бюджетирование

Новая система автоматизировала процессы построения бюджета и прогнозирования его исполнения в зависимости от различных микро- и макроэкономических факторов. Особенностью проекта стала поэтапная методология реализации, которая предполагает получение конкретной ценности для бизнеса в конце каждого этапа. Для компании было важно в кратчайшие сроки получить законченный результат и сразу применять его в работе.

Проект реализован системным интегратором Navicon, построившим в 2014 году в компании ERP на платформе Microsoft Dynamics NAV. Работы состояли из трех этапов. На первом был разработан концептуальный дизайн всех блоков системы и развернут первый из них – модуль консолидации для финансовой дирекции консорциума. Это позволило выстроить весь проект в соответствии с принятыми на предприятии бизнес-процессами и внедрить несколько макро-сценариев, учитывающих значимые для КТК факторы и позволяющих работать только с актуальными данными.

На втором этапе была закончена автоматизация процесса бюджетирования – автоматизированы детальные формы функциональных блоков системы. Ключевые пользователи подразделений получили возможность работы со своим бюджетом непосредственно в системе. На заключительном этапе была реализована интеграция системы бюджетирования с учетными системами для загрузки фактических данных и построения модели отчетности для руководителей компании.

Ключевая цель проекта − повышение скорости принятия управленческих решений на основе информации, что является одной из составляющих успешного ведения бизнеса в условиях динамичного развития телеком-рынка. Внедренное решение позволило сократить время выполнения операций в три раза.

В рамках проекта Tele2 стремилась повысить стабильность и доступность системы в период пиковых нагрузок процессов бюджетного планирования и оптимизировать системные мощности. Кроме того, оператору было необходимо обеспечить возможность параллельной работы множества пользователей, взаимодействующих с большими объемами данных, и сохранить быстродействие системы.

В результате удалось повысить отказоустойчивость платформы и обеспечить возможность одновременной работы более чем 1,2 тыс. пользователей. Решение позволяет в реальном времени анализировать бюджетные, прогнозные и фактические данные в виде различных отчетов, а также применять шаблоны, которые пользователи формируют самостоятельно.

Бюджетная модель, реализованная в системе, содержит более 150 форм ввода для годового планирования и пятилетнего бизнес-плана, а также свыше 100 готовых аналитических и презентационных отчетных шаблонов. Кроме того, решение включает более 1 тыс. расчетных алгоритмов для автоматического формирования бюджетных статей. Методология создания бюджетной модели включает комплексную систему планирования ключевых показателей эффективности компании (KPI) и контроля их выполнения. Помимо этого, система бюджетирования позволяет формировать консолидированную отчетность по компании в различных валютах.

Внедрением системы бюджетирования для Tele2 занимались специалисты компаний Unitera и SAP СНГ. Реализация проекта заняла 18 месяцев.

В числе прочих, решение ориентировано на небольшие компании, которым были недоступны мощные системы бюджетирования, планирования и консолидации финансовой отчетности. Как утверждают в ФОРС, облачный сервис позволяет снизить стоимость владения системой бюджетирования в несколько раз. При этом капитальные затраты переводятся в операционные, что заметно «оздоровит» любой бюджет.

Базовый пакет сервисов включает настройку, администрирование и сопровождение приложений, работающих на платформе Oracle Hyperion EPM. В процессе поддержки приложения производится мониторинг основных показателей производительности системы, своевременно выделяются необходимые для стабильной работы ресурсы, обеспечивается резервное копирование и, при необходимости, восстановление системы. Для предоставления сервисов используется ЦОД, размещенный на территории России и сертифицированный по уровню Tier III Facility.

Ежемесячная абонентская плата взимается из расчета количества пользователей, объема используемого функционала и продолжительности подписки на сервисы.

Одним из обязательных условий в рамках стратегии развития компании является организация эффективной системы финансового управления. Ранее сбор бюджетов производился с использованием электронных таблиц, что требовало больших трудозатрат, сроки подготовки могли быть крайне длительными, а влияние «человеческого фактора» — значительным.

