Konica Minolta

По данным исследования, начиная с 2022 года представители отечественного бизнеса выделяют несколько приоритетных направлений развития корпоративной ИТ инфраструктуры, обеспечивающей эффективную настройку бизнес-процессов и функционирования компаний.

Согласно опросу, в тройку лидеров вошли: системы электронного документооборота с 43%, системы управления предприятием ERP и MES (45%), а также решения по управлению взаимоотношениями с клиентами CRM (32%). В 2024 году эти направления также останутся ключевыми.

Респонденты уточнили, что за последние два года приоритеты по развитию критически важных для функционирования предприятия ИТ-систем практически не меняются. Для части из них главной задачей 2024 года станет миграция с продуктов, более не поддерживаемых зарубежными вендорами, на российские решения.

Компании, которые остались на иностранном ПО или еще не приняли решение о переходе на отечественные продукты, в основной массе относятся к представителям среднего уровня с числом рабочих мест до 500 единиц. И напротив, импортозамещаются в первую очередь крупные компании. Таким образом, результаты исследования показывают, что процесс импортозамещения и переход с зарубежных решений еще активен и продолжится в 2024 году.

Примечательно, что, несмотря на непростую экономическую ситуацию, около половины респондентов (44%) заявили о сохранении объемов финансирования автоматизации бизнеса. При этом треть участников исследования планируют увеличить бюджет на автоматизацию в 2024 году. Из новых перспективных направлений развития ИТ-систем участники исследования выделили RPA, AI/ML, Process Mining и нейросети. Наибольший рост интереса пришелся на нейросети и AI/ML: 30% против 19% в 2022 году.

Углубляясь в планы развития сферы ИТ-систем на 2024 год, эксперты Konica Minolta отмечают зависимость предпочтений компаний от их отраслевой специфики. Например, среди опрошенных компаний промышленного сектора (56%) развитие ERP-систем в первую очередь определяется как наиболее приоритетное направление 2024 года. В свою очередь, около 45% участников ИТ/телеком-сектора отдают предпочтение развитию в 2024 году направления AI/ML и нейросетям. Примерно 65% из представителей финансового сектора сосредоточат свои усилия в направлении развития CRM-систем. Компании из других отраслей отметили равнозначную заинтересованность в развитие СЭД и ERP.

Представители бизнеса, принявшие участие в исследовании, неоднократно заявляли о своем намерении вкладывать ресурсы в развитие систем, совершенствующих бизнес-процессы компании. Главный посыл – это создание надежного фундамента, который будет служить залогом успеха бизнеса при любых условиях. Например, почти в 70% компаний-респондентов сотрудники работают удаленно, а гибридный режим, который предполагает высокий уровень зрелости ИТ-систем, стал для них превалирующим режимом работы.

«Генериуму» требовался полный пересмотр концепции закупочных процессов со сквозной роботизацией каждого этапа. Ранее все стадии закупки – от работы с заявкой до создания, согласования и обработки необходимых документов, а также мониторинга оплаты счетов, велись вручную в «1С» силами нескольких менеджеров, которым приходилось ежедневно обрабатывать десятки заявок от различных поставщиков. После согласования сценария модернизации был сделан выбор в пользу RPA-платформы Robin, которой компания уже располагала.

Сценарий автоматизации предусматривал внедрение четырех роботов на всех стадиях процесса. Так, робот-приемщик после получения заявки составляет запрос на коммерческое предложение и отправляет его поставщику. На этом этапе в «1С» производится сверка ранее полученных заявок за определенный период, и робот учитывает эти данные при составлении запросов. На втором этапе идет работа с ответной корреспонденцией. Робот-рассыльщик считывает номер заявки непосредственно в ответном письме, формирует сводную таблицу по заказу на основании ответов поставщиков и направляет ее руководителю департамента логистики и закупок на согласование. На третьем этапе, после подтверждения от руководителя департамента логистики и закупок, подключается робот-заказчик, который оформляет все необходимые документы, а также производит согласование договоров и счетов. На финальной стадии робот-трекер отслеживает поступление товара в «1С» и по факту прихода товара направляет заявку на оплату.

