Статьи

Подход Low code, предусматривающий создание программных решений с минимальным программированием или путем конфигурирования и настройки системы через визуальный интерфейс, позволяет вовлечь в решение задач автоматизации и цифровой трансформации широкий круг бизнес-пользователей. Одно из главных направлений, где такой подход находит применение, — конструирование систем управления бизнес-процессами. Участники конференции «BPM 2019: Процессы цифрового предприятия», которую издательство «Открытые системы» проведет 30 октября, смогут сделать это своими руками. Их ждет интересное интерактивное мероприятие: мастер-класс «Автоматизация бизнес-процессов без программирования на платформе К2». Мы попросили генерального директора «К2РУ» Андрея Холинова поделиться некоторыми подробностями.

- В чем заключается основная идея мастер-класса?

Мы хотим продемонстрировать возможности платформы — то, что она полностью избавляет от программирования при разработке решений.

- Нет ли в этом лукавства, игры словами?

Нет, в том-то и дело. К2 представляет категорию систем Low code, которые не требуют программирования. Мы хотим показать, как прямо «из коробки», с нуля создается решение: структура данных, справочники, интерфейсы управления этими справочниками и интерфейсы самой системы, потоки работ, проектируются роли пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Для этого мы возьмем за основу один из бизнес-процессов, общих практически для всех организаций, например заявку на отпуск, прием нового сотрудника или запрос в службу ИТ-поддержки, и покажем, что прототип системы можно разработать в течение часа, если под рукой есть такой инструмент. Исследования, проведенные нашей материнской компанией SourceCode Technology, показывают, что разработка на K2 в восемь–десять раз быстрее, чем выполненная традиционным способом.

В K2 применяются новые технологии, например интеграция с модными сегодня роботами, искусственным интеллектом, чат-ботами, но мы пока не хотим продвигать роботов, оставим это на потом. RPA выглядит ново и привлекательно, но от основного функционала, который обеспечивает система BPM, все равно никуда не деться. Эти технологии дополняют друг друга, так что при желании прогрессивная компания может сделать очень мощный информационный инструмент, и не только для внутреннего использования.

На мастер-классе мы продемонстрируем, как продукт выглядит изнутри и как с ним работать. Для средств разработки обычно характерно наличие множества меню, специальных терминов, языка программирования и т. д. А дизайнер в К2 дает набор инструментов, представленных пиктограммами, по которым легко догадаться, зачем нужен тот или иной из них, а также панель настроек, которая задается единообразно для всех инструментов всего один раз. Освоив достаточно хорошо проработанный и интуитивно понятный концепт, люди сразу смогут сделать профессиональное решение, прямо на тренинге.

- Кому адресован мастер-класс?

Бизнес-аналитикам и разработчикам, ИТ-специалистам. Бизнесу скучно смотреть на инструмент, ему следует демонстрировать результат работы этого инструмента. Наша задача — поднять волну снизу. Когда специалисты видят, что продукт способен освободить львиную долю их времени, они идут к своим руководителям и обосновывают необходимость встречи с поставщиками продукта, на которой можно представить систему, показать реальные примеры и отзывы, познакомить с клиентами.

- В свое время, когда компании покупали условный «1С», тоже подразумевалось, что потребуются только настройки ПО, а не штатные программисты. Платформа же все равно потребует кастомизации?

Платформа — это конструктор. Компании не придется ломать свои процессы и работать так, как предлагает «коробка». Возьмите наш инструмент, научите своих программистов строить реальные бизнес-процессы и автоматизируйте их в K2. Вы увидите, как работают ваши процессы, каковы проблемные места и возможности для дальнейшей оптимизации, сможете своевременно принять управленческие решения — поменять сотрудников, сократить стадии. По результатам анализа процессы переделываются. Это непрерывный цикл, но тем самым повышается качество сервисов, которые подразделения предоставляют внутри компании, и оптимизируется работа компании в целом. Где-то освобождается время сотрудников, где-то приводится в порядок учет и экономятся средства, добавляются прозрачность и возможности контроля. Люди освобождаются от необходимости бегать по этажам и думать, кому от них передается документ, им надо лишь четко выполнить свою функцию, а система сама знает, куда договор должен попасть дальше. Обеспечивается полное соответствие корпоративным политикам, потому что процесс нельзя обойти. Не бывает такого, что какая-то стадия просто опускается. Все, что должно произойти, обязательно происходит, плюс вы устанавливаете конкретные сроки, сокращая время исполнения процессов и делая бизнес эффективнее.

