Directum

В АО «ГСС» автоматизированы процессы делопроизводства и организации совещаний. Все руководители работают в системе Directum, а также используют мобильное решение Directum Solo, благодаря чему удалось существенно ускорить процессы согласования документов и принятия управленческих решений.

Выбирая новую СЭД, руководство АО «ГСС» обращало внимание на наличие готовых компонент для автоматизации конкретных процессов с возможностью их доработки. Так, адаптированные бизнес-решения Directum позволили закрыть задачи двух основных направлений: делопроизводство и управление совещаниями.

Внедрением занималась компания Tanais.

С внедрением Directum все автоматизированные процессы стали прозрачнее: можно отследить стадию работ, историю изменений в документах, а руководителям доступны сводные отчеты по исполнительской дисциплине.

Для удобной работы пользователей была налажена интеграция с другими системами компании: Active Directory; регулярно синхронизируется информация в справочниках Directum и «1С» по организационно-штатной структуре; нормативно-справочная информация АО «ГСС» из внутренней корпоративной системы управления основными данными каждый час передается в Directum.

На сегодняшний день в системе Directum работают все сотрудники АО «ГСС» — более 2500 человек, в том числе обособленные подразделения и филиал в Комсомольске-на-Амуре.

Как рассказал Роман Марковский, директор департамента информационных технологий АО «ГСС», создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС». Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.

В начале 2017 года ВОЭК предоставила своим клиентам автоматизированную информационную систему самообслуживания – личный кабинет абонента, интегрированный с внутренними системами компании — Directum, «1С Бухгалтерия» и пр. ежедНа тот момент в личном кабинете можно было подавать заявки на технологическое присоединение, оперативно получать и отправлять информацию (показания приборов учета, документация по взаиморасчетам и т. п.), обращаться с жалобами. Особенно востребованной оказалась функция дистанционной подачи заявок на технологическое присоединение.

Руководство компании понимало, что процесс, в котором из нескольких операций лишь одна (подача заявки) проходит в электронном виде, не является полноценным электронным документооборотом. После рассмотрения заявки клиенту все равно приходилось посещать офис – технические условия, счета на оплату и договор на технологическое присоединение подписывались вручную на бумаге.

Руководство ВОЭК приняло решение развить функциональность системы и организовать внешний юридически значимый обмен неформализованными документами через сервис ЭДО — Synerdocs.

С внедрением Synerdocs в личном кабинете клиент может подписать простой электронной подписью любые документы (запросы, обращения, жалобы, заявки) и передать их в систему Directum через Synerdocs. В то же время происходит автоматическая регистрация абонента в сервисе, если его еще нет в справочнике.

ВОЭК также может подписать электронной подписью все ответные документы по запросам, и передать их из системы Directum в личный кабинет абонента.

Приходить в офис за документами клиенту больше не нужно. В личном кабинете ему доступны все документы (письма, договоры, акты и т.п.), подписанные ВОЭК. Там же можно просмотреть их (PDF-файлы с «синим штампом» верификации и валидации Synerdocs), подписать ПЭП и отправить обратно в СЭД компании.

В планах ВОЭК – обмен с клиентами формализованными документами.

АО «Главкосмос» реализует международные контракты. Организация проектов – это большой объем документации, а сопутствующие процессы документооборота должны быть максимально быстрыми. Чтобы повысить прозрачность хода работ и по возможности отказаться от бумажных экземпляров, руководство компании приняло решение о внедрении системы Directum.

При выборе решения оценивались функциональные возможности, интерфейс, стоимость и подход к внедрению.

Компания Tanais предложила итерационную технологию внедрения. Так заказчик быстрее видит результаты проекта и полностью контролирует бюджет. На каждой итерации собирались требования к внедряемому решению. Пользователи начали работать с уже настроенной и адаптированной системой.

На первой стадии в электронный вид была переведена работа с входящими и исходящими письмами, поручениями руководства. На второй стадии автоматизирована работа с приказами, распоряжениями и служебными записками.

Руководители и ключевые сотрудники АО «Главкосмос» используют мобильные приложения Directum Jazz и Directum Solo. Благодаря удаленному доступу к информации и задачам, они могут оперативно подключаться к решению важных вопросов.

Сегодня 95% сотрудников, это порядка 100 человек, используют систему электронного документооборота в своей повседневной деятельности. Данные о пользователях передаются в Directum из службы каталогов Active Directory. Все электронные документы хранятся в едином файловом хранилище, сотрудники могут обращаться к ним в любое время в соответствии с правами доступа.

С внедрением системы процессы стали более контролируемыми. Некоторые виды документов теперь создаются исключительно в электронном виде, например, служебные записки, которые составляют немалую часть общего документооборота компании.

В планах «Главкосмоса» автоматизация договорной и закупочной деятельности с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, интеграция с системой электронного документооборота «Роскосмоса».

