Directum

До внедрения Directum документооборот в компании был частично автоматизирован. Было сложно контролировать сроки окончания договорных обязательств с контрагентами и отслеживать возврат оригиналов. Из-за большого количества сопроводительной документации возникали трудности при согласовании нового контрагента.

Чтобы оптимизировать работу и сделать договорные процессы более прозрачными и контролируемыми, руководство «Бриджстоун СНГ» приняло решение о переходе на электронный документооборот.

В рабочую группу проекта вошли специалисты финансового, юридического и ИТ-отделов. При выборе ECM-системы они ориентировались на функциональность решения и удобство работы. Новой системе предстояло обеспечить: прозрачность рабочих процессов с возможностью контроля на любом этапе согласования; сохранность договорных документов и минимальные сроки их согласования; удобство хранения и поиска требуемой информации; гибкие настройки пользовательских прав при работе с контентом; удобство локального администрирования процессов согласования; возможность интеграции с корпоративным каталогом пользователей.

Выбор был сделан в пользу Directum. Продемонстрированные возможности соответствовали требованиям компании. Кроме того, часть контрагентов «Бриджстоун СНГ» также работают с этой системой.

С помощью Directum планировалось автоматизировать два ключевых бизнес-процесса: согласование новых контрагентов и согласование договорных документов.

Проект внедрения был поделен на два этапа. На первом этапе были развернуты базовые модули для управления документами и процессами, а также бизнес-решение «Directum: Управление договорами».

На втором этапе специалисты Directum перешли к опытно-промышленной эксплуатации. На этом этапе также был автоматизирован процесс согласования нового контрагента по типовому маршруту. Прежде чем отправлять на согласование договор с поставщиком, контрагент должен пройти проверку внутренним департаментом компании. Для создания и согласования договорных документов вне офиса для пользователей был организован веб-доступ.

Автоматизация документооборота сделала согласование прозрачным и контролируемым, значительно сократив время подготовки договоров. Организован структурированный электронный архив, теперь все документы можно быстро найти.

Сегодня в Directum работают 120 пользователей, в том числе 15 топ-менеджеров.

В «Бриджстоун СНГ» планируют автоматизировать новые процессы, например, управление командировками. Также в планах – тиражировать систему на удаленные подразделения, в том числе завод в Ульяновске.

В состав холдинга Askona входят четыре компании: «Аскона-Век», «Торговый дом «Аскона», «Хилдинг Андерс Рус», «Аскона-ОПТ». Организации осуществляют деятельность по различным направлениям: производство, оптовая торговля и розничные продажи.

Фирменная розничная сеть включает более 700 магазинов в России и странах СНГ. При этом многие бизнес-процессы являются сквозными и требуют качественного взаимодействия как между структурами холдинга, так и со сторонними юридическими лицами.

Работа с документами в Askona реализована в едином информационном пространстве – налажена тесная интеграция ECM-системы Directum и ERP-системы «Галактика». До перехода на межкорпоративный документооборот у сотрудников возникали сложности с внешней корреспонденцией. Счета-фактуры и иные документы терялись на пути к ответственным сотрудникам.

За решение задачи взялись специалисты Synerdocs, ООО «Тюмбит-АСУ» и ООО «Галактика ИТ».

Межкорпоративный документооборот внедрен в 250 подразделениях холдинга. Непосредственно с электронными счетами-фактурами и неформализованными документами работают более 100 сотрудников.

Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов потребовалось реализовать интеграционное решение. В его работе задействованы: система «Галактика ERP», ECM-система Directum, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs.

Как поясняет Екатерина Удальцова, ИТ-директор Askona, процесс обработки, согласования и контроля представления документов существенно усложнялся с ростом холдинга. В результате он стал настолько длительным, что автоматизация внутрихолдингового и внешнего документооборота оказалась жизненно необходимой. В результате проекта канцелярские расходы в Askona ниже, оборот денежных средств быстрее, а доставка счетов-фактур на подпись контрагенту проходит за считанные минуты.

В компании планируют перевести в электронный вид другие документы: накладные на внутреннее перемещение и возврат по рекламации, акты об излишках/недостачах и на списание.

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно.

Перед командой проекта были поставлены задачи организации архива электронных документов; миграции исторических данных; автоматизации процессов согласования договоров и счетов; отображения факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют, а также интеграции с учетной системой Sun.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач сделали несколько доработок.

Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функциональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.

Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения. Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

В DirectumRX также реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ.

Была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс.

Результатом внедрения проекта стало повышение эффективности работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.

В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.

Компания поставила перед собой цель полностью автоматизировать договорной процесс, делопроизводство и хранение первичной документации. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель. При этом статус документа был непрозрачен, а сбор первичных документов для налоговых органов был очень трудозатратным.

При выборе системы документооборота для компании были важны удобные инструменты поиска, возможность работы с реестрами, разграничение прав доступа на объекты, а также безопасность хранения данных. Функциональность DirectumRX позволила полностью реализовать эти требования.

