СЭД

Для повышения эффективности Почте России было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть «лоскутную» автоматизацию и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид. Для этого требовалась производительная СЭД с широкими функциональными возможностями.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота была выбрана программа «1С:Документооборот». Благодаря активному участию в проекте руководства Почты России удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты.

Ключевая особенность СЭД Почты России – сочетание беспрецедентного масштаба и стабильной производительности. Единая система охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1 тыс. обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5 тыс. новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов. Для хранения и организации данных применяется СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

В системе применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений.

СЭД Почты России интегрирована с внутренними информационными системами: Центральной базой данных кадровой информации, Информационной системой обработки обращений граждан, Системой управления судебными делами, Автоматизированной информационной системой управления заказом и др.

В результате внедрения СЭД на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, а также значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Планируется дальнейшее расширение функциональности СЭД и более тесная интеграция с ключевыми системами предприятия, благодаря чему её можно рассматривать как одну из платформ, вокруг которых будет развиваться цифровая трансформация госкомпании.

Одним из решений для качественного улучшения бизнес-процессов территориально распределенной компании стала централизация части функций бэк-офиса (HR, финансы и бухгалтерия) в общих центрах обслуживания. В 2017 году эта стратегия получила развитие в реализации нового проекта – создании системы для автоматизации процессов кадрового делопроизводства. В качестве подрядчика Tele2 выбрала поставщика ECM-решений «Логика Бизнеса».

Автоматизация коснулась всех бизнес-процессов по созданию и управлению кадровым досье: от оформления на работу, переводов в рамках компании и премирований до командировок и увольнений по разным причинам. Делопроизводители в региональных офисах в зависимости от операции формируют, дополняют или обновляют пакет скан-образов документов сотрудника и отправляют его через систему электронного документооборота в ОЦО, где после проверки и обработки происходит его размещение в централизованном архиве. Структурированное хранилище имеет возможность организации ссылок на досье или отдельные документы, а также их открытия через систему «БОСС:Кадровик» в соответствии с уровнями доступа.

Комплексное решение позволило выделить функции бэк-офиса в единый центр и повысить операционную эффективность компании.

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.

ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

Обладая дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. В качестве решения была выбрана платформа DirectumRX, а исполнителем проекта стала компания «Майтэк».

Изначально планировалось подключить к системе 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.

Активный процесс реорганизации группы компаний повлиял на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях. Также в ходе внедрения работа систем «1С:Документооборот» и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DirectumRX. В настоящее время в DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

Руководство КСК отмечает значительное ускорение процессов, управлять ими стало нагляднее и проще. Например, самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс согласования, составило 2 дня и 5 часов. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, но и в разных городах, ранее процесс согласования договоров мог длиться неделями.

В планах на 2019 год – подключение к системе новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:Управление холдингом» и использование электронной подписи.

Ранее фонд сообщал об автоматизации контакт-центра — все процессы регистрации и обработки поступающих от граждан московской области обращений были автоматизированы и перенесены в «Docsvision.Приоритет». В этом году руководство фонда приняло решение оптимизировать документационное обеспечение организации и расширить функции существующего решения до комплексной системы электронного документооборота.

Основная цель проекта — унифицировать и автоматизировать поддержку регламентов исполнения процессов документооборота во всех подразделениях. Исполнителем проекта стал «Диджитал Дизайн».

Сейчас в системе работает 250 пользователей, к ней подключены сотрудники ТФОМС МО всех уровней — от секретаря до руководителя. Для более удобной работы пользователей были настроены специализированные рабочие места в соответствии с выполняемыми ими функциональными ролями и решаемыми задачами. Регистраторы, контролеры и администраторы получили для работы десктоп-клиент. Сотрудники-исполнители работают с веб-клиентом, позволяющим выполнять задачи по исполнению поручений, формированию, согласованию и подписанию документов, в том числе с использованием электронной подписи. Для руководителей было разработано мобильное приложение с возможностью согласования или подписания документов с планшета удаленно.

Как отметил заместитель директора ТФОМС МО Вадим Лукашов, этим проектом в организации намерены решить два важных вопроса: привести все документационные процессы в единый формат и сократить объем бумажных документов и трудозатрат. В результате удалось добиться двукратного сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений благодаря легкому и безопасному доступу к информации и применению механизма электронного согласования. Кроме того, была обеспечена прозрачность движения документов, появилась возможность динамического отслеживания состояния их исполнения.

Группа компаний объединяет ведущих производителей продуктов питания Удмуртии, Пермского края, Республик Татарстан и Башкортостан. Более 10 лет предприятия холдинга работают в системе электронного документооборота Directum: управляют делопроизводством, финансовыми документами, договорами, другими внутренними процессами.

В октябре этого года Directum выпустила новое решение – чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым, пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. Руководство «Комос Групп» оценило применимость бота для своих процессов и приняло решение о его внедрении. В частности, с помощью Directum Bot планировалось ускорить организацию совещаний и улучшить контроль исполнения поручений.

Через диалог с чат-ботом в приложении Viber сотрудники холдинга согласуют протоколы совещаний, выводят общий список поручений на исполнение, получают и исполняют поручения по результатам рабочих встреч. Информация об исполненном поручении автоматически появляется в корпоративной СЭД.

