СЭД

Внедрение электронного документооборота была начата с проведения анализа кадровых документов и их классификации. На основе этих данных была разработана архитектура с учетом текущих инфраструктурных и софтверных ресурсов «МегаФона». Использование гибких методологий управления проектом позволило команде обеспечить максимальную вовлеченность конечных пользователей, предложить техническую архитектуру обмена кадровыми документами и внедрить систему в запланированные сроки.

В решении на базе платформы OpenText реализована функциональность согласования и электронного подписания документов с обеих сторон с последующим хранением подписанных электронных документов и самих подписей к ним. Запущена электронная картотека кадровых документов сотрудников в электронном виде с надлежащей системой распределения доступа. Система доступа к документации по ролям необходима для корректной работы с персональными данными.

В соответствии с методологией Agile процессы и документы были разделены на спринты, благодаря чему подготовка системы к опытной промышленной эксплуатации проходила итерационно и позволяла оперативно решать все возникающие вопросы, позволив четко выдержать сроки проекта.

За полгода работы системы кадрового ЭДО были оформлены более 1 тыс. новых сотрудников. Один процесс найма на работу с использованием электронной подписи экономит около 30 листов бумаги и значительно ускоряет процесс приема сотрудника.

В «БАТ Россия» работают около 2,5 тыс. сотрудников. Компании требовалось оптимизировать работу разных департаментов, внедрить кросс-функциональную систему, которая бы затрагивала все подразделения организации. В числе прочего, было необходимо автоматизировать работу с первичными бухгалтерскими документами, оптимизировать процесс согласования договоров, в том числе внедрить процесс контроля тендерных решений, обеспечить архивное хранение электронных и бумажных документов.

Платформа, ранее использовавшаяся для решения части этих задач, была снята с поддержки, многие функции устарели и не обновлялись.

К новой СЭД предъявлялось несколько ключевых требований: решение должно работать как web-приложение, без необходимости установки на компьютеры сотрудников, возможность доработки и улучшения процессов, наличие мобильного приложения. Особое внимание было уделено функции автоматизации архива: только договоров в архив компании поступает порядка 70 тыс. в год.

В результате выбор был остановлен на системе «Тезис». Решение позволяет упорядочить потоки документов внутри организации в едином информационном пространстве, управлять всем жизненным циклом документа в организации, включая регистрацию, обработку, хранение, исполнение и поиск.

В связи с пандемией проект реализуется полностью удаленно. Ключевые пользователи проходят обучение по работе с системой, тестируют ее функциональные возможности. После опытной эксплуатации проводится обучение остальных пользователей.

В результате проекта в «БАТ Россия» автоматизирована и оптимизирована работа с документами, в системе работают около 2 тыс. пользователей, которые проводят в месяц 10 тыс. документов. В модуле по работе с архивом предусмотрены фильтры и возможность массовой выгрузки, по которой можно быстро получить сканы нужных документов. В системе указано, как найти бумажные оригиналы, которые собираются в специальных хранилищах из подразделений заказчика по всей стране.

Уральская консалтинговая компания обслуживает несколько предприятий из разных отраслей экономики – сельское хозяйство, строительство, медицина, энергетика – действуя по модели общих центров обслуживания (ОЦО). Внедренная СЭД объединила управляющую компанию и предприятия, всего около 500 пользователей из разных юридических лиц. Изначально решение о внедрении платформы Docsvision принималось руководством с целью повысить исполнительскую дисциплину, сделать процессы прозрачными. В ходе развития системы был также реализован электронный архив первичной бухгалтерской документации.

На новый виток развития система вышла из-за решения руководства автоматизировать процесс закупок. Требовалось снизить потери от неверных или некачественных решений, сделать процесс более прозрачным и привлекать большее число поставщиков. Процесс закупок в холдинге был автоматизирован за счет перевода в систему Docsvision.

Все заявки формируются и согласуются в системе, а затем обрабатываются сотрудниками отдела закупок и группируются в конкурсы и лоты. Автоматически формируются извещения о проведении конкурсных процедур и рассылаются поставщикам по электронной почте, а также публикуются на портале Росэлторг. В результате предприятия могут привлекать к участию большее число поставщиков и выбирать наиболее выгодное предложение. При этом снижается нагрузка на отдел закупа по рассылке и обзвону.

