бюджетирование

Единая платформа для планирования является неотъемлемой частью многофункциональных систем крупных корпораций. Ее внедрение знаменует переход на качественно иной уровень финансово-операционного управления.

Даже в текущих условиях компания расширяет продуктовую матрицу, географию присутствия и стремительно наращивает экспертизу, в том числе в смежных отраслях. При такой динамике особенно важно выбирать сценарий развития с учетом многочисленных рисков и возможностей, обеспечивать операционную синхронизацию подразделений и контролировать качество исполнения решений. Поэтому для решения задач «Ситилинк» требовалась платформа с исключительными характеристиками масштабируемости, производительности и гибкости.

Построенная система позволяет предметно понять, как нужно скорректировать продажи, цепи поставок, логистику или маркетинг компании при изменении ее товарного портфеля, доли каналов продаж и привлечения трафика или розничной сети тем или иным образом.

Как отметил директор управления планирования и аналитики «Ситилинк» Игорь Кулюхин, за прошлый финансовый год на фоне стагнации рынка компания увеличила оборот на 27,6% до 102,8 млрд руб. Это удалось благодаря непрерывной работе по всем бизнес-направлениям. Внедрение системы кросс-функционального централизованного планирования будет способствовать выбору эффективных бюджетных, коммерческих и операционных сценариев в будущем, а также достижению запланированных стратегических показателей.

В процесс кросс-функционального планирования в «Ситилинк» сегодня вовлечены все ключевые подразделения компании, общая численность сотрудников которых составляет порядка 6,5 тыс. человек. Интеграция системы позволила объединить большое количество отдельных моделей планирования различных показателей в единую централизованную модель бизнеса компании. Это, с одной стороны, значительно увеличило гибкость в принятии управленческих решений и точность выставляемых KPI и, с другой стороны, позволило сократить вероятность возникновения непредвиденных ошибок на 50% и оптимизировать время на пересчеты коммерческих и операционных планов компании в 4 раза.

В будущем планируется продолжить развитие системы централизованного планирования на платформе Anaplan, интегрировав прочие ключевые бизнес-направления, такие как планирование ФОТ, открытие торговых точек, инвестиционное планирование и другие.

Ключевая цель проекта – изменение модели управленческого учета в связи с экстенсивным ростом компании и формирование современной культуры бюджетирования. В его ходе был выбран интегрированный подход, включающий в себя реализацию функций бюджетирования как на стороне системы SAP BPC, так и на стороне системы SAP ERP. Архитектура решения предполагала построение единой модели данных в части процессов бюджетирования для обеих систем на базе платформы SAP HANA. Также в рамках внедрения была реализована уникальная функциональность платежного календаря, позволяющая обеспечивать прогноз ликвидности с открытым горизонтом планирования. Это позволило значительно повысить качество управления денежными потоками.

Проект стартовал в мае 2019 года при поддержке компании itelligence и запускался этапами. Уже с ноября бизнес-подразделения начали формировать бюджет на 2020 год, и процесс успешно завершился в декабре утверждением планов на текущий год. В начале 2020 года были закончены работы по разработке план-факт отчетности.

Новое решение позволяет работать с основными видами бюджетов: бюджет продаж, план производства, сырьевая себестоимость производства и отгрузки, бюджеты закупок по направлениям, бюджеты ЦФО и другие. Система также охватывает инвестиционные бюджеты, бюджеты доходов и расходов, рабочего капитала, движения денежных средств. В рамках проекта реализована вся вертикаль бюджетной модели: начиная с потребностей ЦФО и заканчивая мастер-бюджетами. Помимо этого, одним из результатов цифрового внедрения стал переход от контроля лимитов по платежам к контролю по обязательствам. Все заключаемые договора теперь проходят автоматический контроль бюджетных лимитов до момента их подписания.

Как отмечает Евгений Зайцев, директор по ИТ Загорского трубного завода, с новым продуктом удалось не просто решить вопрос автоматизации бюджетирования. По сути была получена цифровая экономическая модель завода, что позволяет в режиме реального времени прогнозировать результат компании, и оперативно проводить сценарное моделирование. В программе цифровизации следующими этапами намечены проекты в области складской логистики, производства и проектного управления.

Gloria Jeans – одна из крупнейших отечественных торговых сетей в сегменте fast fashion, в управлении которой находится более 550 магазинов в России и СНГ. Управление такой распределенной структурой и обширным товарным ассортиментом, который обновляется и дополняется каждую неделю, требует максимально точного анализа финансовых данных и постоянного планирования с определенным временным горизонтом. Именно это стало причиной внедрения системы для автоматизации процессов сбора и обработки финансовых данных, моделирования и формирования P&L-отчетности. Обновление методологии прогнозирования P&L и автоматизация подходов на платформе Anaplan повысило прозрачность и целостность формирования отчетов по всей торговой сети. Проект выполнила команда «Корус Консалтинг».

