СЭД

Авиакомпания «Тулпар» и управляющая компания «Тулпар Аэро Групп» перевела в электронный вид процессы на платформе Directum RX. В рамках проекта при помощи компании «МайТэк» внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «ЭДО с контрагентами», а также разработаны специальные модули, виды документов и регламентов с учетом отраслевой специфики. Например, интеграция с маршрутами и типами воздушных судов позволяет «Тулпар» более точно планировать и контролировать выполнение полетов.

Команда внедрения спроектировала автоматический подбор регламентов движения, мониторинга состояния документов и заданий: система сама направляет файлы на согласование ответственным лицам и контролирует сроки. Диаграммы и автоматические отчеты повышают уровень контроля за поручениями и исполнительскую дисциплину.

Мобильное приложение Directum Solo для руководителей компании помогает согласовывать документы и контролировать исполнение поручений даже за пределами офиса.

Для строительных проектов агропромышленному холдингу «Сибагро» требовалось в минимальные сроки настроить формализованный и надежный способ ведения документации. Компания выбрала Directum RX благодаря возможности быстрого внедрения за счет no-code настройки. Решающими факторами также стали интеграция с другими системами, удаленный доступ через мобильное приложение.

Изначально планировалось завершить установку и настройку за неделю. Но компании потребовалось вручную переносить документы в новую систему, потому что раньше они хранились в веб-приложении. В результате работы по настройке продлились 2 недели. За это время команда создала в системе организационную структуру компании, занесла информацию о сотрудниках; настроила модули, нужные виды документов, журналы регистрации; организовала обмен с контрагентами через интеграцию с Контур.Диадок; внедрила приложение Directum Jazz, чтобы сотрудники могли работать с документами и заданиями вне офиса.

Также команда адаптировала модуль «Совещания» под бизнес-процессы «Сибагро». Вместо шаблона для выдачи поручений была разработана отдельная вкладка «Поставленные задачи» и новый отчет «Печатная форма протокола».

Чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться к новой системе, для них организовали обучение и провели консультации по использованию мобильного приложения Directum Jazz. Весь проект внедрения занял 2 месяца.

В будущем «Сибагро» готовится провести интеграцию с системой «1C», чтобы загружать из нее в Directum RX информацию об оплате, и с системой управления проектами, чтобы синхронизировать бизнес-процессы. Будет оптимизирована работа с документацией по строительству: хранение листов, комплектов, визирование, простановка штампов.

Система Directum RX заменила в «Кузбассразрезугле» 10 используемых ранее СЭД. На сегодняшний день в ней работают 582 пользователя: от рядовых сотрудников до первых руководителей. Внедрение системы помогло сократить согласование документов в 2 раза и спланировать работы по 81 проекту.

Ранее сотрудники использовали целый комплекс разнородных продуктов. Требовалось постоянное переключение между программами, были трудности в согласовании и риски ошибок. Существовали и технологические сложности, в том числе невозможность миграции на отечественные платформы Astra Linux и PostgreSQL.

Специалистам компании удалось вписать новую систему в существующую инфраструктуру самостоятельно, что позволило исключить траты на внешнего подрядчика.

С самого начала работ команда использовала рекурсивный подход: внедрение вели с помощью самой системы. В решении «Проекты» создали типовой пакет проектной документации, а задачи поддержки и разработки фиксировали с помощью Agile-досок. Теперь с помощью Directum Projects контролируются проекты по управлению изменениями, а также строительные и инфраструктурные проекты.

Сотрудники получили единую среду для электронного взаимодействия, руководители подразделений — доступ к детализированной аналитике, а директора — возможности контроля ключевых показателей группы компаний.

С помощью Directum RX удалось оптимизировать документооборот, ускорить регистрацию, согласование и подписание документов, в том числе договорных и закупочных. Повысилась прозрачность и скорость коммуникации между подразделениями, а также снижено количество ошибок. Реализован цифровой учет электронных доверенностей для должностных лиц компаний.

В планах компании — разработка специализированного решения «Судебные споры». Оно будет предназначено для цифровизации процессов, связанных с управлением судебными разбирательствами, претензиями и исками.

METRO использует систему управления бизнес-процессами и документами Directum RX с 2020 года. Более года компания выпускает в системе машиночитаемые доверенности (МЧД). Так как не все контрагенты перешли на ЭДО, оператор торговли продолжает использовать и обычные доверенности, которые доработал под себя. Оформление доверенностей в METRO теперь требует 10 минут, а не три часа, как это было ранее.

