СЭД

БКО использует Directum уже 15 лет. С ее помощью переведены в электронный вид ключевые бизнес-процессы по работе с документами. Однако объем входящей документации к 2021 году вырос до 6,5 тысяч в месяц, и это направление работы потребовалось дополнительно оптимизировать. Чтобы облегчить занесение информации, поступающей от контрагентов, руководство компании решило разгрузить сотрудников и внедрить автоматическое распознавание.

На предприятие документы поступают несколькими способами: в электронном виде через сервис обмена «Диадок», в бумажном виде по почте или доставкой, а также электронная корреспонденция приходит через email, сайт Госуслуг и другие источники. В зависимости от способа поступления документов сервисы Directum по-разному их обрабатывают.

Всего с помощью интеллектуальных сервисов Directum классифицируется 24 вида документов. Распознавание реквизитов настроено для восьми из них: товарной накладной, УПД, счета-фактуры, акта выполненных работ и др. ИИ-сервисы извлекают значимые реквизиты: номер, дату, наименование организации и пр. Карточки первичных документов заполняются извлеченными фактами, после чего сотрудники проверяют результат работы искусственного интеллекта.

Специалисты БКО самостоятельно обучают интеллектуальные сервисы работать с новыми видами документов. Делопроизводители используют приложение для визуальной разметки AVIA — отмечают на документах значимые факты, а сотрудники отдела информационных технологий проводят само обучение искусственного интеллекта. Пул распознаваемых документов все время пополняется. Так, недавно ИИ-сервисы научились определять постановления службы судебных приставов.

В результате реализации проекта в 3 раза сократилось время на обработку первичной документации, точность классификации документов составляет от 60 до 100%. Кроме того, ускорилась подготовка отчетности для государственных органов и внутренних контролеров. Благодаря интеллектуальным сервисам Directum организован контроль над возвратом подписанной контрагентами финансово-первичной документации. Гарантируется правильность оформления такой документации, появился оперативный доступ к документам для всех заинтересованных работников.

В дальнейших планах БКО — охват процессов по отправке и получению документов от контрагентов по электронной почте, расширение списка классифицируемых видов документов и распознаваемых реквизитов.

Раньше сотрудники ТФОМС СО вели документооборот в классической СЭД, но постепенно система перестала устраивать пользователей: ей не хватало функциональности и гибкости. Внедрение Directum RX помогло оптимизировать делопроизводство, работу с государственными контрактами, организацию совещаний, управление задачами, которое теперь ведется с помощью Agile-досок Directum.

Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, система развернута на Astra Linux Common Edition 2.12.29 и СУБД PostgreSQL 12.9. Работы по внедрению выполняли специалисты «Старков Групп».

В результате проекта в цифровой вид переведено 85 видов документов, время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза. Нагрузка на регистраторов изменилась — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль. Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.

В дальнейшем в ТФОМС СО планируют настроить интеграцию системы с сервисами ЭДО, расширить использование модулей «Совещания», «Проекты», увеличить число пользователей мобильного приложения Directum Solo, подключить службу потокового ввода документов Directum Capture Service.

Как заявляют в «Ашан Ритейл Россия», проект стал первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа компания перейдет на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизирует выдачу доверенностей.

В рамках проекта было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования. Созданное в соответствии с ними решение содержит в себе инструменты low-code, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети.

В ходе проекта специалисты RockITSoft структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов, разработали более 100 вариантов договорных документов, настроили более 30 различных критериев матрицы согласований, организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса. Теперь вся работа — от создания договорного документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

В результате реализации проекта более 10 тыс. участников договорных отношений работают быстрее и эффективнее. Сотрудники могут наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Увеличилась скорость обмена информацией, повысилась прозрачность процессов внутри компании.

АСУТД Росэнергоатома предназначена для управления процессами создания, ведения, хранения и предоставления актуальной технической документации на протяжении всего жизненного цикла объекта. Она автоматизирует процедуры ведения единой классификации технической документацией, обеспечивает гарантированную актуальность электронных копий с возможностью семантического поиска документов. Кроме того, с ее помощью контролируют плановые и фактические сроки проведения согласования документации, ее пересмотра и переиздания, ведут учет хранения подлинников документов и выдачи копий. Все это обеспечивает постоянную актуальность документов и прозрачность их изменения.

Импортозамещенная система предназначена для систематизации и упрощения процессов работы с технической документацией на атомных электростанциях (филиалах Росэнергоатома) по всей стране. Результатом проекта стал полный перенос АСУТД на базе OpenText Documentum на ECM-систему, основанную на решении КСЭД 3.0 из реестра российского программного обеспечения.

В процессе миграции был полностью сохранен накопленный контент и функциональность решения, включая интеграцию с 17 информационными системами. Команда «Крок» перенесла в нее около 5 млн документов, а также созданные в предыдущей версии АСУТД задачи, что в итоге составило порядка 30 Тбайт данных. Кроме того, в рамках проекта были разработаны дополнительные модули для работы с новыми видами технической документации.