- Какие нужны минимальные знания и навыки, чтобы получить реальный эффект от мастер-класса?

Наша основная аудитория — люди, занимающиеся автоматизацией внутренних процессов. Это не только разработчики, но и бизнес-аналитики, которые описывают процесс, но не очень представляют, какая информационная система будет его в итоге реализовывать. И наша цель — показать, что на построении схем все не заканчивается, схемы должны быть правильно переложены на информационную модель.

Наибольшую сложность при этом вызывает построение структур данных. От корректного проектирования структуры хранения информации зависит в конечном счете успех системы, ее быстродействие и возможность избежать потенциальных проблем. Это требует от пользователя элементарных навыков построения баз данных.

Впрочем, даже если этого нет, но есть представление о том, как строится информационная система, и понимание, что ее основа — это данные, то проблем не будет.

- Есть ли ограничения для использования вашего решения?

Прежде всего надо понимать, что К2 — решение корпоративного уровня, предназначенное главным образом для среднего и крупного бизнеса с численностью 500-1000 сотрудников, а значит, оно недешево. Кроме того, надо учитывать технологическую платформу клиента. Если основу технологического стека организации составляют продукты Microsoft, то использование K2, как правило, не потребует дополнительных расходов.

По функциональности и возможности автоматизировать бизнес-процессы ограничений нет. Но в большей степени система направлена на оптимизацию процессов типа «человек–человек» и «человек–сервер». В процессах «сервер–сервер» польза от нее не столь очевидна.

Дизайнер интерфейсов К2 дает возможность «собирать» нужные для работы пользователя электронные формы в десятки раз быстрее, чем позволяют средства традиционного программирования. Вместе с тем для создания сложных интерфейсов может потребоваться иной UI-инструментарий, особенно если планируется работа с данными на уровне тысяч записей. Но клиент может выбрать для этой задачи любую другую технологию форм и работать с BPM-движком через API или сервисы, которые предусмотрены в K2.

Помимо традиционного продукта, устанавливаемого на оборудование клиента, у компании есть довольно популярный продукт K2 Cloud, предоставляемый по модели SaaS. Облачные сервисы избавляют клиентов от необходимости поднимать у себя инфраструктуру и заниматься вопросами технической поддержки, но здесь возникает ограничение, так как облака Microsoft Azure в нашей стране нет и по закону мы не можем отправлять на зарубежные серверы персональные данные, с которыми имеет дело практически каждая информационная система.

От разработки функции симуляции процессов компания осознанно отказалась, так как это ведет к удорожанию продукта. Также не стали включать в состав платформы дизайнер отчетов и анализа бизнес-данных. На рынке есть профессиональные средства построения отчетности (PowerBI, Tableau, SSRS и др.), К2 имеет встроенные коннекторы к этим системам. Вместе с тем K2 поставляется с внушительным набором базовых отчетов, относящихся к анализу потоков работ (количество задач, пользователей, нарушений сроков и т. п.).

- Вы расскажете в том числе и об ограничениях?

Конечно, мы всегда рассказываем об ограничениях и поясняем, с чем они связаны. Зачем, к примеру, платить за функцию симуляции, которая нужна лишь на этапе разработки, если компания планирует автоматизировать только пять–шесть процессов?

- Что получат на выходе участники мастер-класса?

Мы надеемся, что они будут впечатлены технологическими возможностями платформы и получат представление о том, как работать с программным обеспечением такого уровня. Многие скептически относятся к тому, что можно построить решение без программирования. И хотя сейчас таких решений на рынке уже много, о них знают лишь энтузиасты. Большинство пользователей только слышали о таких решениях, но еще не «трогали их руками». По окончании мастер-класса мы готовы предложить слушателям бесплатно попробовать нашу систему в облачных учебных средах. У каждого будет своя персональная среда с удаленным подключением в течение какого-то количества дней. Желающие получат пошаговое практическое руководство по разработке своего решения и попробуют сделать его самостоятельно.

