бюджетирование

В портфеле «СберУниверситета» более 500 образовательных решений. Компании было необходимо сделать расчет стоимости образовательных программ ясным, легким и понятным для всех пользователей. Также были важны скорость процессов, возможность моделирования и интеграции данных в другие процессы. Для реализации этих задач привлекли специалистов «Корус Консалтинг», которые смоделировали процесс расчета себестоимости на платформе Optimacros. В ходе проекта настроили формы и алгоритмы расчета детальных смет на основе количественных показателей и тарифов, сформировали отчеты и дэшборды для анализа и визуализации данных, а также настроили печатные формы.

Специалисты «СберУниверситета» перенесли в систему фактические данные, необходимые для расчета стоимости программ и план-факт анализа. Решение прошло опытную эксплуатацию на реальных данных, содержащих информацию обо всех утверждённых на 2023 год программах.

В результате первого этапа проекта компания получила единое централизованное хранилище финансовых параметров образовательных программ. Пользователи с различными ролями и уровнями доступа могут работать в общем информационном пространстве и гибко управлять ценообразованием на программы обучения. Появилась возможность создавать несколько вариантов стоимости одной программы с разными параметрами (место проведения, способ реализации) и видеть в режиме реального времени их влияние на финансовые показатели компании.

Кроме того, уменьшилось количество ручных операций: отчеты формируются автоматически при заведении первичных данных и конвертируются в форматы MS Word и Excel из Optimacros. Финансовая служба «СберУниверситета» теперь может в режиме реального времени рассчитывать затраты по нескольким версиям плана обучения, анализировать затраты по статьям расходов и принимать обоснованные управленческие решения.

Система, реализованная Волжским пароходством при помощи «Корус Консалтинг», получила название «УМА» (умная аналитика) и собственный аватар (визуальный образ) внутри компании. Новое решение – один из приоритетных проектов Волжского пароходства в области автоматизации и цифровизации данных. Система позволит планировать затраты по каждому из нескольких сотен судов, отслеживать его статус в течение каждого дня календарного года, а также балансировать производственное время судна с графиком ремонтов и отстоев. А собственные имя и аватар, согласно задумке руководства, усилят мотивацию сотрудников работать в новой системе.

Компания хотела отказаться от ручного процесса подготовки управленческой отчетности в Excel, который занимал у сотрудников много времени. Кроме того, было важно получить удобный инструмент для глубокой детализации данных и принятия обоснованных управленческих решений в условиях быстро меняющихся внешних факторов.

В будущем УМА поможет контролировать текущие бюджеты, осуществлять превентивный бюджетный контроль и формировать матрицу расстановки флота. Система позволит распределять производственную загрузку в зависимости от типа и маршрута судна для повышения маржинальности перевозок, а также аккумулировать необходимую информацию для оценки эффективности проведения крупных ремонтов судов.

В проекте заявлен ряд масштабных задач, поэтому для удобства реализации его логически разделили на две части. Первый этап – создание MVP, который включает в себя основные формы и аналитики будущей системы. На втором этапе специалисты сформируют целевую модель – планируется, что работы будут завершены в начале следующего года. Модель будет состоять из полноценной системы бюджетирования, скользящего прогнозирования и формирования фактической управленческой отчетности компании. В планах у команды проекта дополнить систему и другими опциями.

Delko более 20 лет предоставляет услуги FTL-перевозок на российском и международном рынках. Масштабирование бизнеса потребовало нового подхода к организации финансовых процессов. Ранее бюджетирование проводилось в программе MS Excel. Процесс поддерживался силами большой команды, а количество файлов достигало 1 тыс. единиц. Данные собирались по разным ЦФО и направлениям, каждое из которых имеет свою специфику в области планирования, бюджетирования и сбора отчетности. Для оптимизации этого процесса требовалась полноценная EPM-система. В качестве инструмента Delko выбрал российский программный продукт Optimacros, внедрением которого занялась команда «Корус Консалтинг».

Проект реализовали в сжатые сроки: разработка системы заняла шесть месяцев с учетом тестирования и опытно-промышленной эксплуатации. За это время автоматизировали финансовую модель бюджетирования, планирование на квартал и год, а также стратегическое планирование на пять лет. Первые результаты компания получила уже через три месяца, когда начался сбор фактической отчетности в системе. Всего было автоматизировано более 10 различных направлений, каждое из которых использует индивидуальные отчеты, модели планирования и прогнозирования.

