бюджетирование

«Бизнес Кар» входит в структуру международного концерна Toyota Tsusho Corporation и владеет сетью дилерских центров. Бюджетирование в территориально-распределенной группе компаний было построено на платформе IBM Cognos Planning. Преимущества платформы IBM Cognos Express заключаются в высокой скорости обработки информации и возможности удобной работы с данными для всех сотрудников. Она предоставляет средства планирования, анализа, составления бюджета и прогнозирования, а также подготовки корпоративной отчетности для разных рабочих групп и подразделений организации. Это значительно снижает нагрузку на ИТ-отдел компании и упрощает администрирование всей системы.

Переход на новую платформу, выполненный при помощи Navicon, позволил сократить время расчета бюджетной модели и консолидации бюджетов всей группы компаний, снизить трудозатраты на администрирование системы, упростить внесение изменений в бюджетную модель.

«Мы стремимся стать дилером № 1 по качеству услуг и эффективности. Группа компаний постоянно расширяется и изменяется, как во внутренних подразделениях, так и увеличивая свое присутствие в различных регионах. Есть совершенно разные виды бизнеса – продажа и прокат автомобилей, сервисные услуги и дистрибуция аксессуаров. Для управления бизнесом необходима четкая, отлаженная финансовая система. Как отметил Андрей Ретивых, начальник отдела корпоративных систем «Бизнес Кар», новая система бюджетирования позволяет оперативно реагировать как на внешние, так и на внутренние изменения и предоставляет технологические возможности для дальнейшего развития всей группы компаний.

Система бюджетного планирования (АСУ «Бюджет») была внедрена в промышленную эксплуатацию уже два года назад. Ею пользуются более 2 тыс. пользователей экономических служб группы компаний «Норникель» в России и за рубежом.

В ближайшее время к системе будут подключены около 700 новых пользователей. Речь идет об участии в процессе бюджетирования структурных подразделений компании (функциональных центров ответственности). Кроме того, функционал решения будет расширен за счет развития межотраслевого балансирования: система позволит в полной мере учитывать имеющиеся в компаниях группы ресурсы и максимально эффективно формировать и увязывать между собой производственные планы.

Как полагает финансовый директор «Норникеля» Сергей Малышев, вовлечение функциональных центров ответственности промышленных предприятий в комплексный бюджетный процесс становится естественным шагом развития бюджетной системы. Это позволит еще больше ускорить и снизить трудоемкость процессов.

Если два года назад основным вызовом были технические моменты, связанные с обеспечением эффективной работы системы в условиях спутниковой связи, соединяющей два ее основных узла в Москве и Норильске, то в настоящее время экспертные усилия направлены на обеспечение доступности и удобства системы для пользователей неэкономических служб.

Еще одним важным направлением развития системы стала автоматизация инвестиционного планирования по проектам. В 2016 году было успешно внедрено пилотное решение на базе Кольской горно-металлургической компании. Модель инвестиционного планирования позволяет формировать баланс по каждому инвестиционному проекту и по всей инвестиционной программе в целом. Система обеспечивает планирование и мониторинг на протяжении всего срока реализации инвестиционных проектов, а также дополнительные возможности анализа за счет формирования отчетов в различных аналитических разрезах.

Предприятие нуждалось в современной и надежной системе отечественного производства, которая обеспечила бы эффективное ведение бухгалтерского и финансового учета. Было необходимо наладить формирование отчетности по международным стандартам МСФО, так как ценные бумаги компании допущены к обращению на рынке.

В ходе проекта специалисты компании «Первый БИТ» внедрили решения для автоматизации учета «1С:Бухгалтерия 8 Корп» и «БИТ.Финанс.Холдинг», интегрированные в единое информационное пространство. Система охватывает около 100 рабочих мест.

Автоматизация позволила предприятию оперативно формировать бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также выполнять план-фактный анализ. Функции корректировки бюджетов и контроля их состояния ускорили процесс согласования с недели до двух-трех часов. На предприятии обеспечен надежный контроль работы с договорами на всех этапах, от согласования до исполнения и закрытия. Исключен риск пропуска сроков по договорам и несвоевременное продление.

Реализация проекта радикально повысило эффективность работы казначейства. Ускорен процесс согласования заявок на расход денежных средств, корректировок контрольных значений. Программа формирует реестр платежей и платежные документы, выполняет обмен с банк-клиентом.

Предприятие существенно снизило затраты на сопровождение системы учета. Около 90% работ, ранее отдаваемых на аутсорсинг, теперь проводятся силами штатных ИТ-специалистов.

