В группу «Гулливер» входит сеть супермаркетов, представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, логистические центры и собственное производство. Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в прошлом году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.
В ходе проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.
Эксперты предложили оптимизировать работу за счет внедрения системы Directum RX. Одно из преимуществ платформы — это наличие большого перечня готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости таких операций.
Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в несколько кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.
В результате реализации проекта работа компании с договорами была переведена на электронные рельсы. Внутри сервиса пользователи могут работать с 43 видами договоров, 27 видами дополнительных соглашений и 52 правилами согласования. В систему уже занесено 7 тыс. документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников. Для согласования документов используется электронная подпись, выдаваемая внутри организации с начала работы. Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями, и внутри которых можно полностью отследить историю взаимоотношений с тем или иным партнером.