В ходе проекта компания HIT-Service интегрировала системы «1С», Docsvision и Росэлторг, что позволило автоматически публиковать документы на площадке закупок и загружать обратно в СЭД все поступившие предложения поставщиков. Затем по каждому лоту комиссия внутри компании принимает решение о выборе поставщика и формируют протокол. Далее в Docsvision может быть автоматически сформирована карточка проекта договора и запущена процедура его согласования.

Ранее документооборот в ГУО МИД России осуществлялся на бумажных носителях. Это приводило к типичным для «бумаги» проблемам: трудозатратам, связанным с ручным вводом и дублированием информации, затратам, связанным с организацией хранения документации. Особенно острой стала проблема с переходом большинства сотрудников на удаленный режим работы.

Для внедрения системы электронного документооборота была привлечена компания ЛАНИТ. Ее специалистам предстояло осуществить автоматизацию документооборота во всех структурных подразделениях заказчика, разработать систему контроля исполнительской дисциплины по поставленным задачам, организовать хранение документации и автоматизировать бизнес-процессы на базе СЭД. В качестве технологического решения была предложена система «LanDocs: Экспресс», которая позволяет за несколько недель внедрить «коробочную» версию продукта.

Важным критерием в пользу выбранного решения стало соответствие системы строгим требованиям в области безопасности систем. Наконец, заметную роль в выборе сыграло соответствие системы требованиям политики импортозамещения. На данный момент в развернутой системе работают 80 сотрудников учреждения. Руководство организации планирует в ближайшее время расширить число пользователей системы.

Благодаря переходу на электронный документооборот ГУО МИД России удалось значительно повысить эффективность работы: ускорить процесс согласования документов, автоматизировать договорную деятельность, организовать строгий и точный контроль исполнения поручений, а также радикально снизить риски потери документов.

СЭД CompanyMedia использовалась администрацией Мурманска с 2012 года. Система соответствовала всем основным задачам, существовавшим на тот момент.

В 2020 году появилась необходимость в тиражировании СЭД на подведомственные организации. Было решено внедрять в новые организации актуальную импортонезависимую систему, чтобы в дальнейшем все организации, включая администрацию, можно было перевести в единую среду электронного документооборота CompanyMedia.

В настоящее время система внедрена в 155 системных организациях – непосредственно в администрации и 13 комитетах, а также в 141 учреждении, подведомственных комитету по образованию администрации и комитету по жилищной политике. В системе работают более 700 пользователей. В администрации Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую СЭД всех организаций.

Дальнейшее развитие СЭД планируется в нескольких направлениях. В ближайшее время произойдет запуск взаимодействия подведомственных учреждений с правительством Мурманской области с использованием МЭДО 2.7. Будет увеличено количество пользователей СЭД в организациях и подключены новые подведомственные организации и учреждения. Кроме того, будет проведена интеграция для обеспечения обмена документами между Пенсионным Фондом РФ по Мурманской области и подведомственными учреждениями комитета по образованию.

Внедрение новой системы реализовано в соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации. Решение было обусловлено переходом на электронный документооборот внутри компании и между филиалами, стремлением ускорить процесс согласования документов и организовать систематизированное хранение и легкий поиск документации.

Важным критерием выбора продукта, помимо богатой «коробочной» функциональности и удобства использования, было наличие у поставщика аналогичного опыта внедрения систем управления документами на дочерних предприятиях международных компаний.

Особенностью внедрения системы стали дополнительные возможности: отслеживание писем по трек-номеру на сайтах курьерских или почтовых служб без необходимости переходить на эти порталы, формирование реестров почтовых отправлений Почты России, оформление и согласование корпоративных документов в типовых форматах, создание электронной базы данных по направлению командировок, а также использование электронной подписи формата CAdES-XL.

Проект проходил в удаленном формате, так как хронологически совпал с карантинными ограничениями. Предварительно в компании было проведено детальное исследование и оптимизация процессов: часть из них изменили, для некоторых — модифицировали функциональность Directum RX. Кроме того, была настроена работа через мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz для оперативного решения срочных вопросов в отрыве от компьютера.

