Directum

Внедрение новой системы реализовано в соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации. Решение было обусловлено переходом на электронный документооборот внутри компании и между филиалами, стремлением ускорить процесс согласования документов и организовать систематизированное хранение и легкий поиск документации.

Важным критерием выбора продукта, помимо богатой «коробочной» функциональности и удобства использования, было наличие у поставщика аналогичного опыта внедрения систем управления документами на дочерних предприятиях международных компаний.

Особенностью внедрения системы стали дополнительные возможности: отслеживание писем по трек-номеру на сайтах курьерских или почтовых служб без необходимости переходить на эти порталы, формирование реестров почтовых отправлений Почты России, оформление и согласование корпоративных документов в типовых форматах, создание электронной базы данных по направлению командировок, а также использование электронной подписи формата CAdES-XL.

Проект проходил в удаленном формате, так как хронологически совпал с карантинными ограничениями. Предварительно в компании было проведено детальное исследование и оптимизация процессов: часть из них изменили, для некоторых — модифицировали функциональность Directum RX. Кроме того, была настроена работа через мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz для оперативного решения срочных вопросов в отрыве от компьютера.

В перспективе SLK Cement расширит возможности системы в части доработки процесса согласования авансовых отчетов, сквозной авторизации и настройки отдельных регламентов для служебных записок по тендерным процедурам и замещениям на период отпусков.

В системе Directum RX работает около 300 пользователей, в том числе члены правления компании.

Розничная сеть «Подружка» активно открывает новые торговые точки и развивает продажи через собственный интернет-магазин. Растет ассортимент товаров, увеличивается список поставщиков компании – это более сотни контрагентов и тысячи счетов на оплату в месяц. Свыше 90% из них поступают в бумажном виде.

Раньше каждый входящий счет обрабатывали вручную. Бухгалтеры заносили данные из документов в систему, в том числе информацию из табличной части — с сотнями позиций номенклатуры. В результате обработка счетов отнимала по 2-3 часа в день, а монотонность операции приводила к ошибкам в заполнении данных.

Разгрузить бухгалтерию от бумажной волокиты решили в начале 2020 года – тогда стартовал проект под руководством специалистов «Центра внедрения документооборота». В качестве решения выбрали Directum Ario. Проект внедрения длился шесть месяцев. Специалисты ЦВД и Directum обучали систему распознавать реквизиты в счетах на реальных примерах документов. В октябре тестирование завершилось, и решение стали использовать все подразделения сети «Подружка».

Теперь все входящие счета обрабатываются с минимальным участием человека. Документы поступают в компанию через сервисы обмена электронными документами или в бумажном виде. Скан-копии и электронные оригиналы отправляются на специализированный email-адрес, с которого перенаправляются в Directum Ario. Интеллектуальные сервисы извлекают основные реквизиты счета, в том числе его табличную часть с номенклатурой. Данные распознаются даже тогда, когда в PDF нет текстового слоя. В системе Directum создается и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлеченных данных. На построение маршрута влияют наименование организации-контрагента, сумма в счете и другие параметры, указанные в карточке.

Чтобы упростить создание платежных поручений и получение статуса оплаты по конкретному счету, Directum Ario интегрировали с «1С». Теперь операции можно выполнить, не переключаясь между окнами разных систем.

По оценкам ИТ-специалистов, полнота извлечения данных из счетов на оплату составила 90%, а классификация реквизитов — 95%. Показатели превысили плановые значения: 70% и 80% соответственно.

В ближайшее время в сети магазинов «Подружка» планируют опробовать Directum Ario в работе с другими видами документов. На очереди интеллектуальная обработка актов и сертификатов, а также цифровизация управления договорами и других процессов.

Проект внедрения электронного документооборота стартовал в июне 2019 года. Министерству было необходимо ускорить процессы рассмотрения документов и принятия управленческих решений, подключив к работе в системе 100% сотрудников. Цифровизация охватила сразу несколько направлений документооборота: делопроизводство, договорную работу, управление совещаниями, обработку обращений граждан и организаций.

