СЭД

Система электронного документооборота на базе Docsvision доступна 640 пользователям по всем отделам и компаниям предприятия – в ней уже несколько лет автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией. Необходимость стандартизировать процессы управления служебными записками в СЭД возникла по причине существенных затрат времени на их подготовку и согласование «в ручном режиме».

Компании, входящие в «Востокцемент», расположены в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. Задачей автоматизации было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать участие сотрудников в этом процессе, разработать для каждого юридического лица свою форму документа, обеспечить контроль со стороны руководства.

Партнером проекта по внедрению «служебных записок» в СЭД выступила компания RKIT, предложившая и внедрившая оптимальное решение текущих задач на уже имеющейся платформе. Сотрудники «Востокцемента» прошли обучение по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения. К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого юридического лица разработан свой шаблон, при этом проект учитывает все внутренние регламенты предприятия.

Автоматизация позволила стандартизировать процесс и снизить его трудоемкость. Время на подготовку и согласование служебных записок сократилось в 10 раз, настроен удобный контроль этапов работы с запиской и её своевременного исполнения. Улучшилась исполнительская дисциплина, и наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов обработки внутренних документов компании.

Мобильное рабочее место, разработанное для системы документооборота специалистами «Интертраст», обеспечивает возможность работы с документами, создания резолюций, поручений, отчетов об исполнении, согласования документов, голосования по бюллетеням Заседаний.

На основании содержательной части документов в виде прикрепленных файлов и реквизитов документов, а также типа задания в связи с документом пользователь или его помощник принимает по документу решение, которое передается в систему. При этом файлы открываются только своими встроенными средствами без возможности передачи информации другим приложениям, печати, копирования в буфер обмена, отправки по электронной почте. Таким образом, и в удаленном режиме работы решение продолжает оставаться доверенной средой взаимодействия сотрудников банка в рамках различных деловых процессов.

При работе в мобильном рабочем месте пользователь получает возможности использовать экранную клавиатуру, создавать графические комментарии (пальцем или стилусом), записывать аудио-комментарии. При выполнении определенных операций вызывается функционал формирования электронной подписи владельца устройства или проверки существующей электронной подписи.

Отдельно следует отметить возможности проведения в удаленном режиме заседаний коллегиальных органов. При этом пользователь получает материалы заседаний, включая повестку, вопросы повестки, проекты решений по вопросам, директивы, дополнительные материалы для просмотра; участвует в голосовании по вопросам повестки и формировании бюллетеня; получает протокол заседания.

МВЦ «Казань Экспо» — один из крупнейших выставочных комплексов в России, ежегодно здесь проводятся сотни мероприятий различного уровня. Перед его руководством стояла первостепенная задача – автоматизировать ключевые направления документооборота, включая процессы делопроизводства, договорной и проектной деятельности.

При выборе системы обращали внимание на возможность адаптации и развития решения. Directum RX полностью соответствовала этим требованиям, а реализацию проекта доверили компании «МайТэк».

Проект охватил несколько направлений: работу с входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией и договорами, поддержку проведения совещаний, а также работу над проектами.

Внедрение нового решения способствует ускорению документооборота выставочного центра, быстрому согласованию, долговременному и целостному хранению электронных документов с гарантией конфиденциальности информации. В планах «Казань Экспо» – сформировать единое информационное пространство, которое повысит эффективность и создаст условия для совершенствования всех рабочих процессов.

Сотрудники ОЦО ведут бухгалтерский и налоговый учет, решают задачи казначейства, управления персоналом, сопровождения закупочной деятельности, занимаются вопросами правовой поддержки и экономической безопасности компаний холдинга. Оперативное решение этих задач напрямую влияет на эффективность работы всей группы компаний, поэтому руководству важно получать информацию, необходимую для грамотного распределения задач, управления рабочим временем и занятостью персонала центра.

Ранее для учета занятости, рабочего времени и трудозатрат специалистов МКС использовались электронные таблицы. При этом нередко в учете рабочего времени возникали ошибки, связанные с человеческим фактором: не всегда сотрудники корректно предоставляли необходимую информацию, не все данные верифицировались руководством. Кроме того, больших трудозатрат требовали актуализация данных и формирование консолидированных показателей за различные периоды времени.

