Directum

«Газпром трансгаз Чайковский» 20 лет развивает цифровую инфраструктуру на базе решений Directum, поэтому «Долговременный архив» стал логичным продолжением уже выстроенной архитектуры на знакомой платформе. Внедрение реализовала команда специалистов Directum за четыре месяца. С архивом сегодня работают 30 сотрудников администрации.

В рамках проекта в цифровой вид перевели сценарии архивного делопроизводства: формирование и согласование сдаточных описей, передачу документов на долговременное хранение с обеспечением юридической значимости. Также настроили процессы согласования актов о выделении документов к уничтожению, обработки запросов архивных справок, выписок и копий. Дополнительно реализовали механизмы формирования отчетов и выгрузки архивных документов.

Работы начались с инициации и формирования рабочей группы. Затем команда провела исследование и проектирование: выполнила анализ текущих процессов (GAP-анализ), собрала и согласовала требования, подготовила уточненное техническое задание. На следующем этапе решение настроили и адаптировали под процессы.

Работать в системе пользователей обучили через видеоуроки. На сегодняшний момент «Долговременный архив» на базе Directum RX запущен в промышленную эксплуатацию и передан на сопровождение. В полном объеме электронное хранилище заработает через несколько лет, когда подойдет срок передачи документов в архив.

Правительство Тюменской области в числе первых регионов России решило использовать искусственный интеллект в работе. Основной целью на 2025 год была настройка коробочного функционала ИИ в СЭД, чтобы увидеть, как интеллектуальные инструменты Directum могут упростить автоматизацию бизнес-процессов и повысить гибкость систем.

Первоначально оптимизировали работу с входящими документами: обращениями граждан и письмами. Их значимая доля по-прежнему приходила в бумажном виде или в виде сканов по электронной почте. Сотрудникам нужно было создавать карточки таких документов вручную, на это уходило много времени, был высок риск ошибок и неточностей из-за «человеческого фактора».

ИИ-инструменты помогли сократить задержки, избавиться от рутины, повысить прозрачность. На обработку бумажных входящих писем у делопроизводителей уходит на 50% меньше времени. Такого результата удалось добиться благодаря тому, что команда внедрения обучила ИИ-сервисы классифицировать документы как «входящее письмо» или «обращение гражданина» и заполнять карточки в зависимости от вида. Правильность автоматического заполнения реквизитов достигает 87%. Для этого команда дообучила модель ИИ на документах, ранее зарегистрированных участниками системы, причем механизм обрабатывает не только вложения, но и сопроводительный текст.

Для обработки обращений внедрена multi-label classification — классификация по многим меткам, которая определяет до трех вопросов по Общероссийскому тематическому классификатору. Это необходимо, поскольку граждане часто поднимают сразу несколько проблем, при этом нужно четко зафиксировать их запросы. Точность определения вопросов достигает 70%.

В Правительстве Тюменской области также используется генеративный ИИ. Он применяется для вопросно-ответного поиска, создания аннотаций, проверки орфографии и автоматической подготовки ответа.

Органы региональной власти продолжат интеграцию интеллектуальных сервисов Directum в рабочие процессы. В будущем планируется улучшать методику определения вопросов в обращениях граждан, чтобы повысить качество и скорость оказания услуг. С помощью генеративного ИИ будет оптимизирована работа с поручениями. Еще одно важное направление развития — нормоконтроль, чтобы автоматически проверять документы на соответствие федеральным и региональным нормативно-правовым актам.

Сотрудники крупного транспортного холдинга «АльянсАвтоГрупп» ежедневно работают с большим количеством входящих, исходящих и внутренних документов. Раньше их согласование проходило в бумажном формате, но для ускорения процессов и снижения нагрузки на сотрудников в компании перевели процессы в цифровой вид.

У компании было несколько требований к системе: простая настройка, возможность адаптации без сложного программирования, высокая скорость внедрения и мобильное приложение, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к документам и задачам в любое время. Продукты Directum отвечали всем требованиям, поэтому руководство холдинга выбрало их.

Внедрялось сразу несколько решений: «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», «База знаний», мобильные приложения Solo и Jazz. Также команда проекта настроила интеграции с «1С», чтобы автоматизировать финансовые операции, и с «Диадок», чтобы обмениваться юридически значимыми документами с другими организациями. Внедрением занимался квалифицированный партнер компании Directum — MaxSoft.

