СКБ Контур

В Fix Price стремятся перевести на электронный документооборот большую часть «нетоварных» контрагентов. Электронными документами Fix Price уже обменивается с 30% партнеров, не связанных с поставкой товаров для реализации в магазинах сети, — компаний, которые предоставляют услуги различного рода, а также поставку оборудования, расходных материалов и пр.

Ключевым оператором выбран «CKБ Контур» с системой электронного документооборота «Контур.Диадок». На это решение приходится 70% объема ЭДО Fix Price. Контрагентов Fix Price легко найти в сервисе — через него работают более 1,5 млн российских компаний.

Чтобы запустить ЭДО с Fix Price, в системе достаточно обменяться электронными приглашениями. Сразу после этого можно отправлять и принимать документы. С контрагентами, работающими через других операторов, компания настраивает роуминг, это занимает в среднем три рабочих дня.

В Fix Price отмечают преимущества перехода на электронный формат взаимодействия: скорость обмена документами, оперативные корректировки при необходимости, отсутствие прецедентов по утере бумажных документов при отправке почтой или курьерскими службами. Также для Fix Price важно ускорение подписания и согласования документов внутри компании.

При переходе на ЭДО в «Мечел-Сервисе» планировали повысить производительность сотрудников, сделать проще и быстрее обмен документами, настроить электронный архив и сэкономить на ведении бумажного документооборота. Чтобы перенести все этапы работы с документами в электронный вид, учетную систему компании связали с системой ЭДО «Контур.Диадок».

Сотрудники создают документы в корпоративной системе «Спутник». Для передачи контрагентам документы автоматически перемещаются из нее в «1С», где формируются электронные документы в утвержденном ФНС формате. В «Спутник» возвращаются визуальные образы подписанных документов.

Электронный документооборот настроен во всех подразделениях компании, через ЭДО «Мечел-Сервис» работает с 66% контрагентов. Электронные документы сопровождают 60% отгрузок и 80% поставок металлопродукции. Срок доставки подписанных документов сократился с месяца до 1–2 дней — платежи от покупателей стали поступать гораздо быстрее. Вести документооборот стало проще, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Как отмечает Лариса Анастасова, директор департамента операционной эффективности «Мечел-Сервис», переводить документы с бумаги в электронный формат не имело смысла без автоматизации бизнес-процессов. Подключение электронного документооборота упростило и ускорило обмен подписанными оригиналами. Не менее важный эффект — высвобождение времени сотрудников на выполнение основных задач. Автоматизация документооборота полностью исключает операции по сканированию, сбору собственноручных подписей и пересылке документов.

Решение реализовано на платформе «Контур.Диадок» и позволяет обмениваться обязательной отчетностью в виде универсальных передаточных документов, а также различными внутренними данными в неформализованном формате. В результате внедрения проекта сроки закрытия дебиторской задолженности были сокращены на 21 день. Данный проект позволил возмещать НДС внутри отчетного периода, а также минимизировать риск потери документов.

Реализация проекта позволила обеим компаниям оптимизировать процессы согласования и сверки оказываемых объемов услуг по всей территории совместного взаимодействия, что позволит сократить затраты на бумажный документооборот и эффективнее перераспределить рабочее времени сотрудников, участвующих в процессе. Переход на электронный документооборот позволил оптимизировать время сотрудников и перенаправить его с обработки бумаги на более приоритетные задачи. Помимо этого, переход на ЭДО позволил оптимизировать сроки по закрытию дебиторской задолженности.

«Тинькофф Бизнес» обслуживает более 500 тыс. индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Ежемесячно в банк поступает до 1,5-2 тыс. требований из ИФНС о предоставлении информации по юридическим лицам, в отношении которых проводятся налоговые проверки. В ответ на требования отправляются до 50 тыс. документов. Совместно с компанией «Контур» было разработано решение для автоматизации процесса, которое основано на API «Контур.Экстерн».

