СЭД

Ранее фонд сообщал об автоматизации контакт-центра — все процессы регистрации и обработки поступающих от граждан московской области обращений были автоматизированы и перенесены в «Docsvision.Приоритет». В этом году руководство фонда приняло решение оптимизировать документационное обеспечение организации и расширить функции существующего решения до комплексной системы электронного документооборота.

Основная цель проекта — унифицировать и автоматизировать поддержку регламентов исполнения процессов документооборота во всех подразделениях. Исполнителем проекта стал «Диджитал Дизайн».

Сейчас в системе работает 250 пользователей, к ней подключены сотрудники ТФОМС МО всех уровней — от секретаря до руководителя. Для более удобной работы пользователей были настроены специализированные рабочие места в соответствии с выполняемыми ими функциональными ролями и решаемыми задачами. Регистраторы, контролеры и администраторы получили для работы десктоп-клиент. Сотрудники-исполнители работают с веб-клиентом, позволяющим выполнять задачи по исполнению поручений, формированию, согласованию и подписанию документов, в том числе с использованием электронной подписи. Для руководителей было разработано мобильное приложение с возможностью согласования или подписания документов с планшета удаленно.

Как отметил заместитель директора ТФОМС МО Вадим Лукашов, этим проектом в организации намерены решить два важных вопроса: привести все документационные процессы в единый формат и сократить объем бумажных документов и трудозатрат. В результате удалось добиться двукратного сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений благодаря легкому и безопасному доступу к информации и применению механизма электронного согласования. Кроме того, была обеспечена прозрачность движения документов, появилась возможность динамического отслеживания состояния их исполнения.

Группа компаний объединяет ведущих производителей продуктов питания Удмуртии, Пермского края, Республик Татарстан и Башкортостан. Более 10 лет предприятия холдинга работают в системе электронного документооборота Directum: управляют делопроизводством, финансовыми документами, договорами, другими внутренними процессами.

В октябре этого года Directum выпустила новое решение – чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым, пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. Руководство «Комос Групп» оценило применимость бота для своих процессов и приняло решение о его внедрении. В частности, с помощью Directum Bot планировалось ускорить организацию совещаний и улучшить контроль исполнения поручений.

Через диалог с чат-ботом в приложении Viber сотрудники холдинга согласуют протоколы совещаний, выводят общий список поручений на исполнение, получают и исполняют поручения по результатам рабочих встреч. Информация об исполненном поручении автоматически появляется в корпоративной СЭД.

В планах компании – тиражирование решения на другие процессы и подключение к боту сотрудников, не работающих в системе Directum. Так, в ближайшем будущем планируется автоматизировать подписание протокола встречи председателем совещания и рассылку напоминаний о совещании. Кроме того, через бота будут организованы сбор кайдзен-предложений для развития производства, оформление заявок на ремонт из удаленных магазинов, согласование служебных записок и ознакомление с организационной документацией.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи: сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации, а также повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

В ходе проекта было автоматизировано несколько процессов. Первым из них стало согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации этого процесса компания минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

Второе направление автоматизации — согласование закупочной документации и проведение тендера. Система поддерживает два маршрута согласования закупочной документации: состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

Не менее важной стала реализация процессов согласования договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

Наконец, после того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

По словам Дмитрия Шведова, ИТ-директора «Гленмарк Импэкс», предметная область автоматизации договорных процессов была качественно исследована на старте проекта, а в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате удалось получить продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов компании.

В АО «ГСС» автоматизированы процессы делопроизводства и организации совещаний. Все руководители работают в системе Directum, а также используют мобильное решение Directum Solo, благодаря чему удалось существенно ускорить процессы согласования документов и принятия управленческих решений.

Выбирая новую СЭД, руководство АО «ГСС» обращало внимание на наличие готовых компонент для автоматизации конкретных процессов с возможностью их доработки. Так, адаптированные бизнес-решения Directum позволили закрыть задачи двух основных направлений: делопроизводство и управление совещаниями.

Внедрением занималась компания Tanais.

С внедрением Directum все автоматизированные процессы стали прозрачнее: можно отследить стадию работ, историю изменений в документах, а руководителям доступны сводные отчеты по исполнительской дисциплине.