Внедренные решения помогли повысить эффективность процессов, взаимодействие сотрудников, усилить контроль исполнения задач. Сегодня с платформой Directum RX работают больше 300 сотрудников компании, создано более 140 тыс. документов, а процессы согласования занимают два дня вместо 10.

В дальнейшем «АльянсАвтоГрупп» планирует развивать и масштабировать систему, увеличивать число ее пользователей.

По мере роста объемов договорных, финансовых и внутренних документов процессы стали занимать больше времени и усложнять взаимодействие между подразделениями. Заводу керамических изделий потребовалось повысить контроль за сроками и качеством исполнения задач, сократить долю рутинных операций, ускорить документооборот и упростить создание и поиск документов. Дополнительно за счет перехода к электронному формату рассматривалась возможность снизить затраты на печать.

Для того чтобы закрыть возникшие задачи, выбрали цифровую платформу Directum RX. При оценке решения учитывались стоимость, функциональность, опыт вендора и надежность программного продукта.

В рамках внедрения выстраивается единый контур работы с договорными, внутренними и финансовыми документами, включая счета, акты и УПД. В системе организуется финансовый архив, настраивается коннектор к оператору ЭДО «Диадок» и развертывается среда разработки.

Проект находится на начальной стадии. На текущем этапе развернута инфраструктура, выполнены базовые настройки и запущены основные сценарии работы. Уже сейчас в системе работает более 200 сотрудников, достигнута возможность контролировать ход исполнения задач и ускорить обработку документов.

В будущем завод планирует совершенствовать систему под внутренние специфические процессы, поэтапно оптимизируя ее, а также запустить кадровый электронный документооборот.

После ухода иностранных вендоров с российского рынка компания «Бионорика» решила перенести Directum RX на импортозамещенный технологический стек, чтобы сохранить надежность и стабильность работы цифровых решений. Проектом занимался генеральный партнер Directum — «Акелон».

Завершить перенос удалось в сжатые сроки — за 2,5 месяца, для этого работы по обновлению системы и переходу на импортонезависимый стек велись параллельно. В процессе не пришлось останавливать бизнес-процессы – команда проекта приняла меры, которые обеспечили непрерывную работу сотрудников.

Несмотря на сложность работ, команда проекта уложилась в запланированные сроки без привлечения дополнительных трудозатрат. В результате платформа Directum RX начала функционировать на отечественной ОС Astra Linux и СУБД PostgreSQL. Благодаря этому фармкомпания больше не зависит от зарубежных поставщиков. Кроме того, стало проще обслуживать систему, сократились затраты на покупку лицензий, повысилась безопасность.

Чтобы определить поставщика решения для оптимизации работы с документами, специалисты «Югории» проанализировали девять систем. Выбор остановили на СЭД Directum: она полностью соответствовала функциональным и техническим требованиям. Внедрением занимались специалисты компании «МайТэк». При этом все модификации выполнила внутренняя команда Югории, в которую вошли руководитель проекта, аналитик и разработчик.

В результате проекта в «Югории» трансформировали весь цикл работ по обращениям клиентов: от загрузки запроса в систему до отправки ответа заявителю и формирования отчетов для ЦБ РФ и Всероссийского союза страховщиков. Был цифровизирован весь кадровый документооборот, к нему уже подключили 83% сотрудников. Удалось исключить потерю и порчу документов, сокращены затраты на логистику и хранение.

В ближайших планах страховой компании – запустить электронное оформление командировок и авансовых отчетов. На очереди перевод в цифру согласования договоров, оплаты заявок, закупочной деятельности и внедрение других новинок.

Поводом для смены платформы стали ее технические ограничения. «Теплосеть» столкнулась с невозможностью самостоятельно дорабатывать систему, отсутствием современных инструментов для интеграции с «Контур. Диадок», а также устаревшим интерфейсом. Целью проекта была полная цифровизация процессов работы с договорами. Для этого требовалось организовать единое хранилище для всех договоров, включая исторические архивы, и провести интеграцию с действующими системами.

