бюджетирование

До внедрения новой системы бюджетирование в «Норбит» строилось на системе SAP, которое перестало отвечать растущим потребностям бизнеса. Отсутствие возможности адаптировать решение под стратегический курс на технологическую независимость стало драйвером масштабной замены устаревшего софта. Главная цель проекта – построение полноценной, современной бюджетной модели на базе российского ПО, способной обеспечить гибкость и надежность управления в условиях быстро меняющейся внешней среды.

Специалисты внутреннего центра компетенций совместно с командой Cubix провели полномасштабное обследование бизнес-процессов. В результате не только перенесли ключевую функциональность, но и реализовали глубокую методологическую переработку Решения. Вместо одной модели на платформе Cubix BM было развернуто четыре, включая среднесрочное планирование и формирование отчетности для акционеров. Также настроена интеграция с другими внутренними системами компании.

Система обеспечивает максимальную прозрачность процессов планирования бюджета для всех участников, повышает оперативность согласования документов даже при корректировке. Полный пересчет (от форм ввода до отчетов) происходит не более чем за три минуты. Ранее аналогичные операции требовали часов ручного труда и зависели от Excel. Руководство компании в онлайн-режиме может отследить статус готовности бюджетов по каждому департаменту, а обновление справочников занимает всего один рабочий день.

Переход на Cubix BM решил не только задачу импортозамещения, снизив зависимость от зарубежного вендора, но и принес ощутимые операционные выгоды. Новая система не требует постоянного привлечения разработчиков для поддержки и донастройки. Изменение форм может выполняться силами специалистов финансового отдела, что ускоряет реакцию на запросы бизнеса.

Для компании с масштабной производственной и финансовой структурой скорость и точность факторного анализа напрямую влияют на управленческие решения. Ранее сотрудники проводили факторный анализ преимущественно вручную. Специалисты ЕВРАЗа собирали данные из разных источников, сводили их в таблицах и приводили к единой методике. Процесс занимал значительное время, создавал риск ошибок и усложнял подготовку отчетности для руководства.

Команда проекта решила автоматизировать расчет факторного анализа по ключевым блокам: производственные материалы, производственные услуги, выручка, энергетика, НЗП и готовая продукция, сырье, смета, коммерческие расходы и сводный PL. В основе решения — Oracle Hyperion Planning, который ЕВРАЗ использует для бюджетного планирования и последующей консолидации.

В ходе проекта эксперты «Корус Консалтинг» проанализировали требования к расчету факторов, проработали архитектуру решения и адаптировали методологию под реализацию в системе. Для каждого функционального блока команда разработала альбомы форм, которые закрепили единый стандарт расчета. Также специалисты создали логическую модель данных, описывающую структуру справочников, их взаимосвязи, аналитичность данных и реализовали ролевую модель с разграничением прав доступа по зонам ответственности.

Особое внимание команда уделила блоку «Энергетика». В нем применили нестандартный подход к формированию отчетов: детализировалась оргструктура компании так, чтобы конечные пользователи могли работать с результатом факторного анализа по своему подразделению.

В результате ЕВРАЗ минимизировал ручной расчет факторов, повысил точность и прозрачность данных и ускорил подготовку управленческой отчетности. Компания сформировала единое пространство для факторного анализа, которое позволяет оперативно предоставлять руководству актуальную информацию по отклонениям и их причинам.

Проект стал значимым для металлургической отрасли. На следующем этапе ЕВРАЗ планирует автоматизировать оставшиеся участки ручного ввода факторного анализа и расширить возможности системы.

СберУниверситет — образовательный центр для топ-менеджеров и руководителей. Ежегодно на очных и смешанных программах обучается более 40 тыс. человек. В 2023 году команда СберУниверситета реализовала проект по автоматизации процесса ценообразования для финансового отдела. С учетом результатов внедрения было принято решение расширить проект автоматизации и перенести в Optimacros процесс бизнес-планирования.

Команда проекта при помощи «Корус Консалтинг» настроила в системе драйверную модель для формирования бюджета доходов и расходов с использованием нормативов, календарных планов и смет. Для повышения скорости и качества сбора данных специалисты реализовали дашборды для пользователей по ролям и разграничили права доступа к информации.