API позволил интегрировать в информационную систему «Тинькофф» получение новых требований и практически полностью автоматизировать процесс их обработки по всей цепочке: «регистрация входящих запросов -> назначение исполнителей -> подготовка и поиск документов в разных системах банка -> проверка и отправка готового комплекта». При этом менять размер и формат документов вручную не требуется — опись формируется автоматически за секунды. Все приложенные документы конвертируются в нужные форматы, утвержденные ФНС, затем передаются налоговикам из информационной системы банка. Время обработки требований сократилось с 10 до 1-2 минут, а количество задействованных в процессе сотрудников уменьшилось с 10 до 7 человек.

По запросу «Тинькофф» разработчики «Контура» добавили в API дополнительные возможности. Распознавание даты и номера требований, а также ИНН контрагента позволяет при получении требования сразу определить, по какому контрагенту искать документы. Появилась также возможность контролировать наполнение пакета документов и его готовность к отправке по цветовому индикатору, не заходя в него. Интеграция решения в информационные системы заняла два месяца.

Внедрение «Ситилинком» системы «Контур.Диадок» оптимизирует взаимодействие с партнерами и расширит для них возможности доступа к документам в удобное время. Также переход на электронные документы позволит сократить затраты на документооборот за счет снижения почтовых расходов.

В системе ЭДО партнеры «Ситилинк» могут отправлять и получать юридически значимые электронные документы, в том числе универсальные передаточные документы в формализованном виде. В сервисе можно просматривать печатную форму документов, подписывать или отказывать в подписи, аннулировать подписанные документы.

В ближайшее время будут настроены опции обмена корректировочными документами с «Ситилинк». Второй этап проекта расширит возможности ЭДО: стороны смогут обмениваться неформализованными документами, например, договорами поставки и актами сверки.

Более 300 партнеров компании уже подтвердили намерение перейти на ЭДО. Кроме того, многие приветствуют бережное отношение к природным ресурсам. По внутренним оценкам, система ЭДО позволит сократить потребление бумаги только за первый год внедрения на 4 тонны. Если все партнеры перейдут на ЭДО, это поможет сэкономить порядка 23 тонн бумаги в год.

Компания проверяет контрагентов на благонадежность в процессе тендеров, при заведении данных по новым кредиторам и дебиторам в ERP-систему SAP, а также при мониторинге существующих партнеров. Проверкой занимаются налоговый и юридический департаменты, службы внутреннего и кредитного контроля.

До внедрения комплекса «Фокус.ERP» партнеров изучали вручную, по каждому задействуя до 49 открытых источников информации. На проверку одного контрагента могло уходить несколько дней. При этом в каждом департаменте процесс проходил по-своему.

Построение новой системы, занявшее 6 месяцев, позволило радикально улучшить процесс. Это позволило поставить проверку всех контрагентов —около 1,5 тыс. компаний в месяц — на поток. В Efes Rus теперь действует единая схема проверки, которая опирается на разработанные в компании методики анализа финансовой отчетности и благонадежности контрагентов. Чтобы оценить одного контрагента, специалисту достаточно минуты.

Автоматизация процесса проверки позволила решить и другие задачи. Во-первых, в компании запустили мониторинг действующих контрагентов. Система автоматически проверяет их на предмет банкротств, изменения финансовой благонадежности и юридического статуса. Во-вторых, настроили систему превентивных контролей — для проверки контрагентов до создания договора и оплаты. Наконец, с помощью Фокус.ERP специалисты Efes Rus провели полный аудит мастер-данных и автоматизировали заведение мастер-данных в SAP.

Зачастую в компаниях, особенно если это малый и средний бизнес, контрагентов проверяют только перед заключением договора. Но со временем финансовое состояние партнера может измениться. Не редкость, когда на момент заключения договора дела у поставщика идут хорошо, а через год-полтора за ним уже числятся огромные долги и арбитражные иски на большие суммы.

«Светофор» позволяет держать ситуацию под контролем, каждый раз перед проведением платежа сообщая клиенту критичные факты о партнере. Провести платеж, отменить или отложить до выяснения всех обстоятельств — решает сам пользователь.