В некоторые моменты мы предоставим слушателям возможность выбрать, куда разработка пойдет дальше. По мере создания законченного решения у них будет расти понимание, и к концу мастер-класса они найдут ответы на свои вопросы.

- Кто будет вести мастер-класс?

Андрей Семичастнов, ведущий разработчик К2РУ, который уже более пяти лет занимается автоматизацией бизнес-процессов на платформе К2 и имеет большой практический опыт в реализации сложных проектов, в том числе для таких российских компаний, как ГМК «Норильский никель», ФК «Открытие» и др. В команде разработчиков Андрей участвовал в реализации проекта автоматизации корпоративных сервисов НИУ «Высшая школа экономики», получившего в 2019 году награду «BPM-проект года» от ABPMP Russia.

Аналитики Gartner считают, что искусственный интеллект в ближайшие несколько лет получит широкое распространение в офисных средах, а компании начнут инвестировать в инициативы, связанные с цифровыми рабочими местами. Тенденция эта будет набирать обороты по мере того, как активируемые голосом персональные помощники, уже завоевавшие популярность в домашней среде, начнут перемещаться в офисы.

«К 2025 году технология эта определенно станет мейнстримом, хотя сегодня в силу проблем безопасности и конфиденциальности получает лишь весьма ограниченное распространение», – указал вице-президент Gartner Мэтью Кейн, выступая на недавнем саммите Digital Workplace Summit.

Согласно прогнозам Gartner, расходы компаний и индивидуальных потребителей на умные колонки в 2021 году превысят 3,5 млрд долл. В ближайшие два года четверть цифровых работников будут использовать помощников с искусственным интеллектом на ежедневной основе. Ряд компаний уже внедрили у себя соответствующую технологию (впрочем, специалирующаяся на услугах коворкинга компания WeWork, по сообщениям, приняла решение отложить внедрение Alexa в собственную бизнес-среду).

«Думаю, единственной загадкой является то, почему этот процесс так затянулся, – отметил Кейн. – Все уже успели прочувствовать ценность персональных помощников в личной жизни – речь идет об Alexa, Siri и Google Assistant. Рано или поздно к ним присоединится и Microsoft с Cortana. Но мы ждем персональных помощников на рабочем месте – отложенный спрос здесь поистине огромен».

Компании, рассматривающие возможность внедрения этой технологии, он призвал накапливать опыт развертывания, управления и обеспечения безопасности цифровых помощников уже сейчас.

Новый босс ничем не отличается от прежнего?

В Gartner ожидают, что инструменты искусственного интеллекта помогут менеджерам принимать лучшие решения. «Боссы-роботы получат повсеместное распространение к 2025 году, – считает Кейн. – При этом не обязательно все должны подчиняться алгоритмам, так что можете вздохнуть свободнее».

Искусственный интеллект поможет выполнять рутинные операции, с которыми приходится сталкиваться менеджерам.

«Посмотрите, что делают менеджеры каждый день: составляют расписание, формируют задания, оценивают эффективность, содействуют карьерному росту, помогают в профессиональной переподготовке, утверждают предлагаемые инициативы, выстраивают информацию и следят за выполнением директив, – пояснил Кейн. – Многое из перечисленного способен проделывать искусственный интеллект. Вашего менеджера алгоритм не заменит, но искусственный интеллект будет использоваться для улучшения и повышения эффективности рутинной работы. Думаю, мы идем к сочетанию всего перечисленного».

Объемы искусственного интеллекта на рабочем месте будут расти по мере дальнейшего распространения технологий интеллектуального офиса. Прежде всего мы увидим рабочие места с огромным количеством маяков и сенсорных сетей, интегрированных в физическое пространство. Это можно использовать для оптимизации использования площадей, регулирования обогрева и охлаждения, экономии электроэнергии, подпитки данными и отображения контекстной информации при перемещении на рабочем месте.