В перспективе SLK Cement расширит возможности системы в части доработки процесса согласования авансовых отчетов, сквозной авторизации и настройки отдельных регламентов для служебных записок по тендерным процедурам и замещениям на период отпусков.

В системе Directum RX работает около 300 пользователей, в том числе члены правления компании.

«ЭкоТек» является региональным оператором по обращению с твердыми коммунальными отходами по югу Кемеровской области. Контакт-центр в компании существовал с 2018 года, но не был автоматизирован. В офисе работали два администратора, которые принимали устные и письменные обращения от клиентов: письменные фиксировались на бумаге и передавались менеджеру в работу. После присвоения предприятию статуса регионального оператора, количество клиентов выросло в тысячи раз, что в свою очередь, привело к существенному увеличению документооборота. Обращения стали поступать одновременно по нескольким каналам: личные (во время посещения офиса), письменные (в том числе от госорганов) и устные (телефонные звонки).

Для оперативного управления компания внедрила специализированную систему, которая позволяет региональным операторам учитывать данные контрагентов и договоров, фиксировать расстановку мусорных контейнеров на карте и хранить их фотографии для оценки текущего состояния. При этом работа с обращениями не была автоматизирована, регистрировать запросы и отслеживать их выполнение приходилось вручную. Работникам отдела обработки обращений было все сложнее ориентироваться, от какого клиента поступил звонок, заключен ли с ним договор, каковы условия обслуживания, с каким адресом связано обращение. Около 75% рабочего времени сотрудников стало уходить на обработку входящих запросов.

Руководство предприятия решило реорганизовать и автоматизировать контакт-центр, который позволил бы оптимизировать работу с устными обращениями, ускорить их обработку и передачу на исполнение. Требовалось создать архив обращений и ответов на них, организовать оперативный контроль за выполнением задач, обеспечить надежное хранение договоров с возможностью их быстрого поиска. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП», а партнером по внедрению стала компания «АйТи-Сервис».

В результате проекта была систематизирована и автоматизирована работа с устными обращениями клиентов. В частности, выполнена интеграция «1С:Документооборота» с виртуальной IP-телефонией операторов контакт-центра. Обращения разделены на 40 видов, для каждого из которых в системе создан шаблон процесса «Исполнение». При поступлении звонка в системе автоматически создается входящий документ. После регистрации в системе обращение запускается в работу, в карточке обращения указываются сроки исполнения и контролирующие лица. В итоге обращения запускаются в работу быстрее, скорость их обработки выросла в 5 раз. Практически исключены ошибки, связанные с дублированием данных клиентов в справочнике. Кроме того, большая часть заявок клиентов принимается в электронном виде, благодаря чему бумажный документооборот сократился на 40%, а количество потерянных обращений сведено к нулю.

Кроме того, в системе фиксируется вся информация о текущем состоянии работы с обращениями и документами. Реализован ряд отчетов, который позволяет руководителю департамента обработки обращений оперативно оценивать ситуацию за выбранный период и выявлять задержки в исполнении запросов клиентов. Кроме того, руководитель может оценить эффективность работы сотрудников компании всех департаментов с текущим количеством обращений: насколько они справляются с объемом работы, кто из них задерживает выполнение задач, а кто выполняет их быстро. Данная информация важна, в том числе, для системы мотивации, которая на данный момент разработана в компании.

До сих пор сотрудники компании работали с бумажной версией документов, а для обмена информацией использовали электронную почту, что не исключало риск потери и затрудняло контроль движения документов. В 2020 году «Ньюс медиа» инициировала проект по автоматизации делопроизводства для ускорения операционных процессов, улучшения контроля исполнительской дисциплины и повышения уровня информационной безопасности.

С декабря 2020 года сотрудники компании используют систему электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5.5 для работы с входящими, исходящими и внутренними документами, заданиями, локальными нормативными документами, договорами и счетами. Проект реализовала компания «Диджитал Дизайн».

Для оптимизации и усиления контроля финансовых процессов медиахолдинга была предусмотрена глубокая интеграция с системой «1С», которая помогла минимизировать риски предоставления некорректной информации и ускорила процесс обработки платежных документов на всех этапах. Интеграция с учетной системой позволяет обмениваться данными справочников контрагентов и участников холдинга, информацией по расчетным счетам с автоматической проверкой актуальности банковских реквизитов.