ПАО «Авиационный комплекс им. С.В. Ильюшина» (ПАО «Ил») сегодня разрабатывает и выпускает различные модификации Ил-76, Ил-78, Ил-96, Ил-112, Ил-114. Также ПАО «Ил» специализируется на обслуживании, модернизации и техническом оснащении самолетов, обучает специалистов летного и инженерно-технического состава.

Ежедневно в компании обрабатываются большие объемы документации, при этом сложная организационная структура, специфика деятельности и строгие регламенты накладывают свой отпечаток на все процессы. Несмотря на то, что сотрудники ПАО «Ил» давно работали в СЭД, процессы документооборота часто затягивались.

Когда руководство компании приняло решение о развитии проекта автоматизации, стало ясно, что имеющаяся СЭД не сможет адаптироваться к новым требованиям. Нужно было новое решение – более гибкое и масштабируемое, которое отвечает политике безопасности ПАО «Ил» и которое можно легко настроить под собственные задачи.

Чтобы повысить эффективность и прозрачность внутренних бизнес-процессов руководство компании приняло решение о внедрении Directum. В качестве подрядчика выступила компания Tanais.

На первом этапе проекта были автоматизированы процессы согласования договорных документов.

Автоматизированы два ключевых процесса: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений договорных документов. На последних этапах документы утверждаются руководителями подразделений и руководителями высшего звена.

Для удобства систему Directum интегрировали с другими решениями предприятия: «1С:Предприятие Комплексная автоматизация (СБНУ)»; служба каталогов Active Directory; Microsoft Exchange.

Сегодня в договорных процессах ПАО «Ил» участвуют до 600 человек, и все они работают в системе Directum. В перспективе, когда сотрудники освоят возможности системы в полной мере, сроки согласования сократятся на 30-40%.

Второй этап затронул процессы канцелярии. Будут автоматизированы следующие бизнес-процессы: работа с входящими и исходящими документами; создание и подписание документов, приказов и распоряжений; формирование служебных записок; работа с поручениями.

Все эти процессы в будущем будут проводиться исключительно в системе Directum, где можно отслеживать каждую стадию. Руководителям будет проще контролировать исполнение своих поручений.

Параллельно с автоматизацией бизнес-процессов в ПАО «Ил» будут выполнены работы по обновлению версий системы Directum в ПАО «ВАСО» и АО «Авиастар-СП», которые входят в состав Авиационного комплекса им. С.В.Ильюшина.

Используя решение «TANAIS:Адаптер», системы электронного документооборота ПАО «Ил», ПАО «ВАСО» и АО «Авиастар-СП» будут интегрированы для обеспечения сквозных бизнес-процессов между компаниями, входящих в ПАО «Ил». В дальнейшем к единому информационному пространству присоединятся и другие дочерние предприятия — авиаремонтные заводы, экспериментальный машиностроительный завод им. В.М. Мясищева и другие предприятия. Это позволит организовать непрерывные сквозные процессы в электронном виде, позволяющие повысить эффективность и прозрачность бизнес-процессов.

С переходом на новую СЭД в компании планируется сократить объемы бумажного документооборота, увеличить скорость обработки и доставки документов, повысить количество выполненных поручений в срок, а также исключить потерю документов.

До внедрения Directum документооборот в компании был частично автоматизирован. Было сложно контролировать сроки окончания договорных обязательств с контрагентами и отслеживать возврат оригиналов. Из-за большого количества сопроводительной документации возникали трудности при согласовании нового контрагента.

Чтобы оптимизировать работу и сделать договорные процессы более прозрачными и контролируемыми, руководство «Бриджстоун СНГ» приняло решение о переходе на электронный документооборот.

В рабочую группу проекта вошли специалисты финансового, юридического и ИТ-отделов. При выборе ECM-системы они ориентировались на функциональность решения и удобство работы. Новой системе предстояло обеспечить: прозрачность рабочих процессов с возможностью контроля на любом этапе согласования; сохранность договорных документов и минимальные сроки их согласования; удобство хранения и поиска требуемой информации; гибкие настройки пользовательских прав при работе с контентом; удобство локального администрирования процессов согласования; возможность интеграции с корпоративным каталогом пользователей.

Выбор был сделан в пользу Directum. Продемонстрированные возможности соответствовали требованиям компании. Кроме того, часть контрагентов «Бриджстоун СНГ» также работают с этой системой.

С помощью Directum планировалось автоматизировать два ключевых бизнес-процесса: согласование новых контрагентов и согласование договорных документов.

Проект внедрения был поделен на два этапа. На первом этапе были развернуты базовые модули для управления документами и процессами, а также бизнес-решение «Directum: Управление договорами».

На втором этапе специалисты Directum перешли к опытно-промышленной эксплуатации. На этом этапе также был автоматизирован процесс согласования нового контрагента по типовому маршруту. Прежде чем отправлять на согласование договор с поставщиком, контрагент должен пройти проверку внутренним департаментом компании. Для создания и согласования договорных документов вне офиса для пользователей был организован веб-доступ.

Автоматизация документооборота сделала согласование прозрачным и контролируемым, значительно сократив время подготовки договоров. Организован структурированный электронный архив, теперь все документы можно быстро найти.

