Directum

С 2020 года банк использует цифрового помощника по имени Лавр для автоматического сбора информации по запросам от госорганов. Ранее в рамках внутренних процессов робот не мог считывать данные из документов, и сотрудникам приходилось заносить их в систему вручную. Это трудоемкий процесс, так как ежегодно количество запросов от госорганов растет на 20%. Чтобы оптимизировать и ускорить обработку данных, Росбанк применил ряд цифровых решений, включая интеллектуальные сервисы Directum.

Для этого Лавра научили читать и понимать требования ФНС на платформе Directum – в частности, наименование ФНС, номер и дату требования, установленный срок для предоставления документов, наименование лица (для юрлиц — ИНН, для физлиц — ФИО и дату рождения), запрашиваемые документы.

Сотрудники имеют возможность загрузить скан-копию или фото требуемого документа и распознать его не перепечатывая атрибуты документов в экранные формы. Интерфейс операционных систем подсказывает цветовой кодировкой, какие атрибуты были распознаны максимально уверенно, а какие требуют обязательной проверки пользователем.

При выявлении определенного текста ИИ-сервисы дают роботу сигнал, чтобы он проставил верификацию в задаче по подготовке ответа. Например, если инструмент считал из требования слова «выписка» или «движение по счету», то в задаче автоматически проставляется «галочка» в соответствующем поле.

В результате Росбанку удалось повысить эффективность бизнес-процесса на 28%. Благодаря этому получилось перераспределить сотрудников отдела на другие процессы.

Функциональность также доступна в интернет-банке для юридических лиц и в операционных системах Росбанка. Цифровой помощник призван упростить процесс для клиентов, которые получают услуги от нерезидентов или предоставляют услуги иностранным контрагентам.

Операционная функция Росбанка использует ИИ-сервисы, созданные на платформе Directum, и в других бизнес-процессах. В частности, речь идет о таких документах, как постановления ФССП, выписки от судебных приставов, ипотечные договора, счета на оплату, акты о выполненных работах.

Так, для счетов и актов Росбанк применяет ИИ-сервисы Directum для распознавания изображений документов от своих внешнеторговых клиентов. Сервисы обучены более чем тысячей форматов актов, предоставленных клиентами в качестве подтверждающих документов для валютного контроля.

«Татспиртпром» выбрал для организации взаимодействия с ФНС решение «Архив для налогового мониторинга» от Directum. Подрядчиком выступала компания Softline.

Витрина данных организована на базе «1С». В ней реализован полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.

Чтобы упростить пользователям наполнение архива, в компании внедрили интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, укоряя процесс минимум вдвое. При этом исключаются ошибки из-за человеческого фактора. В первый месяц использования ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов.

Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки актов выполненных работ, входящих счетов на оплату, счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, товарных накладных, универсальных корректировочных документов.

У проектной группы были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Ранее документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге. Чтобы избежать этого, проводилось обучение сотрудников на всех заводах и складах в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек.

В ходе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в «цифру». Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена «Диадок».

Сегодня в «Таспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 года для электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале — 25%.

Главной целью проекта, реализованного НГУЭУ, было организовать в электронном виде весь жизненный цикл документа — от создания до передачи в архив. До цифровизации большинство документов вуза подписывалось вручную и хранилось в бумаге. Согласование между отделами, а также поиск нужных сведений в архиве требовали много времени.

В результате внедрения Directum RX Новосибирский госуниверситет повысил эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорил принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировал потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизил нагрузку на делопроизводителей и архивистов.

На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1,1 тыс. сотрудников, обрабатывается порядка 3,5 тыс. задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.

Реализация проекта занял три месяца и проходила в два основных этапа: автоматизация делопроизводства и создание долговременного электронного архива. Сначала в вузе организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы.

На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.

Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос в систему и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т.д.

Благодаря внедрению экосистемы Directum RX университету удалось выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.

«Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» оптимизировала работу с входящими и исходящими документами, приказами и распоряжениями, первичными учетными документами, служебными записками, совещаниями, различными заявками и пр. Кроме того, команда специалистов «МайТэк» создала в Directum RX три отдельных типа и шесть видов договорных документов со своими карточками и набором полей.

В системе актуализировали регламенты компании и создали более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек, признаков, условий) для формирования гибких правил работы с документами. Также добавили возможность автоматической регистрации документов и их подписания УКЭП.

В результате проекта в новую систему перенесли и оптимизировали всю необходимую функциональность, мигрировали наиболее важные исторические данные – более 228 тыс. документов с сохранением связей и правами доступа. В Directum RX работают около 650 пользователей: они ежемесячно оформляют в системе от 5 до 7 тыс. документов и более 7 тыс. поручений.

Руководство «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» продолжит развивать бизнес-процессы компании на базе новой системы. Планируется внедрить интеллектуальные сервисы для обработки документов, комплекс решений для цифровизации межкорпоративного документооборота, в том числе «Финансовый архив», а также конфиденциальное делопроизводство.

Ежегодно сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus согласуют 14 тыс. договоров. ИИ-механизмы значительно ускорили и упростили эту работу. Без участия человека они определяют вид или категорию документов, сканируют текст, выделяют ключевые факты, даты, события и другую важную для компании и работников информацию. Далее сравнивают документы и подсвечивают зоны, где обнаружены расхождения.

