Аналитический центр Москвы ускорил поиск и предоставление документов

Ежегодно в Аналитическом центре Москвы формируется порядка 5 тыс. дел с экспертной документацией, каждое из которых содержит 1,5−2 тыс. страниц различного формата. Ранее все эти документы хранились в неструктурированном виде на бумажных носителях, операции по передаче дела в бумажный архив (проверка полноты комплекта, печать, визирование, передача между согласующими) приходилось повторять по мере движения документов несколько раз. Это отнимало много времени у сотрудников и ресурсов у организации, но не избавляло от ошибок в статусах и сроках этапов.

Также учреждение было вынуждено содержать под архив специально оборудованное помещение, нести расходы на бумагу и печать. У экспертов уходило много времени на поиск нужной документации. Кроме того, при выдаче документов по внешним запросам (в том числе со стороны следственных органов и судов) возникали дополнительные логистические затраты.

Учитывая важность аналитических продуктов центра, его руководство и ИТ-службы ведут системную работу по цифровизации и повышению эффективности процессов. Например, по заказам центра разрабатываются и внедряются программные решения с применением искусственного интеллекта, повышающие эффективность рабочих процессов.

Одним из важных этапов цифровой трансформации стало создание электронного архива. Чтобы повысить эффективность работы с экспертной документацией, руководство Аналитического центра приняло решение создать архив на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».

В ходе проекта было автоматизировано 200 рабочих мест. Архитектура решения — централизованная: сервер располагается в головном офисе, а территориально удаленные сотрудники работают через VPN. Выполнена интеграция со смежными решениями: Bitrix24, а также цифровыми платформами для хранения документов, файлов и кадровой структуры Аналитического центра.

В результате организация перешла от бумажного к электронному формату работы с экспертной документацией, включая ее архивное хранение. Создано единое цифровое пространство для работы экспертов. Интеграция со смежными системами обеспечила сквозную обработку документации в течение всего жизненного цикла в реальном времени. Формируется цифровой след каждого документа и экспертного дела, исключен риск потери документов.

В системе реализована удобная логика комплектования архива. Консолидированные файлы автоматически классифицируются по номенклатуре, генерируется файл описи, пакеты передаются на проверку сотрудникам архива. При необходимости пакеты возвращаются на доработку с указанием замечаний и контрольных сроков. После утверждения пакет блокируется и исключается из дальнейших правок. Оптимизация процесса позволила значительно сократить объем рутинных действий сотрудников.

В результате время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплекта документов сократилось на 60%. Поиск и предоставление архивных дел ускорились на 80%. Скорость получения управленческой и регламентированной отчетности выросла вдвое. Объем материальных запасов (бумага, картриджи и т.д.) снизился на 98%, операционные и административные расходы сократились на 80%.