«Татспиртпром» выбрал для организации взаимодействия с ФНС решение «Архив для налогового мониторинга» от Directum. Подрядчиком выступала компания Softline.
Витрина данных организована на базе «1С». В ней реализован полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.
Чтобы упростить пользователям наполнение архива, в компании внедрили интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, укоряя процесс минимум вдвое. При этом исключаются ошибки из-за человеческого фактора. В первый месяц использования ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов.
Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки актов выполненных работ, входящих счетов на оплату, счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, товарных накладных, универсальных корректировочных документов.
У проектной группы были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Ранее документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге. Чтобы избежать этого, проводилось обучение сотрудников на всех заводах и складах в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек.
В ходе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в «цифру». Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена «Диадок».
Сегодня в «Таспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 года для электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале — 25%.