Как отмечает Андрей Мелков, руководитель департамента корпоративного бизнеса «Кубань Кредит», предоставляя такую информацию в интернет-банке, банк помогает клиентам избежать плохой дебиторской задолженности, снизить риск отказа в вычете НДС и повысить осведомленность о своих партнерах.

Информацию о контрагентах — официальные данные из открытых источников — «Светофор» берет из системы проверки «Контур.Фокус» компании «СКБ Контур». В момент заполнения платежного поручения «Светофор» отправляет запрос на сервер по ИНН. В ответ приходят актуальные данные из ЕГРЮЛ, реестра недобросовестных поставщиков, особых реестров ФНС, ЕФРСБ, базы арбитражных дел и исполнительных производств, данные о госконтрактах и других источников. Результат проверки визуализируется в виде сигнала светофора.

Ежемесячно компания формирует для клиентов 30 тыс. закрывающих документов, которые отправляются вместе с грузами. Документы могут потеряться в пути или стать нечитаемыми.

Как отмечает Алексей Ширяев, руководитель ИТ-службы «КэтЛогистик», контрагенты часто просят продублировать документы. Их приходится печатать и отправлять заново, это увеличивает трудозатраты. Более того, бухгалтеру приходится отслеживать недоставленные «долги», есть риск не закрыть сделки в налоговом периоде, возникает масса неудобств. Это и заставило задуматься об электронном документообороте.

По подсчетам «КэтЛогистик», печать документа обходится в 70 копеек. Это 252 тыс. руб. в год. Ежегодно архив компании прирастает на 360 тыс. документов, которые нужно хранить и периодически представлять в налоговые органы. Чтобы делать это быстро, необходимо вести бумажный архив, что также требует затрат.

«КэтЛогистик» внедрила электронный обмен документами в 2016 году и направляла клиентам электронные счета-фактуры и ТОРГ-12. С 1 июля 2017 года компания перешла на новый формат электронных документов и воспользовалась возможностью, которую он предоставляет, — заменила счета-фактуры и ТОРГ-12 универсальным передаточным документом (УПД). Тем самым она дополнительно сократила затраты на документооборот, так как снизился исходящий трафик.

Целью компании является перевод на ЭДО всех контрагентов. Параллельно идет работа и по переводу в электронный вид и других типов документов.

Использование электронного обмена документами поможет компании наибольшее эффективно организовать работу с документами. Только в рамках клиентского взаимодействия «Манго Телеком» ежемесячно формирует порядка 50 тыс. комплектов юридически значимых документов. «Контур.Диадок» позволит сократить временные затраты на эти процедуры буквально до одного рабочего дня.

Использемое решение обеспечивает клиентам компании доставку необходимых закрывающих документов — оригиналов, подписанных квалифицированной электронной подписью, — день в день с выставлением и прямо на рабочее место. До конца года планируется организовать электронный документооборот с большей частью пользователей продуктов Mango Office.

Поставщики направляют в МТТ через систему «Диадок» множество электронных документов: акты, счета-фактуры, счета на оплату. Благодаря интеграционному коннектору, сотрудники компании получают и подписывают их непосредственно в интерфейсе Microsoft Dynamics AX. Им не нужно параллельно работать в двух системах, необходимые действия с документами они совершают в одном окне. Подобная интеграция необходима крупным компаниям, которые стремятся автоматизировать документооборот и тем самым получить максимум преимуществ от него.

Коннектор представляет собой коробочное интеграционное решение, которое позволяет автоматизировать электронный документооборот, но при этом не дорабатывать ни ERP, ни ЭДО-системы компании. На основании полученных от поставщиков документов, в МТТ формируются заказы на закупку оборудования, которые затем передаются в бухгалтерию. Коннектор делает документооборот быстрым и контролируемым. Сотрудникам компании значительно проще обрабатывать данные контрагентов, они могут вести единый реестр документов, в любой момент посмотреть историю каждого цикла документооборота и работать с архивом на сервере.