С учетом особенностей структуры Delko была предложена двухуровневая модель консолидации, которая позволяет поддерживать большое количество внутригрупповых оборотов и множество корректировок со своими алгоритмами. Каждый бизнес может применять индивидуальные методики сбора отчетности, учитывая специфику направления. При этом руководство компании получило единую систему сквозной отчетности с детализацией по всему холдингу, которая позволяет анализировать данные в разрезах до и после элиминации, а также отдельно внутригрупповые обороты.

На этапе интеграции Optimacros с «1С:УПП» к проекту подключилась еще одна команда из «Корус Консалтинг» по направлению «1С». Интеграция включает около 100 потоков. Из «1С:УПП» в Optimacros поступает детальная информация по всем видам учета компании, мастер-данные обновляются автоматически: загрузка центров затрат, статей доходов и расходов, справочника организации.

Кроме того, специалисты реализовали унифицированный подход к сбору и передаче данных с использованием промежуточной FTP папки. В результате создан универсальный и гибкий механизм, который поддерживает различные варианты источников данных, что позволяет Delko самостоятельно редактировать и дополнять новые потоки данных.

В рамках проекта специалисты департамента ЕРМ сформировали в новой системе управленческую отчетность на базе загруженных фактических данных, плановый бюджет по всем бизнес-направлениям на год и на пять лет, а также годовой прогноз корректировки бюджета. Также разработана система согласования бюджетов по центрам финансовой ответственности, что помогло увеличить полноту и уровень детализации план-факт отчетности.

Новая система позволит значительно ускорить процесс бюджетирования, подготовку управленческой отчетности по всему холдингу и по отдельным бизнес-направлениям, оптимизировать штат, направив ресурсы на более важные задачи. Благодаря автоматизации модели бюджетирования бизнес стал более управляемым. Компания получила возможность быстро анализировать нормативы и драйверы, управлять итоговыми целями и показателями деятельности компании. Система стала единым источником прозрачных и достоверных данных, где можно посмотреть информацию по всем направлениям и оценить их эффективность, найти точки роста для каждого из них.

Для контроля и мониторинга изменений глобального бизнеса, оценки эффективности процессов и оперативного принятия решений менеджменту требовалась единая система планирования и анализа финансовых показателей. Было важно автоматизировать централизованный процесс бюджетирования с учетом принятых в компании авторских моделей финансового планирования (методология института И. Адизеса). Для решения этих задач компания Admitad выбрала «Корус Консалтинг».

После анализа моделей компании эксперты интегратора предложили в качестве инструмента программную платформу Optimacros, которая соответствовала требованиям гибкости, скорости автоматизации и развития модели. Платформа представляет собой конструктор, который позволяет строить модели планирования различного уровня детализации с возможностью глубокого анализа данных.

В рамках первого этапа проекта за два месяца был создан MVP — настроена промышленная модель, позволяющая пользователям на основе реальных плановых и фактических данных формировать ежемесячный прогноз финансовых результатов по ЦФО и направлениям бизнеса компании.

На следующих этапах проекта была автоматизирована целевая бюджетная модель со всей требуемой детализацией: организационная и финансовая структуры, страны, офисы, бизнесы, сегменты, сотрудники. Так, в новой системе автоматически собирается и обрабатывается информация от HR-систем («1C», Bitrix), включая все условия трудовых договоров и начисления по сотрудникам, планируются затраты на персонал в разрезе каждого сотрудника или вакансии, а также моделируются бонусные схемы. А благодаря интеграции с ClickHouse система позволяет строить аналитические отчеты по фактической выручке, в том числе ранжировать и выделять из большого массива данных топ-наиболее значимых результатов и «проваливаться» от агрегированных данных до конкретных операций.

Бюджетная кампания текущего финансового года проведена уже в новой системе. Для целей план-факт анализа и формирования прогноза в системе ежемесячно консолидируются фактические данные, актуализируется информация по сотрудникам и финансовой структуре. Пользователями решения являются бюджетодержатели ЦФО, HR-партнеры и топ-менеджмент (всего более 120 пользователей).

