СЭД

За счет функции интеллектуального сравнения документов в Directum RX Intelligence «СМ-Клиника» смогла отказаться от этапа парафирования. Теперь сотрудники могут сравнивать документы в электронном виде и больше не тратить на это несколько дней. Если ранее весь процесс согласования мог затянуться до месяца-полутора, то теперь он занимает не больше недели.

В ходе проекта внедрены регламенты для договорной работы, разработано 80 категорий и отдельные типы документов. Некоторые договоры, которые уже были согласованы юристами и финансистами, пропускают пройденные этапы и согласуются за один день. Настройка категорий заявок и дополнительных заказов к рамочному договору сделала работу по ним прозрачнее.

В холдинге настроили интеллектуальную обработку первичных учетных документов, поступающих из сервисов ЭДО. Чтобы при этом не терялись протоколы обмена и документ не дублировался во внутренней системе и сервисе ЭДО, ИТ-команда «СМ-Клиники» разработала механизм фонового удаления дубликата.

Кроме того, ИИ-сервисы обучили маршрутизировать первичные документы до конкретных исполнителей. За счет распознавания данных в строке «Грузополучатель» система сама, без участия человека, определяет адресата, экономя рабочее время и ускоряя процесс. Кроме того, поступившая «первичка» автоматически связывается с соответствующим договором в Directum RX, документы собираются в комплект. Далее ИИ-сервисы распознают все номенклатурные позиции и через интеграцию передают данные в учетную систему, где автоматически создается заказ поставщику.

Когда приходит универсальный передаточный документ или накладная, ИИ-сервисы также заносят их в систему и привязывают к договорному документу. Менеджер подтверждает поступление товара и соответствие накладной, отправляет документ на согласование. После подписания в электронном виде и отправки контрагенту сделка закрывается.

В дальнейшем компания планирует оптимизировать работу с отзывами и предложениями — выстроить автоматический сбор информации из различных внешних источников с ее маршрутизацией до ответственных. Еще одно направление для цифровизации — кадровые процессы. В системе будет организовано управление заявками на подбор персонала и полный цикл онбординга.

К сервису HRlink подключились около 7 тыс. сотрудников Sokolov, которые могут подписывать все кадровые документы в электронном виде с использованием удостоверенной электронной подписи. Платформа доступна как на компьютерах, так и на мобильных устройствах.

Запуск КЭДО позволил компании полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровых процессах. Сервис HRlink обеспечивает централизованный контроль над подписанием документов во всех регионах присутствия компании. Фирменная розница Sokolov насчитывает 750 магазинов в 230 городах России и СНГ, включая 190 франшиз. Также внедрение электронного документооборота помогло сократить расходы на бумагу, логистику и хранение документов.

Для Sokolov, как одного из крупнейших в Европе производителей ювелирных изделий, переход на КЭДО стал важным шагом в совершенствовании HR-процессов и формировании привлекательного бренда работодателя. Работа в электронном виде делает процессы более экологичными и эффективными с точки зрения использования ресурсов. За период перехода на электронный формат компании удалось сэкономить объем бумаги, эквивалентный 100 деревьям.

Сотрудники получают возможность удаленно подписывать документы с первого дня работы, а HR-специалисты – эффективно контролировать этот процесс. Такой подход дает конкурентное преимущество работодателю на рынке труда.

В компании «Крамп» ежемесячно ведется работа с десятками договоров закупок и продаж как на территории РФ, так и со странами ЕАЭС, а также договорами с транспортными компаниями, страховыми и банками. Они проходят обработку и согласование через бухгалтерию и юристов предприятия, а также утверждаются руководителем. Кроме того, в документообороте компании задействованы и другие виды внутренних документов: кадровые (приказы по командировке, на перевод и подбор сотрудника, обходные листы, заявления на отпуск и увольнение и пр.), организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные.

Ранее процесс документооборота в компании не был регламентирован, все согласования фиксировались «на словах». Требовалась эффективная система электронного документооборота, которая помогла бы ускорить работу с документами, оптимизировать процессы согласования, обеспечить быстрое формирование разных видов договоров по шаблонам. Кроме того, руководство поставило задачу – создать хранилище электронных документов с удобным и быстрым поиском нужных файлов.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания assino.

За три месяца система была развернута на 159 рабочих местах. Выполнена бесшовная интеграция с «1С:Комплексная автоматизация», унифицирована нормативно-справочная информация о контрагентах, физических лицах, подразделениях и контактной информации), разработаны шаблоны бизнес-процессов, связанных с согласованием договоров закупок и продаж.

В единой системе электронного документооборота работают сотрудники юридической и финансовой службы, а также бухгалтерия и отдел продаж. Обеспечено надежное хранение документов, в системе можно быстро найти нужный договор и просмотреть историю согласований и взаимодействий по нему. Работа с документами теперь четко регламентирована. Разработаны шаблоны договоров с автозаполнением данных в печатных формах, настроено разграничение прав доступа по видам внутренних документов, отрегулированы связи документов между собой. Это упростило и ускорило работу сотрудников с документами.