Дополнительно выполнена двухсторонняя интеграция с платформой бухгалтерского и управленческого учета «1С:БИТ-Финанс», что позволило транслировать данные бизнес-плана в учетную систему для осуществления функции бюджетного контроля и проводить план-факт анализ в Optimacros.

Реализация проекта проходила поэтапно, на основе спринтов, для которых выбирались задачи, наиболее приоритетные на ближайший месяц. Промежуточные результаты оценивались еженедельно, и в случае необходимости специалисты вносили корректировки. Благодаря такому подходу к работе эксперты финансового отдела СберУниверситета могли оперативно отслеживать движение по проекту, менять требования с учетом новых внутренних вводных и при этом быстро получать готовую к работе функциональность.

Особенностью проекта стали высокие требования к эстетичной и удобной для пользователей визуализации данных на дашбордах и к общему пользовательскому опыту при работе с решением. В результате система получилась не только функциональной, но и объективно красивой.

В процессе автоматизации финансовый отдел СберУниверситета провел ревизию аналитик и правил управленческого учета, изменил отдельные подпроцессы для более эффективной работы систем и пользователей и поставил процесс улучшений на регулярные рельсы. Все фактические данные, попадающие в драйверную модель, проходят встроенные проверки, и при ежедневной интеграции формируются отчеты о качестве данных с указанием конкретных ошибок и нестыковок.

В портфеле «СберУниверситета» более 500 образовательных решений. Компании было необходимо сделать расчет стоимости образовательных программ ясным, легким и понятным для всех пользователей. Также были важны скорость процессов, возможность моделирования и интеграции данных в другие процессы. Для реализации этих задач привлекли специалистов «Корус Консалтинг», которые смоделировали процесс расчета себестоимости на платформе Optimacros. В ходе проекта настроили формы и алгоритмы расчета детальных смет на основе количественных показателей и тарифов, сформировали отчеты и дэшборды для анализа и визуализации данных, а также настроили печатные формы.

Специалисты «СберУниверситета» перенесли в систему фактические данные, необходимые для расчета стоимости программ и план-факт анализа. Решение прошло опытную эксплуатацию на реальных данных, содержащих информацию обо всех утверждённых на 2023 год программах.

В результате первого этапа проекта компания получила единое централизованное хранилище финансовых параметров образовательных программ. Пользователи с различными ролями и уровнями доступа могут работать в общем информационном пространстве и гибко управлять ценообразованием на программы обучения. Появилась возможность создавать несколько вариантов стоимости одной программы с разными параметрами (место проведения, способ реализации) и видеть в режиме реального времени их влияние на финансовые показатели компании.

Кроме того, уменьшилось количество ручных операций: отчеты формируются автоматически при заведении первичных данных и конвертируются в форматы MS Word и Excel из Optimacros. Финансовая служба «СберУниверситета» теперь может в режиме реального времени рассчитывать затраты по нескольким версиям плана обучения, анализировать затраты по статьям расходов и принимать обоснованные управленческие решения.

Система, реализованная Волжским пароходством при помощи «Корус Консалтинг», получила название «УМА» (умная аналитика) и собственный аватар (визуальный образ) внутри компании. Новое решение – один из приоритетных проектов Волжского пароходства в области автоматизации и цифровизации данных. Система позволит планировать затраты по каждому из нескольких сотен судов, отслеживать его статус в течение каждого дня календарного года, а также балансировать производственное время судна с графиком ремонтов и отстоев. А собственные имя и аватар, согласно задумке руководства, усилят мотивацию сотрудников работать в новой системе.

Компания хотела отказаться от ручного процесса подготовки управленческой отчетности в Excel, который занимал у сотрудников много времени. Кроме того, было важно получить удобный инструмент для глубокой детализации данных и принятия обоснованных управленческих решений в условиях быстро меняющихся внешних факторов.

В будущем УМА поможет контролировать текущие бюджеты, осуществлять превентивный бюджетный контроль и формировать матрицу расстановки флота. Система позволит распределять производственную загрузку в зависимости от типа и маршрута судна для повышения маржинальности перевозок, а также аккумулировать необходимую информацию для оценки эффективности проведения крупных ремонтов судов.

