СЭД

В 2018 году в «Белэнергомаш-БЗЭМ» было принято решение объединить процессы внутреннего и внешнего согласования документов и перевести их в электронный вид. При растущих масштабах производства и поставок стало сложно контролировать процессы и выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами.

При выборе системы электронного документооборота важными критериями стали удобный интерфейс и наличие веб-клиента, гибкость и изменяемость под требования предприятия, а также опыт компаний, уже работающих в данной системе. Положительные отзывы от других компаний в пользу DirectumRX сыграли решающую роль.

Проект стартовал в начале 2019 года. Плотное сотрудничество с представителями ключевых подразделений предприятия на этапе исследования помогло в короткие сроки разработать проектные решения: были подготовлены описания процессов делопроизводства, управления совещаниями, договорной и закупочной деятельности. Также была спроектирована работа с первичными учетными документами, межкорпоративный документооборот и интеграция с учетной системой SAP ERP.

Проект охватил несколько направлений: автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа с внутренними документами, закупочная деятельность, заявки на изготовление продукции. Все договоры хранятся в единой базе. Работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему.

В ходе проекта удалось исключить дублирование информации с помощью двухсторонней интеграции DirectumRX, которая передает договорные документы, и учетной системы SAP, откуда автоматически загружаются данные о контрагентах, первичные учетные документы и внутренние документы, связанные с процессом производства (карты замены материала и уведомления о запуске). Благодаря настроенной интеграции с Active Directory в системе всегда содержится актуальная информация об организационной структуре предприятия, которая необходима для правильного исполнения процессов.

С 2012 года конструкторское бюро работает с системой электронного документооборота Directum, поэтапно развивая ее функциональность. Так, в начале 2019 года завершился проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario – программа автоматически заполняет карточку документа в системе при регистрации.

Умный поиск Smart Search использует интеллектуальные сервисы Ario для семантического анализа запросов пользователей и дополнительно для извлечения ключевых фактов из текста документов. За счет этого и достигается высокое качество поиска данных. Пользователь может вводить запрос на естественном языке, при этом результаты поиска максимально релевантные при высокой скорости выдачи.

В системе Directum сосредоточена значительная база документов разного вида: договоры и переписка с организациями, внутренние организационно-распорядительные документы, служебные записки, протоколы совещаний и др. Необходимость поиска информации возникает регулярно у многих сотрудников. Наиболее востребованными вариантами использования решения стали поиск внутренних документов по содержанию, поиск по смыслу и атрибутам, поиск договоров и быстрая фильтрация результатов по нужному критерию.

За 1,5 месяца пилотного использования умный поиск обработал 1,8 тыс. запросов. Пользователи отметили значительное сокращение времени на сбор нужной информации. Они оценили встроенные подсказки, точность – нужные документы всегда оказываются в первых строчках выдачи, автоматическое определение опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

В ходе проекта также была протестирована новая функциональность Ario – «Автоматическое определение ответственного». При рассмотрении входящего документа система автоматически, на основе исторических данных, формирует проект резолюции и определяет исполнителя. В 66% случаев проект резолюции оказывался подходящим и сразу отправлялся в работу ответственным. Руководители, которые использовали решение, отметили значительную экономию времени и высокий потенциал этого направления развития.

После успешного внедрения DirectumRX в Торговом доме «ПиР» руководство решило тиражировать систему на другое предприятие группы, и летом 2019 был инициирован проект в компании «ПиР-ПАК», специализирующемся на производстве фасованного сыра.

На автоматизацию работы с договорными документами понадобилось два месяца. В ходе опытно-промышленной эксплуатации пользователи тестировали настроенные регламенты договорных процессов и высказывали пожелания по работе, которые оперативно отрабатывались командой внедрения.

Сегодня 80 сотрудников «ПиР-ПАК» согласуют договоры в DirectumRX. Процесс остается для участников понятным и контролируемым на каждом этапе. С помощью отчетов по исполнительской дисциплине руководители могут легко понять, кто из сотрудников задерживает согласование.

Значительно ускорился поиск документов, появились реестры с гибкой фильтрацией — с их помощью можно оперативно сформировать полный перечень документов в требуемом разрезе. Кроме того, в системе легко отследить факт подписания документа и местонахождение бумажного оригинала.

DirectumRX была интегрирована со службами каталогов Active Directory и системой «1С:Управление производственным предприятием». Из Active Directory загружается информация о пользователях, а из ECM-системы в «1С» можно в одно нажатие передать данные по контрагенту и договору.

Руководство компании отмечает положительный эффект от внедрения системы и проявляет заинтересованность в дальнейшем развитии ее функциональности. В вероятных планах использование интеллектуальных механизмов Directum Ario для обработки входящих счетов на оплату, автоматизация оформления и согласования командировочных удостоверений, а также разработка веб-сервиса, который мог бы автоматически преобразовывать согласованный счет на оплату, поступающий в DirectumRX, в платежное поручение в «1С».

Для сокращения бумажного документооборота и упрощения контроля за исполнением поручений в университете было принято решение о внедрении ECM-системы. При выборе системы руководство университета опиралось на опыт успешных проектов, реализованных в сфере образования. Кроме этого, важную роль сыграли положительные отзывы сотрудников университета, которые уже работали в DirectumRX в других компаниях.