Для удобной работы пользователей была налажена интеграция с другими системами компании: Active Directory; регулярно синхронизируется информация в справочниках Directum и «1С» по организационно-штатной структуре; нормативно-справочная информация АО «ГСС» из внутренней корпоративной системы управления основными данными каждый час передается в Directum.

На сегодняшний день в системе Directum работают все сотрудники АО «ГСС» — более 2500 человек, в том числе обособленные подразделения и филиал в Комсомольске-на-Амуре.

Как рассказал Роман Марковский, директор департамента информационных технологий АО «ГСС», создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС». Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.

СЭД Правительства Свердловской области построена на базе свободного программного обеспечения и ЕСМ-платформы «Спутник». Она поддерживает все современные серверные и клиентские операционные системы. В СЭД реализована поддержка электронной подписи, в том числе квалифицированной.

На сегодняшний день в системе работают сотрудники администрации губернатора Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, а также муниципальных образований Свердловской области, государственных бюджетных и казенных учреждений Свердловской области и других учреждений (более 230 организаций) — всего около 5 тыс. активных пользователей при общем количестве учетных записей более 7 тыс. Накопленный объем документов превысил 6 млн, а среднемесячный прирост составляет более 100 тыс. документов, не считая поручений и отчетов об исполнении.

В рамках выполнения работ предстояло произвести замену программного обеспечения СУБД, используемого на сервере базы данных, входящем в состав аппаратно-программного комплекса СЭД, на программное обеспечение СУБД PostgreSQL с сохранением требований к производительности системы.

Как рассказал Евгений Гурарий, заместитель руководителя администрации губернатора Свердловской области, по поручению губернатора Свердловской области сегодня идет активная работа по региональной программе «Умный регион». Одним из ключевых направлений этой программы является внедрение «умного» государственного управления со структурной оптимизацией на всех уровнях. Его цель – повышение эффективности работы государственных органов, перенос межведомственного взаимодействия в цифровую среду, что позволит сократить временные затраты на подготовку, согласование и обмен документами. На сегодня существует высокий уровень зависимости от иностранных технологий. Миграция СУБД на свободное ПО СУБД PostgreSQL, позволяет продвигаться по пути замещения импортного программного обеспечения».

Юрий Гущин, директор департамента информатизации и связи Свердловской области, сообщил, что переход на свободно распространяемое ПО позволяет нам обрести независимость от иностранного производителя, сократить затраты областного бюджета на закупку и сопровождение программного обеспечения. Правительство Свердловской области ведет активную работу в области импортозамещения и департаментом информатизации и связи Свердловской области был сделан очередной важный шаг в рамках исполнения государственной программы Свердловской области «Информационное общество Свердловской области до 2024 года»».

Оператору связи, предлагающему комплексные решения в области мобильных телекоммуникаций для управления эффективностью финансовых и бизнес-процессов, компании MFMS (Mobile Finance Management Solutions) было необходимо единое электронное хранилище договоров, а также — автоматизация процесса их согласования. Таким образом перед руководством компании встал вопрос о выборе соответствующей системы электронного документооборота.

Среди основных требований, выдвигаемых компанией к будущей СЭД, отмечались возможность организации единого для front-office и back-office информационного пространства, расположение всех компонентов системы в закрытой сети, легкая адаптация пользователей к работе в системе, дружественный интерфейс, а также адекватная стоимость продукта.

По результатам тестирования docs on bpm’online было принято решение о его приобретении. Разработка системы принадлежит компании «Программные технологии» – разработчику программных продуктов на bpm’online.

Проект, включающий сбор и согласование требований по функциональности, моделирование и разработку процессов согласования, обучение пользователей и опытную эксплуатацию системы сотрудниками различных подразделений, был реализован силами заказчика.

,

.

В ходе проекта были автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, внутренней, договорной документацией, обращениями граждан, отлажен сквозной контроль исполнительской дисциплины. В системе на сегодняшний день работает около 300 сотрудников интернет-ретейлера.