Назрела необходимость в эффективной системе учета рабочего времени сотрудников ОЦО, которая позволяла бы контролировать время и трудозатраты специалистов центра, ускорить сбор и консолидацию данных о занятости и выработке персонала. Для решения этих задач было решено задействовать функционал системы «1С:Документооборот», внедренной ранее в компаниях группы. В результате внедрения появилась возможность ежедневно заполнять отчеты о затраченном на выполнение поставленных задач времени (таймшиты). Время, затрачиваемое на контроль правильности заполнения таймшитов и получение консолидированной информации сократилось на 65%. Руководству доступны отчеты о выработке персонала в режиме реального времени, что повысило исполнительскую дисциплину и качество работы сотрудников ОЦО.

Внедрение «Ситилинком» системы «Контур.Диадок» оптимизирует взаимодействие с партнерами и расширит для них возможности доступа к документам в удобное время. Также переход на электронные документы позволит сократить затраты на документооборот за счет снижения почтовых расходов.

В системе ЭДО партнеры «Ситилинк» могут отправлять и получать юридически значимые электронные документы, в том числе универсальные передаточные документы в формализованном виде. В сервисе можно просматривать печатную форму документов, подписывать или отказывать в подписи, аннулировать подписанные документы.

В ближайшее время будут настроены опции обмена корректировочными документами с «Ситилинк». Второй этап проекта расширит возможности ЭДО: стороны смогут обмениваться неформализованными документами, например, договорами поставки и актами сверки.

Более 300 партнеров компании уже подтвердили намерение перейти на ЭДО. Кроме того, многие приветствуют бережное отношение к природным ресурсам. По внутренним оценкам, система ЭДО позволит сократить потребление бумаги только за первый год внедрения на 4 тонны. Если все партнеры перейдут на ЭДО, это поможет сэкономить порядка 23 тонн бумаги в год.

Внедренная СЭД обеспечила полный контроль и прозрачность бизнес-процессов работы со всеми поступающими и внутренними документами, исполнение и контроль поручений, согласование договорных документов, счетов на оплату и актов. Сотрудники компании взаимодействуют и решают рабочие задачи в рамках DirectumRX. Это создает комфортную среду и поддерживает эффективность процессов согласования корпоративных документов. Автоматическое разделение заданий по потокам работ сокращает время на отслеживание и выполнение однотипных операций.

С первых дней эксплуатации системы количество заданий, создаваемых в день, превысило отметку в 120 штук. В результате проекта сроки согласования договорных документов сократились с нескольких дней и недель до считанных часов. Внедрение системы будет способствовать и дальнейшему развитию горизонтального и кросс-функционального взаимодействия сотрудников и ускорению бизнес-процессов.

В планах компании – наладить электронный обмен с контрагентами. Дорабатывать и адаптировать функциональность системы будут штатные сотрудники «Сафмар» — для этого в системе есть встроенная среда разработки Development Studio.

В 2018 году в «Белэнергомаш-БЗЭМ» было принято решение объединить процессы внутреннего и внешнего согласования документов и перевести их в электронный вид. При растущих масштабах производства и поставок стало сложно контролировать процессы и выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами.

При выборе системы электронного документооборота важными критериями стали удобный интерфейс и наличие веб-клиента, гибкость и изменяемость под требования предприятия, а также опыт компаний, уже работающих в данной системе. Положительные отзывы от других компаний в пользу DirectumRX сыграли решающую роль.

Проект стартовал в начале 2019 года. Плотное сотрудничество с представителями ключевых подразделений предприятия на этапе исследования помогло в короткие сроки разработать проектные решения: были подготовлены описания процессов делопроизводства, управления совещаниями, договорной и закупочной деятельности. Также была спроектирована работа с первичными учетными документами, межкорпоративный документооборот и интеграция с учетной системой SAP ERP.

Проект охватил несколько направлений: автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа с внутренними документами, закупочная деятельность, заявки на изготовление продукции. Все договоры хранятся в единой базе. Работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему.

В ходе проекта удалось исключить дублирование информации с помощью двухсторонней интеграции DirectumRX, которая передает договорные документы, и учетной системы SAP, откуда автоматически загружаются данные о контрагентах, первичные учетные документы и внутренние документы, связанные с процессом производства (карты замены материала и уведомления о запуске). Благодаря настроенной интеграции с Active Directory в системе всегда содержится актуальная информация об организационной структуре предприятия, которая необходима для правильного исполнения процессов.

С 2012 года конструкторское бюро работает с системой электронного документооборота Directum, поэтапно развивая ее функциональность. Так, в начале 2019 года завершился проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario – программа автоматически заполняет карточку документа в системе при регистрации.

Умный поиск Smart Search использует интеллектуальные сервисы Ario для семантического анализа запросов пользователей и дополнительно для извлечения ключевых фактов из текста документов. За счет этого и достигается высокое качество поиска данных. Пользователь может вводить запрос на естественном языке, при этом результаты поиска максимально релевантные при высокой скорости выдачи.

