ГК «Мегаполис» подписывают внутреннюю первичку удаленно

ГК «Мегаполис» завершила внедрение решений Directum RX для работы с первичными учетными документами в электронном виде. В итоге компания снизила налоговые и финансовые риски в бухгалтерском сегменте.

В результате проекта в группе компаний организовали новые правила согласования, которые учитывают матричную систему управления — параллельное административное и функциональное подчинение. Обеспечено подписание документов в пределах налогового периода за счет инфокиосков и мобильного приложения Directum Jazz. Компания добилась легитимности подписей торговых агентов, экспедиторов, кладовщиков, комплектовщиков, когда скорректировали локальные нормативные акты и оформили дополнительные соглашения к трудовому договору. При этом снизились трудозатраты на документооборот на 80%: дополнительные ресурсы не требуются, несмотря на рост объемов бизнеса около 7-8% в год. Упрощено ведение архива и НСИ, ускорился поиск и подбор документов для налоговой, налажены системные проверки отсутствующих бумаг.

Кроме того, компания сократила расходы на печать, обслуживание принтеров, хранение, а также избавились от ручных проверок и дублирующих операций. Благодаря тому, что аудиторы управления внутреннего контроля имеют полный доступ к документам, снизилось количество запросов в разные подразделения компании.

Как отмечает Екатерина Головкина, руководитель управления развития внутренних бизнес сервисов финансового департамента ГК «Мегаполис», на привыкание и полную адаптацию к работе в системе у пользователей ушел год. Сейчас сотрудники положительно оценивают взаимодействие, а благодаря интеграции с планшетами торговых агентов и «полевых» сотрудников проект получил дополнительную поддержку и признание. Поступает большое количество инициатив по трансформации текущих бизнес-процессов со стороны экономистов, логистов, юристов, которые увидели успешную работу бухгалтерии, удобство быстрого согласования, подписания и контроля документов.