Как рассказал Сергей Попов, заместитель генерального директора по ИТ и инновационному развитию интернет-гипермаркета «Утконос», система электронного документооборота на базе платформы «Спутник» была запущена в опытную эксплуатацию в конце прошлого года и по состоянию на сегодняшний день все подразделения компании работают с документами в этой системе. Благодаря внедрению СЭД удалось существенно сократить время, требуемое на подготовку договорной документации, рассмотрение входящей корреспонденции, подписание распорядительных документов и протоколов, автоматизировать контроль над исполнением документов и поручений.

В ближайшее время планируется продолжить работу по развитию системы с целью полного исключения бумажного документооборота из внутренних процессов компании.

Платформа «Спутник» полностью отвечает политике импортозамещения и реализована на свободном программном обеспечении. Она поддерживает все современные серверные и клиентские операционные системы: от Windows до Astra Linux, совместима с СУБД Oracle и PostgreSQL, работает во всех браузерах, включая браузер «Спутник». Дополнительно «Спутник» поддерживает электронную подпись. СЭД «Спутник» интегрирована с линейкой продуктов «МойОфис» и решениями по распознаванию текстов ABBYY. В дальнейших планах развития платформы: расширение функциональности в части ЕСМ-инструментов и процессов, внедрение технологий искусственного интеллекта и роботизации бизнес-процессов.

До широкого распространения решений по управлению контентом должно пройти еще несколько лет: сегодня большинство руководителей ИТ-подразделений занимаются первоочередной задачей – автоматизацией документооборота и созданием единых архивов. Таковы результаты исследования состояния российского рынка управления электронным документооборотом и контентом на 2017 год, проведенного IDC при поддержке компании «Логика бизнеса».

Исследование также показало, что потенциал для дальнейшего внедрения СЭД на российском рынке остается достаточно высоким: 32% компаний-респондентов используют бумажный документооборот; еще 32% – внедрили технологию сканирования, но не создали единый электронный архив: данные разрознены и распределены по отдельным департаментам, в том числе с применением лоскутной автоматизации.

Потребность в СЭД подтверждается топ-менеджерами компаний: 34% поддерживают идею внедрения и расширения автоматизации, 14% ясно представляют влияние системы на эффективность бизнеса, 12% включили цифровизацию документооборота в стратегию на обозримое будущее.

Половина опрошенных организаций имеет выделенный бюджет на внедрение и модернизацию СЭД (у 32% он составляет 1-5% от общих затрат на ИТ), и каждая третья компания намерена его увеличить в ближайшие пару лет.

При этом расширенная функциональность интеллектуальных ECM-систем остается невостребованной: распознавание информации, умный поиск по массивам данных и применение облачных технологий заметно отстают в рейтинге актуальных задач по работе с контентом. Статистика показывает, что это может быть следствием нерешенности первоочередных задач: документооборота в основных бизнес-процессах, создания единого архива документов и внедрения юридически значимого электронного документооборота, как внутри организации, так и с внешними контрагентами.

В прогнозе на 12-24 месяцев респонденты отдают интеллектуальному управлению контентом низкий приоритет.

Отдельный блок исследования посвящен свободному программному обеспечению, как главной тенденции рынка: 65% респондентов уже используют подобные решения на предприятиях. Среди них лидерами стали базы данных и серверные операционные системы.

Среди преимуществ СПО выделяются, помимо очевидной независимости от лицензионной политики вендора, гибкость систем, которую отметили 40% опрошенных, а также их надежность и безопасность — 33%.

Общая положительная оценка работ OpenSource-систем скажется на популярности СПО для электронного документооборота, к чему должны быть готовы все участники ECM-рынка.

В исследовании приняли участие представители 103 компаний с численностью персонала более 500 сотрудников.

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно.

Перед командой проекта были поставлены задачи организации архива электронных документов; миграции исторических данных; автоматизации процессов согласования договоров и счетов; отображения факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют, а также интеграции с учетной системой Sun.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач сделали несколько доработок.

Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функциональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.

Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения. Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

В DirectumRX также реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ.

Была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс.

Результатом внедрения проекта стало повышение эффективности работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.

В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.

Главная цель нового проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на новую версию платформы значительно увеличилась скорость работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

Основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчеты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления требовалось на это несколько дней.