Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.
При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи: сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации, а также повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.
В ходе проекта было автоматизировано несколько процессов. Первым из них стало согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации этого процесса компания минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.
Второе направление автоматизации — согласование закупочной документации и проведение тендера. Система поддерживает два маршрута согласования закупочной документации: состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.
Не менее важной стала реализация процессов согласования договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.
Наконец, после того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.
По словам Дмитрия Шведова, ИТ-директора «Гленмарк Импэкс», предметная область автоматизации договорных процессов была качественно исследована на старте проекта, а в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате удалось получить продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов компании.