Проект в «Уралсибе» весьма масштабен: в процессы автоматизированного бюджетного планирования и контроля вовлечены 2 тыс. сотрудников банка. Кроме того, он стал образцом преодоления «табличной ментальности» при переводе бюджетных процессов крупного банка на цифровые рельсы.

В качестве платформы для автоматизации использовано приложение «Бюджет хозяйственных расходов» разработки отечественной компании Intersoft Lab, которое позволяет модернизировать процессы планирования и контроля исполнения бюджета независимо друг от друга.

Чтобы безболезненно отказаться от «притяжения» таблиц и сформировать новые цифровые привычки у участников бюджетного процесса, в проекте было выделено три стадии адаптации системы. Реализация каждой стадии шаг за шагом расширяла границы использования системы в банке и подготавливала персонал к применению новых инструментов бюджетирования.

Так, в ходе бюджетной кампании-2020 использование системы было ограничено подготовкой сметы Блока банковских технологий при участии 200 сотрудников банка. В результате была оценена готовность разных категорий пользователей к переходу на бюджетирование в ИТ-системе и разработаны планы по переходу. Бюджет-2021 готовился в системе по укрупненной технологии – в планирование были вовлечены все подразделения банка, но количество включенных в процесс сотрудников было ограниченно ответственными от подразделений. Это позволило адаптировать ключевых участников бюджетного процесса.

Планируется, что бюджетная кампания 2022 года пройдет в штатном режиме в масштабе всего банка. Подготовка сотрудников банка идет полным ходом – с апреля 2021 года в опытную эксплуатацию автоматизированных функций контроля и учета исполнения бюджета вовлечены 2 тыс. сотрудников банка.

Как отмечает Михаил Шелеметьев, начальник управления бюджетного контроля и закупок финансово-аналитической службы «Уралсиба», в ходе проекта была не только создана современная ИТ-платформа, отвечающая потребностям банка в обеспечении прозрачности и управляемости бюджетных процессов, но и «прокачан» персонал. Цифровые компетенции сотрудников в части бюджетирования стали главным итогом масштабной модернизации бюджетного процесса. Это серьезный результат с учетом числа задействованных в бюджетном процессе сотрудников, которые перешли от табличных технологий к цифровым. Банк реализует стратегию, направленную на повышение эффективности бизнеса, и цифровая перестройка бюджетного процесса стала необходимым шагом в этом направлении.

Дивизион «Горнорудный» включает в себя добывающие предприятия «ЕвроХима». Несмотря на распределенную структуру и масштаб компании, бюджетный процесс добывающих предприятий не был унифицирован и автоматизирован в достаточной мере. Бюджет отдельных предприятий формировался в MS Excel и хранился децентрализовано, а доступ к детальным показателям бюджета был затруднен.

Для оптимизации процесса руководство компании приняло решение внедрить систему автоматизированного бюджетирования и отчетности для четырех предприятий дивизиона «Горнорудный»: разработать и согласовать новую унифицированную методологию бюджетирования, внести данные бюджетов и рассчитать калькуляцию производственной себестоимости. В качестве методологического партнера была приглашена компания PwC, разработавшая унифицированную бюджетную модель добывающих предприятий, базирующуюся на драйверно-нормативном подходе с применением метода планирования с нулевой базой. ИТ-партнером для реализации проекта выступил «Корус Консалтинг».

В ходе проекта была спроектирована и настроина новая бюджетная модель и отчетность в системе Oracle Hyperion Planning. Система позволила сформировать подробную смету плановых затрат на два года с детализацией по 21 аналитике на основе производственной программы и нормативов, благодаря чему по первичным статьям детализируются 100% расходов. Для сокращения сроков ввода исходных данных из Excel-файлов в систему «Корус Консалтинг» использовал собственное коробочное решение «Файл сбора данных», которое преобразует данные из таблиц в формат, подходящий для последующей автоматической обработки.