В системе Directum сосредоточена значительная база документов разного вида: договоры и переписка с организациями, внутренние организационно-распорядительные документы, служебные записки, протоколы совещаний и др. Необходимость поиска информации возникает регулярно у многих сотрудников. Наиболее востребованными вариантами использования решения стали поиск внутренних документов по содержанию, поиск по смыслу и атрибутам, поиск договоров и быстрая фильтрация результатов по нужному критерию.

За 1,5 месяца пилотного использования умный поиск обработал 1,8 тыс. запросов. Пользователи отметили значительное сокращение времени на сбор нужной информации. Они оценили встроенные подсказки, точность – нужные документы всегда оказываются в первых строчках выдачи, автоматическое определение опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

В ходе проекта также была протестирована новая функциональность Ario – «Автоматическое определение ответственного». При рассмотрении входящего документа система автоматически, на основе исторических данных, формирует проект резолюции и определяет исполнителя. В 66% случаев проект резолюции оказывался подходящим и сразу отправлялся в работу ответственным. Руководители, которые использовали решение, отметили значительную экономию времени и высокий потенциал этого направления развития.

После успешного внедрения DirectumRX в Торговом доме «ПиР» руководство решило тиражировать систему на другое предприятие группы, и летом 2019 был инициирован проект в компании «ПиР-ПАК», специализирующемся на производстве фасованного сыра.

На автоматизацию работы с договорными документами понадобилось два месяца. В ходе опытно-промышленной эксплуатации пользователи тестировали настроенные регламенты договорных процессов и высказывали пожелания по работе, которые оперативно отрабатывались командой внедрения.

Сегодня 80 сотрудников «ПиР-ПАК» согласуют договоры в DirectumRX. Процесс остается для участников понятным и контролируемым на каждом этапе. С помощью отчетов по исполнительской дисциплине руководители могут легко понять, кто из сотрудников задерживает согласование.

Значительно ускорился поиск документов, появились реестры с гибкой фильтрацией — с их помощью можно оперативно сформировать полный перечень документов в требуемом разрезе. Кроме того, в системе легко отследить факт подписания документа и местонахождение бумажного оригинала.

DirectumRX была интегрирована со службами каталогов Active Directory и системой «1С:Управление производственным предприятием». Из Active Directory загружается информация о пользователях, а из ECM-системы в «1С» можно в одно нажатие передать данные по контрагенту и договору.

Руководство компании отмечает положительный эффект от внедрения системы и проявляет заинтересованность в дальнейшем развитии ее функциональности. В вероятных планах использование интеллектуальных механизмов Directum Ario для обработки входящих счетов на оплату, автоматизация оформления и согласования командировочных удостоверений, а также разработка веб-сервиса, который мог бы автоматически преобразовывать согласованный счет на оплату, поступающий в DirectumRX, в платежное поручение в «1С».

Для сокращения бумажного документооборота и упрощения контроля за исполнением поручений в университете было принято решение о внедрении ECM-системы. При выборе системы руководство университета опиралось на опыт успешных проектов, реализованных в сфере образования. Кроме этого, важную роль сыграли положительные отзывы сотрудников университета, которые уже работали в DirectumRX в других компаниях.

Проект внедрения стартовал в середине 2019 года. Стратегически важно было завершить основные работы до начала учебного года, когда поток документов увеличивается в несколько раз. К началу учебного года в системе уже было создано свыше 1 тыс. документов и настроены регламенты по ключевым процессам.

Из преимуществ работы с системой пользователи отметили сокращение времени на обработку и регистрацию входящих документов, контроль процесса подготовки и согласования исходящих писем, прозрачность согласования и исполнения приказов и распоряжений стало более прозрачным. Работа со служебными записками полностью переведена в электронный вид, исключено дублирование на бумаге.

До внедрения СЭД одним из наиболее трудоемких процессов являлось получение пропусков. Чтобы получить разовый или временный пропуск на вход, посетители тратили несколько дней – нужно было распечатать служебную записку и пройти десятки этажей, собирая подписи нужных специалистов, которые не всегда оказывались на месте. Учитывая, что специфика работы университета подразумевает постоянную массовую выдачу пропусков, оптимизация процесса значительно облегчила работу многим сотрудникам. Сейчас служебная записка создается в пару кликов и отправляется на согласование по настроенному регламенту.

С мобильным приложением Directum Solo руководители в любой момент могут рассмотреть и согласовать документы даже вдали от кабинетов. Так, служебная записка теперь преодолевает путь от инициатора до бюро пропусков в течение 5-10 минут.