В проекте заявлен ряд масштабных задач, поэтому для удобства реализации его логически разделили на две части. Первый этап – создание MVP, который включает в себя основные формы и аналитики будущей системы. На втором этапе специалисты сформируют целевую модель – планируется, что работы будут завершены в начале следующего года. Модель будет состоять из полноценной системы бюджетирования, скользящего прогнозирования и формирования фактической управленческой отчетности компании. В планах у команды проекта дополнить систему и другими опциями.

Delko более 20 лет предоставляет услуги FTL-перевозок на российском и международном рынках. Масштабирование бизнеса потребовало нового подхода к организации финансовых процессов. Ранее бюджетирование проводилось в программе MS Excel. Процесс поддерживался силами большой команды, а количество файлов достигало 1 тыс. единиц. Данные собирались по разным ЦФО и направлениям, каждое из которых имеет свою специфику в области планирования, бюджетирования и сбора отчетности. Для оптимизации этого процесса требовалась полноценная EPM-система. В качестве инструмента Delko выбрал российский программный продукт Optimacros, внедрением которого занялась команда «Корус Консалтинг».

Проект реализовали в сжатые сроки: разработка системы заняла шесть месяцев с учетом тестирования и опытно-промышленной эксплуатации. За это время автоматизировали финансовую модель бюджетирования, планирование на квартал и год, а также стратегическое планирование на пять лет. Первые результаты компания получила уже через три месяца, когда начался сбор фактической отчетности в системе. Всего было автоматизировано более 10 различных направлений, каждое из которых использует индивидуальные отчеты, модели планирования и прогнозирования.

С учетом особенностей структуры Delko была предложена двухуровневая модель консолидации, которая позволяет поддерживать большое количество внутригрупповых оборотов и множество корректировок со своими алгоритмами. Каждый бизнес может применять индивидуальные методики сбора отчетности, учитывая специфику направления. При этом руководство компании получило единую систему сквозной отчетности с детализацией по всему холдингу, которая позволяет анализировать данные в разрезах до и после элиминации, а также отдельно внутригрупповые обороты.

На этапе интеграции Optimacros с «1С:УПП» к проекту подключилась еще одна команда из «Корус Консалтинг» по направлению «1С». Интеграция включает около 100 потоков. Из «1С:УПП» в Optimacros поступает детальная информация по всем видам учета компании, мастер-данные обновляются автоматически: загрузка центров затрат, статей доходов и расходов, справочника организации.

Кроме того, специалисты реализовали унифицированный подход к сбору и передаче данных с использованием промежуточной FTP папки. В результате создан универсальный и гибкий механизм, который поддерживает различные варианты источников данных, что позволяет Delko самостоятельно редактировать и дополнять новые потоки данных.

В рамках проекта специалисты департамента ЕРМ сформировали в новой системе управленческую отчетность на базе загруженных фактических данных, плановый бюджет по всем бизнес-направлениям на год и на пять лет, а также годовой прогноз корректировки бюджета. Также разработана система согласования бюджетов по центрам финансовой ответственности, что помогло увеличить полноту и уровень детализации план-факт отчетности.

Новая система позволит значительно ускорить процесс бюджетирования, подготовку управленческой отчетности по всему холдингу и по отдельным бизнес-направлениям, оптимизировать штат, направив ресурсы на более важные задачи. Благодаря автоматизации модели бюджетирования бизнес стал более управляемым. Компания получила возможность быстро анализировать нормативы и драйверы, управлять итоговыми целями и показателями деятельности компании. Система стала единым источником прозрачных и достоверных данных, где можно посмотреть информацию по всем направлениям и оценить их эффективность, найти точки роста для каждого из них.

Для контроля и мониторинга изменений глобального бизнеса, оценки эффективности процессов и оперативного принятия решений менеджменту требовалась единая система планирования и анализа финансовых показателей. Было важно автоматизировать централизованный процесс бюджетирования с учетом принятых в компании авторских моделей финансового планирования (методология института И. Адизеса). Для решения этих задач компания Admitad выбрала «Корус Консалтинг».

После анализа моделей компании эксперты интегратора предложили в качестве инструмента программную платформу Optimacros, которая соответствовала требованиям гибкости, скорости автоматизации и развития модели. Платформа представляет собой конструктор, который позволяет строить модели планирования различного уровня детализации с возможностью глубокого анализа данных.