Сейчас система калькулирует сквозную и попередельную себестоимость готовой продукции с учетом специфики каждого предприятия, формирует бюджет доходов и расходов, а также плановый баланс – все это помесячно на горизонте двух лет. На основе ожидаемой сметы затрат, планов по реализации продукции и условий платежей рассчитывается движение дебиторской и кредиторской задолженности. Далее автоматически формируется бюджет движения денежных средств с учетом изменения остатков запасов и расчетов. Инструмент сокращает количество ошибок за счет принципа «двойной записи» и автоматизации процессов, а также возможности проведения аудита изменений. Расшифровка себестоимости по первичным (например, селитра, шарошечные долота, расходы на персонал, виды запчастей, налоги и так далее) и вторичным (руда, вскрыша, хвосты магнитной сепарации) элементам затрат производится автоматически с учетом остатков незавершенного производства. Все затраты раскладываются на суб-драйверы для последующего хеджирования и позиционной торговли (продажи и закупки).

Система запущена на четырех предприятиях дивизиона: Ковдорский ГОК, Усольский калийный комбинат, ЕвроХим-ВолгаКалий и ЕвроХим-Удобрения. Новый инструмент унифицировал аналитическую бюджетную модель добывающих предприятий, в том числе нормативно-справочную информацию и бюджетные формы по 14 областям планирования: от производственных программ до мастер-бюджетов. Инструментом пользуется более 350 руководителей и экспертов предприятий.

Как отмечает Юрий Борщик, руководитель финансовой функции дивизиона «Горнорудный» «ЕвроХим», благодаря реализации проекта удалось унифицировать подходы к бюджетированию различных предприятий. Получена возможность за минуты полноценно пересчитывать бюджет при изменении вводных данных и снизить риск ошибок, присущий расчетам в Excel. Кроме того, обеспечено автоматическое формирование не только планового отчета о прибылях и убытках, но и баланса и бюджета движения денежных средств с детализацией до первичных драйверов.

Основной задачей проекта является унификация и автоматизация процессов бюджетирования, финансового анализа и подготовки управленческой отчетности, включая бесшовную интеграцию со всеми ключевыми системами компании, логистику и сеть отделений почтовой связи, что особенно важно для компании. Проект является одним из самых крупных в своем классе в Восточной Европе, охватывая 91 филиал по всей России, 2,5 тыс. пользователей и 22 подразделения с различными функциями.

Помимо бюджетной кампании в рамках проекта также были проведены масштабные работы по выравниванию данных из смежных систем для последующего автоматического сбора фактических сведений и формирования план-факт анализа. Кроме того, сформирована модель среднесрочного планирования на 2021-2025 годы, позволяющая моделировать деятельность всей Почты России на пятилетнем горизонте с различными входящими параметрами. На данный момент проект продолжается, уже начата подготовка к бюджетной кампании-2022.

Как отмечает Андрей Селюк, заместитель генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Почты России, проект направлен на дальнейшую автоматизацию и унификацию процессов планирования и финансового анализа на всех уровнях и в разных разрезах до каждого продукта. Это будет способствовать улучшению качества и скорости принимаемых решений, что в итоге позволит оптимизировать стоимость услуг для клиентов и повысить эффективность бизнеса, который компания ведет на высококонкурентных рынках.

Единая платформа для планирования является неотъемлемой частью многофункциональных систем крупных корпораций. Ее внедрение знаменует переход на качественно иной уровень финансово-операционного управления.

Даже в текущих условиях компания расширяет продуктовую матрицу, географию присутствия и стремительно наращивает экспертизу, в том числе в смежных отраслях. При такой динамике особенно важно выбирать сценарий развития с учетом многочисленных рисков и возможностей, обеспечивать операционную синхронизацию подразделений и контролировать качество исполнения решений. Поэтому для решения задач «Ситилинк» требовалась платформа с исключительными характеристиками масштабируемости, производительности и гибкости.

Построенная система позволяет предметно понять, как нужно скорректировать продажи, цепи поставок, логистику или маркетинг компании при изменении ее товарного портфеля, доли каналов продаж и привлечения трафика или розничной сети тем или иным образом.

Как отметил директор управления планирования и аналитики «Ситилинк» Игорь Кулюхин, за прошлый финансовый год на фоне стагнации рынка компания увеличила оборот на 27,6% до 102,8 млрд руб. Это удалось благодаря непрерывной работе по всем бизнес-направлениям. Внедрение системы кросс-функционального централизованного планирования будет способствовать выбору эффективных бюджетных, коммерческих и операционных сценариев в будущем, а также достижению запланированных стратегических показателей.