В ходе проекта была заменена СЭД на платформе «БОСС-Референт» на современную систему Directum, проведя миграцию более 4 млн документов, созданных с 2003 года. В результате проекта серьезно сократился объем бумажного документооборота ведомства, повысилась контролируемость бизнес-процессов и исполнительская дисциплина сотрудников, упростилась обработка обращений граждан — за счет бесшовной интеграции с интернет-приемной и единой сетью ССТУ.РФ.

Систему используют все 800 сотрудников министерства: работают с корреспонденцией, договорами, организационно-распорядительными документами, получают и исполняют поручения, оформляют заявки на пропуска, организуют совещания — все в электронном виде.

Как внутренние, так и исходящие документы министерства подписываются электронными подписями (ЭП). С подчиненными федеральными агентствами и службами ведомство взаимодействует в цифровом виде — обменивается документами по защищенному каналу МЭДО.

Для оперативной работы с документами и утверждения резолюций все директора департаментов и заместители министра используют мобильное приложение Directum Solo. Так важные управленческие решения не задерживаются, и исполнители вовремя приступают к работе.

Дополнительно в ходе проекта был реализован удобный сквозной поиск по всем данным системы, включая исторические, загруженные из прежней СЭД, а также разработан модуль сканирования, учитывающий особенности работы делопроизводителей министерства в части простановки регистрационных штампов, выбора параметров сканирования и предпросмотра документа.

В компании работают более 600 сотрудников, при этом территориальные подразделения находятся в 10 разных городах России. С применением электронной почты и других средств связи был налажен насыщенный бумажный документооборот. В процессе его эксплуатации возникла потребность ускорить процессы, повысить их прозрачность и эффективность.

При выборе системы цифровизации бизнес-процессов и документооборота специалисты «РТ Медицинские Информационные Системы» обращали внимание на эргономичность интерфейса, гибкость настройки регламентов согласования и возможность работать в веб-клиенте.

Работы по внедрению вели полностью в удаленном режиме. Благодаря оперативному взаимодействию команд со стороны заказчика и компании Directum за два месяца удалось выполнить поставленные задачи.

В ходе проекта полностью переведена в электронный вид работа с внутренними документами — служебными записками и приказами. В рамках внутреннего документооборота также началось использование квалифицированной электронной подписи. Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией — теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним. Все договоры и документация по закупкам хранятся в единой базе и согласовываются в Directum RX в соответствии с установленными сроками. Инициатор всегда может отследить, на каком этапе рассмотрения сейчас находится документ и обратиться к истории согласования в случае возникновения разногласий. Выстроен сквозной процесс электронного взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Входящие счета на оплату согласуются в системе, а договорные документы после подписания автоматически отправляются контрагенту через сервис электронного обмена, а система контролирует их возврат.

Сотрудники могут подключаться к рабочим вопросам и документам в любое время, даже вдали от рабочего места, с помощью мобильных приложений DirectumJazz и Directum Solo.

Только за один месяц опытно-промышленной эксплуатации пользователи создали около 1 тыс. документов. Сейчас система переведена в промышленную эксплуатацию. Планируется продолжить развитие решения: перевести в электронный формат работу с новыми видами служебных записок, протоколами совещаний и кадровыми документами; добавить возможность привязки проектов к регионам, а также нескольким внешним заказчикам.

За шесть предыдущих Гран-при России накоплен опыт по решению различных задач, и удаленная работа стала еще одной из них. Сегодня продолжается подготовка к этапу «Формулы 1», который должен пройти в конце сентября. Выполняются работы, связанные с организацией визита команд, обеспечением помещениями, оборудованием, техническими газами и т.д. Идет взаимодействие с западными организаторами и представителями команд. Со всем этим потоком работ помогает справиться Directum RX. Компания использует облачную версию системы управления цифровыми процессами и документами c 2018 года.