Результаты анализа и сравнения представляются в удобной и наглядной форме, чтобы сотрудник быстро увидел, какие фрагменты текста были изменены, добавлены, удалены. Это повышает эффективность и точность верификации, сокращает время на анализ и сравнение документов.

В результате внедрения Directum RX Intelligence в договорную работу IDS Borjomi Russia & Belarus на верификацию одного документа сотрудник тратит до одной минуты – ИИ в разы упростил задачу по сравнению и обработке договоров. Повысилась исполнительская дисциплина. Благодаря автоматическому контролю работники более ответственно относятся к тому, какую версию договора передают на обработку. Руководители, в свою очередь, тратят меньше времени на принятие решений. ИИ подсказывает ответственных, которым следует отправить задачу на рассмотрение или делегировать поручение.

Руководство компании планирует внедрить Directum RX Intelligence в остальные направления, где остается высокий процент рутины. В их числе — построение бухгалтерского ОЦО, кадровое и проектное делопроизводство.

Руководство «СМ-Клиники» приняло решение перейти с западной системы управления проектами на российскую по нескольким причинам. Во-первых, холдингу требовался общий реестр проектов разных департаментов, которого нет в иностранном решении. Во-вторых, из-за «зоопарка» программ «СМ-Клиника» не могла вести единую отчетность. Наконец, поручения по проектам не попадали в общий реестр — было сложно контролировать исполнительскую дисциплину.

В качестве решения компания выбрала Directum Rrojects. Специалисты холдинга выделили ряд процессов, которые в последующем кастомизировали. Например, разработали разные виды проектных документов и регламенты их согласования, доработали формы карточек проектов, классификаторы и отчеты. Некоторые планы проектов компания импортировала из Microsoft Project, а часть создала уже в новой системе.

Благодаря внедрению новой системы компания ушла от использования множества разнообразных решений для проектного управления (Microsoft Project, Excel, записей на флипчартах и многих других) и добилась единообразия.

Торговая сеть «Ашан» завершила цифровизацию договорного документооборота на базе Directum RX. Теперь вся работа — от создания документа, внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

«Ашан» уже использовал набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование договоров проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации. Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX. Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.

В ходе проекта была построена единая централизованная система электронной валидации и хранения договоров. Создано общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы «Ашан Ритейл Россия». Организован систематизированный учет и поиск документов, создано электронное хранилище для них. Кроме того, был разработан механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов. Система помогает наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Созданное решение содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать его без привлечения разработчиков.

Как отмечает Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан Ритейл Россия», проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Следующий этап — переход на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизация выдачи доверенностей, число которых в год не меньше, чем количество договоров.

В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование системы, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие, компания проводит их по четыре раза в год. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр, но и бухгалтерию центрального офиса.

В результате внедрения системы управления бизнес-процессами и документами Directum RX удалось сократить расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат. Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой. Кроме того, уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. Раньше оно могло занимать недели, так как один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе. Наконец, хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно выполнять процесс бесшовно на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Раньше в группе «Эталон» использовали систему Directum 5, которая была глубоко кастомизирована и базировалась на зарубежных платформах. Потребность в импортозамещении подтолкнула компанию к переходу на интеллектуальную ECM -систему из реестра отечественного ПО Directum RX.

Проект выполнен при поддержке Avis Expert. Благодаря работе проектной команды миграцию удалось провести безболезненно для сотрудников компании и нарастить функциональность системы за счет дополнительных модулей. В ходе проекта выстроена интеграция с 10 информационными системами, оптимизированы бизнес-процессы компании.

В результате в Directum RX перевели все процессы делопроизводства и другие, не относящиеся к канцелярии. В электронном виде организована работа с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи и приемки квартир. Запущено согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.

На следующем этапе планируется перенести оставшиеся процессы и необходимые данные в новую систему внедрить финансовый архив и кадровый ЭДО и настроить интеграцию с сервисами обмена.

Лидер рынка профессиональной краски для волос с двумя заводами и дистрибьюторской сетью по всей стране перешел на кадровый электронный документооборот, чтобы отказаться от бумаги, ускорить и упростить кадровые процессы. Предварительный расчет эффективности показал, что компания сократила сроки подписания документов с четырех часов до 30 минут, благодаря чему экономит порядка 7,2 тыс. человеко-часов в год.

В настоящее время 1,2 тыс. сотрудников Estel используют Directum HR Pro: кадровые специалисты – веб-клиент, а рядовые работники – личные кабинеты на мобильных устройствах. С помощью системы в компании работают с заявлениями и приказами об отпусках, приказами о командировках, с локально-нормативной документацией, в том числе, с документами, регламентирующими работу по охране труда, а также с различного рода уведомлениями – например, о вакцинации.

Специалистам по работе с персоналом больше не нужно распечатывать бумажные экземпляры, а сотрудникам – приходить в кадровую службу или к руководителю, чтобы подписать документы, – все происходит в системе. Через интерфейс личного кабинета в мобильном телефоне работники могут отправлять заявления на отпуск или отгул, получать документы на ознакомление и подписывать их с помощью электронной подписи.

Кадровые процессы автоматизированы согласно регламентам компании: в системе преднастроены маршруты согласования и подписания документов, таким образом, участники получают задания на работу с документами в определенной последовательности. В результате проекта в Estel исключено большинство этапов ручной работы специалистов, а HR-процессы проходят в шесть раз быстрее.