При переходе на ЭДО в «Мечел-Сервисе» планировали повысить производительность сотрудников, сделать проще и быстрее обмен документами, настроить электронный архив и сэкономить на ведении бумажного документооборота. Чтобы перенести все этапы работы с документами в электронный вид, учетную систему компании связали с системой ЭДО «Контур.Диадок».
Сотрудники создают документы в корпоративной системе «Спутник». Для передачи контрагентам документы автоматически перемещаются из нее в «1С», где формируются электронные документы в утвержденном ФНС формате. В «Спутник» возвращаются визуальные образы подписанных документов.
Электронный документооборот настроен во всех подразделениях компании, через ЭДО «Мечел-Сервис» работает с 66% контрагентов. Электронные документы сопровождают 60% отгрузок и 80% поставок металлопродукции. Срок доставки подписанных документов сократился с месяца до 1–2 дней — платежи от покупателей стали поступать гораздо быстрее. Вести документооборот стало проще, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Как отмечает Лариса Анастасова, директор департамента операционной эффективности «Мечел-Сервис», переводить документы с бумаги в электронный формат не имело смысла без автоматизации бизнес-процессов. Подключение электронного документооборота упростило и ускорило обмен подписанными оригиналами. Не менее важный эффект — высвобождение времени сотрудников на выполнение основных задач. Автоматизация документооборота полностью исключает операции по сканированию, сбору собственноручных подписей и пересылке документов.