В настоящее время в новой АСУТД работает порядка 32 тыс. сотрудников на 14 объектах концерна.

«Газпром трансгаз Чайковский» уже около 20 лет использовал для поддержки бизнес-процессов систему Directum. В 2021 году встал вопрос о полном переходе на импортозамещенное ПО, а для этого необходимо было перенести все процессы из Directum 5 в новую импортонезависимую версию платформы Directum RX.

Команда внедрения использовала шаблонное решение для дочерних обществ «Газпрома». Система совместима с отечественными и свободно распространяемыми платформами, в частности, бизнес-процессы компании сейчас полностью переведены на серверы под управлением ОС АльтЛинукс с СУБД PostgreSQL.

В рамках проекта была организована миграция исторических данных из Directum 5 в Directum RX и синхронизирована информация об организации, подразделениях, должностях, сотрудниках. Были реализованы дополнительные роли пользователей, чтобы быстрее и точнее запускать процессы согласования. Кроме того, потребовалось спроектировать регистрацию и рассмотрение входящих и исходящих писем, вынесение резолюций, работу со служебными записками, контроль исполнения приказов и распоряжений, а также разработать отчет по исполнительской дисциплине.

В планах компании обновление до новой версии Directum RX, в которой шире функциональность – например, можно удобнее выбирать адресатов задач, возвращать документ на доработку инициатору при рассмотрении. Также запланировано повышение отказоустойчивости системы.

Результатом реализованного в Росатоме проекта стала ЕОСДО 2.0 — Единая отраслевая система электронного документооборота в импортонезависимой конфигурации. Технологическим ядром обновленной системы стал продукт «Атом.Контент». Это полностью импортонезависимая платформа управления контентом, созданная российскими разработчиками. Решение включено в реестр отечественного ПО 5 марта 2022 года. Партнером по внедрению выступила компания «Философия.ИТ».

В ходе работ на платформу «Атом.Контент» перенесена существующая функциональность ЕОСДО, включая интеграционные взаимодействия со смежными системами. В этом году запланировано функциональное и нагрузочное тестирование нового решения, а в 2023 году — миграция данных из действующей системы в новую систему на базе СУБД Postgres.

В основу цифровизации процессов Правительства Удмуртской Республики заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 тыс. писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут, далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Основной целью проекта было сокращение трудозатрат делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит им сконцентрироваться на других задачах. Это достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса: проверке входящих писем на дубли, заполнению реквизитов и регистрации, формированию шаблона текста проекта резолюции и определению ответственного исполнителя. В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов. После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненный шаблон и отправить на рассмотрение руководителю.

По итогам проекта корректность автоматического заполнения реквизитов входящих писем составила 80%, корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения – 91%, а корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции – 67%. В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.

В 2020 году руководство компании приняло решение перейти с Directum 5 на Directum RX, архитектура которой отвечает современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем и соответствует всем критериям импортозамещения. В задачи проекта входила не только миграция данных в новую систему, но и модернизация процессов делопроизводства.

Перед началом работ специалисты «Содружества» прошли обучение по курсу «Разработка Directum RX». Проект стартовал в 2021 году и проходил параллельно с развитием функциональности системы. Команда проекта перенесла в новую систему информацию по контрагентам, подразделениям и другие данные. Результатом стала импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных для полноценной работы.

Особенностью проекта стала интеграция с RabbitMQ. Программный брокер сообщений используется для взаимодействия между системами компании. На первом этапе внедрения была настроена синхронизация данных о контрагентах и центрах финансовой ответственности – информация поступает в систему из «1С». Благодаря интеграции сотрудникам не нужно запускать задачи по замещению вручную в двух системах. При создании или изменении записи данные автоматически передаются в Directum RX.

В течение 2022 года компания планирует перевести в систему управление командировками и авансовыми отчетами, HR-процессы, отправку и исполнение заявок на доступ к информационным системам предприятия, а также согласование доверенностей на сотрудников организации.

Планируется, что переход на Directum RX завершится до конца 2023 года.

В рамках цифровой трансформации бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб» инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид. До недавнего времени именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.

Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн». Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.

Благодаря поэтапному внедрению электронного документооборота у сотрудников кадровой службы ТЭК исчезает необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28,5 тыс., а это свыше 142 кг бумаги.

Эффективнее станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники получат возможность подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи. ЭДО также позволит автоматизировать формирование запросов в кадровую службу организации, управление отпусками, командировками, подбором и наймом персонала.

Для идентификации сотрудника и обеспечения валидности подписания кадровых документов будет выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2 тыс. пользователей.

В рамках проекта, реализованного в «ЭкоНива», специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.

Для оптимизации договорных процессов были переработаны карточки договоров и дополнительных соглашений, прописаны новые условия согласования. Также эксперты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.

В настоящий момент более 2600 сотрудников «ЭкоНивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные.