Бизнес-аналитика (Business Intelligence, BI) важна для роста и приобретения конкурентных преимуществ, но, чтобы пользоваться возможностями BI, недостаточно только внедрить соответствующие технологии.
В сущности, такое внедрение – самая простая часть любой инициативы BI, уверен Борис Эвельсон, главный аналитик Forrester Research. Гораздо более сложными являются этапы, связанные с подготовкой персонала и процессов.
Эти этапы необходимо рассматривать в качестве ключевых аспектов успешной стратегии ВI. Кроме того, нужна дополнительная детализация, чтобы решить задачи, связанные с распределением ответственности и непрерывным совершенствованием.
Эксперты перечисляют семь основных элементов успешной стратегии в области BI.
1. Сделайте бизнес владельцем BI
Организации, где «собственником» BI является бизнес, чаще добиваются успеха, чем те, где BI находится в ведении отдела ИТ. В первом случае функции BI «встроены» в работу конкретных бизнес-отделов или специалисты по эксплуатации BI-системы отчитываются перед директором по цифровым технологиям либо директором по работе с клиентами. И как подчеркивают в Forrester, заведовать BI, безусловно, должен бизнес.
В прошлом из-за сложности BI-технологий за соответствующие проекты во многих случаях отвечал отдел ИТ, однако современные инструменты в большей степени ориентированы на пользователя, поэтому их можно сразу предоставлять бизнесу, чтобы сотрудники сами могли выполнять нужные им запросы.
Более того, требования, связанные с оперативным доступом к данным и знаниям, предоставляемым BI, в последние годы резко возросли. Современным бизнес-пользователям нужно получать ценную с практической точки зрения информацию в режиме реального времени.
Таким образом, если владельцем BI является служба ИТ, это может быть сдерживающим фактором, а не залогом успеха.
2. Следите за использованием BI и вносите корректировки по необходимости
Хотя владельцем проектов BI должен быть бизнес, отдел ИТ должен выступать в роли партнера, обеспечивая мониторинг и оценку использования систем BI. При этом нужно избегать создания препятствий бизнесу, следить за активностью пользователей: регистрировать источники данных, к которым они обращаются, инструменты, с которыми они работают, отмечать характер деятельности, сопоставлять уровни использования различными отделами и т. п.
Взаимодействуя с бизнес-подразделениями, ИТ-директор может устанавливать и отслеживать пороговые показатели. Например, он будет знать, когда определенное число маркетинговых аналитиков скачали подготовленный в ИТ-службе инструмент и начали активно им пользоваться. Кроме того, можно будет отследить момент, когда выросла активность бизнес-пользователей BI-системы, что свидетельствует о ее превращении в критически важное приложение, которому требуется дополнительное внимание со стороны отдела ИТ.
3. Проверяйте и еще раз проверяйте
В некоторых организациях может возникнуть соблазн как можно быстрее внедрить сразу множество функций BI, однако надо помнить: качество важнее количества. Лучше иметь ограниченное число инструментов, которым вы доверяете, чем много систем, предоставляющих данные сомнительного качества.
Поэтому при проверке систем нужно особое внимание обратить на способность предоставлять доступ к данным, необходимым для получения ответов на запросы. Кроме того, нужно предотвращать попадание в BI-систему проблемных данных, могущих ухудшить качество анализа. При этом процесс верификации должен быть достаточно скорым, чтобы обеспечить возможность оперативно реагировать на требования о внедрении новых функций BI.
Пример – BI-система, генерирующая отчеты о чистой выручке. Если этот инструмент получает данные о продажах, но не учитывает те проданные товары, которые затем были возвращены, то информация на выходе будет неточной.
Верификация важна не только для того, чтобы обеспечить точность данных, но и чтобы было что возразить скептикам. Ведь достаточно одного-двух человек, заявивших, что не доверяют данным, чтобы отчету перестали верить другие. В итоге отчеты окажутся ненужными, и весь проект может пропасть впустую.
4. Фокусируйтесь сначала на бизнес-задачах, затем – на данных
Не следует, осуществляя инициативы BI, применять подход «постройте, и они придут». Слишком часто в организациях создают репозитории данных и создают BI-систему в качестве надстройки, рассчитывая, что это устроит бизнес-пользователей.