После внедрения изменений в Directum RX при приеме и увольнении сотрудников автоматически отправляются задачи на создание или отзыв доверенности. В карточку должности добавлены отметки о необходимости выпуска генеральной доверенности или МЧД — после выбора нужного пункта в карточке должности система автоматически запускает процесс создания и обработки доверенности для нового сотрудника, принятого на соответствующую должность. Благодаря no-code возможна настройка регламентов под разные сценарии обработки. Автоматически проставляется сумма лимита для определенных видов доверенностей и категорий поверенных, данные «подтягиваются» из разработанного справочника «Тип доверенности».

В METRO планируют модифицировать и адаптировать выпуск МЧД по аналогии с бумажными доверенностями. Сейчас над проектом ведется активная работа.

За период использования решения «Управление доверенностями» в METRO сотрудники отметили, что автоматическое создание, отзыв и обновление статуса доверенностей упрощает работу и помогает сократить затраты времени и минимизировать риски. Для выпуска машиночитаемой доверенности в Directum RX достаточно создать карточку документа, заполнить реквизиты и отправить его на согласование. С помощью интеграционного модуля к сервису «Контур.Доверенность» можно напрямую в системе регистрировать и отзывать МЧД из распределенного реестра ФНС.

В целях повышения эффективности управления документооборотом и обеспечения полного жизненного цикла документов в электронном формате, БФУ им. И. Канта принял решение о переходе с устаревшей СЭД на современное, гибко настраиваемое и удобное в эксплуатации решение. Основными задачами проекта стали разработка системы управления документооборотом для корреспонденции, внутренней документации, договорных и организационно-распорядительных документов, а также создание механизмов интеграции с существующими информационными системами, упрощение процессов обработки документов и организация комплексного администрирования.

В качестве технологической основы новой СЭД была выбрана low-code платформа «Авандок» – разработка «Корус Консалтинг». Решение дает возможность проводить гибкую настройку процессов автоматизации документооборота и архивного хранения документов, а также проектировать новые бизнес-процессы и тонко настраивать существующие самостоятельно с помощью конструктора без привлечения разработчиков.

В ходе реализации проекта специалисты «Корус Консалтинг» совместно с командой «БФТ-Холдинг» провели подготовительную работу, включающую анализ существующих процессов, разработку концепции решения и обучение сотрудников. Это позволило обеспечить плавный переход на новую платформу, минимизировав дублирование процессов и повысив эффективность совместной работы команд.

Внедрение новой СЭД стало важной вехой в цифровой трансформации университета. Благодаря новым возможностям системы, он значительно ускорит процессы обработки и согласования документов.

Как отмечает Яков Брух, начальник управления делами БФУ им. И. Канта, внедренное решение позволяет тонко настраивать имеющиеся и создавать новые документопотоки своими силами. В системе работает порядка 600 активно занятых в административных процессах пользователей, географически распределенных по городу в более чем десяти корпусах. В перспективе планируется реализовать интеграцию с другими имеющимися системами для построения единого информационного пространства и повышения эффективности управления документопотоками.

Проект внедрения электронного документооборота в «Газпром трансгаз Ухта» охватил более 13,5 тыс. пользователей. В результате обработка конфиденциальных документов стала в два раза быстрее, время создания акта об уничтожении документов сократилось до одной минуты, а 13 топ-менеджеров присоединились к системе и ускорили свою работу. Подрядчиком на проекте выступила компания «МайТэк».

Внутри компании «Газпром трансгаз Ухта» специалисты выделили четыре вида корпоративных тайн: персональные данные, коммерческая тайна, конфиденциальная информация и документы служебного пользования. Для организации корректной работы с грифами конфиденциальности разработали в системе соответствующий справочник, штамп и группу полей в карточках документов. Для удобного хранения документов организовали единый журнал учета проектов. Автоматизирован и процесс помещения документов в дела, этапы снятия грифа и гарантированного уничтожения.

В планах компании — обеспечить информационной безопасностью и аккредитацией комплекс систем, входящих в конфиденциальный контур по классу защищенности «1Г».

Система электронного документооборота Directum Lite объединила документы и процессы четырех юридических лиц, принадлежащих «КМК-Строй Югра». К СЭД изначально подключились 25 пользователей, постепенно их количество выросло до 50, появились два администратора системы.

В первую очередь в компании автоматизировали самые проблемные этапы: в несколько раз ускорили согласование документов, уменьшили нагрузку на делопроизводителей, с помощью сервиса ЭДО упорядочили и ускорили договорную работу с контрагентами.

