Ежемесячно компания получает около 150 заявок на поставку товара и предоставление услуг по подбору медицинского оборудования для клиентов. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно регистрировать и передавать руководству на рассмотрение, готовить и согласовывать коммерческие предложения. Кроме того, каждый месяц компания принимает участие в десятках аукционов в качестве поставщика товаров и консультационных услуг. Также необходимо контролировать своевременность поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам.
Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Было практически невозможно отследить, на каком этапе обработки в данный момент находится заявка, получен ли по ней результат, заключен ли уже договор. На подготовку и согласование коммерческих предложений и конкурсной документации уходило много времени. Из-за этого иногда данные на участие в конкурсе предоставлялись не в полном объеме и не своевременно.
Руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота, которая помогла бы ускорить обработку входящих заявок, исключить их утерю, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, уменьшить сроки согласования конкурсной документации и договоров. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8», а партнером по внедрению компания «Бизнес ИТ».
За три месяца система была развернута на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании. В результате удалось вдвое сократить время на согласование коммерческих предложений и договоров. Работа с клиентами стала более эффективной: с момента принятия решения о сотрудничестве до реальных отгрузок продукции проходит 5-6 рабочих дней вместо 10-12. Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах. В итоге количество тендеров, в которых компания принимает участие, увеличилось с 50 до 80 в месяц.
