Внедрение новой системы реализовано в соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации. Решение было обусловлено переходом на электронный документооборот внутри компании и между филиалами, стремлением ускорить процесс согласования документов и организовать систематизированное хранение и легкий поиск документации.
Важным критерием выбора продукта, помимо богатой «коробочной» функциональности и удобства использования, было наличие у поставщика аналогичного опыта внедрения систем управления документами на дочерних предприятиях международных компаний.
Особенностью внедрения системы стали дополнительные возможности: отслеживание писем по трек-номеру на сайтах курьерских или почтовых служб без необходимости переходить на эти порталы, формирование реестров почтовых отправлений Почты России, оформление и согласование корпоративных документов в типовых форматах, создание электронной базы данных по направлению командировок, а также использование электронной подписи формата CAdES-XL.
Проект проходил в удаленном формате, так как хронологически совпал с карантинными ограничениями. Предварительно в компании было проведено детальное исследование и оптимизация процессов: часть из них изменили, для некоторых — модифицировали функциональность Directum RX. Кроме того, была настроена работа через мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz для оперативного решения срочных вопросов в отрыве от компьютера.
В перспективе SLK Cement расширит возможности системы в части доработки процесса согласования авансовых отчетов, сквозной авторизации и настройки отдельных регламентов для служебных записок по тендерным процедурам и замещениям на период отпусков.
В системе Directum RX работает около 300 пользователей, в том числе члены правления компании.