Благодаря цифровизации закупок ТМЦ в компании избавились от путаницы в счетах. Теперь каждый финансовый документ привязывается к определенному проекту. В папке проекта можно увидеть все связанные с ним договоры, счета, закрывающие документы, сертификаты и паспорта. На поиск необходимой информации уходит не более минуты. Процесс закупки виден всем участникам и ответственным — от заявки на приобретение и проверки наличия товара на складе до оплаты и получения закрывающих документов.

Сейчас в строительной компании используют модули «Договоры», «Делопроизводство», «Проекты», «Финансовый архив», «Интеграция с Диадок», а также мобильные приложения для сотрудников и руководителей.

В числе последних в «КМК-Строй Югра» подключили модуль «Совещания», благодаря чему по итогам встреч в компании формируются протоколы с принятыми решениями. Данные об исполнителях и сроках автоматически переносятся из протокола в поручения, а статус их исполнения прозрачно отслеживается в системе. До недавнего времени этот процесс был неконтролируемым, и исполнительская дисциплина не поднималась выше 60%. Сейчас этот показатель вырос до 95%.

Еще один успех цифровизации — 70 % документов подписываются электронно. В компании удалось избавиться от лишних расходов на бумагу, от рисков, связанных с несвоевременным подписанием и согласованием документов. В цифровой вид переведена вся проектная деятельность, включая пока обязательные бумажные документы, которые после согласования и подписания оцифровываются.

Руководители «Систэм Электрик» искали решение для автоматизации работы с документами с качественным и функциональным «коробочным» наполнением, которое с минимальными доработками можно было бы начать использовать в сжатые сроки.

В результате перехода удалось выстроить договорные процессы и матрицы согласования с сохранением привычной для сотрудников логики для 98 категорий документов. С помощью применения ИИ-сервисов время на обработку писем сокращено в пять раз, договоров — в 3,5 раза, первичных документов — в 7,5 раз, процесс инвентаризации — в 5 раз. Настроена интеграция Directum RX с другими информационными системами компании.

Процессы шести компаний группы «Систэм Электрик» на территории России и республики Беларусь приведены к единому стандарту. В головном подразделении группы 80% документов ведется в цифровом формате.

В будущем в «Систэм Электрик» планируют внедрение генеративного искусственного интеллекта от Directum, а также рассматривают возможность обучения интеллектуальных сервисов работе с жесткими HR-документами.

К системе электронного документооборота Directum Lite подключены все 27 юридических лиц, входящих в группу «РКС Девелопмент». По итогам внедрения строительная компания отметила улучшения на многих этапах подготовки и реализации проектов: согласование документов ускорилось в два-три раза, трудозатраты сотрудников сократились вдвое, расходы на материальные ресурсы — на 50%.

Из-за огромного потока документов, необходимых для проектирования, строительства и сдачи многоквартирного жилого дома, цифровизацию компании начали с документооборота. До внедрения СЭД договоры согласовывали по электронной почте и подолгу ждали заверения бумажных оригиналов. Был риск стартовать работы без согласования, потерять документы при пересылке и перепутать версии при редактировании. Это грозило потерей репутации и штрафами за срыв сроков проекта. Сейчас более 90% договоров подписываются электронно благодаря интеграции с оператором электронного документооборота «Диадок».

В Directum Lite работают все сотрудники группы компаний. Система для них — единое информационное пространство и место, где можно получить актуальные данные. В одних задачах работники выступают заказчиками или стартуют работы по документам, в других — могут быть согласующими, подписантами или исполнителями. Для удобства согласования команда внедрения разработала регламенты, отдельные для каждого вида документов: договоров, служебных записок, приказов и других внутренних документов.

Систему используют для управления проектами: от планирования до подведения итогов. Это помогает упорядоченно хранить документацию и вовремя выявлять проблемы. В Directum Lite ведутся и контролируются работы через постановку и выполнение задач, загрузка распределяется на Agile-досках, для планирования и отслеживания работ используется диаграмма Ганта, все договоренности фиксируются, а отчеты выгружаются автоматически.

Основная цель реализуемого компанией «Электрорешения» проекта – сокращение затрат на бумажный документооборот и логистику. Многие сотрудники компании работают удаленно, поэтому организация вынуждена пользоваться услугами курьерских служб. Внедрение КЭДО позволит снизить дополнительную финансовую нагрузку. В первую очередь автоматизирован прием на работу, командировки, заключение дополнительных соглашений к трудовому договору и увольнения. Сейчас тестируется модуль для «1С:Бухгалтерии», позволяющий подписывать путевые листы и авансовые отчеты.

Решение уже работает для офисных и складских специалистов: за три недели к платформе КЭДО подключили 40% сотрудников. В октябре 2024 года планируется внедрение системы электронного делопроизводства на двух производствах компании. В перспективе решение охватит 100% сотрудников.