Обработка и согласование договоров выполняются в одном окне «1С:Комплексной автоматизации», без переключения между системами. Ответственный сотрудник создает карточку договора без заполнения реквизитов с указанием папки хранения договора в «1С:Документооборот». После этого в системе автоматически создается документ по шаблону. Ответственный сотрудник заполняет реквизиты, на их основании формируется макет договора. Далее запускается комплексный процесс по согласованию договора. Не согласованный договор отправляется на корректировку, а после – на новое согласование. Согласованный договор получает в системе статус «Действует», и только после этого доступен в «1С:Комплексной автоматизации» для дальнейшей работы. В результате согласование документов ускорилось на 20%.

Кроме того, сотрудникам теперь доступна упрощенная схема согласования кадровых документов, что особенно актуально для специалистов, работающих дистанционно. При формировании документа автоматически подставляются личные данные, документ отправляется на согласование руководителю, после чего передается дальше по маршрутам в кадровую службу предприятия.

Главной целью проекта, реализованного НГУЭУ, было организовать в электронном виде весь жизненный цикл документа — от создания до передачи в архив. До цифровизации большинство документов вуза подписывалось вручную и хранилось в бумаге. Согласование между отделами, а также поиск нужных сведений в архиве требовали много времени.

В результате внедрения Directum RX Новосибирский госуниверситет повысил эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорил принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировал потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизил нагрузку на делопроизводителей и архивистов.

На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1,1 тыс. сотрудников, обрабатывается порядка 3,5 тыс. задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.

Реализация проекта занял три месяца и проходила в два основных этапа: автоматизация делопроизводства и создание долговременного электронного архива. Сначала в вузе организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы.

На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.

Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос в систему и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т.д.

Благодаря внедрению экосистемы Directum RX университету удалось выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.

«Черногорская горнорудная компания» внедряет систему документационного управления «Приоритет» на платформе Docsvision, разработанную «Диджитал Дизайн». В ходе проекта в цифровой вид будет переведен весь комплекс работ сотрудников с внутренними и внешними документами, включая их подготовку, согласование и учет. Автоматизация также охватит процессы постановки и контроля исполнения поручений. Пользователи смогут применять усиленную квалифицированную электронную подпись с целью обеспечения юридической значимости электронных документов. Для оперативности принятия решений руководителями будет предусмотрена возможность работы с планшетных устройств.

Сейчас документооборот в горнорудной компании организован с применением нескольких информационных систем. Внедрение СДУ «Приоритет» позволит перевести все процессы в единое цифровое пространство. Руководителям будет проще контролировать поручения. Сократится время и трудозатраты сотрудников на выполнение операций с документами, поиск и обработку информации.

Завершение проекта запланировано на лето 2024 года.

«Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» оптимизировала работу с входящими и исходящими документами, приказами и распоряжениями, первичными учетными документами, служебными записками, совещаниями, различными заявками и пр. Кроме того, команда специалистов «МайТэк» создала в Directum RX три отдельных типа и шесть видов договорных документов со своими карточками и набором полей.

В системе актуализировали регламенты компании и создали более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек, признаков, условий) для формирования гибких правил работы с документами. Также добавили возможность автоматической регистрации документов и их подписания УКЭП.

В результате проекта в новую систему перенесли и оптимизировали всю необходимую функциональность, мигрировали наиболее важные исторические данные – более 228 тыс. документов с сохранением связей и правами доступа. В Directum RX работают около 650 пользователей: они ежемесячно оформляют в системе от 5 до 7 тыс. документов и более 7 тыс. поручений.

Руководство «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» продолжит развивать бизнес-процессы компании на базе новой системы. Планируется внедрить интеллектуальные сервисы для обработки документов, комплекс решений для цифровизации межкорпоративного документооборота, в том числе «Финансовый архив», а также конфиденциальное делопроизводство.

Компания «Пьер Фабр» приняла решение о внедрении платформы «1С» для автоматизации процессов управления документами, бухгалтерского обслуживания, а также работы электронного архива. В качестве партнера была выбрана компания CorpSoft24. Специалистами компании выполнен комплекс работ: настройка модуля ЭДО и формирования базы СЭД на основании входящих электронных документов, а также разграничение прав доступа к видам документов.

Кроме того, были автоматизированы процессы согласования, подписания, обработки и хранения входящей бухгалтерской документации и заявок на оплату. Внедрена матрица финансовых полномочий для согласования и подписания документов, разработан функционал по массовому созданию счетов и выполнены другие необходимые действия.

Новая СЭД интегрирована с решениями «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Зарплата и управления персоналом 8 КОРП».

Благодаря реализации проекта в компании сократилось время обработки входящей финансовой документации, упростился контроль электронного документооборота, повысился уровень исполнительской дисциплины, сократились сроки согласования. Также было организовано единое хранилище документов с разграничением доступа.

Для автоматизации внутреннего документооборота в Avito использовался корпоративный портал. С ростом компании сервис перестал обеспечивать достаточную оперативность формирования и согласования документов. Поэтому руководство компании решило перевести работу с документами на отечественную ECM-систему «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «Аксиома-Софт».

