Directum

В 2021 году в Астраханской области приняли решение перейти на систему Directum RX, а также заменить операционную систему на Astra Linux SE 1.7 «Воронеж». Миграция происходила с сохранением регламентов ключевых бизнес-процессов. Подрядчиком проекта выступила компания «Интеллектика Консалтинг».

Перед командой проекта стояла задача упростить и ускорить работу внутреннего документооборота, усовершенствовать взаимодействие государственных органов с гражданами, а также улучшить процесс обмена корреспонденцией через МЭДО.

Чтобы оптимизировать внутренний обмен корреспонденцией, большая часть документов была переведена в цифровой формат. Благодаря объединению этапов ознакомления с документом и его регистрации удалось избавиться от однотипных задач при отправке исходящих и получении входящих документов.

Перевод исполнительных органов государственной власти Астраханской области на Directum RX облегчил работу ключевых пользователей: ускорилась доставка документов корреспондентам, упростилась обработка обращений граждан, упорядочилась работа с корреспонденцией, снизилась трудоемкость выставления задач. Более 100 организаций и ведомств теперь работают в едином цифровом пространстве.

Благодаря мобильному приложению Directum Solo должностные лица могут работать по гибкому графику без привязки к рабочему месту — оперативно подключаться к срочным вопросам и не задерживать срок рассмотрения документов.

На следующем этапе планируется внедрение решений «Совещания», «Долговременный архив» и «Agile-доски», а также настройка механизмов интеллектуальной обработки документов. Систему Directum RX планируется тиражировать на органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

Ассоциации европейского бизнеса требовалось автоматизировать работу с бумажными и электронными документами, используя облачное решение. Было важно обеспечить эффективное электронное взаимодействие по управлению внешним и внутренним документооборотом, а также по согласованию договоров.

За четыре месяца команда TANAiS проанализировала и спроектировала процессы, адаптировала систему Directum RX под бизнес-логику организации, организовала опытно-промышленную эксплуатацию и провела обучение рабочей группы. Особенностями проекта стали двуязычные документы и миграция большого объема данных.

После внедрения системы задачи, на проработку которых ранее требовалось несколько часов, решаются буквально в несколько кликов. Кроме того, из-за частых командировок руководителей ранее процесс согласования договоров занимал очень много времени. С помощью мобильного решения Directum Solo подписание и согласование происходит быстро, независимо от местонахождения сотрудников.

БКО использует Directum уже 15 лет. С ее помощью переведены в электронный вид ключевые бизнес-процессы по работе с документами. Однако объем входящей документации к 2021 году вырос до 6,5 тысяч в месяц, и это направление работы потребовалось дополнительно оптимизировать. Чтобы облегчить занесение информации, поступающей от контрагентов, руководство компании решило разгрузить сотрудников и внедрить автоматическое распознавание.

На предприятие документы поступают несколькими способами: в электронном виде через сервис обмена «Диадок», в бумажном виде по почте или доставкой, а также электронная корреспонденция приходит через email, сайт Госуслуг и другие источники. В зависимости от способа поступления документов сервисы Directum по-разному их обрабатывают.

Всего с помощью интеллектуальных сервисов Directum классифицируется 24 вида документов. Распознавание реквизитов настроено для восьми из них: товарной накладной, УПД, счета-фактуры, акта выполненных работ и др. ИИ-сервисы извлекают значимые реквизиты: номер, дату, наименование организации и пр. Карточки первичных документов заполняются извлеченными фактами, после чего сотрудники проверяют результат работы искусственного интеллекта.

Специалисты БКО самостоятельно обучают интеллектуальные сервисы работать с новыми видами документов. Делопроизводители используют приложение для визуальной разметки AVIA — отмечают на документах значимые факты, а сотрудники отдела информационных технологий проводят само обучение искусственного интеллекта. Пул распознаваемых документов все время пополняется. Так, недавно ИИ-сервисы научились определять постановления службы судебных приставов.