В рамках первого этапа проекта за два месяца был создан MVP — настроена промышленная модель, позволяющая пользователям на основе реальных плановых и фактических данных формировать ежемесячный прогноз финансовых результатов по ЦФО и направлениям бизнеса компании.

На следующих этапах проекта была автоматизирована целевая бюджетная модель со всей требуемой детализацией: организационная и финансовая структуры, страны, офисы, бизнесы, сегменты, сотрудники. Так, в новой системе автоматически собирается и обрабатывается информация от HR-систем («1C», Bitrix), включая все условия трудовых договоров и начисления по сотрудникам, планируются затраты на персонал в разрезе каждого сотрудника или вакансии, а также моделируются бонусные схемы. А благодаря интеграции с ClickHouse система позволяет строить аналитические отчеты по фактической выручке, в том числе ранжировать и выделять из большого массива данных топ-наиболее значимых результатов и «проваливаться» от агрегированных данных до конкретных операций.

Бюджетная кампания текущего финансового года проведена уже в новой системе. Для целей план-факт анализа и формирования прогноза в системе ежемесячно консолидируются фактические данные, актуализируется информация по сотрудникам и финансовой структуре. Пользователями решения являются бюджетодержатели ЦФО, HR-партнеры и топ-менеджмент (всего более 120 пользователей).

Проект в «Уралсибе» весьма масштабен: в процессы автоматизированного бюджетного планирования и контроля вовлечены 2 тыс. сотрудников банка. Кроме того, он стал образцом преодоления «табличной ментальности» при переводе бюджетных процессов крупного банка на цифровые рельсы.

В качестве платформы для автоматизации использовано приложение «Бюджет хозяйственных расходов» разработки отечественной компании Intersoft Lab, которое позволяет модернизировать процессы планирования и контроля исполнения бюджета независимо друг от друга.

Чтобы безболезненно отказаться от «притяжения» таблиц и сформировать новые цифровые привычки у участников бюджетного процесса, в проекте было выделено три стадии адаптации системы. Реализация каждой стадии шаг за шагом расширяла границы использования системы в банке и подготавливала персонал к применению новых инструментов бюджетирования.

Так, в ходе бюджетной кампании-2020 использование системы было ограничено подготовкой сметы Блока банковских технологий при участии 200 сотрудников банка. В результате была оценена готовность разных категорий пользователей к переходу на бюджетирование в ИТ-системе и разработаны планы по переходу. Бюджет-2021 готовился в системе по укрупненной технологии – в планирование были вовлечены все подразделения банка, но количество включенных в процесс сотрудников было ограниченно ответственными от подразделений. Это позволило адаптировать ключевых участников бюджетного процесса.

Планируется, что бюджетная кампания 2022 года пройдет в штатном режиме в масштабе всего банка. Подготовка сотрудников банка идет полным ходом – с апреля 2021 года в опытную эксплуатацию автоматизированных функций контроля и учета исполнения бюджета вовлечены 2 тыс. сотрудников банка.

Как отмечает Михаил Шелеметьев, начальник управления бюджетного контроля и закупок финансово-аналитической службы «Уралсиба», в ходе проекта была не только создана современная ИТ-платформа, отвечающая потребностям банка в обеспечении прозрачности и управляемости бюджетных процессов, но и «прокачан» персонал. Цифровые компетенции сотрудников в части бюджетирования стали главным итогом масштабной модернизации бюджетного процесса. Это серьезный результат с учетом числа задействованных в бюджетном процессе сотрудников, которые перешли от табличных технологий к цифровым. Банк реализует стратегию, направленную на повышение эффективности бизнеса, и цифровая перестройка бюджетного процесса стала необходимым шагом в этом направлении.

Дивизион «Горнорудный» включает в себя добывающие предприятия «ЕвроХима». Несмотря на распределенную структуру и масштаб компании, бюджетный процесс добывающих предприятий не был унифицирован и автоматизирован в достаточной мере. Бюджет отдельных предприятий формировался в MS Excel и хранился децентрализовано, а доступ к детальным показателям бюджета был затруднен.

