«РТ-Информ» оптимизировал управление закупками

В своей работе «РТ-Информ» руководствуется установленными стандартами, которые гарантируют единый подход к организации всех ключевых процессов. Это касается и сферы взаимодействия с поставщиками: все закупочные процедуры проводятся централизованно в соответствии с Единым положением о закупке Государственной корпорации «Ростех». Данный подход создает равные и прозрачные условия для всех участников рынка.

Для управления договорной и закупочной деятельностью в «Ростехе» используется Автоматизированная система управления финансовой и закупочной деятельностью (АС ФЗД). Это одна из крупнейших инсталляций на базе «1С» в России. Операционные процессы по сделке — от первичных расчетов и запросов коммерческих предложений до согласования закупочной документации — были выстроены на базе системы «1С:Документооборот».

Заявка на закупку может быть инициирована менеджером как для внутренних нужд компании, так и для исполнения обязательств по доходному договору с заказчиком, поэтому процессы по продажам и закупкам тесно связаны между собой. При этом ряд задач управления продажами и закупками не были автоматизированы. В частности, отсутствовала единая история взаимодействий. Информация о контрагентах (как о поставщиках, так и о заказчиках), история переговоров, данные по потенциальным сделкам хранилась в личных архивах сотрудников, электронной почте и различных файлах. Это затрудняло обучение новых менеджеров, повышало риски потери значимой информации и не позволяло строить целостную картину взаимоотношений с партнером. Не было единой цифровой среды для управления полным жизненным циклом коммерческой сделки — от первичной заявки и расчета до заключения договора и исполнения обязательств. Каждый этап требовал ручного переноса данных и отслеживания в разных системах или таблицах, что затрудняло контроль исполнения сделок.

Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить разрозненные данные о контрагентах, автоматизировать сквозной процесс от инициации закупки/продажи до заключения договора и исполнения обязательств. Это было необходимо для повышения скорости работы коммерческих служб, снижения операционных рисков и упрощения процессов внутреннего контроля и аудита.

Для решения поставленных задач был выбран «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2». Ключевым фактором при выборе стала возможность встроить модуль в систему «1С:ERP Управление предприятием», которую планировалось внедрять параллельно. Партнером по внедрению стала компания «Акам», имеющая успешный опыт автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), поставщиками (SRM) и закупочной деятельности в целом. За 10 месяцев система была развернута на 200 рабочих местах в 6 департаментах компании.

В результате в системе объединены процессы управления продажами и закупками. Для этого в модуле 1С:CRM реализован механизм ключей аналитики, который связал все наиболее важные объекты: номенклатуру, сделку по продаже, расчетную стоимость продажи и закупки номенклатуры, доходный договор, заявку на закупку, НМЦ и стоимость победителя закупки, расходный договор. Это обеспечило полную прослеживаемость сделок от первоначальной потребности до конечного исполнения обязательств.

На 30% ускорена подготовка коммерческих предложений: система автоматически рассчитывает различные варианты цен, на основе расчетов менеджер может быстро сформировать предложение для клиента. Автоматизирован контроль доступных лимитов по договорам. Система позволяет вести доходные и расходные договоры, фиксировать их лимиты и контролировать остатки на каждом этапе сделки от предварительного расчета до закрытия заказа. В расходных договорах четко фиксируются цены поставщиков, на этапе предварительного расчета для коммерческого предложения цены проверяются автоматически. В итоге на 100% предотвращены продажи ниже себестоимости.

Ускорено получение управленческой отчетности: отчеты по продажам и закупкам, в том числе по маржинальности сделок, теперь формируются автоматически. Сотрудники избавились от необходимости ручного заполнения электронных таблиц, а руководство своевременно получает информацию для планирования и контроля работы подразделений.