«Ашан» автоматизировал HR-процессы для 25 тыс. сотрудников

В 2024 году, в рамках развития стратегического проекта по улучшению бренда работодателя и цифровизации пути сотрудника, в «Ашане» был запущен проект по повышению эффективности и управляемости кадровых процессов. Компании предстояло перевести ключевые операции в цифровой формат, обеспечив одинаково удобную среду как для офисных сотрудников, так и для персонала магазинов, логистики и мясоперерабатывающего завода. При этом новое решение должно было обеспечивать стабильную работу при масштабировании на десятки тысяч сотрудников.

Проект реализовали на базе платформы Directum RX, а исполнителем выступила компания К2Тех. В ходе работ коробочная функциональность была существенно расширена под специфические сценарии ретейлера: выполнено более 120 доработок, автоматизировано 32 бизнес-процесса, создано 45 новых видов документов, 18 специализированных справочников и 12 регламентных отчетов.

Решение построено на кластерной архитектуре с балансировкой нагрузки и автоматическим резервированием. Интеграционный контур объединил SAP HR, Gravitee, Active Directory, Keycloak, сервис «Контур.Доверенность» и CryptoPro. Чтобы обойти отсутствие единой интеграционной шины, команда настроила генерацию текстов кадровых приказов на основе метаданных из SAP HR. Еще одним техническим вызовом стала разработка собственного механизма электронного архива, так как стандартные возможности платформы не покрывали требований к объему хранимых данных.

Переход на новую систему проходил по классической модели поэтапного внедрения через отдельные очереди. Всего автоматизировано более 30 бизнес-процессов, объединенных в пять очередей. Сначала запустили базовые процессы: ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА), заказ справок. Затем реализовали планирование отпусков с функцией допланирования для новых сотрудников, а также процессы приема, перевода и увольнения. На последующих этапах добавились новые HR-сценарии, кадровая отчетность, диспансеризация, премирование, формирование электронного архива и другие кадровые мероприятия.

Миграция 450 тыс. исторических кадровых документов за 2022–2024 годы заняла три месяца. Чтобы исключить потерю данных и безопасно обучить пользователей, в течение двух месяцев система работала параллельно с бумажным документооборотом с еженедельной сверкой контрольных точек.

Основной результат проекта — полный переход с бумажного документооборота на цифровой. Ежемесячно в системе обрабатывается более 35 тыс. документов. Скорость ознакомления с ЛНА сократилась с нескольких недель до нескольких минут, а согласование отпусков ускорилось с 2–3 дней до 15 минут. Отказ от бумаги позволил на 40% снизить нагрузку на HR-службу, повысить производительность труда и сократить расход бумаги более чем на 500 тыс. листов в год, что поддержало экологическую повестку компании.