В рамках созданного решения все документы согласуются по заранее настроенным правилам, благодаря этому процесс согласования ускорился в несколько раз, а случаи потери документов исключились. Кроме того, сократились офисные расходы на печать черновиков документов, а процесс согласования стал более прозрачен. В DirectumRX работают порядка 150 пользователей, включая высшее руководство. В планах – дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизация электронного обмена документами с контрагентами.

В 2016 году в Groupe SEB остро встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота: ее функциональности было уже недостаточно, внутри компании она никак не развивалась, а стоимость обновления была равна стоимости целого проекта. При выборе новой СЭД основными критериями стали возможность внедрения в сжатые сроки, широкий базовый функционал, легкость и удобство работы, а также перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки» и интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили быстро определиться с выбором. Поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английском языке.

Прежде всего было необходимо организовать эффективное управление договорами в России и Украине. Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования – в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.

Специалисты Groupe SEB взяли на себя основные работы по проекту. Внедрение шло по сокращенному варианту, который включал в себя два этапа: исследование и GAP-анализ и модификация, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.

Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн-чат между рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы.

Сейчас компания работает с русской и английской версией DirectumRX. В системе взаимодействуют около 180 пользователей. В планах – развитие внешнего документооборота с контрагентами, а также внедрение мобильного приложения.

Проект выполнялся с начала 2016 года, когда по итогам торгов в качестве СЭД была выбрана корпоративная система электронного документооборота Directum. Внедрение системы производилось силами специалистов института, прошедших обучение настройке и администрированию системы, что позволило внедрить СЭД в кратчайшие сроки.

Сейчас в системе работают 30 пользователей, проект успешно развивается, а руководство НИИ позитивно оценило итоги проекта. На данный момент в институте решены базовые задачи канцелярского документооборота. Ведется регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, автоматизирована работа с резолюциями и поручениями. Кроме того, с помощью системы ведется контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий документов и ведется контроль исполнительской дисциплины.

Оптимизация деятельности компании, начавшаяся некоторое время назад, затронула многие сферы, в том числе и выстраивание процессов взаимодействия и документооборота. Главной целью внедрения ECM-системы на предприятии стала безопасность работы с корпоративными документами и повышение контроля за их движением.

Directum была выбрана как платформа, имеющая более 100 готовых решений. С их помощью можно автоматизировать сквозные процессы компании, например, управление закупками, обмен электронными документами внутри организации и с внешними контрагентами.

В ходе проекта были внедрены модули «Канцелярия» и «Управление договорами», что позволило автоматизировать работу с приказами по основной деятельности и работу с договорными документами. С декабря «Золото Камчатки» работает в новом решении и с его помощью заключает договоры от всех обществ группы компаний. На данный момент в системе работают около 100 пользователей. В планах компании автоматизация блока «Управление закупками» и дальнейшая оптимизация процессов канцелярии.

Обширная базовая функциональность системы позволила обойтись без серьезных доработок. С помощью ECM-платформы автоматизирована ключевая задача по управлению договорами, реализованы задачи по обработке входящей и исходящей корреспонденции, работе с инвестиционными счетами, согласованию служебных записок. В настоящий момент «Бион» использует модули «Канцелярия» и «Управление договорами».

Кроме того, в интересах руководства компании было внедрено мобильное приложение Directum Jazz. Его ключевым заказчиком выступил непосредственно директор группы, часто находящийся в деловых поездках, но строго контролирующий ежедневную жизнь компании. По отзыву сотрудников, использование Directum Jazz ускорило бизнес-процессы и обеспечило их непрерывность.

Внедренное более  года назад решение охватило 20 тыс. пользователей и позволяет осуществлять свыше 1 млн операций в день. Для повышения производительности системы потребовалось ее обновление. В начале 2016 года в компании начались работы по переходу на версию 5.2, которая отличается более мощной платформой, новыми возможностями для разработчиков и более современным пользовательским интерфейсом.
При принятии решения о переходе ориентировались на два аспекта: легкая адаптация пользователей и новые возможности. Отличия новой версии системы имеют огромное значение – крупные изменения не должны вести к длительному привыканию пользователей. Среди новых возможностей пользователями выделяется предпросмотр документов и заданий: не открывая карточку, можно рассмотреть входящий документ и оперативно отправить поручение в работу, сэкономив время. Принципиальные схемы работы остались прежними, поэтому сразу после обновления сотрудники продолжили работать в привычном режиме.
Переход начался с нагрузочного тестирования в условиях, приближенных к реальным. Оно подтвердило работоспособность новой версии на текущем оборудовании при 10 тыс. одновременно работающих пользователях. На каждом прогоне нагрузочного тестирования фиксировалась длительность выполнения операций в системе, а также велся мониторинг показателей работы оборудования.
Для снижения риска временной недоступности системы и во избежание полной остановки ее работы проектная команда выполнила ряд мероприятий: составили почасовой план действий при обновлении системы, организовали поддержку не только в Сургуте, но и в Ижевске, были готовы к оперативному добавлению ресурсов на виртуальных серверах. Обновление системы производилось в выходные дни, то есть процесс был вынесен за рамки рабочего времени сотрудников. Оно прошло в штатном режиме во многом благодаря продуманному плану действий.