Все это будет присутствовать в сочетании с вашими собственными приложениями для поддержки офисной гостиничной системы, поиска маршрутов и парковки. Таким образом, в физическом рабочем пространстве появится множество новых инструментов и интеллектуальных средств.

Искусственный интеллект дополнит работника, а не заменит его 

Несмотря на опасения в отношении того, что искусственный интеллект и роботы начнут отнимать у людей рабочие места, в большинстве случаев использование искусственного интеллекта выглядит гораздо более прозаичным.

«К 2024 году искусственный интеллект станет существенным, но по большей части невидимым элементом нашей повседневной работы, – указал  аналитик Gartner Лей Макмаллен. – Новые виды деятельности получат утонченную поддержку со стороны искусственного интеллекта».

Во многих случаях работники уже сейчас взаимодействуют с искусственным интеллектом, а поставщики программного обеспечения интегрируют средства машинного обучения в различные офисные приложения.

Результаты опроса Gartner показали, что сотрудники ждут от искусственного интеллекта выполнения указанных ими простых и рутинных задач, что поможет уменьшить число ошибок, а также ускорит поиск нужной информации и просмотра больших объемов данных.

«Лишь очень немногие рассчитывают на решение искусственным интеллектом сложных проблем, – указала вице-президент и аналитик Gartner Хелен Пойтевин. – Сотрудники не ждут от искусственного интеллекта чудес, они хотят от него лишь помощи в своей повседневной деятельности. Многие ежедневно подвергаются воздействию со стороны искусственного интеллекта, но, возможно, даже не осознают этого. У нас есть электронные таблицы, которые интересуются тем, нужны ли нам идентификация и визуализация шаблонов данных; текстовые редакторы, умеющие копировать; календари, напоминающие, когда следует отправляться в аэропорт, и приложения электронной почты, помогающие отвечать на письма. Все это повседневные сервисы искусственного интеллекта, которые оказывают на сотрудников гораздо более серьезное влияние, чем специализированные приложения для медицинской диагностики, одобрения кредитов или распознавания угроз».

Растущая осведомленность о возможностях искусственного интеллекта помогает людям избавиться от страха потери работы.

«Сотрудники, которые уже знакомы с искусственным интеллектом, спокойнее относятся к его влиянию на рынок труда, – подчеркнула Пойтевин. – Тот, кто уже имел дело с сервисами искусственного интеллекта, с меньшей опаской воспринимает вероятность замены своей должности на искусственный интеллект».

В целом, в Gartner рассчитывают на положительное воздействие искусственного интеллекта на работников.

«Не утихают споры о том, уничтожает искусственный интеллект рабочие места или же создает их, – заметил Кейн. – По мнению аналитиков Gartner, рабочих мест создается больше, чем ликвидируется, просто потому, что искусственный интеллект повышает эффективность работы предприятия, а это способствует развитию бизнеса, что в свою очередь влечет за собой увеличение числа рабочих мест. Конечно, опасения вытеснения людей искусственным интеллектом присутствуют, и с некоторыми рабочими местами это действительно происходит… на смену человеку здесь приходит искусственный интеллект. Но в большинстве случаев речь идет все-таки о дополнении. Искусственный интеллект берет на себя большую часть рутинной работы. Он помогает сосредоточиться на решении задач для человека, на наиболее творческих аспектах. Так что сегодня мы сталкиваемся в основном с изменением рабочих мест, а не с их ликвидацией».

Два года тому назад искусственный интеллект достиг, по версии Gartner, пика завышенных ожиданий. А как обстоят дела сегодня? Что ж, пришла пора спуститься с неба на землю: в компаниях отдают предпочтение проектам с коротким сроком окупаемости, а не дорогостоящим авантюрным инициативам, которые в отдаленной перспективе могут обеспечить коренные улучшения.

Об этом говорят данные, приведенные в отчете State of AI in the Enterprise, 2nd Edition компании Deloitte. Результаты опроса, на основе которого он подготовлен, указывают на то, что искусственный интеллект начинают воспринимать на предприятиях все более серьезно. С другой стороны, в отчете есть и заключения, вызывающие недоумение. Познакомимся с докладом подробнее.

