Directum

Компания поставила перед собой цель полностью автоматизировать договорной процесс, делопроизводство и хранение первичной документации. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель. При этом статус документа был непрозрачен, а сбор первичных документов для налоговых органов был очень трудозатратным.

При выборе системы документооборота для компании были важны удобные инструменты поиска, возможность работы с реестрами, разграничение прав доступа на объекты, а также безопасность хранения данных. Функциональность DirectumRX позволила полностью реализовать эти требования.

В рамках созданного решения все документы согласуются по заранее настроенным правилам, благодаря этому процесс согласования ускорился в несколько раз, а случаи потери документов исключились. Кроме того, сократились офисные расходы на печать черновиков документов, а процесс согласования стал более прозрачен. В DirectumRX работают порядка 150 пользователей, включая высшее руководство. В планах – дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизация электронного обмена документами с контрагентами.

Проект выполнялся с начала 2016 года, когда по итогам торгов в качестве СЭД была выбрана корпоративная система электронного документооборота Directum. Внедрение системы производилось силами специалистов института, прошедших обучение настройке и администрированию системы, что позволило внедрить СЭД в кратчайшие сроки.

Сейчас в системе работают 30 пользователей, проект успешно развивается, а руководство НИИ позитивно оценило итоги проекта. На данный момент в институте решены базовые задачи канцелярского документооборота. Ведется регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, автоматизирована работа с резолюциями и поручениями. Кроме того, с помощью системы ведется контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий документов и ведется контроль исполнительской дисциплины.

Оптимизация деятельности компании, начавшаяся некоторое время назад, затронула многие сферы, в том числе и выстраивание процессов взаимодействия и документооборота. Главной целью внедрения ECM-системы на предприятии стала безопасность работы с корпоративными документами и повышение контроля за их движением.

Directum была выбрана как платформа, имеющая более 100 готовых решений. С их помощью можно автоматизировать сквозные процессы компании, например, управление закупками, обмен электронными документами внутри организации и с внешними контрагентами.

В ходе проекта были внедрены модули «Канцелярия» и «Управление договорами», что позволило автоматизировать работу с приказами по основной деятельности и работу с договорными документами. С декабря «Золото Камчатки» работает в новом решении и с его помощью заключает договоры от всех обществ группы компаний. На данный момент в системе работают около 100 пользователей. В планах компании автоматизация блока «Управление закупками» и дальнейшая оптимизация процессов канцелярии.

Обширная базовая функциональность системы позволила обойтись без серьезных доработок. С помощью ECM-платформы автоматизирована ключевая задача по управлению договорами, реализованы задачи по обработке входящей и исходящей корреспонденции, работе с инвестиционными счетами, согласованию служебных записок. В настоящий момент «Бион» использует модули «Канцелярия» и «Управление договорами».

Кроме того, в интересах руководства компании было внедрено мобильное приложение Directum Jazz. Его ключевым заказчиком выступил непосредственно директор группы, часто находящийся в деловых поездках, но строго контролирующий ежедневную жизнь компании. По отзыву сотрудников, использование Directum Jazz ускорило бизнес-процессы и обеспечило их непрерывность.

Внедренное более  года назад решение охватило 20 тыс. пользователей и позволяет осуществлять свыше 1 млн операций в день. Для повышения производительности системы потребовалось ее обновление. В начале 2016 года в компании начались работы по переходу на версию 5.2, которая отличается более мощной платформой, новыми возможностями для разработчиков и более современным пользовательским интерфейсом.
При принятии решения о переходе ориентировались на два аспекта: легкая адаптация пользователей и новые возможности. Отличия новой версии системы имеют огромное значение – крупные изменения не должны вести к длительному привыканию пользователей. Среди новых возможностей пользователями выделяется предпросмотр документов и заданий: не открывая карточку, можно рассмотреть входящий документ и оперативно отправить поручение в работу, сэкономив время. Принципиальные схемы работы остались прежними, поэтому сразу после обновления сотрудники продолжили работать в привычном режиме.
Переход начался с нагрузочного тестирования в условиях, приближенных к реальным. Оно подтвердило работоспособность новой версии на текущем оборудовании при 10 тыс. одновременно работающих пользователях. На каждом прогоне нагрузочного тестирования фиксировалась длительность выполнения операций в системе, а также велся мониторинг показателей работы оборудования.
Для снижения риска временной недоступности системы и во избежание полной остановки ее работы проектная команда выполнила ряд мероприятий: составили почасовой план действий при обновлении системы, организовали поддержку не только в Сургуте, но и в Ижевске, были готовы к оперативному добавлению ресурсов на виртуальных серверах. Обновление системы производилось в выходные дни, то есть процесс был вынесен за рамки рабочего времени сотрудников. Оно прошло в штатном режиме во многом благодаря продуманному плану действий.