Благодаря СЭД в компании удалось ускорить согласование договоров, исходящих служебных писем, внутренних приказов и распоряжений. Система помогает в закупочной деятельности, а также используется для ознакомления сотрудников с внутренними нормативными актами и контроля исполнения поручений.

Для бесперебойной работы офиса большинство корпоративных данных перенесены в геораспределенные облачные сервисы и хранилища, при этом обеспечено резервное копирование данных. Безопасность информации — один из приоритетов в работе «Росгонок», поэтому сервисы и хранилища компании соответствуют международным стандартам информационной безопасности.

На данный момент большинство сотрудников переведены на удаленную работу, многие из них используют Directum RX, право на работу в системе есть у 96 человек. Прием документов идет в основном в электронном виде. Генеральный директор использует усиленную квалифицированную электронную подпись для подписания электронных документов и гарантии их юридической значимости. В системе организовано надежное хранение документов, сотрудники взаимодействуют и обмениваются документами за считанные секунды.

Руководство банка уделяет особое внимание ИТ и постоянно совершенствует бизнес-процессы. В конце 2018 года потребовалось пересмотреть взаимодействие подразделений, так как осваивались новые направления. Было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления процессами.

Несколько месяцев на изучение опыта коллег и формирование требований

Внедрять систему планировалось силами собственных ИТ-специалистов Агропромбанка. Проект начался с изучения рынка программных продуктов, проводились консультации с действующими заказчиками решений.

В итоговом перечне требований было несколько ключевых пунктов: удобный механизм взаимодействия сотрудников в рамках бизнес-процессов, готовность системы к интеграции с внутренними программными комплексами банка, в том числе АБС, которая является самостоятельной разработкой, а также гибкость платформы и возможность реализации кластерной инфраструктуры. Система Directum RX полностью удовлетворила всем требованиям.

Первые итоги работы и опыт развития системы

Под систему Directum RX в Агромпромбанке развернута инфраструктура, поделенная на 4 кластера: база данных, серверные компоненты, серверы для балансировки нагрузки и служб поддержки. Такая архитектура обеспечивает бесперебойную одновременную работу более 800 пользователей при высоком документопотоке.

За 3 месяца самостоятельной реализации проекта проделана большая работа:

• поток внутренних документов из разных источников полностью переведен в цифровой вид, и теперь сотрудники банка взаимодействуют в системе. Прекращена работа со служебными записками на бумаге. По распоряжению руководства Агропромбанка, любая служебная записка, созданная вне Directum RX, должна игнорироваться.
• подготовка и рассмотрение корреспонденции ведется по настроенным типовым маршрутам — каждому ответственному документ поступает в нужном порядке и со строгим соблюдением сроков. Отдел делопроизводства оцифровывает письма, поступающие на бумаге, а затем, как и электронные документы, заносит в систему.
• поручения руководителя формируются и отправляются на исполнение в максимально короткие сроки. Одному или нескольким ответственным отправляется задача с установленной конечной датой выполнения работ. Инициатор в любое время может обратиться к переписке по задаче и проконтролировать, начато ли выполнение.
• юридически значимые документы с электронными подписями выгружаются из системы в несколько кликов, сотруднику достаточно задать параметры. Доступна выгрузка любых документов, включая те виды, которые были разработаны банком самостоятельно: счета на оплату, расходные накладные, заявки на кредит и прочие.

Руководство Агропромбанка положительно оценивает первые результаты автоматизации процессов: с Directum RX удалось привнести порядок и строгую дисциплину во внутреннее взаимодействие между отделами, сократились сроки доставки и рассмотрения документов, значительно сократился бумажный документооборот.

Сегодня в системе ежемесячно создается более 5 тыс. документов и 3,5 тыс. задач, она уже стала незаменимым звеном в ИТ-окружении банка. Проект развивается, впереди новые этапы — интеграция с АБС для непрерывности процессов от системы к системе, автоматизация бизнес-процесса по согласованию кредитных заявок.