Благодаря интеграции с Excel и «1C» система выстраивает прогнозную модель отчета о прибылях и убытках на основе бюджетных данных, информации о себестоимости реализованной продукции и текущих расходах по всей сети магазинов. При этом пользователи могут создавать прогнозы любой детализации и разрезов: по выручке и марже, аренде, другим расходам. Кроме того, прогнозы можно формировать с учетом и без учета будущих открытий и закрытий магазинов. Это помогает оценить, как то или иное событие повлияет на бизнес, и выработать правильную тактику действий для достижения целевых значений продаж, расходов на аренду и, в итоге, прибыли сети.

По словам финансового директора «Асконы» Ивана Лашкова, компания придерживается инициативного управления, в том числе в области финансов. Для этого важно построить систему, которая в режиме реального времени позволит контролировать финансовые потоки, более эффективно планировать ресурсы для достижения стоящих перед компанией целей развития. В ней будет автоматизировано бюджетирование полного цикла, а также процессы прогнозирования, аналитики и контроля.

Новая система бюджетирования, создаваемая при помощи GMCS, позволит компании меньше времени тратить на сбор, проверку и консолидацию данных в пользу анализа и принятия управленческих решений. Используя анализ «что-если», специалисты смогут оперативно просчитывать несколько сценариев бюджета в соответствии с принятой методологией и финансовыми алгоритмами.

Упростятся и процессы подготовки корпоративной отчетности – «Аскона» уйдет от малоинформативной и тяжелой Excel-отчетности к визуальной аналитике. Пользователи смогут работать с данными самостоятельно с помощью интерактивных дэшбордов, производить визуальные измерения и строить карты стратегических показателей.

Предпосылкой для реализации проекта стало объединение компаний «Евросеть» и «Связной», в рамках которого возникла необходимость в масштабируемой системе для процессов бюджетирования и подготовки МСФО-отчетности.

Ключевой целью внедрения, реализуемого при помощи Novardis, стала автоматизация процессов планирования на базе единой взаимосвязанной системы для сбора плановых данных, осуществления бюджетного контроля и подготовки отчетности по МСФО. Планируется, что решение SAP BPC будет интегрировано с системами-поставщиками данных, а также с SAP ERP, которая при объединении компаний была внедрена в качестве базовой ИТ-платформы. В целом за счет сокращения количества систем компания планирует достичь трехкратной экономии на их технической поддержке.

Как отметил вице-президент по ИТ объединенной компании «Связной | Евросеть» Роман Лукьяненко, компания давно искала цифровой инструмент для финансового планирования, который бы удовлетворял потребности растущего бизнеса. Это второй подобный проект SAP BPC в федеральном ретейле.

Ранее финансовая служба BNS Group использовала для бюджетирования Excel и программное обеспечение Prophix, скорость работы которого не соответствовала требованиям бурно развивающейся компании и накладывала серьезные ограничения на работу финансовой службы. Сотрудники не имели возможности проводить сложные расчеты в онлайн-режиме, моделировать ситуации и вносить изменения в текущую систему.

Для упрощения процесса бюджетирования и повышения уровня детализации планирования была выбрана платформа Anaplan, а партнером по внедрению стал «Корус Консалтинг». Кроме того, компания создала в штате центр компетенции Anaplan, что позволило частично выполнить проект собственными силами, привлекая экспертов интегратора для обучения бизнес-пользователей и решения наиболее сложных задач.

Внедрение платформы позволило BNS Group полностью отказаться от моделей Excel, которые применялись для ускорения процессов бюджетирования. Это помогло не только сократить количество ошибок при расчетах, но и упростить процесс бюджетирования в целом. Дополнительно компания внедрила новые формы отчетов, которые не использовались в предыдущей системе из-за сложности программирования. Кроме того, появилась возможность моделировать различные сценарии с высокой степенью детализации и просматривать результаты расчетов в режиме реального времени, что полезно и удобно при защите годового бюджета.

Гибкость системы и знание собственных бизнес-процессов позволили BNS Group завершить внедрение без написания объемной и устаревающей технической и методологической документации. Более того, компетенции специалистов ретейлера позволяют без помощи внешних консультантов вносить изменения в бизнес-модель компании и выполнять расчеты уже по новой модели.

В связи с постоянным расширением продуктовой линейки и развитием новых направлений бизнеса у руководства «Инвитро» появилась потребность в совершенствовании подходов к бюджетированию и построении централизованной системы для обеспечения прозрачного процесса финансового планирования.

В ходе выбора платформы для автоматизации бюджетирования были рассмотрены и протестированы несколько программных решений. Основными критериями оценки системы стали, прежде всего, обеспечение безопасности данных, гибкость и скорость внедрения. Помимо этого, менеджмент «Инвитро» учитывал наличие у платформы возможности настройки и развития решения собственными силами, без участия внешних специалистов. В результате была выбрана облачная платформа Anaplan, а для реализации проекта была приглашена «Корус Консалтинг», ранее уже реализовывавшая систему бюджетирования и создали хранилище данных.

Для того, чтобы гарантировать возможность консолидации показателей к моменту бюджетирования, эксперты осуществили внедрение функциональности в обратном порядке – от общего к частному. Гибкость платформы позволила начать с блока консолидированных отчетов и постепенно подключать к системе блоки вплоть до нижнего уровня детализации данных. Таким образом, пока одни блоки разрабатывались, другие уже были введены в эксплуатацию и использовались в бюджетном процессе.

