Directum

Торговая сеть «Ашан» завершила цифровизацию договорного документооборота на базе Directum RX. Теперь вся работа — от создания документа, внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

«Ашан» уже использовал набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование договоров проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации. Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX. Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.

В ходе проекта была построена единая централизованная система электронной валидации и хранения договоров. Создано общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы «Ашан Ритейл Россия». Организован систематизированный учет и поиск документов, создано электронное хранилище для них. Кроме того, был разработан механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов. Система помогает наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Созданное решение содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать его без привлечения разработчиков.

Как отмечает Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан Ритейл Россия», проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Следующий этап — переход на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизация выдачи доверенностей, число которых в год не меньше, чем количество договоров.

В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование системы, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие, компания проводит их по четыре раза в год. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр, но и бухгалтерию центрального офиса.

В результате внедрения системы управления бизнес-процессами и документами Directum RX удалось сократить расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат. Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой. Кроме того, уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. Раньше оно могло занимать недели, так как один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе. Наконец, хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно выполнять процесс бесшовно на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Раньше в группе «Эталон» использовали систему Directum 5, которая была глубоко кастомизирована и базировалась на зарубежных платформах. Потребность в импортозамещении подтолкнула компанию к переходу на интеллектуальную ECM -систему из реестра отечественного ПО Directum RX.

Проект выполнен при поддержке Avis Expert. Благодаря работе проектной команды миграцию удалось провести безболезненно для сотрудников компании и нарастить функциональность системы за счет дополнительных модулей. В ходе проекта выстроена интеграция с 10 информационными системами, оптимизированы бизнес-процессы компании.

В результате в Directum RX перевели все процессы делопроизводства и другие, не относящиеся к канцелярии. В электронном виде организована работа с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи и приемки квартир. Запущено согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.

На следующем этапе планируется перенести оставшиеся процессы и необходимые данные в новую систему внедрить финансовый архив и кадровый ЭДО и настроить интеграцию с сервисами обмена.

Лидер рынка профессиональной краски для волос с двумя заводами и дистрибьюторской сетью по всей стране перешел на кадровый электронный документооборот, чтобы отказаться от бумаги, ускорить и упростить кадровые процессы. Предварительный расчет эффективности показал, что компания сократила сроки подписания документов с четырех часов до 30 минут, благодаря чему экономит порядка 7,2 тыс. человеко-часов в год.

В настоящее время 1,2 тыс. сотрудников Estel используют Directum HR Pro: кадровые специалисты – веб-клиент, а рядовые работники – личные кабинеты на мобильных устройствах. С помощью системы в компании работают с заявлениями и приказами об отпусках, приказами о командировках, с локально-нормативной документацией, в том числе, с документами, регламентирующими работу по охране труда, а также с различного рода уведомлениями – например, о вакцинации.

Специалистам по работе с персоналом больше не нужно распечатывать бумажные экземпляры, а сотрудникам – приходить в кадровую службу или к руководителю, чтобы подписать документы, – все происходит в системе. Через интерфейс личного кабинета в мобильном телефоне работники могут отправлять заявления на отпуск или отгул, получать документы на ознакомление и подписывать их с помощью электронной подписи.

Кадровые процессы автоматизированы согласно регламентам компании: в системе преднастроены маршруты согласования и подписания документов, таким образом, участники получают задания на работу с документами в определенной последовательности. В результате проекта в Estel исключено большинство этапов ручной работы специалистов, а HR-процессы проходят в шесть раз быстрее.

В 2021 году в Астраханской области приняли решение перейти на систему Directum RX, а также заменить операционную систему на Astra Linux SE 1.7 «Воронеж». Миграция происходила с сохранением регламентов ключевых бизнес-процессов. Подрядчиком проекта выступила компания «Интеллектика Консалтинг».

Перед командой проекта стояла задача упростить и ускорить работу внутреннего документооборота, усовершенствовать взаимодействие государственных органов с гражданами, а также улучшить процесс обмена корреспонденцией через МЭДО.

Чтобы оптимизировать внутренний обмен корреспонденцией, большая часть документов была переведена в цифровой формат. Благодаря объединению этапов ознакомления с документом и его регистрации удалось избавиться от однотипных задач при отправке исходящих и получении входящих документов.

Перевод исполнительных органов государственной власти Астраханской области на Directum RX облегчил работу ключевых пользователей: ускорилась доставка документов корреспондентам, упростилась обработка обращений граждан, упорядочилась работа с корреспонденцией, снизилась трудоемкость выставления задач. Более 100 организаций и ведомств теперь работают в едином цифровом пространстве.

Благодаря мобильному приложению Directum Solo должностные лица могут работать по гибкому графику без привязки к рабочему месту — оперативно подключаться к срочным вопросам и не задерживать срок рассмотрения документов.

На следующем этапе планируется внедрение решений «Совещания», «Долговременный архив» и «Agile-доски», а также настройка механизмов интеллектуальной обработки документов. Систему Directum RX планируется тиражировать на органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

Ассоциации европейского бизнеса требовалось автоматизировать работу с бумажными и электронными документами, используя облачное решение. Было важно обеспечить эффективное электронное взаимодействие по управлению внешним и внутренним документооборотом, а также по согласованию договоров.