Сегодня в Directum работают 120 пользователей, в том числе 15 топ-менеджеров.

В «Бриджстоун СНГ» планируют автоматизировать новые процессы, например, управление командировками. Также в планах – тиражировать систему на удаленные подразделения, в том числе завод в Ульяновске.

В состав холдинга Askona входят четыре компании: «Аскона-Век», «Торговый дом «Аскона», «Хилдинг Андерс Рус», «Аскона-ОПТ». Организации осуществляют деятельность по различным направлениям: производство, оптовая торговля и розничные продажи.

Фирменная розничная сеть включает более 700 магазинов в России и странах СНГ. При этом многие бизнес-процессы являются сквозными и требуют качественного взаимодействия как между структурами холдинга, так и со сторонними юридическими лицами.

Работа с документами в Askona реализована в едином информационном пространстве – налажена тесная интеграция ECM-системы Directum и ERP-системы «Галактика». До перехода на межкорпоративный документооборот у сотрудников возникали сложности с внешней корреспонденцией. Счета-фактуры и иные документы терялись на пути к ответственным сотрудникам.

За решение задачи взялись специалисты Synerdocs, ООО «Тюмбит-АСУ» и ООО «Галактика ИТ».

Межкорпоративный документооборот внедрен в 250 подразделениях холдинга. Непосредственно с электронными счетами-фактурами и неформализованными документами работают более 100 сотрудников.

Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов потребовалось реализовать интеграционное решение. В его работе задействованы: система «Галактика ERP», ECM-система Directum, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs.

Как поясняет Екатерина Удальцова, ИТ-директор Askona, процесс обработки, согласования и контроля представления документов существенно усложнялся с ростом холдинга. В результате он стал настолько длительным, что автоматизация внутрихолдингового и внешнего документооборота оказалась жизненно необходимой. В результате проекта канцелярские расходы в Askona ниже, оборот денежных средств быстрее, а доставка счетов-фактур на подпись контрагенту проходит за считанные минуты.

В компании планируют перевести в электронный вид другие документы: накладные на внутреннее перемещение и возврат по рекламации, акты об излишках/недостачах и на списание.

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно.

Перед командой проекта были поставлены задачи организации архива электронных документов; миграции исторических данных; автоматизации процессов согласования договоров и счетов; отображения факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют, а также интеграции с учетной системой Sun.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач сделали несколько доработок.

Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функциональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.

Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения. Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

В DirectumRX также реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ.

Была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс.

Результатом внедрения проекта стало повышение эффективности работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.

В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.

Компания поставила перед собой цель полностью автоматизировать договорной процесс, делопроизводство и хранение первичной документации. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель. При этом статус документа был непрозрачен, а сбор первичных документов для налоговых органов был очень трудозатратным.

При выборе системы документооборота для компании были важны удобные инструменты поиска, возможность работы с реестрами, разграничение прав доступа на объекты, а также безопасность хранения данных. Функциональность DirectumRX позволила полностью реализовать эти требования.

В рамках созданного решения все документы согласуются по заранее настроенным правилам, благодаря этому процесс согласования ускорился в несколько раз, а случаи потери документов исключились. Кроме того, сократились офисные расходы на печать черновиков документов, а процесс согласования стал более прозрачен. В DirectumRX работают порядка 150 пользователей, включая высшее руководство. В планах – дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизация электронного обмена документами с контрагентами.

В 2016 году в Groupe SEB остро встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота: ее функциональности было уже недостаточно, внутри компании она никак не развивалась, а стоимость обновления была равна стоимости целого проекта. При выборе новой СЭД основными критериями стали возможность внедрения в сжатые сроки, широкий базовый функционал, легкость и удобство работы, а также перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки» и интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили быстро определиться с выбором. Поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английском языке.

Прежде всего было необходимо организовать эффективное управление договорами в России и Украине. Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования – в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.

Специалисты Groupe SEB взяли на себя основные работы по проекту. Внедрение шло по сокращенному варианту, который включал в себя два этапа: исследование и GAP-анализ и модификация, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.

Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн-чат между рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы.

Сейчас компания работает с русской и английской версией DirectumRX. В системе взаимодействуют около 180 пользователей. В планах – развитие внешнего документооборота с контрагентами, а также внедрение мобильного приложения.

Проект выполнялся с начала 2016 года, когда по итогам торгов в качестве СЭД была выбрана корпоративная система электронного документооборота Directum. Внедрение системы производилось силами специалистов института, прошедших обучение настройке и администрированию системы, что позволило внедрить СЭД в кратчайшие сроки.

Сейчас в системе работают 30 пользователей, проект успешно развивается, а руководство НИИ позитивно оценило итоги проекта. На данный момент в институте решены базовые задачи канцелярского документооборота. Ведется регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, автоматизирована работа с резолюциями и поручениями. Кроме того, с помощью системы ведется контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий документов и ведется контроль исполнительской дисциплины.