Для реализации проекта была выбрана методика Agile, подразумевающая гибкий подход к разработке информационной системы предприятия. Для организации эффективной работы команды проекта использовались современные технологии и сервисы, которые позволили реализовать проект в сжатые сроки.

Так, например, список требований к разрабатываемой системе проекта велся с применением специализированного решения для управления проектами, что обеспечило актуальность списка поставленных задач и контроль за решением возникающих по ходу разработки продукта проблем. Документация разрабатывалась в ходе проекта с использованием wiki-системы, что позволило создать единую внутреннюю базу знаний. Интеграция между корпоративным порталом и «1С:Предприятием» реализована с помощью набора специальных инструментов для описания API. Использовались и другие инструменты для организации командной работы.

В результате реализации проекта создана трехзвенная система: корпоративный портал — «1С:Документооборот» — «1С:Зарплата и управление персоналом». Сотрудники могут создавать и согласовывать документы как из «1С:Документооборота», так и на корпоративном портале и в корпоративном мессенджере. Повышена доступность и удобство работы с внутренними сервисами для сотрудников компании, так как практически каждый получил удобный доступ к возможностям информационной системы.

Ускорилось согласование внутренних документов. Например, для сотрудников, в том числе, для внутренних совместителей, реализована упрощенная процедура согласования заявлений на отпуска. При создании заявки в системе формируется электронный лист согласования, который отражает результаты рассмотрения заявки и передается в отдел кадров.

Еще один немаловажный результат — снижение стоимости владения системой и создание возможностей для ее дальнейшего развития. Планами предусмотрено расширение перечня внутренних документов, работа с которыми будет автоматизирована.

Ежегодно сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus согласуют 14 тыс. договоров. ИИ-механизмы значительно ускорили и упростили эту работу. Без участия человека они определяют вид или категорию документов, сканируют текст, выделяют ключевые факты, даты, события и другую важную для компании и работников информацию. Далее сравнивают документы и подсвечивают зоны, где обнаружены расхождения.

Результаты анализа и сравнения представляются в удобной и наглядной форме, чтобы сотрудник быстро увидел, какие фрагменты текста были изменены, добавлены, удалены. Это повышает эффективность и точность верификации, сокращает время на анализ и сравнение документов.

В результате внедрения Directum RX Intelligence в договорную работу IDS Borjomi Russia & Belarus на верификацию одного документа сотрудник тратит до одной минуты – ИИ в разы упростил задачу по сравнению и обработке договоров. Повысилась исполнительская дисциплина. Благодаря автоматическому контролю работники более ответственно относятся к тому, какую версию договора передают на обработку. Руководители, в свою очередь, тратят меньше времени на принятие решений. ИИ подсказывает ответственных, которым следует отправить задачу на рассмотрение или делегировать поручение.

Руководство компании планирует внедрить Directum RX Intelligence в остальные направления, где остается высокий процент рутины. В их числе — построение бухгалтерского ОЦО, кадровое и проектное делопроизводство.

В «РусГидро» входит более 60 подконтрольных организаций: гидроэлектростанции, тепловые электростанции и электросетевые активы, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты. Ранее в каждой компании работали свои учетные службы, применялись разные правила подготовки, обработки и ведения первичной документации. Это мешало эффективному взаимодействию сотрудников в рамках «сквозных» бизнес-процессов, задерживало подготовку отчетности.

Руководство группы решило создать Общий центр обслуживания (ОЦО), который обеспечил бы централизованное ведение регламентированного учета и подготовку финансовой отчетности компаний группы. Для его эффективной работы необходимо было стандартизировать работу с первичными документами, перевести их обработку в электронный вид, организовать обмен юридически значимыми электронными документами с поставщиками и покупателями. Кроме того, планировался переход крупных компаний на налоговый мониторинг, для этого нужно было создать электронный архив документов холдинга. документоДля решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП», а партнером по проекту стала компания «1С-КПД».

Пилотный проект был реализован в Дальневосточной генерирующей компании, далее система была тиражирована на предприятия в Москве, Нижнем Новгороде, Якутске и т.д. Выполнена интеграция «1С:Документооборота» с единой учетной системой холдинга и оператором ЭДО. Автоматизировано более 8 тыс. рабочих мест.

В результате проекта135 видов первичных финансово-хозяйственных документов компании переведены в электронный вид. Внедрена единая для 10 компаний система для работы с первичными финансово-хозяйственными документами. Реализован специализированный интерфейс сканировщика, который позволяет работать со страницами отсканированных документов и пакетами документов, быстро заполнять необходимые реквизиты и редактировать файлы. Это помогло усилить контроль качества подготовки документации, упростило обработку и согласование документов, ускорило обмен документами как внутри группы, так и с внешними контрагентами.

Все электронные документы хранятся в электронном архиве, что исключает риски потери документов. При необходимости файлы можно найти в системе за считанные секунды. Создание архива помогло холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.

Организован обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами. Для этого реализована бесшовная интеграция «1С:Документооборота» с системой оператора ЭДО. Пользователь работает в одном окне: прием и отправка электронных документов выполняется напрямую в системе, обработка входящих электронных документов запускается автоматически на основании созданной карточки документа, что существенно упрощает работу сотрудников.