Разнообразие процессов в Conde Nast потребовало от руководства пересмотреть подходы к управлению документами и взаимодействием сотрудников. Перед командой проекта стояли три основные задачи: создать единое информационное пространство, достичь непротиворечивости информации, обеспечить удобный доступ к системе.

Начать автоматизацию решили с ключевых для компании бизнес-процессов: работа с заявками, согласование договоров и счетов на оплату, оформление командировок. Реализация проекта началась с опроса сотрудников, важно было учесть все пожелания и объединить процессы в единой системе. Специалисты компании «Акелон» выявили запросы разных групп пользователей и оценили требования к адаптации системы.

Работа с заявками

Сотрудники Conde Nast часто обращаются за внутренними сервисами: например, когда нужно организовать фотосессию, нанять нового человека или купить оборудование. Решение, которое использовалось раньше, не устраивало компанию по нескольким параметрам: высокая стоимость владения, ограничения при настройке, невозможность подключать дополнительные функции. Новая система должна была реализовать сервисную модель управления процессами применительно к большинству поддерживающих подразделений. Особенностью проекта стала замена существующей системы Service Desk и повторение всей ее функциональности на новой платформе.

Ключевым элементом стал единый портал для создания, контроля и исполнения обращений пользователей к разным специалистам. Cовместно с сотрудниками Conde Nast команда проекта создала удобный по структуре и содержанию каталог услуг.

Для всех пользователей настроена сквозная авторизация. Независимо от операционной системы они могут без ввода логина и пароля перейти на портал. Заявки на различные услуги оформляются в несколько кликов, а отследить статус исполнения можно через почтовый клиент. Все обращения регистрируются и хранятся в системе Directum, где они автоматически классифицируются и обрабатываются ответственным сотрудниками.

В ходе проекта руководство приняло решение о расширении каталога услуг на сайте, так на едином портале сотрудники теперь могут заказать справки и копии документов, оформить пропуски и страховки и т.д. В перспективе Conde Nast планирует предоставить доступ к заявкам внештатным сотрудникам.

Работа с договорами и счетами на оплату

Компания ведет работу с большим числом поставщиков (авторы, фотографы, event-агентства и пр.), что предполагает заключение множества сделок. Договоры и счета ранее согласовывались в бумажном виде, могли легко потеряться, а за сроками выполнения обязательств было сложно следить. Все это отрицательно влияло на оперативность согласования, скорость оплаты поставщикам и, как следствие, сказывалось на их лояльности. Теперь с договорами и счетами сотрудники работают в системе Directum, а благодаря работе через веб-клиент у пользователей всегда есть доступ к необходимой информации, вне зависимости от того, находятся они в офисе или нет.

Оформление командировок

Посещение международных конференций и выставок, организация выездных фотосессий и интервью — неотъемлемая часть рабочего процесса компании. Часто командировки бывают срочными, поэтому важно быстро их оформлять и готовить соответствующую документацию.

Теперь командировки оформляются в системе, прямо из карточки командировки можно сформировать заявку на получение аванса — все поля в документе уже заполнены, пользователю остается проверить их корректность. Остается только распечатать и подписать документ, а затем получить деньги в кассе.

В результате проекта в компании была построена современная сервисная модель управления процессами. У сотрудников появилась возможность работать с договорами удаленно. Компания перешла на ведение единого реестра договоров, где отследить сроки действия можно в пару кликов.

Скорость работы со счетами, их согласования и оплаты повысились в разы. Благодаря системе сотрудники сократили время на работу со счетами и исключили риск ошибок, связанных с бумажным учетом и контролем. Появилась возможность автоматически контролировать расходы на командировку, отслеживать отклонения фактических от плановых показателей. Сформировать авансовый отчет можно в один клик. Повысилась эффективность планирования командировок.