В процесс кросс-функционального планирования в «Ситилинк» сегодня вовлечены все ключевые подразделения компании, общая численность сотрудников которых составляет порядка 6,5 тыс. человек. Интеграция системы позволила объединить большое количество отдельных моделей планирования различных показателей в единую централизованную модель бизнеса компании. Это, с одной стороны, значительно увеличило гибкость в принятии управленческих решений и точность выставляемых KPI и, с другой стороны, позволило сократить вероятность возникновения непредвиденных ошибок на 50% и оптимизировать время на пересчеты коммерческих и операционных планов компании в 4 раза.

В будущем планируется продолжить развитие системы централизованного планирования на платформе Anaplan, интегрировав прочие ключевые бизнес-направления, такие как планирование ФОТ, открытие торговых точек, инвестиционное планирование и другие.

Ключевая цель проекта – изменение модели управленческого учета в связи с экстенсивным ростом компании и формирование современной культуры бюджетирования. В его ходе был выбран интегрированный подход, включающий в себя реализацию функций бюджетирования как на стороне системы SAP BPC, так и на стороне системы SAP ERP. Архитектура решения предполагала построение единой модели данных в части процессов бюджетирования для обеих систем на базе платформы SAP HANA. Также в рамках внедрения была реализована уникальная функциональность платежного календаря, позволяющая обеспечивать прогноз ликвидности с открытым горизонтом планирования. Это позволило значительно повысить качество управления денежными потоками.

Проект стартовал в мае 2019 года при поддержке компании itelligence и запускался этапами. Уже с ноября бизнес-подразделения начали формировать бюджет на 2020 год, и процесс успешно завершился в декабре утверждением планов на текущий год. В начале 2020 года были закончены работы по разработке план-факт отчетности.

Новое решение позволяет работать с основными видами бюджетов: бюджет продаж, план производства, сырьевая себестоимость производства и отгрузки, бюджеты закупок по направлениям, бюджеты ЦФО и другие. Система также охватывает инвестиционные бюджеты, бюджеты доходов и расходов, рабочего капитала, движения денежных средств. В рамках проекта реализована вся вертикаль бюджетной модели: начиная с потребностей ЦФО и заканчивая мастер-бюджетами. Помимо этого, одним из результатов цифрового внедрения стал переход от контроля лимитов по платежам к контролю по обязательствам. Все заключаемые договора теперь проходят автоматический контроль бюджетных лимитов до момента их подписания.

Как отмечает Евгений Зайцев, директор по ИТ Загорского трубного завода, с новым продуктом удалось не просто решить вопрос автоматизации бюджетирования. По сути была получена цифровая экономическая модель завода, что позволяет в режиме реального времени прогнозировать результат компании, и оперативно проводить сценарное моделирование. В программе цифровизации следующими этапами намечены проекты в области складской логистики, производства и проектного управления.

Gloria Jeans – одна из крупнейших отечественных торговых сетей в сегменте fast fashion, в управлении которой находится более 550 магазинов в России и СНГ. Управление такой распределенной структурой и обширным товарным ассортиментом, который обновляется и дополняется каждую неделю, требует максимально точного анализа финансовых данных и постоянного планирования с определенным временным горизонтом. Именно это стало причиной внедрения системы для автоматизации процессов сбора и обработки финансовых данных, моделирования и формирования P&L-отчетности. Обновление методологии прогнозирования P&L и автоматизация подходов на платформе Anaplan повысило прозрачность и целостность формирования отчетов по всей торговой сети. Проект выполнила команда «Корус Консалтинг».

Благодаря интеграции с Excel и «1C» система выстраивает прогнозную модель отчета о прибылях и убытках на основе бюджетных данных, информации о себестоимости реализованной продукции и текущих расходах по всей сети магазинов. При этом пользователи могут создавать прогнозы любой детализации и разрезов: по выручке и марже, аренде, другим расходам. Кроме того, прогнозы можно формировать с учетом и без учета будущих открытий и закрытий магазинов. Это помогает оценить, как то или иное событие повлияет на бизнес, и выработать правильную тактику действий для достижения целевых значений продаж, расходов на аренду и, в итоге, прибыли сети.