Руководством компании была поставлена задача внедрения современной системы для автоматизации задач бюджетирования. По итогу анализа рынка был выбран программный продукт «1C:ERP 2.0», подсистема «Бюджетирование» которого наиболее полно соответствовала функциональным требованиям. При этом само решение имеет меньшую стоимость владения по сравнению с западными продуктами. В качестве партнера для реализации проекта по автоматизации была выбрана компания «Галфинд».

Для задач бухгалтерского и налогового учета предприятие использует «1С: Управление производственным предприятием». В рамках проекта было реализовано взаимодействие действующей учетной системы с бюджетным модулем. Важно отметить, что внедрение решения не потребовало существенных изменений и доработок типового функционала, что позволило реализовать проект в короткие сроки.

Решение о старте проекта было принято в конце 2014 года, он включает в себя три этапа. Ключевой задачей первой очереди проекта была методологическая доработка существующей бюджетной модели и ее миграция на платформу Hyperion. Реализация данного этапа позволила осуществить перевод модели на единый корпоративный план счетов, изменить подходы к планированию и оценке финансового результата, актуализировать ключевые методологические документы. Изменения бюджетной модели в рамках первой очереди проекта касались формирования технико-экономических показателей, материального баланса и отчета о прибылях и убытках.

В ходе бюджетной кампании 2015 года в новой системе был успешно сформирован бизнес-план на следующие годы и подготовлена управленческая отчетность за несколько отчетных периодов.

Отдельное внимание в ходе проекта уделялось разработке обновленной методики калькуляции себестоимости. Данный документ обеспечил все производственные площадки методической базой, определяющей единые правила калькулирования плановой и фактической себестоимости для целей управленческого учета. Новая методика предусматривает расчет себестоимости в разрезе мест возникновения затрат, производственных процессов, по номенклатуре производимой продукции, по видам потребляемых ресурсов, с учетом и без учета распределения постоянных затрат. Автоматизация расчета себестоимости предполагается в ходе второй очереди проекта.

«Стройгазмонтаж» завершил доработку автоматизированной системы бюджетного управления. В ее рамках было обновлено существующее решение на базе Oracle Hyperion, разработан единый алгоритм для создания и утверждения функциональных бюджетов в головной организации холдинга, а также реализовано решение по интеграции с учетными системами на платформе «1С».

В рамках проекта специалисты «Энвижн Груп» провели анализ существующей модели планирования по центрам финансовой отчетности управляющей компании СГМ. На его основе были выполнены настройки для формирования функциональных бюджетов в автоматизированной системе бюджетного управления.

Этот функционал был выделен в отдельное приложение, с помощью которого сотрудники управляющей компании могут быстро вносить данные об общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходах. Оно позволяет анализировать затраты на командировки, связь, автотранспорт, аренду, оборудование и осуществлять планирование на год вперед с необходимым уровнем детализации.

Кроме того, реализовано решение по интеграции системы бюджетирования в части сбора фактических данных с учетными системами в головной организации, а также в шести дочерних компаниях. Это позволяет при необходимости «провалиться» до отдельных операций и документов, что существенно повышает достоверность управленческой отчетности.

В новой системе можно создавать несколько сценариев бюджета с различной версионностью, загружать данные в автоматизированном режиме, консолидировать показатели из других областей планирования. Система позволяет получить отчет о прибылях и убытках по компании в целом, по отдельно взятой категории товара или отдельному магазину.

В результате проекта, реализованного AT Consulting, была сформирована единая информационная среда в части финансового планирования и отчетности. Это позволило компании повысить достоверность и согласованность всех планов, быстрее собирать и в полной мере учитывать необходимые данные, анализировать плановые и фактические показатели. Реализована возможность ежеквартально корректировать бюджет, в сжатые сроки пересчитывать его, например, в соответствии с планом открытия новых магазинов.

Ближайшие изменения будут внесены в систему, когда «Дикси» сформирует фактическую отчетность за первый квартал 2016 года.