СЭД

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота на платформе Directum. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Следующий этап проекта оказался более масштабным: требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшим еще и наладить интеграцию между системами в дочерних обществах.

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая — внутренней документации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие — исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в Directum была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

В результате проекта в системе работают свыше 3 тыс. сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

В планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.

Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска, повысить эффективность и прозрачность работы. Основные задачи проекта удалось решить с помощью модулей «Договоры» и «Делопроизводство» решения DirectumRX. К системе подключены филиалы компании в Москве, Санкт-Петербурге и Пензе.

Результатом внедрения стал рост эффективности департаментов холдинга и повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Все филиалы группы работают в едином информационном пространстве, благодаря чему сократились сроки рассмотрения и согласования документов, упростились процедуры передачи документов внутри организации, снизились расходы на хранение и перемещение бумажных оригиналов.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Jazz. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание.

В дальнейшем агрохолдинг планирует подключить к DirectumRX другие процессы, а также настроить глобальную интеграцию с несколькими базами системы «1С:Предприятие».

Для повышения эффективности Почте России было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть «лоскутную» автоматизацию и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид. Для этого требовалась производительная СЭД с широкими функциональными возможностями.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота была выбрана программа «1С:Документооборот». Благодаря активному участию в проекте руководства Почты России удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты.

Ключевая особенность СЭД Почты России – сочетание беспрецедентного масштаба и стабильной производительности. Единая система охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1 тыс. обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5 тыс. новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов. Для хранения и организации данных применяется СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

В системе применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений.

СЭД Почты России интегрирована с внутренними информационными системами: Центральной базой данных кадровой информации, Информационной системой обработки обращений граждан, Системой управления судебными делами, Автоматизированной информационной системой управления заказом и др.

В результате внедрения СЭД на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, а также значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Планируется дальнейшее расширение функциональности СЭД и более тесная интеграция с ключевыми системами предприятия, благодаря чему её можно рассматривать как одну из платформ, вокруг которых будет развиваться цифровая трансформация госкомпании.

Одним из решений для качественного улучшения бизнес-процессов территориально распределенной компании стала централизация части функций бэк-офиса (HR, финансы и бухгалтерия) в общих центрах обслуживания. В 2017 году эта стратегия получила развитие в реализации нового проекта – создании системы для автоматизации процессов кадрового делопроизводства. В качестве подрядчика Tele2 выбрала поставщика ECM-решений «Логика Бизнеса».

Автоматизация коснулась всех бизнес-процессов по созданию и управлению кадровым досье: от оформления на работу, переводов в рамках компании и премирований до командировок и увольнений по разным причинам. Делопроизводители в региональных офисах в зависимости от операции формируют, дополняют или обновляют пакет скан-образов документов сотрудника и отправляют его через систему электронного документооборота в ОЦО, где после проверки и обработки происходит его размещение в централизованном архиве. Структурированное хранилище имеет возможность организации ссылок на досье или отдельные документы, а также их открытия через систему «БОСС:Кадровик» в соответствии с уровнями доступа.

Комплексное решение позволило выделить функции бэк-офиса в единый центр и повысить операционную эффективность компании.

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.

ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

Обладая дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. В качестве решения была выбрана платформа DirectumRX, а исполнителем проекта стала компания «Майтэк».

Изначально планировалось подключить к системе 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.

Активный процесс реорганизации группы компаний повлиял на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях. Также в ходе внедрения работа систем «1С:Документооборот» и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DirectumRX. В настоящее время в DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

Руководство КСК отмечает значительное ускорение процессов, управлять ими стало нагляднее и проще. Например, самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс согласования, составило 2 дня и 5 часов. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, но и в разных городах, ранее процесс согласования договоров мог длиться неделями.

В планах на 2019 год – подключение к системе новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:Управление холдингом» и использование электронной подписи.

Ранее фонд сообщал об автоматизации контакт-центра — все процессы регистрации и обработки поступающих от граждан московской области обращений были автоматизированы и перенесены в «Docsvision.Приоритет». В этом году руководство фонда приняло решение оптимизировать документационное обеспечение организации и расширить функции существующего решения до комплексной системы электронного документооборота.

Основная цель проекта — унифицировать и автоматизировать поддержку регламентов исполнения процессов документооборота во всех подразделениях. Исполнителем проекта стал «Диджитал Дизайн».