За четыре месяца команда TANAiS проанализировала и спроектировала процессы, адаптировала систему Directum RX под бизнес-логику организации, организовала опытно-промышленную эксплуатацию и провела обучение рабочей группы. Особенностями проекта стали двуязычные документы и миграция большого объема данных.

После внедрения системы задачи, на проработку которых ранее требовалось несколько часов, решаются буквально в несколько кликов. Кроме того, из-за частых командировок руководителей ранее процесс согласования договоров занимал очень много времени. С помощью мобильного решения Directum Solo подписание и согласование происходит быстро, независимо от местонахождения сотрудников.

БКО использует Directum уже 15 лет. С ее помощью переведены в электронный вид ключевые бизнес-процессы по работе с документами. Однако объем входящей документации к 2021 году вырос до 6,5 тысяч в месяц, и это направление работы потребовалось дополнительно оптимизировать. Чтобы облегчить занесение информации, поступающей от контрагентов, руководство компании решило разгрузить сотрудников и внедрить автоматическое распознавание.

На предприятие документы поступают несколькими способами: в электронном виде через сервис обмена «Диадок», в бумажном виде по почте или доставкой, а также электронная корреспонденция приходит через email, сайт Госуслуг и другие источники. В зависимости от способа поступления документов сервисы Directum по-разному их обрабатывают.

Всего с помощью интеллектуальных сервисов Directum классифицируется 24 вида документов. Распознавание реквизитов настроено для восьми из них: товарной накладной, УПД, счета-фактуры, акта выполненных работ и др. ИИ-сервисы извлекают значимые реквизиты: номер, дату, наименование организации и пр. Карточки первичных документов заполняются извлеченными фактами, после чего сотрудники проверяют результат работы искусственного интеллекта.

Специалисты БКО самостоятельно обучают интеллектуальные сервисы работать с новыми видами документов. Делопроизводители используют приложение для визуальной разметки AVIA — отмечают на документах значимые факты, а сотрудники отдела информационных технологий проводят само обучение искусственного интеллекта. Пул распознаваемых документов все время пополняется. Так, недавно ИИ-сервисы научились определять постановления службы судебных приставов.

В результате реализации проекта в 3 раза сократилось время на обработку первичной документации, точность классификации документов составляет от 60 до 100%. Кроме того, ускорилась подготовка отчетности для государственных органов и внутренних контролеров. Благодаря интеллектуальным сервисам Directum организован контроль над возвратом подписанной контрагентами финансово-первичной документации. Гарантируется правильность оформления такой документации, появился оперативный доступ к документам для всех заинтересованных работников.

В дальнейших планах БКО — охват процессов по отправке и получению документов от контрагентов по электронной почте, расширение списка классифицируемых видов документов и распознаваемых реквизитов.

Раньше сотрудники ТФОМС СО вели документооборот в классической СЭД, но постепенно система перестала устраивать пользователей: ей не хватало функциональности и гибкости. Внедрение Directum RX помогло оптимизировать делопроизводство, работу с государственными контрактами, организацию совещаний, управление задачами, которое теперь ведется с помощью Agile-досок Directum.

Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, система развернута на Astra Linux Common Edition 2.12.29 и СУБД PostgreSQL 12.9. Работы по внедрению выполняли специалисты «Старков Групп».

В результате проекта в цифровой вид переведено 85 видов документов, время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза. Нагрузка на регистраторов изменилась — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль. Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.

В дальнейшем в ТФОМС СО планируют настроить интеграцию системы с сервисами ЭДО, расширить использование модулей «Совещания», «Проекты», увеличить число пользователей мобильного приложения Directum Solo, подключить службу потокового ввода документов Directum Capture Service.

Как заявляют в «Ашан Ритейл Россия», проект стал первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа компания перейдет на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизирует выдачу доверенностей.

В рамках проекта было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования. Созданное в соответствии с ними решение содержит в себе инструменты low-code, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети.

В ходе проекта специалисты RockITSoft структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов, разработали более 100 вариантов договорных документов, настроили более 30 различных критериев матрицы согласований, организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса. Теперь вся работа — от создания договорного документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

В результате реализации проекта более 10 тыс. участников договорных отношений работают быстрее и эффективнее. Сотрудники могут наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Увеличилась скорость обмена информацией, повысилась прозрачность процессов внутри компании.

В ходе проекта была структурирована система жизненного цикла договорных документов, включая оценку рисков контрагентов. Используя существующие шаблоны «Ашан», команда RockITSoft настроила более 100 вариантов договорных документов, усовершенствовав работу более чем 10 тыс. участникам договорных отношений. Созданная система содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков.

Более 30 различных критериев матрицы согласований позволяют участникам процесса наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса позволяет оперативно задействовать всех заинтересованных лиц и увеличивает скорость обмена информацией. Внедрение системы дает возожность сократить время согласования договоров и обеспечить прозрачность процесса внутри компании.

Как отмечает Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан Ритейл Россия», проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа планируется перейти на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизировать выдачу доверенностей.