Все этапы внедрения с учетом решения унаследованных технических сложностей заняли два месяца. В процессе модернизации представители Konica Minolta также помогли специалистам «Генериум» мигрировать со старой версии RPA-платформы на новую.

Ежегодно служба документооборота Delivery Club обрабатывает большое количество первичной бухгалтерской документации. Для снижения нагрузки на операторов было принято решение автоматизировать ввод данных, перевести работу с ними в электронный формат и создать цифровой архив. К реализации проекта подключилась компания Konica Minolta, ключевые процессы были настроены и запущены за пять месяцев.

На первом этапе проектная команда внедрила систему оптического распознавания документов EasySeparate. Она позволяет вести полный цикл обработки первичной бухгалтерской документации, которые поступают в Delivery Club как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Для экспорта обработанных данных специалисты обеих компаний провели интеграцию EasySeparate с учетной системой SAP. В качестве вспомогательного инструмента для выгрузки справочников контрагентов и номенклатуры, их синхронизации, а также создания заявок на расходование средств в SAP, были разработаны программные роботы на платформе Robin. Предварительная оценка возможности реализации подобных задач заказчика с помощью RPA-технологий показала, что именно связка ERP-системы с роботами будет наиболее экономически выгодным вариантом. Прямая интеграция обошлась бы значительно дороже.

Готовое решение значительно упрощает работу сотрудников Delivery Club с документами. Программные роботы в тандеме с OCR повышают точность и скорость процесса распознавания, снижают ошибки при обработке данных, а также упрощают задачу по интеграции между системами, участвующими в процессе. Уже на этапе тестирования операторы службы документооборота отметили, что временные затраты на обработку документации удалось сократить на 20%, а процесс стал в целом проще и удобнее.

Как отметила Мария Цебренко, руководитель службы документооборота Delivery Club, благодаря внедрению гибких комплексных инструментов, компании удается оперативно справляться с большим потоком документов, сокращая потенциальный риск ошибок обработки и ускоряя ввод данных в SAP. Нагрузка на сотрудников заметно снизилась, как и количество рутинных задач. Также важно, что в проекте использовались российские, импортонезависимые решения. Руководство компании заинтересовано в роботизации и других бизнес-процессов, поэтому будет планировать и обсуждать дальнейшее развитие проекта.

Два года назад московский офис компании Ancor перешел на аутсорсинг печати. По итогам проекта трудозатраты сотрудников службы поддержки снизились на 10%. Также компании удалось сократить расходы на печать и повысить ее качество, упростить процесс обслуживания. Как результат, было принято решение о реализации второго этапа обновления печатной инфраструктуры Ancor. В его рамках было установлены новые устройства Konica Minolta формата А4 и А3 разной производительности, а также выведено из эксплуатации оборудование других вендоров.

Модернизация парка устройств прошла в офисах холдинга по всей России. Кроме того, было проведено обновление печатной инфраструктуры зарубежных офисов компании, которые расположены в Казахстане и Украине.

В ходе проекта Konica Minolta внедрила широкий ряд моделей цветных и монохромных МФУ формата А3 и А4. На большинстве устройств установлена платформа YSoft SafeQ 6. Решение помогает централизованно управлять устройствами и учетными записями пользователей, а также обеспечивает контроль доступа к МФУ.

Как отмечает Георгий Якопов, старший специалист отдела технической поддержки Ancor, аутсорсинг печати показал хорошие результаты в московском офисе: в компании остались довольны качеством сервиса и оперативным решением возникающих вопросов. Кроме того, наблюдалось сокращение объемов печати почти на четверть. Поэтому было принято решение о глобальной модернизации и расширении делегирования функций печати надежному и проверенному партнеру.

На сегодняшний день обновление печатной инфраструктуры прошло в офисах Ancor в трех странах, и планируется продолжение этого процесса.

Основной целью проекта стало снижение затрат на ремонт печатного оборудования, закупку тонеров и упрощение контроля работы техники. В результате аудита печатной инфраструктуры специалисты Konica Minolta выяснили, что целей можно достичь за счет сокращения числа устройств: всего шесть более производительных офисных машин способны заменить более ста единиц печатного парка банка.