Новая система автоматизировала процессы построения бюджета и прогнозирования его исполнения в зависимости от различных микро- и макроэкономических факторов. Особенностью проекта стала поэтапная методология реализации, которая предполагает получение конкретной ценности для бизнеса в конце каждого этапа. Для компании было важно в кратчайшие сроки получить законченный результат и сразу применять его в работе.

Проект реализован системным интегратором Navicon, построившим в 2014 году в компании ERP на платформе Microsoft Dynamics NAV. Работы состояли из трех этапов. На первом был разработан концептуальный дизайн всех блоков системы и развернут первый из них – модуль консолидации для финансовой дирекции консорциума. Это позволило выстроить весь проект в соответствии с принятыми на предприятии бизнес-процессами и внедрить несколько макро-сценариев, учитывающих значимые для КТК факторы и позволяющих работать только с актуальными данными.

На втором этапе была закончена автоматизация процесса бюджетирования – автоматизированы детальные формы функциональных блоков системы. Ключевые пользователи подразделений получили возможность работы со своим бюджетом непосредственно в системе. На заключительном этапе была реализована интеграция системы бюджетирования с учетными системами для загрузки фактических данных и построения модели отчетности для руководителей компании.

В 2015 году руководство автохолдинга приняло решение о развитии информационной системы управления предприятием и его дочерними обществами на базе решений системы «1С:Предприятие 8». Одним из ключевых направлений проекта стала автоматизация системы бюджетирования. Для повышения эффективности планирования и контроля финансово-хозяйственной деятельности необходимо было сократить время формирования и согласования операционных бюджетов, группировать фактические данные по управленческим аналитикам, повысить детализацию отчетов – по подразделениям, бизнес-направлениям, проектам, продуктам и т.п.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:ERP», а проект доверен компании «ПрограмМастер». За 12 месяцев система была развернута на 300 рабочих местах в управлении планирования и анализа производственной себестоимости, управлении бюджетирования и экономического анализа, а также в различных функциональных подразделениях предприятия.

В результате проекта организован детальный учет доходов и расходов. Автоматизирован расчет плановых показателей затрат. Интеграция «1С:ERP» с учетными системами повысила аналитичность управленческой отчетности.

Это обеспечило получение детальной отчетности в едином для всех подразделений формате и исключило ошибки при сопоставлении разнородных данных. Экономисты оперативно получают сводные данные о деятельности подразделений, формируют план-фактные отчеты и выявляют причины возникновения отклонений. Кроме того, появилась возможность формировать различные варианты отчетов в зависимости от потребностей пользователей: изменяя состав и порядок группировок в отчетах, можно получить необходимые для анализа данные быстро и без обращения к разработчикам. Время на формирование и согласование бюджетов сокращено вдвое.

Как отмечает директор по информационным системам АвтоВАЗа Сергей Федотов, уже в первые месяцы эксплуатации новой системы достигнут значительный экономический эффект. Время, затрачиваемое на подготовку операционных бюджетов, уменьшилось на 50%, что позволило повысить эффективность работы управления дирекции экономики. Ее руководители и менеджеры могут сосредоточить свое внимание на анализе и решении бизнес-задач, а не на получении необходимых данных из десятка разных программ. Это помогло повысить точность планирования и анализа результатов деятельности как дирекции экономики, так и всего предприятия в целом.

Ключевая цель проекта − повышение скорости принятия управленческих решений на основе информации, что является одной из составляющих успешного ведения бизнеса в условиях динамичного развития телеком-рынка. Внедренное решение позволило сократить время выполнения операций в три раза.

В рамках проекта Tele2 стремилась повысить стабильность и доступность системы в период пиковых нагрузок процессов бюджетного планирования и оптимизировать системные мощности. Кроме того, оператору было необходимо обеспечить возможность параллельной работы множества пользователей, взаимодействующих с большими объемами данных, и сохранить быстродействие системы.

В результате удалось повысить отказоустойчивость платформы и обеспечить возможность одновременной работы более чем 1,2 тыс. пользователей. Решение позволяет в реальном времени анализировать бюджетные, прогнозные и фактические данные в виде различных отчетов, а также применять шаблоны, которые пользователи формируют самостоятельно.

Бюджетная модель, реализованная в системе, содержит более 150 форм ввода для годового планирования и пятилетнего бизнес-плана, а также свыше 100 готовых аналитических и презентационных отчетных шаблонов. Кроме того, решение включает более 1 тыс. расчетных алгоритмов для автоматического формирования бюджетных статей. Методология создания бюджетной модели включает комплексную систему планирования ключевых показателей эффективности компании (KPI) и контроля их выполнения. Помимо этого, система бюджетирования позволяет формировать консолидированную отчетность по компании в различных валютах.