При помощи внедрения системы электронного документооборота удалось сделать процессы холдинга более прозрачными, обеспечить целостность и актуальность информации, повысить эффективность работы сотрудников за счет оптимизации бизнес-процессов и предоставить руководству мощный инструмент для анализа и контроля исполнения поручений.

Розничная сеть «Подружка» активно открывает новые торговые точки и развивает продажи через собственный интернет-магазин. Растет ассортимент товаров, увеличивается список поставщиков компании – это более сотни контрагентов и тысячи счетов на оплату в месяц. Свыше 90% из них поступают в бумажном виде.

Раньше каждый входящий счет обрабатывали вручную. Бухгалтеры заносили данные из документов в систему, в том числе информацию из табличной части — с сотнями позиций номенклатуры. В результате обработка счетов отнимала по 2-3 часа в день, а монотонность операции приводила к ошибкам в заполнении данных.

Разгрузить бухгалтерию от бумажной волокиты решили в начале 2020 года – тогда стартовал проект под руководством специалистов «Центра внедрения документооборота». В качестве решения выбрали Directum Ario. Проект внедрения длился шесть месяцев. Специалисты ЦВД и Directum обучали систему распознавать реквизиты в счетах на реальных примерах документов. В октябре тестирование завершилось, и решение стали использовать все подразделения сети «Подружка».

Теперь все входящие счета обрабатываются с минимальным участием человека. Документы поступают в компанию через сервисы обмена электронными документами или в бумажном виде. Скан-копии и электронные оригиналы отправляются на специализированный email-адрес, с которого перенаправляются в Directum Ario. Интеллектуальные сервисы извлекают основные реквизиты счета, в том числе его табличную часть с номенклатурой. Данные распознаются даже тогда, когда в PDF нет текстового слоя. В системе Directum создается и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлеченных данных. На построение маршрута влияют наименование организации-контрагента, сумма в счете и другие параметры, указанные в карточке.

Чтобы упростить создание платежных поручений и получение статуса оплаты по конкретному счету, Directum Ario интегрировали с «1С». Теперь операции можно выполнить, не переключаясь между окнами разных систем.

По оценкам ИТ-специалистов, полнота извлечения данных из счетов на оплату составила 90%, а классификация реквизитов — 95%. Показатели превысили плановые значения: 70% и 80% соответственно.

В ближайшее время в сети магазинов «Подружка» планируют опробовать Directum Ario в работе с другими видами документов. На очереди интеллектуальная обработка актов и сертификатов, а также цифровизация управления договорами и других процессов.

Проект был запущен в сентябре 2019 года в рамках исполнения директивы правительства РФ «О поэтапном переходе госкомпаний на российское ПО». Его реализация позволила повысить эффективность работы с документами ПАО «Ленэнерго» за счет внедрения гибкого и функционального СЭД-решения, рассчитанного на поддержку работы 4 тыс. пользователей. Также в рамках проекта выполнена миграция на систему Documino – разработку компании «АйДи – Технологии управления» – документов «Ленэнерго» общим объемом в 6,1 Тбайт.

При этом миграцию удалось успешно провести и в отношении документов, находящихся на промежуточных этапах жизненного цикла. Таким образом, исключена необходимость параллельной работы двух систем в переходный период и доработки ряда документов в рамках старой СЭД.

Объем базовой функциональности системы существенно превышает возможности предыдущей СЭД. Прежде всего, этого удалось достичь за счет разработки и внедрения мобильного приложения на iOS и Android для использования на смартфонах и планшетах. В новой СЭД также реализован новый модуль подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов управления компании.

В системе внедрены инструменты распознавания документов на основе технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, полнотекстовый поиск по различным параметрам, формирование статистических отчетов по документообороту в различных разрезах, а также инструменты создания резолюций и контроля исполнения. Реализована поддержка полных и сокращенных жизненных циклов документов: входящие, исходящие, внутренние, распорядительные, документы органов управления и т.д. Кроме того, в СЭД налажены процессы взаимодействия «Ленэнерго» с организациями ГК «Россети» по направлениям согласования, рассылки и контроля исполнительской дисциплины.