выполнение рутинных операций и удобство работы в веб-версии и в мобильном приложении Directum Jazz.