Directum

Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска, повысить эффективность и прозрачность работы. Основные задачи проекта удалось решить с помощью модулей «Договоры» и «Делопроизводство» решения DirectumRX. К системе подключены филиалы компании в Москве, Санкт-Петербурге и Пензе.

Результатом внедрения стал рост эффективности департаментов холдинга и повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Все филиалы группы работают в едином информационном пространстве, благодаря чему сократились сроки рассмотрения и согласования документов, упростились процедуры передачи документов внутри организации, снизились расходы на хранение и перемещение бумажных оригиналов.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Jazz. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание.

В дальнейшем агрохолдинг планирует подключить к DirectumRX другие процессы, а также настроить глобальную интеграцию с несколькими базами системы «1С:Предприятие».

Компания поставляет продукцию в международные, федеральные и локальные розничные сети — постоянно взаимодействует с множеством торговых площадок и заключает большое число сделок. Для упрощения договорной работы и повышения ее прозрачности руководство ТД «ПиР» решило автоматизировать процесс с помощью ECM-системы DirectumRX.

В результате проекта в компании была полностью автоматизирована работа с договорами. Все согласования происходят в системе по настроенным регламентам: в зависимости от типа документа определяется последовательность этапов и согласующие. Участники процесса могут проверить всю доступную информацию о контрагенте прямо из интерфейса системы. В едином реестре договоров документы можно фильтровать и быстро выгружать для отчетности. С помощью удобных механизмов легко отследить факт подписания и местонахождение бумажного оригинала документа. Наконец, в системе можно быстро найти документ по штрихкоду на бумажном варианте – при его сканировании открывается документ в системе, а электронный экземпляр можно найти по размерным параметрам – по номеру, дате, контрагенту, автору.

Дополнительно в системе был настроен процесс работы с разовыми поставками. Благодаря сокращенному кругу согласующих отгрузка продукции в таких случаях не затягивается – сотрудничество с контрагентом начинается еще до подписания договора.

Исключить дублирование информации в разных системах удалось за счет интеграционных решений: в DirectumRX и MS Active Directory автоматически синхронизируются данные о подразделениях и сотрудниках, а в «1С:Бухгалтерия» из ECM-системы выгружается информация о договорных документах. С помощью связки с почтовым клиентом работники ТД «ПиР» могут выполнять задания через корпоративную почту. Такой подход удобен, когда у сотрудника нет возможности немедленно подключиться к работе в системе, а процесс затягивать нельзя.

В DirectumRX сегодня работают 105 сотрудников ТД «ПиР». За две недели опытно-промышленной эксплуатации системы в компании было создано 143 договорных документа и отправлено 204 задачи. Сегодня руководство планирует подключить к работе в DirectumRX другие компании торгового дома, а также автоматизировать процессы делопроизводства.

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.

ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

Обладая дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. В качестве решения была выбрана платформа DirectumRX, а исполнителем проекта стала компания «Майтэк».

Изначально планировалось подключить к системе 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.

Активный процесс реорганизации группы компаний повлиял на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях. Также в ходе внедрения работа систем «1С:Документооборот» и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DirectumRX. В настоящее время в DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

Руководство КСК отмечает значительное ускорение процессов, управлять ими стало нагляднее и проще. Например, самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс согласования, составило 2 дня и 5 часов. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, но и в разных городах, ранее процесс согласования договоров мог длиться неделями.

В планах на 2019 год – подключение к системе новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:Управление холдингом» и использование электронной подписи.

Группа компаний объединяет ведущих производителей продуктов питания Удмуртии, Пермского края, Республик Татарстан и Башкортостан. Более 10 лет предприятия холдинга работают в системе электронного документооборота Directum: управляют делопроизводством, финансовыми документами, договорами, другими внутренними процессами.

В октябре этого года Directum выпустила новое решение – чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым, пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. Руководство «Комос Групп» оценило применимость бота для своих процессов и приняло решение о его внедрении. В частности, с помощью Directum Bot планировалось ускорить организацию совещаний и улучшить контроль исполнения поручений.

Через диалог с чат-ботом в приложении Viber сотрудники холдинга согласуют протоколы совещаний, выводят общий список поручений на исполнение, получают и исполняют поручения по результатам рабочих встреч. Информация об исполненном поручении автоматически появляется в корпоративной СЭД.