Проект внедрения стартовал в середине 2019 года. Стратегически важно было завершить основные работы до начала учебного года, когда поток документов увеличивается в несколько раз. К началу учебного года в системе уже было создано свыше 1 тыс. документов и настроены регламенты по ключевым процессам.

Из преимуществ работы с системой пользователи отметили сокращение времени на обработку и регистрацию входящих документов, контроль процесса подготовки и согласования исходящих писем, прозрачность согласования и исполнения приказов и распоряжений стало более прозрачным. Работа со служебными записками полностью переведена в электронный вид, исключено дублирование на бумаге.

До внедрения СЭД одним из наиболее трудоемких процессов являлось получение пропусков. Чтобы получить разовый или временный пропуск на вход, посетители тратили несколько дней – нужно было распечатать служебную записку и пройти десятки этажей, собирая подписи нужных специалистов, которые не всегда оказывались на месте. Учитывая, что специфика работы университета подразумевает постоянную массовую выдачу пропусков, оптимизация процесса значительно облегчила работу многим сотрудникам. Сейчас служебная записка создается в пару кликов и отправляется на согласование по настроенному регламенту.

С мобильным приложением Directum Solo руководители в любой момент могут рассмотреть и согласовать документы даже вдали от кабинетов. Так, служебная записка теперь преодолевает путь от инициатора до бюро пропусков в течение 5-10 минут.

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота на платформе Directum. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Следующий этап проекта оказался более масштабным: требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшим еще и наладить интеграцию между системами в дочерних обществах.

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая — внутренней документации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие — исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в Directum была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

В результате проекта в системе работают свыше 3 тыс. сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

В планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.

Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска, повысить эффективность и прозрачность работы. Основные задачи проекта удалось решить с помощью модулей «Договоры» и «Делопроизводство» решения DirectumRX. К системе подключены филиалы компании в Москве, Санкт-Петербурге и Пензе.

Результатом внедрения стал рост эффективности департаментов холдинга и повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Все филиалы группы работают в едином информационном пространстве, благодаря чему сократились сроки рассмотрения и согласования документов, упростились процедуры передачи документов внутри организации, снизились расходы на хранение и перемещение бумажных оригиналов.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Jazz. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание.

В дальнейшем агрохолдинг планирует подключить к DirectumRX другие процессы, а также настроить глобальную интеграцию с несколькими базами системы «1С:Предприятие».

Для повышения эффективности Почте России было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть «лоскутную» автоматизацию и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид. Для этого требовалась производительная СЭД с широкими функциональными возможностями.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота была выбрана программа «1С:Документооборот». Благодаря активному участию в проекте руководства Почты России удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты.

Ключевая особенность СЭД Почты России – сочетание беспрецедентного масштаба и стабильной производительности. Единая система охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1 тыс. обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5 тыс. новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов. Для хранения и организации данных применяется СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

В системе применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений.

СЭД Почты России интегрирована с внутренними информационными системами: Центральной базой данных кадровой информации, Информационной системой обработки обращений граждан, Системой управления судебными делами, Автоматизированной информационной системой управления заказом и др.

В результате внедрения СЭД на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, а также значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Планируется дальнейшее расширение функциональности СЭД и более тесная интеграция с ключевыми системами предприятия, благодаря чему её можно рассматривать как одну из платформ, вокруг которых будет развиваться цифровая трансформация госкомпании.

Одним из решений для качественного улучшения бизнес-процессов территориально распределенной компании стала централизация части функций бэк-офиса (HR, финансы и бухгалтерия) в общих центрах обслуживания. В 2017 году эта стратегия получила развитие в реализации нового проекта – создании системы для автоматизации процессов кадрового делопроизводства. В качестве подрядчика Tele2 выбрала поставщика ECM-решений «Логика Бизнеса».

Автоматизация коснулась всех бизнес-процессов по созданию и управлению кадровым досье: от оформления на работу, переводов в рамках компании и премирований до командировок и увольнений по разным причинам. Делопроизводители в региональных офисах в зависимости от операции формируют, дополняют или обновляют пакет скан-образов документов сотрудника и отправляют его через систему электронного документооборота в ОЦО, где после проверки и обработки происходит его размещение в централизованном архиве. Структурированное хранилище имеет возможность организации ссылок на досье или отдельные документы, а также их открытия через систему «БОСС:Кадровик» в соответствии с уровнями доступа.

Комплексное решение позволило выделить функции бэк-офиса в единый центр и повысить операционную эффективность компании.

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.

ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

Обладая дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. В качестве решения была выбрана платформа DirectumRX, а исполнителем проекта стала компания «Майтэк».

Изначально планировалось подключить к системе 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.

Активный процесс реорганизации группы компаний повлиял на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях. Также в ходе внедрения работа систем «1С:Документооборот» и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DirectumRX. В настоящее время в DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

Руководство КСК отмечает значительное ускорение процессов, управлять ими стало нагляднее и проще. Например, самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс согласования, составило 2 дня и 5 часов. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, но и в разных городах, ранее процесс согласования договоров мог длиться неделями.

В планах на 2019 год – подключение к системе новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:Управление холдингом» и использование электронной подписи.