Для оптимизации процесса руководство компании приняло решение внедрить систему автоматизированного бюджетирования и отчетности для четырех предприятий дивизиона «Горнорудный»: разработать и согласовать новую унифицированную методологию бюджетирования, внести данные бюджетов и рассчитать калькуляцию производственной себестоимости. В качестве методологического партнера была приглашена компания PwC, разработавшая унифицированную бюджетную модель добывающих предприятий, базирующуюся на драйверно-нормативном подходе с применением метода планирования с нулевой базой. ИТ-партнером для реализации проекта выступил «Корус Консалтинг».

В ходе проекта была спроектирована и настроина новая бюджетная модель и отчетность в системе Oracle Hyperion Planning. Система позволила сформировать подробную смету плановых затрат на два года с детализацией по 21 аналитике на основе производственной программы и нормативов, благодаря чему по первичным статьям детализируются 100% расходов. Для сокращения сроков ввода исходных данных из Excel-файлов в систему «Корус Консалтинг» использовал собственное коробочное решение «Файл сбора данных», которое преобразует данные из таблиц в формат, подходящий для последующей автоматической обработки.

Сейчас система калькулирует сквозную и попередельную себестоимость готовой продукции с учетом специфики каждого предприятия, формирует бюджет доходов и расходов, а также плановый баланс – все это помесячно на горизонте двух лет. На основе ожидаемой сметы затрат, планов по реализации продукции и условий платежей рассчитывается движение дебиторской и кредиторской задолженности. Далее автоматически формируется бюджет движения денежных средств с учетом изменения остатков запасов и расчетов. Инструмент сокращает количество ошибок за счет принципа «двойной записи» и автоматизации процессов, а также возможности проведения аудита изменений. Расшифровка себестоимости по первичным (например, селитра, шарошечные долота, расходы на персонал, виды запчастей, налоги и так далее) и вторичным (руда, вскрыша, хвосты магнитной сепарации) элементам затрат производится автоматически с учетом остатков незавершенного производства. Все затраты раскладываются на суб-драйверы для последующего хеджирования и позиционной торговли (продажи и закупки).

Система запущена на четырех предприятиях дивизиона: Ковдорский ГОК, Усольский калийный комбинат, ЕвроХим-ВолгаКалий и ЕвроХим-Удобрения. Новый инструмент унифицировал аналитическую бюджетную модель добывающих предприятий, в том числе нормативно-справочную информацию и бюджетные формы по 14 областям планирования: от производственных программ до мастер-бюджетов. Инструментом пользуется более 350 руководителей и экспертов предприятий.

Как отмечает Юрий Борщик, руководитель финансовой функции дивизиона «Горнорудный» «ЕвроХим», благодаря реализации проекта удалось унифицировать подходы к бюджетированию различных предприятий. Получена возможность за минуты полноценно пересчитывать бюджет при изменении вводных данных и снизить риск ошибок, присущий расчетам в Excel. Кроме того, обеспечено автоматическое формирование не только планового отчета о прибылях и убытках, но и баланса и бюджета движения денежных средств с детализацией до первичных драйверов.

Основной задачей проекта является унификация и автоматизация процессов бюджетирования, финансового анализа и подготовки управленческой отчетности, включая бесшовную интеграцию со всеми ключевыми системами компании, логистику и сеть отделений почтовой связи, что особенно важно для компании. Проект является одним из самых крупных в своем классе в Восточной Европе, охватывая 91 филиал по всей России, 2,5 тыс. пользователей и 22 подразделения с различными функциями.

Помимо бюджетной кампании в рамках проекта также были проведены масштабные работы по выравниванию данных из смежных систем для последующего автоматического сбора фактических сведений и формирования план-факт анализа. Кроме того, сформирована модель среднесрочного планирования на 2021-2025 годы, позволяющая моделировать деятельность всей Почты России на пятилетнем горизонте с различными входящими параметрами. На данный момент проект продолжается, уже начата подготовка к бюджетной кампании-2022.

Как отмечает Андрей Селюк, заместитель генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Почты России, проект направлен на дальнейшую автоматизацию и унификацию процессов планирования и финансового анализа на всех уровнях и в разных разрезах до каждого продукта. Это будет способствовать улучшению качества и скорости принимаемых решений, что в итоге позволит оптимизировать стоимость услуг для клиентов и повысить эффективность бизнеса, который компания ведет на высококонкурентных рынках.