Теперь необходимые изменения в работе компании и перестройка бизнес-процессов проходят незаметно для рядовых сотрудников. Платформа помогает решать масштабные задачи бизнеса, а не только ограничиваться сервисным сопровождением.

В Conde Nast планируют развивать возможности платформы. Например, в ближайших планах — реализация электронного межкорпоративного документооборота и перевод части пользователей системы в мобильное приложение Directum Jazz.

МВЦ «Казань Экспо» — один из крупнейших выставочных комплексов в России, ежегодно здесь проводятся сотни мероприятий различного уровня. Перед его руководством стояла первостепенная задача – автоматизировать ключевые направления документооборота, включая процессы делопроизводства, договорной и проектной деятельности.

При выборе системы обращали внимание на возможность адаптации и развития решения. Directum RX полностью соответствовала этим требованиям, а реализацию проекта доверили компании «МайТэк».

Проект охватил несколько направлений: работу с входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией и договорами, поддержку проведения совещаний, а также работу над проектами.

Внедрение нового решения способствует ускорению документооборота выставочного центра, быстрому согласованию, долговременному и целостному хранению электронных документов с гарантией конфиденциальности информации. В планах «Казань Экспо» – сформировать единое информационное пространство, которое повысит эффективность и создаст условия для совершенствования всех рабочих процессов.

Внедренная СЭД обеспечила полный контроль и прозрачность бизнес-процессов работы со всеми поступающими и внутренними документами, исполнение и контроль поручений, согласование договорных документов, счетов на оплату и актов. Сотрудники компании взаимодействуют и решают рабочие задачи в рамках DirectumRX. Это создает комфортную среду и поддерживает эффективность процессов согласования корпоративных документов. Автоматическое разделение заданий по потокам работ сокращает время на отслеживание и выполнение однотипных операций.

С первых дней эксплуатации системы количество заданий, создаваемых в день, превысило отметку в 120 штук. В результате проекта сроки согласования договорных документов сократились с нескольких дней и недель до считанных часов. Внедрение системы будет способствовать и дальнейшему развитию горизонтального и кросс-функционального взаимодействия сотрудников и ускорению бизнес-процессов.

В планах компании – наладить электронный обмен с контрагентами. Дорабатывать и адаптировать функциональность системы будут штатные сотрудники «Сафмар» — для этого в системе есть встроенная среда разработки Development Studio.

В 2018 году в «Белэнергомаш-БЗЭМ» было принято решение объединить процессы внутреннего и внешнего согласования документов и перевести их в электронный вид. При растущих масштабах производства и поставок стало сложно контролировать процессы и выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами.

При выборе системы электронного документооборота важными критериями стали удобный интерфейс и наличие веб-клиента, гибкость и изменяемость под требования предприятия, а также опыт компаний, уже работающих в данной системе. Положительные отзывы от других компаний в пользу DirectumRX сыграли решающую роль.

Проект стартовал в начале 2019 года. Плотное сотрудничество с представителями ключевых подразделений предприятия на этапе исследования помогло в короткие сроки разработать проектные решения: были подготовлены описания процессов делопроизводства, управления совещаниями, договорной и закупочной деятельности. Также была спроектирована работа с первичными учетными документами, межкорпоративный документооборот и интеграция с учетной системой SAP ERP.

Проект охватил несколько направлений: автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа с внутренними документами, закупочная деятельность, заявки на изготовление продукции. Все договоры хранятся в единой базе. Работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему.

В ходе проекта удалось исключить дублирование информации с помощью двухсторонней интеграции DirectumRX, которая передает договорные документы, и учетной системы SAP, откуда автоматически загружаются данные о контрагентах, первичные учетные документы и внутренние документы, связанные с процессом производства (карты замены материала и уведомления о запуске). Благодаря настроенной интеграции с Active Directory в системе всегда содержится актуальная информация об организационной структуре предприятия, которая необходима для правильного исполнения процессов.