В планах компании – тиражирование решения на другие процессы и подключение к боту сотрудников, не работающих в системе Directum. Так, в ближайшем будущем планируется автоматизировать подписание протокола встречи председателем совещания и рассылку напоминаний о совещании. Кроме того, через бота будут организованы сбор кайдзен-предложений для развития производства, оформление заявок на ремонт из удаленных магазинов, согласование служебных записок и ознакомление с организационной документацией.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи: сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации, а также повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

В ходе проекта было автоматизировано несколько процессов. Первым из них стало согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации этого процесса компания минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

Второе направление автоматизации — согласование закупочной документации и проведение тендера. Система поддерживает два маршрута согласования закупочной документации: состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

Не менее важной стала реализация процессов согласования договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

Наконец, после того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

По словам Дмитрия Шведова, ИТ-директора «Гленмарк Импэкс», предметная область автоматизации договорных процессов была качественно исследована на старте проекта, а в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате удалось получить продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов компании.

В АО «ГСС» автоматизированы процессы делопроизводства и организации совещаний. Все руководители работают в системе Directum, а также используют мобильное решение Directum Solo, благодаря чему удалось существенно ускорить процессы согласования документов и принятия управленческих решений.

Выбирая новую СЭД, руководство АО «ГСС» обращало внимание на наличие готовых компонент для автоматизации конкретных процессов с возможностью их доработки. Так, адаптированные бизнес-решения Directum позволили закрыть задачи двух основных направлений: делопроизводство и управление совещаниями.

Внедрением занималась компания Tanais.

С внедрением Directum все автоматизированные процессы стали прозрачнее: можно отследить стадию работ, историю изменений в документах, а руководителям доступны сводные отчеты по исполнительской дисциплине.

Для удобной работы пользователей была налажена интеграция с другими системами компании: Active Directory; регулярно синхронизируется информация в справочниках Directum и «1С» по организационно-штатной структуре; нормативно-справочная информация АО «ГСС» из внутренней корпоративной системы управления основными данными каждый час передается в Directum.

На сегодняшний день в системе Directum работают все сотрудники АО «ГСС» — более 2500 человек, в том числе обособленные подразделения и филиал в Комсомольске-на-Амуре.

Как рассказал Роман Марковский, директор департамента информационных технологий АО «ГСС», создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС». Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.

СЭД Правительства Свердловской области построена на базе свободного программного обеспечения и ЕСМ-платформы «Спутник». Она поддерживает все современные серверные и клиентские операционные системы. В СЭД реализована поддержка электронной подписи, в том числе квалифицированной.

На сегодняшний день в системе работают сотрудники администрации губернатора Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, а также муниципальных образований Свердловской области, государственных бюджетных и казенных учреждений Свердловской области и других учреждений (более 230 организаций) — всего около 5 тыс. активных пользователей при общем количестве учетных записей более 7 тыс. Накопленный объем документов превысил 6 млн, а среднемесячный прирост составляет более 100 тыс. документов, не считая поручений и отчетов об исполнении.

В рамках выполнения работ предстояло произвести замену программного обеспечения СУБД, используемого на сервере базы данных, входящем в состав аппаратно-программного комплекса СЭД, на программное обеспечение СУБД PostgreSQL с сохранением требований к производительности системы.

Как рассказал Евгений Гурарий, заместитель руководителя администрации губернатора Свердловской области, по поручению губернатора Свердловской области сегодня идет активная работа по региональной программе «Умный регион». Одним из ключевых направлений этой программы является внедрение «умного» государственного управления со структурной оптимизацией на всех уровнях. Его цель – повышение эффективности работы государственных органов, перенос межведомственного взаимодействия в цифровую среду, что позволит сократить временные затраты на подготовку, согласование и обмен документами. На сегодня существует высокий уровень зависимости от иностранных технологий. Миграция СУБД на свободное ПО СУБД PostgreSQL, позволяет продвигаться по пути замещения импортного программного обеспечения».

Юрий Гущин, директор департамента информатизации и связи Свердловской области, сообщил, что переход на свободно распространяемое ПО позволяет нам обрести независимость от иностранного производителя, сократить затраты областного бюджета на закупку и сопровождение программного обеспечения. Правительство Свердловской области ведет активную работу в области импортозамещения и департаментом информатизации и связи Свердловской области был сделан очередной важный шаг в рамках исполнения государственной программы Свердловской области «Информационное общество Свердловской области до 2024 года»».

Оператору связи, предлагающему комплексные решения в области мобильных телекоммуникаций для управления эффективностью финансовых и бизнес-процессов, компании MFMS (Mobile Finance Management Solutions) было необходимо единое электронное хранилище договоров, а также — автоматизация процесса их согласования. Таким образом перед руководством компании встал вопрос о выборе соответствующей системы электронного документооборота.

Среди основных требований, выдвигаемых компанией к будущей СЭД, отмечались возможность организации единого для front-office и back-office информационного пространства, расположение всех компонентов системы в закрытой сети, легкая адаптация пользователей к работе в системе, дружественный интерфейс, а также адекватная стоимость продукта.

По результатам тестирования docs on bpm’online было принято решение о его приобретении. Разработка системы принадлежит компании «Программные технологии» – разработчику программных продуктов на bpm’online.

Проект, включающий сбор и согласование требований по функциональности, моделирование и разработку процессов согласования, обучение пользователей и опытную эксплуатацию системы сотрудниками различных подразделений, был реализован силами заказчика.

,

.