Пилотный проект был завершен в двух московских офисах «Банка Жилищного Финансирования». По его итогам в отделении на ул. Брянской было установлено четыре единицы оборудования Konica Minolta: два устройства 558e, а также машины моделей С360 и 4752. В офисе на ул. Верейской было установлено две единицы печатной техники: модели 558е и С360. Устройства оборудованы программно-аппаратным решением SafeQ для управления процессами печати, в том числе настройки политик конфиденциальности.

По словам Андрея Лаврёнова, начальника технической поддержки АО «Банк ЖилФинанс», согласно внутренним подсчетам, оптимизация печатной инфраструктуры московских офисов банка в будущем позволит снизить затраты в этой области более чем в пять раз. Проект стартовал в июне, но уже продемонстрировал свою эффективность: расходы на печать сократились в 4,5 раза. Также при сотрудничестве с Konica Minolta у банка появилась возможность обслуживания в режиме единого окна, что значительно упростило контроль состояния устройств.

Как отмечает Денис Сумин, советник председателя по ИТ АО «Банк ЖилФинанс», оптимизация печатной инфраструктуры московских офисов банка позволила не только получить выгоду от снижения расходов на печать, но и облегчить работу сотрудников, а также обеспечить более высокий уровень информационной безопасности. Именно поэтому было принято решение масштабировать данный проект на все региональные представительства банка.
 

Проект проводился с целью оптимизации и сокращения расходов на печать и связанные с сервисом закупочные процедуры, обновления и унификации парка печатной техники за счет перехода к оборудованию только одного производителя, перевода сервиса на аутсорсинг специалистам вендора, контроля за процессами печати и сокращения затрат на сервис.

В рамках проекта реализованы доступ по картам к печатному оборудованию, автоматизированный мониторинг процесса печати, удаленный контроль всех печатных устройств и технология Job Roaming – печать на любом принтере в любой локации. Поставка оборудования, предпроектная деятельность и реализация проекта осуществлены вендором совместно с компанией «РТ Информ».

В результате появилась возможность 100% прогнозируемых расходов на печать и их значительное снижение. Этому способствовали исключение фактов простоя системы печати, отсутствие перебоев в поставках расходных материалов и оптимизация деятельности обслуживающего персонала – за счет проактивного мониторинга и автоматизированного контроля парка техники.

По словам Михаила Носова, директора по информационным технологиям АО «Вертолеты России», это первый опыт передачи функции на аутсорсинг для «Вертолетов России». В результате реализации проекта, количество используемого оборудования сократилось со 170 до 50 единиц и всего трех моделей без падения качества оказываемого сервиса. Благодаря аутсорсингу, оборудование находится на балансе Konica Minolta, что позволило перевести капитальные затраты в операционные. Проект планируется масштабировать на весь холдинг.

В ходе проекта была проведена масштабная оптимизация парка печатных устройств, реструктуризация административно-хозяйственного и ИТ-бюджетов клиента. Сотрудники Konica Minolta провели двухэтапный аудит в головном офисе Renault Россия и предложили схему оптимизации всей печатной инфраструктуры. На сегодняшний день парк оборудования состоит из 81 единиц техники и включает в себя цветные и монохромные персональные принтеры и МФУ формата А3 и А4. Также было проведено обучение всего офисного персонала компании. Проект был выполнен в течение 11 месяцев в пяти офисах.

Предложенный подход позволил компании плавно мигрировать на оборудование нового производителя, не требуя значительных и незапланированных бюджетных расходов на приобретение техники. В рамках сервисной поддержки аутсорсинга печати Konica Minolta обеспечивает единые условия сервиса и стоимость для всех офисов. Компания постоянно ведет трекинг заявок от клиента, контролируя качество работы.

В дальнейшем предполагается использовать и систему управления печатью Secure Print с расширенным функционалом. Secure Print обеспечивает защиту конфиденциальности документов благодаря системе идентификации пользователя и контроля доступа к печати, а также позволяет защищать документы даже с учетом перемещения между офисами.