Возможности платформы позволяют «Инвитро» мгновенно видеть изменения данных и получать результаты консолидации в режиме реального времени, что помогает в последующем сценарном моделировании. Оперативность и эффективность принятия управленческих решений значительно выросли благодаря наличию в системе информационных панелей руководителей. Встроенная и наглядная визуализация таблиц в отчетах помогает менеджменту компании во время обсуждений бюджета просматривать и сравнивать «живые» финансовые показатели: от аккумулированных данных до узкого среза информации по тому или иному направлению деятельности, подразделению или лаборатории.

Кроме того, в системе разработана методология бюджетного планирования новых для «Инвитро» направлений бизнеса: ветеринарии, диагностики и инструментальных исследований. Это позволило включить все детальные отчеты по данным процессам в консолидированный бюджет компании.

Внедрение новой системы обеспечило интеграцию процессов стратегического и бюджетного планирования, а также планирования денежных потоков в рамках единого информационного пространства. Удалось повысить гибкостость и аудируемость процессов финансового планирования в условиях изменения внешних экономических условий и быстрого роста компании. Кроме того, достигнута масштабируемость и вовлечение в периметр корпоративного управления эффективностью свыше 200 сотрудников, представляющих региональные и функциональные структурные подразделения компании.

Проект стартовал в начале 2016 года после окончания цикла годового финансового планирования, а уже осенью новая система была запущена в эксплуатацию в рамках годового планирования на 2017 год. В течение нескольких месяцев в новой системе было реализовано более 100 информационных объектов, а также около 50 интеграционных потоков. Как отмечает Снежана Окунева, директор по экономике и финансам «ЭР-Телеком», внедрение интегрированной системы финансового планирования и управления эффективностью стало важной вехой в развитии инструментов корпоративного управления холдинга.

К моменту начала проекта в компании существовал исторически сложившийся процесс планирования продаж и прогнозирования бюджетов. По всем представительствам компании формировались операционные планы на год, стратегические – на пять лет, а также скользящий бюджет продаж на 18 месяцев, который пересматривался ежемесячно. Система была реализована в Excel, что не позволяло менеджерам компании добиться достаточной точности и необходимого уровня детализации при расчетах. Ограничения Excel не позволяли проявить достаточную гибкость при изрядной волатильности рынка. Кроме того, при ручном вводе данных допускались ошибки «человеческого фактора».

Руководство «Ипсен» выбрало для системы планирования продаж платформу IBM Cognos Express. В тендере по реализации проекта победил системный интегратор Navicon. Предложенное им решение позволило создать удобный механизм планирования нескольких версий бюджета в нужной степени детализации. Кроме этого, возможности платформы помогают обрабатывать данные по всем подразделениям и дистрибьюторам компании в режиме реального времени. Прогнозы по продажам и бюджетам автоматически пересчитываются в зависимости от изменения входных данных – валютного курса, цен, текущей динамики продаж дистрибьюторов.

Новая система интегрирована с Navicon SalesOut, решением для управления вторичными продажами, и корпоративным хранилищем данных. Это позволяет менеджерам оперативно консолидировать данные партнеров и быстро находить расхождения факта продаж и остатков на складах партнеров с плановыми показателями.

Компания планирует развивать решение в 2017-2018 годах в направлении интеграции системы бюджетирования с головной компанией, планирования расходов и формирования отчетности о прибылях и убытках.

«Бизнес Кар» входит в структуру международного концерна Toyota Tsusho Corporation и владеет сетью дилерских центров. Бюджетирование в территориально-распределенной группе компаний было построено на платформе IBM Cognos Planning. Преимущества платформы IBM Cognos Express заключаются в высокой скорости обработки информации и возможности удобной работы с данными для всех сотрудников. Она предоставляет средства планирования, анализа, составления бюджета и прогнозирования, а также подготовки корпоративной отчетности для разных рабочих групп и подразделений организации. Это значительно снижает нагрузку на ИТ-отдел компании и упрощает администрирование всей системы.

Переход на новую платформу, выполненный при помощи Navicon, позволил сократить время расчета бюджетной модели и консолидации бюджетов всей группы компаний, снизить трудозатраты на администрирование системы, упростить внесение изменений в бюджетную модель.

«Мы стремимся стать дилером № 1 по качеству услуг и эффективности. Группа компаний постоянно расширяется и изменяется, как во внутренних подразделениях, так и увеличивая свое присутствие в различных регионах. Есть совершенно разные виды бизнеса – продажа и прокат автомобилей, сервисные услуги и дистрибуция аксессуаров. Для управления бизнесом необходима четкая, отлаженная финансовая система. Как отметил Андрей Ретивых, начальник отдела корпоративных систем «Бизнес Кар», новая система бюджетирования позволяет оперативно реагировать как на внешние, так и на внутренние изменения и предоставляет технологические возможности для дальнейшего развития всей группы компаний.