В результате реализации проекта в 3 раза сократилось время на обработку первичной документации, точность классификации документов составляет от 60 до 100%. Кроме того, ускорилась подготовка отчетности для государственных органов и внутренних контролеров. Благодаря интеллектуальным сервисам Directum организован контроль над возвратом подписанной контрагентами финансово-первичной документации. Гарантируется правильность оформления такой документации, появился оперативный доступ к документам для всех заинтересованных работников.

В дальнейших планах БКО — охват процессов по отправке и получению документов от контрагентов по электронной почте, расширение списка классифицируемых видов документов и распознаваемых реквизитов.

Раньше сотрудники ТФОМС СО вели документооборот в классической СЭД, но постепенно система перестала устраивать пользователей: ей не хватало функциональности и гибкости. Внедрение Directum RX помогло оптимизировать делопроизводство, работу с государственными контрактами, организацию совещаний, управление задачами, которое теперь ведется с помощью Agile-досок Directum.

Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, система развернута на Astra Linux Common Edition 2.12.29 и СУБД PostgreSQL 12.9. Работы по внедрению выполняли специалисты «Старков Групп».

В результате проекта в цифровой вид переведено 85 видов документов, время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза. Нагрузка на регистраторов изменилась — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль. Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.

В дальнейшем в ТФОМС СО планируют настроить интеграцию системы с сервисами ЭДО, расширить использование модулей «Совещания», «Проекты», увеличить число пользователей мобильного приложения Directum Solo, подключить службу потокового ввода документов Directum Capture Service.

Как заявляют в «Ашан Ритейл Россия», проект стал первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа компания перейдет на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизирует выдачу доверенностей.

В рамках проекта было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования. Созданное в соответствии с ними решение содержит в себе инструменты low-code, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети.

В ходе проекта специалисты RockITSoft структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов, разработали более 100 вариантов договорных документов, настроили более 30 различных критериев матрицы согласований, организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса. Теперь вся работа — от создания договорного документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

В результате реализации проекта более 10 тыс. участников договорных отношений работают быстрее и эффективнее. Сотрудники могут наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Увеличилась скорость обмена информацией, повысилась прозрачность процессов внутри компании.

В ходе проекта была структурирована система жизненного цикла договорных документов, включая оценку рисков контрагентов. Используя существующие шаблоны «Ашан», команда RockITSoft настроила более 100 вариантов договорных документов, усовершенствовав работу более чем 10 тыс. участникам договорных отношений. Созданная система содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков.

Более 30 различных критериев матрицы согласований позволяют участникам процесса наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса позволяет оперативно задействовать всех заинтересованных лиц и увеличивает скорость обмена информацией. Внедрение системы дает возожность сократить время согласования договоров и обеспечить прозрачность процесса внутри компании.

Как отмечает Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан Ритейл Россия», проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа планируется перейти на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизировать выдачу доверенностей.

«Газпром трансгаз Чайковский» уже около 20 лет использовал для поддержки бизнес-процессов систему Directum. В 2021 году встал вопрос о полном переходе на импортозамещенное ПО, а для этого необходимо было перенести все процессы из Directum 5 в новую импортонезависимую версию платформы Directum RX.

Команда внедрения использовала шаблонное решение для дочерних обществ «Газпрома». Система совместима с отечественными и свободно распространяемыми платформами, в частности, бизнес-процессы компании сейчас полностью переведены на серверы под управлением ОС АльтЛинукс с СУБД PostgreSQL.

В рамках проекта была организована миграция исторических данных из Directum 5 в Directum RX и синхронизирована информация об организации, подразделениях, должностях, сотрудниках. Были реализованы дополнительные роли пользователей, чтобы быстрее и точнее запускать процессы согласования. Кроме того, потребовалось спроектировать регистрацию и рассмотрение входящих и исходящих писем, вынесение резолюций, работу со служебными записками, контроль исполнения приказов и распоряжений, а также разработать отчет по исполнительской дисциплине.

В планах компании обновление до новой версии Directum RX, в которой шире функциональность – например, можно удобнее выбирать адресатов задач, возвращать документ на доработку инициатору при рассмотрении. Также запланировано повышение отказоустойчивости системы.

