Ежемесячно компания формирует для клиентов 30 тыс. закрывающих документов, которые отправляются вместе с грузами. Документы могут потеряться в пути или стать нечитаемыми.
Как отмечает Алексей Ширяев, руководитель ИТ-службы «КэтЛогистик», контрагенты часто просят продублировать документы. Их приходится печатать и отправлять заново, это увеличивает трудозатраты. Более того, бухгалтеру приходится отслеживать недоставленные «долги», есть риск не закрыть сделки в налоговом периоде, возникает масса неудобств. Это и заставило задуматься об электронном документообороте.
По подсчетам «КэтЛогистик», печать документа обходится в 70 копеек. Это 252 тыс. руб. в год. Ежегодно архив компании прирастает на 360 тыс. документов, которые нужно хранить и периодически представлять в налоговые органы. Чтобы делать это быстро, необходимо вести бумажный архив, что также требует затрат.
«КэтЛогистик» внедрила электронный обмен документами в 2016 году и направляла клиентам электронные счета-фактуры и ТОРГ-12. С 1 июля 2017 года компания перешла на новый формат электронных документов и воспользовалась возможностью, которую он предоставляет, — заменила счета-фактуры и ТОРГ-12 универсальным передаточным документом (УПД). Тем самым она дополнительно сократила затраты на документооборот, так как снизился исходящий трафик.
Целью компании является перевод на ЭДО всех контрагентов. Параллельно идет работа и по переводу в электронный вид и других типов документов.