Directum

Для сокращения бумажного документооборота и упрощения контроля за исполнением поручений в университете было принято решение о внедрении ECM-системы. При выборе системы руководство университета опиралось на опыт успешных проектов, реализованных в сфере образования. Кроме этого, важную роль сыграли положительные отзывы сотрудников университета, которые уже работали в DirectumRX в других компаниях.

Проект внедрения стартовал в середине 2019 года. Стратегически важно было завершить основные работы до начала учебного года, когда поток документов увеличивается в несколько раз. К началу учебного года в системе уже было создано свыше 1 тыс. документов и настроены регламенты по ключевым процессам.

Из преимуществ работы с системой пользователи отметили сокращение времени на обработку и регистрацию входящих документов, контроль процесса подготовки и согласования исходящих писем, прозрачность согласования и исполнения приказов и распоряжений стало более прозрачным. Работа со служебными записками полностью переведена в электронный вид, исключено дублирование на бумаге.

До внедрения СЭД одним из наиболее трудоемких процессов являлось получение пропусков. Чтобы получить разовый или временный пропуск на вход, посетители тратили несколько дней – нужно было распечатать служебную записку и пройти десятки этажей, собирая подписи нужных специалистов, которые не всегда оказывались на месте. Учитывая, что специфика работы университета подразумевает постоянную массовую выдачу пропусков, оптимизация процесса значительно облегчила работу многим сотрудникам. Сейчас служебная записка создается в пару кликов и отправляется на согласование по настроенному регламенту.

С мобильным приложением Directum Solo руководители в любой момент могут рассмотреть и согласовать документы даже вдали от кабинетов. Так, служебная записка теперь преодолевает путь от инициатора до бюро пропусков в течение 5-10 минут.

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота на платформе Directum. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Следующий этап проекта оказался более масштабным: требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшим еще и наладить интеграцию между системами в дочерних обществах.

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая — внутренней документации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие — исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в Directum была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

В результате проекта в системе работают свыше 3 тыс. сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

В планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.

Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска, повысить эффективность и прозрачность работы. Основные задачи проекта удалось решить с помощью модулей «Договоры» и «Делопроизводство» решения DirectumRX. К системе подключены филиалы компании в Москве, Санкт-Петербурге и Пензе.

Результатом внедрения стал рост эффективности департаментов холдинга и повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Все филиалы группы работают в едином информационном пространстве, благодаря чему сократились сроки рассмотрения и согласования документов, упростились процедуры передачи документов внутри организации, снизились расходы на хранение и перемещение бумажных оригиналов.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Jazz. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание.

В дальнейшем агрохолдинг планирует подключить к DirectumRX другие процессы, а также настроить глобальную интеграцию с несколькими базами системы «1С:Предприятие».

Компания поставляет продукцию в международные, федеральные и локальные розничные сети — постоянно взаимодействует с множеством торговых площадок и заключает большое число сделок. Для упрощения договорной работы и повышения ее прозрачности руководство ТД «ПиР» решило автоматизировать процесс с помощью ECM-системы DirectumRX.

В результате проекта в компании была полностью автоматизирована работа с договорами. Все согласования происходят в системе по настроенным регламентам: в зависимости от типа документа определяется последовательность этапов и согласующие. Участники процесса могут проверить всю доступную информацию о контрагенте прямо из интерфейса системы. В едином реестре договоров документы можно фильтровать и быстро выгружать для отчетности. С помощью удобных механизмов легко отследить факт подписания и местонахождение бумажного оригинала документа. Наконец, в системе можно быстро найти документ по штрихкоду на бумажном варианте – при его сканировании открывается документ в системе, а электронный экземпляр можно найти по размерным параметрам – по номеру, дате, контрагенту, автору.

Дополнительно в системе был настроен процесс работы с разовыми поставками. Благодаря сокращенному кругу согласующих отгрузка продукции в таких случаях не затягивается – сотрудничество с контрагентом начинается еще до подписания договора.

Исключить дублирование информации в разных системах удалось за счет интеграционных решений: в DirectumRX и MS Active Directory автоматически синхронизируются данные о подразделениях и сотрудниках, а в «1С:Бухгалтерия» из ECM-системы выгружается информация о договорных документах. С помощью связки с почтовым клиентом работники ТД «ПиР» могут выполнять задания через корпоративную почту. Такой подход удобен, когда у сотрудника нет возможности немедленно подключиться к работе в системе, а процесс затягивать нельзя.

В DirectumRX сегодня работают 105 сотрудников ТД «ПиР». За две недели опытно-промышленной эксплуатации системы в компании было создано 143 договорных документа и отправлено 204 задачи. Сегодня руководство планирует подключить к работе в DirectumRX другие компании торгового дома, а также автоматизировать процессы делопроизводства.

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.

ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

Обладая дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. В качестве решения была выбрана платформа DirectumRX, а исполнителем проекта стала компания «Майтэк».