Внедрением системы бюджетирования для Tele2 занимались специалисты компаний Unitera и SAP СНГ. Реализация проекта заняла 18 месяцев.

В числе прочих, решение ориентировано на небольшие компании, которым были недоступны мощные системы бюджетирования, планирования и консолидации финансовой отчетности. Как утверждают в ФОРС, облачный сервис позволяет снизить стоимость владения системой бюджетирования в несколько раз. При этом капитальные затраты переводятся в операционные, что заметно «оздоровит» любой бюджет.

Базовый пакет сервисов включает настройку, администрирование и сопровождение приложений, работающих на платформе Oracle Hyperion EPM. В процессе поддержки приложения производится мониторинг основных показателей производительности системы, своевременно выделяются необходимые для стабильной работы ресурсы, обеспечивается резервное копирование и, при необходимости, восстановление системы. Для предоставления сервисов используется ЦОД, размещенный на территории России и сертифицированный по уровню Tier III Facility.

Ежемесячная абонентская плата взимается из расчета количества пользователей, объема используемого функционала и продолжительности подписки на сервисы.

Одним из обязательных условий в рамках стратегии развития компании является организация эффективной системы финансового управления. Ранее сбор бюджетов производился с использованием электронных таблиц, что требовало больших трудозатрат, сроки подготовки могли быть крайне длительными, а влияние «человеческого фактора» — значительным.

Руководством компании была поставлена задача внедрения современной системы для автоматизации задач бюджетирования. По итогу анализа рынка был выбран программный продукт «1C:ERP 2.0», подсистема «Бюджетирование» которого наиболее полно соответствовала функциональным требованиям. При этом само решение имеет меньшую стоимость владения по сравнению с западными продуктами. В качестве партнера для реализации проекта по автоматизации была выбрана компания «Галфинд».

Для задач бухгалтерского и налогового учета предприятие использует «1С: Управление производственным предприятием». В рамках проекта было реализовано взаимодействие действующей учетной системы с бюджетным модулем. Важно отметить, что внедрение решения не потребовало существенных изменений и доработок типового функционала, что позволило реализовать проект в короткие сроки.

Решение о старте проекта было принято в конце 2014 года, он включает в себя три этапа. Ключевой задачей первой очереди проекта была методологическая доработка существующей бюджетной модели и ее миграция на платформу Hyperion. Реализация данного этапа позволила осуществить перевод модели на единый корпоративный план счетов, изменить подходы к планированию и оценке финансового результата, актуализировать ключевые методологические документы. Изменения бюджетной модели в рамках первой очереди проекта касались формирования технико-экономических показателей, материального баланса и отчета о прибылях и убытках.

В ходе бюджетной кампании 2015 года в новой системе был успешно сформирован бизнес-план на следующие годы и подготовлена управленческая отчетность за несколько отчетных периодов.

Отдельное внимание в ходе проекта уделялось разработке обновленной методики калькуляции себестоимости. Данный документ обеспечил все производственные площадки методической базой, определяющей единые правила калькулирования плановой и фактической себестоимости для целей управленческого учета. Новая методика предусматривает расчет себестоимости в разрезе мест возникновения затрат, производственных процессов, по номенклатуре производимой продукции, по видам потребляемых ресурсов, с учетом и без учета распределения постоянных затрат. Автоматизация расчета себестоимости предполагается в ходе второй очереди проекта.

«Стройгазмонтаж» завершил доработку автоматизированной системы бюджетного управления. В ее рамках было обновлено существующее решение на базе Oracle Hyperion, разработан единый алгоритм для создания и утверждения функциональных бюджетов в головной организации холдинга, а также реализовано решение по интеграции с учетными системами на платформе «1С».

В рамках проекта специалисты «Энвижн Груп» провели анализ существующей модели планирования по центрам финансовой отчетности управляющей компании СГМ. На его основе были выполнены настройки для формирования функциональных бюджетов в автоматизированной системе бюджетного управления.

Этот функционал был выделен в отдельное приложение, с помощью которого сотрудники управляющей компании могут быстро вносить данные об общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходах. Оно позволяет анализировать затраты на командировки, связь, автотранспорт, аренду, оборудование и осуществлять планирование на год вперед с необходимым уровнем детализации.

Кроме того, реализовано решение по интеграции системы бюджетирования в части сбора фактических данных с учетными системами в головной организации, а также в шести дочерних компаниях. Это позволяет при необходимости «провалиться» до отдельных операций и документов, что существенно повышает достоверность управленческой отчетности.