Заработная плата персоналу компании «Полюс» рассчитывается с учетом множества различных показателей – условий труда, северной надбавки, работы в выходные и праздничные дни, наград и выслуги лет. Ведется учет иностранных сотрудников и сотрудников пенсионного возраста, используется вахтовый метод работы. Ежедневный кадровый документооборот группы составляет более 1,2 тыс. документов.
Ранее для учета рабочего времени, кадрового администрирования и расчета заработной платы в 32 фронт-офисах компании использовались отдельные информационные базы в разных программах на платформе «1С:Предприятие». Для бизнес-единиц не было принято единой методики расчета заработной платы и ее начисления, что затрудняло консолидацию отчетности по персоналу.
Руководство компании приняло решение о централизации функций кадрового учета и расчета заработной платы на базе единого многофункционального центра, расположенного в Красноярске. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Поскольку компания работает в нескольких часовых поясах, и разница во времени работы подразделений составляет 4-8 часов, особое внимание при выборе системы уделялось таким показателям, как быстродействие и доступность. Партнером по внедрению стала компания WiseAdvice. За полтора года система была развернута на 1,2 тыс. рабочих местах в 32 подразделениях.
В результате проекта удалось унифицировать и оптимизировать методологию кадрового администрирования и расчета заработной платы. Все подразделения компании теперь ведут кадровый учет и начисляют заработную плату в одной системе и по единым правилам. Расчет зарплаты для 18 тыс. сотрудников с учетом различных критериев выполняется централизовано и занимает не более двух дней.
Автоматизировано формирование оценочных обязательств и резервов по заработной плате: резервов на оплату отпусков и проезда в отпуск, на выплату вознаграждений по итогам года и за выслугу лет, на выплату квартальных премий и премий за участие в проекте, а также резервов с актуарными оценками. Управление шаблонами видов оплат и удержаний выполняется централизовано. Это позволило не только подготовить процессы кадрового администрирования и расчет заработной платы к передаче на аутсорсинг, но и на 30% сократить трудозатраты специалистов по кадровому учету.
Подготовка консолидированной отчетности по персоналу ускорилась вдвое.
В ходе проекта «1С:Зарплата и управление персоналом» интегрирована с 13 смежными системами. Например, в «1С:Отель» из системы загружаются данные о статусе прокси-карт, выданных сотрудникам, а из «1С:Управление автотранспортом» – данные для расчета сдельной оплаты труда водителям. Это свело к минимуму ручной перенос данных из программы в программу. Кроме того, в системе настроено около 50 контрольных точек для проверки правильности учетной информации. Это существенно сократило количество ошибок при оформлении первичных документов.
В рамках развития системы планируется завершить автоматизацию процессов планирования численности персонала и фонда оплаты труда.