Изначально планировалось подключить к системе 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.

Активный процесс реорганизации группы компаний повлиял на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях. Также в ходе внедрения работа систем «1С:Документооборот» и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DirectumRX. В настоящее время в DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

Руководство КСК отмечает значительное ускорение процессов, управлять ими стало нагляднее и проще. Например, самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс согласования, составило 2 дня и 5 часов. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, но и в разных городах, ранее процесс согласования договоров мог длиться неделями.

В планах на 2019 год – подключение к системе новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:Управление холдингом» и использование электронной подписи.

Группа компаний объединяет ведущих производителей продуктов питания Удмуртии, Пермского края, Республик Татарстан и Башкортостан. Более 10 лет предприятия холдинга работают в системе электронного документооборота Directum: управляют делопроизводством, финансовыми документами, договорами, другими внутренними процессами.

В октябре этого года Directum выпустила новое решение – чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым, пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. Руководство «Комос Групп» оценило применимость бота для своих процессов и приняло решение о его внедрении. В частности, с помощью Directum Bot планировалось ускорить организацию совещаний и улучшить контроль исполнения поручений.

Через диалог с чат-ботом в приложении Viber сотрудники холдинга согласуют протоколы совещаний, выводят общий список поручений на исполнение, получают и исполняют поручения по результатам рабочих встреч. Информация об исполненном поручении автоматически появляется в корпоративной СЭД.

В планах компании – тиражирование решения на другие процессы и подключение к боту сотрудников, не работающих в системе Directum. Так, в ближайшем будущем планируется автоматизировать подписание протокола встречи председателем совещания и рассылку напоминаний о совещании. Кроме того, через бота будут организованы сбор кайдзен-предложений для развития производства, оформление заявок на ремонт из удаленных магазинов, согласование служебных записок и ознакомление с организационной документацией.

В число поставщиков «Снежной Королевы» входят более 2,5 тыс. организаций, которые все чаще отказываются от бумажного документооборота с контрагентами. Желание продолжить сотрудничество с поставщиками – одна из причин, побудивших компанию использовать сервис Synerdocs. Вторая — очевидные выгоды электронного документооборота.

К преимуществам перехода на электронный документооборот компания отнесла в первую очередь сокращение трудозатрат, поскольку создавать, согласовывать и искать электронные документы для поставщиков теперь намного проще и быстрее. Также произошло ускорение бизнес-процессов – счета-фактуры доставляются контрагенту за считанные минуты, оплата за услуги и товары проводится без задержек.

Сотрудники «Снежной Королевы» обмениваются с поставщиками УПД, счетами-фактурами и актами, используя модуль «Обмен с контрагентами» системы Directum.

Как отметил руководитель проекта СЭД Directum компании «Снежная Королева» Александр Фатеев, благодаря модулю «Обмен с контрагентами» пользователь работает с документами в едином окне. Нет необходимости переходить на другое ПО, можно выполнять все действия в привычном интерфейсе Directum. При этом документы хранятся в долговременном электронном архиве, и их поиск занимает считанные минуты, а юридическая значимость обеспечивается на протяжении всего срока хранения.

В ближайшее время «Снежная Королева» планирует перейти на обмен электронными документами с собственными подразделениями, которые находятся в разных городах.

Принимая решение о внедрении системы электронного документооборота, компания стремилась решить две задачи: автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов и организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

Внедрение DirectumRX проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования – в системе учтена вся специфика работы с ними.

Все сотрудники компании теперь ведут взаимодействие и согласуют договоры в электронном виде. Автоматическое вычисление цепочки согласующих и авторасчет затрат на мероприятия значительно снизили трудоемкость процессов.

В ближайшее время Biocodex планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.

Сегодня сеть магазинов «Снежная Королева» включает 113 магазинов в Москве, Санкт-Петербурге и 50 городах России. Специфика работы компании подразумевает активное взаимодействие с большим количеством контрагентов – поставщиков товаров. Поэтому приоритетным направлением для автоматизации стала работа с контрагентами и договорами.

При выборе системы оценивалась прежде всего базовая функциональность – часть процессов нужно было подключить в предельно короткие сроки. Другими критериями были: надежность архитектуры; интеграционные решения с информационными системами компании; масштабируемость платформы; возможность модификации под особенности компании и самостоятельной разработки.

В компании выбрали ECM-систему Directum, и в 2017 году в «Снежной Королеве» стартовал проект внедрения. Сегодня в системе работают около 60 сотрудников компании.

Для автоматизации работы с контрагентами и договорами ИТ-специалисты розничной сети самостоятельно адаптировали систему. Бесшовная интеграция с кадровой и финансово-учетной системами компании обеспечивает пользователям управление документами в едином информационном пространстве.

На стадии внедрения сегодня – автоматизация процесса согласования доверенностей, а проектное решение по управлению приказами и распоряжениями находится на согласовании у руководства компании.