За год на печать порядка 35 тыс. первичных документов у перевозчика уходило около 140 пачек бумаги. Это не только затраты на печать и доставку, но и ошибки в учетных системах, постоянные сверки, исправления, задержки согласования и оплаты услуг. Кроме того, бумажные оригиналы от аэропортов зачастую приходили позднее, чем нужно. В результате компания не могла вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах некорректны. Чтобы решить эти проблемы, было принято решение перейти на электронный документооборот.
Компании группы С7 используют учетные системы «1С» и Oracle e-Business Suite. Проектная команда оператора ЭДО «СКБ Контур», разработала решение, которое стало распределительным центром для документов всего холдинга. На основе данных из учетных систем оно автоматически формирует электронные документы и отправляет их через сервис «Контур.Диадок», а также распределяет входящие документы от поставщиков ответственным сотрудникам. В результате цикл документооборота вместо нескольких дней стал занимать не более часа.
Сегодня все компании холдинга ведут документооборот между собой через «Контур.Диадок». Кроме того, С7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные пока настраивают свои системы и бизнес-процессы для ЭДО. 80% счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99% договоров с агентами представляется в электронном виде. Планируется, что в течение ближайших двух лет компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов-резидентов.