В планах компании – тиражирование решения на другие процессы и подключение к боту сотрудников, не работающих в системе Directum. Так, в ближайшем будущем планируется автоматизировать подписание протокола встречи председателем совещания и рассылку напоминаний о совещании. Кроме того, через бота будут организованы сбор кайдзен-предложений для развития производства, оформление заявок на ремонт из удаленных магазинов, согласование служебных записок и ознакомление с организационной документацией.

В число поставщиков «Снежной Королевы» входят более 2,5 тыс. организаций, которые все чаще отказываются от бумажного документооборота с контрагентами. Желание продолжить сотрудничество с поставщиками – одна из причин, побудивших компанию использовать сервис Synerdocs. Вторая — очевидные выгоды электронного документооборота.

К преимуществам перехода на электронный документооборот компания отнесла в первую очередь сокращение трудозатрат, поскольку создавать, согласовывать и искать электронные документы для поставщиков теперь намного проще и быстрее. Также произошло ускорение бизнес-процессов – счета-фактуры доставляются контрагенту за считанные минуты, оплата за услуги и товары проводится без задержек.

Сотрудники «Снежной Королевы» обмениваются с поставщиками УПД, счетами-фактурами и актами, используя модуль «Обмен с контрагентами» системы Directum.

Как отметил руководитель проекта СЭД Directum компании «Снежная Королева» Александр Фатеев, благодаря модулю «Обмен с контрагентами» пользователь работает с документами в едином окне. Нет необходимости переходить на другое ПО, можно выполнять все действия в привычном интерфейсе Directum. При этом документы хранятся в долговременном электронном архиве, и их поиск занимает считанные минуты, а юридическая значимость обеспечивается на протяжении всего срока хранения.

В ближайшее время «Снежная Королева» планирует перейти на обмен электронными документами с собственными подразделениями, которые находятся в разных городах.

Принимая решение о внедрении системы электронного документооборота, компания стремилась решить две задачи: автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов и организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

Внедрение DirectumRX проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования – в системе учтена вся специфика работы с ними.

Все сотрудники компании теперь ведут взаимодействие и согласуют договоры в электронном виде. Автоматическое вычисление цепочки согласующих и авторасчет затрат на мероприятия значительно снизили трудоемкость процессов.

В ближайшее время Biocodex планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.

Сегодня сеть магазинов «Снежная Королева» включает 113 магазинов в Москве, Санкт-Петербурге и 50 городах России. Специфика работы компании подразумевает активное взаимодействие с большим количеством контрагентов – поставщиков товаров. Поэтому приоритетным направлением для автоматизации стала работа с контрагентами и договорами.

При выборе системы оценивалась прежде всего базовая функциональность – часть процессов нужно было подключить в предельно короткие сроки. Другими критериями были: надежность архитектуры; интеграционные решения с информационными системами компании; масштабируемость платформы; возможность модификации под особенности компании и самостоятельной разработки.

В компании выбрали ECM-систему Directum, и в 2017 году в «Снежной Королеве» стартовал проект внедрения. Сегодня в системе работают около 60 сотрудников компании.

Для автоматизации работы с контрагентами и договорами ИТ-специалисты розничной сети самостоятельно адаптировали систему. Бесшовная интеграция с кадровой и финансово-учетной системами компании обеспечивает пользователям управление документами в едином информационном пространстве.

На стадии внедрения сегодня – автоматизация процесса согласования доверенностей, а проектное решение по управлению приказами и распоряжениями находится на согласовании у руководства компании.

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложняли «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота Directum.

На первом этапе проекта специалисты Directum оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.

В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Теперь нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

Как поделилась главный бухгалтер компании Ольга Теньчурина, система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря Directum существенно сократились сроки согласования документов, а также повысился контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В планах компании – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи: сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации, а также повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

В ходе проекта было автоматизировано несколько процессов. Первым из них стало согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации этого процесса компания минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

Второе направление автоматизации — согласование закупочной документации и проведение тендера. Система поддерживает два маршрута согласования закупочной документации: состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

Не менее важной стала реализация процессов согласования договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

Наконец, после того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

По словам Дмитрия Шведова, ИТ-директора «Гленмарк Импэкс», предметная область автоматизации договорных процессов была качественно исследована на старте проекта, а в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате удалось получить продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов компании.