В компании «Крамп» ежемесячно ведется работа с десятками договоров закупок и продаж как на территории РФ, так и со странами ЕАЭС, а также договорами с транспортными компаниями, страховыми и банками. Они проходят обработку и согласование через бухгалтерию и юристов предприятия, а также утверждаются руководителем. Кроме того, в документообороте компании задействованы и другие виды внутренних документов: кадровые (приказы по командировке, на перевод и подбор сотрудника, обходные листы, заявления на отпуск и увольнение и пр.), организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные.
Ранее процесс документооборота в компании не был регламентирован, все согласования фиксировались «на словах». Требовалась эффективная система электронного документооборота, которая помогла бы ускорить работу с документами, оптимизировать процессы согласования, обеспечить быстрое формирование разных видов договоров по шаблонам. Кроме того, руководство поставило задачу – создать хранилище электронных документов с удобным и быстрым поиском нужных файлов.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания assino.
За три месяца система была развернута на 159 рабочих местах. Выполнена бесшовная интеграция с «1С:Комплексная автоматизация», унифицирована нормативно-справочная информация о контрагентах, физических лицах, подразделениях и контактной информации), разработаны шаблоны бизнес-процессов, связанных с согласованием договоров закупок и продаж.
В единой системе электронного документооборота работают сотрудники юридической и финансовой службы, а также бухгалтерия и отдел продаж. Обеспечено надежное хранение документов, в системе можно быстро найти нужный договор и просмотреть историю согласований и взаимодействий по нему. Работа с документами теперь четко регламентирована. Разработаны шаблоны договоров с автозаполнением данных в печатных формах, настроено разграничение прав доступа по видам внутренних документов, отрегулированы связи документов между собой. Это упростило и ускорило работу сотрудников с документами.
Обработка и согласование договоров выполняются в одном окне «1С:Комплексной автоматизации», без переключения между системами. Ответственный сотрудник создает карточку договора без заполнения реквизитов с указанием папки хранения договора в «1С:Документооборот». После этого в системе автоматически создается документ по шаблону. Ответственный сотрудник заполняет реквизиты, на их основании формируется макет договора. Далее запускается комплексный процесс по согласованию договора. Не согласованный договор отправляется на корректировку, а после – на новое согласование. Согласованный договор получает в системе статус «Действует», и только после этого доступен в «1С:Комплексной автоматизации» для дальнейшей работы. В результате согласование документов ускорилось на 20%.
Кроме того, сотрудникам теперь доступна упрощенная схема согласования кадровых документов, что особенно актуально для специалистов, работающих дистанционно. При формировании документа автоматически подставляются личные данные, документ отправляется на согласование руководителю, после чего передается дальше по маршрутам в кадровую службу предприятия.