В ходе проекта «Теплосеть» полностью перенесла данные контрагентов в Directum RX без потери информации. Были настроены и адаптированы под нужды пользователей решения «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Переход на Directum RX позволил решить ключевые операционные задачи. Благодаря новой платформе весь документооборот — входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, договоры и финансовая документация — ведется в едином цифровом пространстве. Документы создаются по готовым шаблонам и согласуются по заранее настроенным маршрутам. Всего в системе работают 265 сотрудников.

Первый этап проекта занял два месяца. За это время в Bungly разработали виды документов и регламенты их утверждения. Права доступа выдаются автоматически, а сами данные хранятся в папках проектов.

Чтобы выстроить прозрачное взаимодействие сотрудников, в компании использовали еще одно решение платформы Directum RX — «Совещания». Администратор встречи фиксирует все поручения ассортиментного комитета, а после собрания — автоматически рассылает задачи ответственным. Сейчас в системе работает более 20 сотрудников.

Дополнительно в компании настроили согласование для таких процессов, как дошив партий, работа с браком, внесение изменений в коллекцию, разработка дизайн-макетов и др.

Как отмечает Екатерина Бредова, руководитель проектного офиса Bungly, по результатам первого этапа удалось структурировать документы по проектам. Каждый заинтересованный всегда знает, где найти те или иные данные. Также появилась возможность отслеживать изменения эскизов, что значительно упростило работу сотрудников. Процессы согласования стали прозрачнее — можно увидеть, на каком этапе находится документ, и кого необходимо поторопить.

До 2023 года «Интеллектика» использовала для управления проектами несколько систем в связке: для проектного менеджмента — Microsoft Project и Bitrix24, для коммуникации с клиентами — MS Dynamics CRM. После ухода иностранных поставщиков с российского рынка перед компанией встала масштабная задача — перевести все ИТ-проекты под один «капот».

Организовать работу помогла система Directum Projects. В компании используют два решения: «Планирование проектов» и «Agile-доски». Для кастомизации применили low-code: так получилось закрыть главную потребность — чтобы фактические трудозатраты фиксировались в плане проекта. Вместе с доработкой проект внедрения занял 3 месяца.

Сегодня в системе работают более 100 сотрудников. Погрузиться в работу новичкам помогают текстовые и видео-инструкции. За счет реализованного проекта «Интеллектика» избавилась от «зоопарка» систем — все проектные работы ведутся в одном месте, а также уменьшила финансовые и трудовые затраты на поддержку программного обеспечения.

Ближайшая задача — настроить интеграцию со специализированными платформами для разработчиков, инженеров и консультантов. Это облегчит рутину специалистов: сейчас они вручную фиксируют задачи в разных системах, что занимает время и повышает вероятность ошибок. Также в планах запустить функциональность по управлению портфелями и программами, чтобы топ-менеджменту было удобнее осуществлять верхнеуровневый контроль проектов, и внедрить юридически значимый кадровый электронный документооборот на базе Directum HR Pro.

С февраля по август 2025 года Самарский университет им. Королева совместно с компанией «СофтСноу» провела проектирование и развертывание решений «Прием на работу» и «Кадровый ЭДО» системы Directum HR Pro. Внедрение системы стало еще одним шагом к цифровой трансформации университета. Изменение подхода к кадровым процессам помогает формировать имидж передовой организации у новых сотрудников. Directum HR Pro выбрали, исходя из базовой функциональности, встроенных инструментов гибкой настройки и возможностей интеграции со сторонним ПО.

Университет планирует расширять возможности и масштаб системы: настроить электронное подписание дополнительных соглашений и других видов документов с текущими сотрудниками. Часть работ по развитию команда вуза реализовывает самостоятельно, с этой целью было проведено обучение на курсах по настройке Directum HR Pro. Техническое сопровождение и основной объем разработки продолжат выполнять специалисты «СофтСноу».

Как отмечает Виктор Ковельский, начальник управления по работе с персоналом Самарского университета им. Королева, первое впечатление нового сотрудника об университете начинается не с лекционной аудитории или научной лаборатории, а с процесса оформления. Долгие согласования бумажных документов, необходимость личного присутствия — все это создавало ненужные барьеры. Теперь оформление на работу будет проходить в специальном приложении на смартфоне и потребует посещения отдела кадров только на финальном этапе для предъявления оригиналов документов и прохождения инструктажей.