Более оптимальным будет подход «сверху вниз», ориентированный на бизнес-результаты: начинать надо не с данных, а с решения бизнес-задачи.
Пример: в отделе маркетинга обратили внимание на текучку клиентов и хотят разобраться в ее причинах. Следует сосредоточиться на том, как получить ответ на вопрос отдела маркетинга. Для этого надо вначале определиться, какие показатели нужно измерять, обеспечить доступ к данным, которые требуются для сбора этих показателей, а затем предоставить отделу маркетинга возможность обрабатывать информацию.
Необходимо четко обозначить бизнес-проблему и показатели, нуждающиеся в анализе, и только потом разбираться, где именно получить нужные данные.
5. Назначайте приоритеты и реализуйте процессы совершенствования
Успешная стратегия BI должна включать планы развития и улучшения. Необходимо определиться, какие именно бизнес-знания требуются организации и какие из них наиболее важны, чтобы отдел ИТ предоставлял в первую очередь самое ценное для бизнес-пользователя, а затем решал другие задачи в порядке приоритетности.
Кроме того, нужно, чтобы программа BI могла адаптироваться по мере изменения приоритетов. Она должна эволюционировать вместе с потребностями участников бизнес-сообщества. Наряду с этим в стратегии BI должны быть предусмотрены процессы развития и совершенствования самой системы. Рекомендуется итеративный подход, чтобы инструментарий BI можно было расширять, не прерывая его использования бизнесом, при этом необходимо определять, в чем система выполняет его потребности, а в чем – нет.
6. Расширяйте навыки «гражданских» исследователей данных
В отчете «Магический квадрант платформ BI и аналитики» за 2017 год, подготовленном компанией Gartner, прогнозируется, что в предстоящие несколько лет численность «гражданских» исследователей данных будет расти впятеро быстрее, чем количество обычных. Под гражданскими исследователями данных в Gartner понимают сотрудников, чья основная специальность не аналитика.
Синди Хаусон, вице-президент по исследованиям Gartner, отмечает, что топ-менеджеры сетуют на нехватку специалистов, испытывая сложности с наймом гражданских ученых по данным и выявлением уже имеющихся в штате.
Речь идет о специалистах-универсалах, поясняет Хаусон: они разбираются в бизнесе и понимают, какие вопросы следует задавать системе. Чтобы легче было предоставлять им необходимые инструменты, требуется более простое в использовании программное обеспечение.
Эксперты уверены, что со временем, благодаря развитию ПО, бизнес-пользователи смогут сами задавать вопросы и получать на них ответы, пользуясь срезами данных, не представленными заранее в виде моделей. Гражданских ученых по данным отличают стремление к расширению кругозора, способность задавать верные вопросы, интерпретировать получаемую в ответ информацию и навыки использования необходимого ПО для повышения бизнес-результатов.
7. Обучайте персонал «рассказывать истории» с помощью данных
Вооружившись знаниями, предоставленными средствами BI, можно рассказывать истории, которые помогают другим понять, что пытаются «сообщить» данные. Для создания таких историй, помогающих извлечь максимум пользы из аналитики, обычно используются встроенные в средства BI функции отчетности и визуализации.
Помимо данных и инструментальных средств, составление историй требует особых умений. Нужна не только способность готовить эффектные отчеты, но и навыки находить не всегда очевидные связи реальной жизни с данными, умение формулировать выводы, которые бизнес сможет использовать для увеличения дохода.
Руководителям необходимо поддерживать и поощрять сотрудников, обладающих такими навыками.
Пример: при анализе данных по продажам в магазине можно обратить внимание на то, как малозаметные изменения погоды влияют на выручку. Для анализа пользователь может задействовать данные о погоде из внешнего источника; это поможет сделать выводы о том, как оптимизировать продажи.
Есть масса всевозможных внутренних и внешних данных, которые можно использовать для получения более точных знаний. В рамках успешных программ BI аналитики могут делать гораздо больше, чем просто измерять стандартные ключевые показатели эффективности. Более того, каждый показатель эффективности необходимо подвергать сомнению, удостоверяясь в том, что вы используете доступную вам информацию в полном объеме.
– Mary K. Pratt. 7 keys to a successful business intelligence strategy. CIO Magazine. Sep. 26, 2017