В основу цифровизации процессов Правительства Удмуртской Республики заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 тыс. писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут, далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Основной целью проекта было сокращение трудозатрат делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит им сконцентрироваться на других задачах. Это достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса: проверке входящих писем на дубли, заполнению реквизитов и регистрации, формированию шаблона текста проекта резолюции и определению ответственного исполнителя. В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов. После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненный шаблон и отправить на рассмотрение руководителю.

По итогам проекта корректность автоматического заполнения реквизитов входящих писем составила 80%, корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения – 91%, а корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции – 67%. В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.

В 2020 году руководство компании приняло решение перейти с Directum 5 на Directum RX, архитектура которой отвечает современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем и соответствует всем критериям импортозамещения. В задачи проекта входила не только миграция данных в новую систему, но и модернизация процессов делопроизводства.

Перед началом работ специалисты «Содружества» прошли обучение по курсу «Разработка Directum RX». Проект стартовал в 2021 году и проходил параллельно с развитием функциональности системы. Команда проекта перенесла в новую систему информацию по контрагентам, подразделениям и другие данные. Результатом стала импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных для полноценной работы.

Особенностью проекта стала интеграция с RabbitMQ. Программный брокер сообщений используется для взаимодействия между системами компании. На первом этапе внедрения была настроена синхронизация данных о контрагентах и центрах финансовой ответственности – информация поступает в систему из «1С». Благодаря интеграции сотрудникам не нужно запускать задачи по замещению вручную в двух системах. При создании или изменении записи данные автоматически передаются в Directum RX.

В течение 2022 года компания планирует перевести в систему управление командировками и авансовыми отчетами, HR-процессы, отправку и исполнение заявок на доступ к информационным системам предприятия, а также согласование доверенностей на сотрудников организации.

Планируется, что переход на Directum RX завершится до конца 2023 года.

Внедрение Service Desk для ИТ-службы стало очередным этапом расширения функциональности Directum RX. В 2017 году Волжский абразивный завод выстроил процессы делопроизводства и договорную работу, в 2020 году оптимизировал работу с совещаниями и организацию пропуска автотранспорта.

До сих пор руководитель вручную разбирал и распределял обращения по исполнителям. В том числе заявки на добавление нового пользователя, предоставление прав доступа, создание информационных ресурсов, изменение ПО, установку, подключение и ремонт оборудования.

Специалисты предприятия за два месяца самостоятельно разработали и запустили решение Service Desk для ИТ-службы на базе Directum RX — провели анализ поступающих в отдел обращений и создали единый реестр заявок по категориям и типам. Благодаря этому удалось оптимизировать и ускорить согласование и подписание заявок в других подразделениях. Каждый тип обращения теперь уходит по своему регламенту, который учитывает этапы и участников. Например, просьба создать внешний электронный адрес поступает на согласование в отдел экономической безопасности, а выдача прав на информационные ресурсы — владельцам ресурсов.

Обращения, полученные отделом ИТ и связи, автоматически отправляются на исполнение руководителям группы. Начальник рассматривает только заявки на новое оборудование. При этом руководитель группы может запросить согласование у начальника отдела, если у него возникли сомнения в необходимости исполнения.

Благодаря цифровизации процесса по рассмотрению заявок удалось упростить взаимодействие ИТ-специалистов и пользователей, сократить время рассмотрения и подписания заявок руководителями, повысить прозрачность процесса, освободить ИТ-руководителя от рутинного разбора обращений и создать единый реестр заявок.

В дальнейшем на Волжском абразивном заводе собираются продолжить перевод документов в Directum RX и избавиться от оставшихся бумажных документов, в том числе в удаленных подразделениях завода. Планируется подключить мобильное решение Directum Solo для руководителей, которые приводят много времени на производстве без постоянного доступа к компьютеру, проработать вопрос цифровизации проектной работы с использованием решения Directum «Agile доски», а также выстроить взаимодействие между Directum RX и «Контур.Диадок» по исходящей корреспонденции и договорным документам.