Сейчас в системе работает 250 пользователей, к ней подключены сотрудники ТФОМС МО всех уровней — от секретаря до руководителя. Для более удобной работы пользователей были настроены специализированные рабочие места в соответствии с выполняемыми ими функциональными ролями и решаемыми задачами. Регистраторы, контролеры и администраторы получили для работы десктоп-клиент. Сотрудники-исполнители работают с веб-клиентом, позволяющим выполнять задачи по исполнению поручений, формированию, согласованию и подписанию документов, в том числе с использованием электронной подписи. Для руководителей было разработано мобильное приложение с возможностью согласования или подписания документов с планшета удаленно.

Как отметил заместитель директора ТФОМС МО Вадим Лукашов, этим проектом в организации намерены решить два важных вопроса: привести все документационные процессы в единый формат и сократить объем бумажных документов и трудозатрат. В результате удалось добиться двукратного сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений благодаря легкому и безопасному доступу к информации и применению механизма электронного согласования. Кроме того, была обеспечена прозрачность движения документов, появилась возможность динамического отслеживания состояния их исполнения.

Группа компаний объединяет ведущих производителей продуктов питания Удмуртии, Пермского края, Республик Татарстан и Башкортостан. Более 10 лет предприятия холдинга работают в системе электронного документооборота Directum: управляют делопроизводством, финансовыми документами, договорами, другими внутренними процессами.

В октябре этого года Directum выпустила новое решение – чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым, пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. Руководство «Комос Групп» оценило применимость бота для своих процессов и приняло решение о его внедрении. В частности, с помощью Directum Bot планировалось ускорить организацию совещаний и улучшить контроль исполнения поручений.

Через диалог с чат-ботом в приложении Viber сотрудники холдинга согласуют протоколы совещаний, выводят общий список поручений на исполнение, получают и исполняют поручения по результатам рабочих встреч. Информация об исполненном поручении автоматически появляется в корпоративной СЭД.

В планах компании – тиражирование решения на другие процессы и подключение к боту сотрудников, не работающих в системе Directum. Так, в ближайшем будущем планируется автоматизировать подписание протокола встречи председателем совещания и рассылку напоминаний о совещании. Кроме того, через бота будут организованы сбор кайдзен-предложений для развития производства, оформление заявок на ремонт из удаленных магазинов, согласование служебных записок и ознакомление с организационной документацией.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи: сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации, а также повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

В ходе проекта было автоматизировано несколько процессов. Первым из них стало согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации этого процесса компания минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

Второе направление автоматизации — согласование закупочной документации и проведение тендера. Система поддерживает два маршрута согласования закупочной документации: состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

Не менее важной стала реализация процессов согласования договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

Наконец, после того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

По словам Дмитрия Шведова, ИТ-директора «Гленмарк Импэкс», предметная область автоматизации договорных процессов была качественно исследована на старте проекта, а в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате удалось получить продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов компании.

В АО «ГСС» автоматизированы процессы делопроизводства и организации совещаний. Все руководители работают в системе Directum, а также используют мобильное решение Directum Solo, благодаря чему удалось существенно ускорить процессы согласования документов и принятия управленческих решений.

Выбирая новую СЭД, руководство АО «ГСС» обращало внимание на наличие готовых компонент для автоматизации конкретных процессов с возможностью их доработки. Так, адаптированные бизнес-решения Directum позволили закрыть задачи двух основных направлений: делопроизводство и управление совещаниями.

Внедрением занималась компания Tanais.

С внедрением Directum все автоматизированные процессы стали прозрачнее: можно отследить стадию работ, историю изменений в документах, а руководителям доступны сводные отчеты по исполнительской дисциплине.

Для удобной работы пользователей была налажена интеграция с другими системами компании: Active Directory; регулярно синхронизируется информация в справочниках Directum и «1С» по организационно-штатной структуре; нормативно-справочная информация АО «ГСС» из внутренней корпоративной системы управления основными данными каждый час передается в Directum.

На сегодняшний день в системе Directum работают все сотрудники АО «ГСС» — более 2500 человек, в том числе обособленные подразделения и филиал в Комсомольске-на-Амуре.

Как рассказал Роман Марковский, директор департамента информационных технологий АО «ГСС», создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС». Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.