Разъяснения по «скучной части»

Из 1100 топ-менеджеров, опрошенных Deloitte, подавляющее большинство — 82% сообщили, что их инвестиции в искусственный интеллект окупаются. Само собой, искусственный интеллект не всем приносит одинаковую выгоду. В число отраслей, где окупаемость высокая, вошли технологическая, СМИ и развлечения, связь, профессиональные услуги и промышленные товары (в последнем секторе на средства искусственного интеллекта тратят меньше всего, но тем не менее получают высокую отдачу). В медико-биологической индустрии и здравоохранении, в государственном секторе, а также в отраслях финансовых услуг и потребительских товаров сообщили о меньшей окупаемости. Но «меньшая» — не значит «отсутствующая». То есть, практически все, кто инвестирует в искусственный интеллект, сообщают о положительных результатах.

Какие конкретно преимущества обеспечивает искусственный интеллект? Нет, речь не об избавлении от непродуктивных сотрудников. Доля респондентов, указавших в качестве достигнутых результатов «уменьшение штата благодаря автоматизации», в конце 2017 года составила 22%, а в конце 2018-го увеличилась только на два процентных пункта. А вот доля давших ответ «оптимизация внутренних операций» выросла на шесть процентных пунктов — с 36% до 42%.

При этом, судя по отчету, искусственный интеллект, как ни странно, не способствует улучшению процессов разработки продуктов и, соответственно, удовлетворенности покупателей. «Улучшение выпускаемой продукции» в качестве преимущества, полученного благодаря инвестициям в технологии искусственного интеллекта, указали 44% респондентов, однако это на семь процентных пунктов меньше, чем в 2017-м. При этом у ответа «создание новых продуктов» результат тоже уменьшился, с 32% до 27%. В целом, больше половины всех упомянутых участниками преимуществ снизили свои показатели в 2018 году по сравнению с 2017-м, а единственный ответ, помимо упомянутых выше, который получил хотя бы двухпроцентную прибавку, — это «сохранение и применение труднодоступных знаний».

Снижение ожиданий относительно краткосрочных преимуществ не означает исчезновения веры в долгосрочные перспективы. Как отмечают в Deloitte, то, что сегодня от искусственного интеллекта уже в меньшей степени ждут улучшения имеющейся продукции, может быть проявлением реализма. Перенос внимания на внутренние операции сопровождается некоторым снижением заинтересованности во встраивании интеллекта в существующие продукты и услуги (хотя это по-прежнему остается самой популярной целью внедрения). Ведь прежде, чем проводить такую интеграцию, требуются операционные преобразования, что, по-видимому, начинают осознавать респонденты.

И самое время, ведь искусственный интеллект — не «волшебная пыльца», которую рассеивают над устаревшими процессами и технологиями, чтобы «превратить» их в современные. Для подобного нужно радикальное переосмысление основ ведения бизнеса. Если в компании не хотят менять внутреннюю культуру и процессы, ни от каких внедрений искусственного интеллекта полезной отдачи не будет.

Нестыковки

Не все приведенные в отчете данные выглядят логичными. Например, среди ответов на вопрос «как изменились ваши позиции в конкурентной борьбе в результате внедрения искусственного интеллекта», казалось, бы должен был быть «мы не получаем конкурентного преимущества благодаря искусственному интеллекту». Однако результаты были следующими: 16% — «мы догоняем соперников», 20% — «идем нога в ногу», 27% — «немного опережаем», 28% — «увеличиваем отрыв», 9% — «делаем резкий скачок вперед».

То есть, получается, отстающих нет — все компании благодаря искусственному интеллекту выходят на передовую? Можно, конечно, допустить, что все 1100 опрошенных представляли разные отрасли и мощь искусственного интеллекта действительно позволила им обойти остальных, но, скорее всего, дело не в этом: ведь может быть, кто-то из этих 16% еще никого не догнал, а некоторые из 20% начинают отставать. И так далее.

Быть может, те же «розовые очки», через которые смотрят на мир топ-менеджеры, — причина следующего сюрприза: 88% опрошенных сообщили о намерении увеличить инвестиции в искусственный интеллект в 2019 году, при этом 54% собираются повысить их больше, чем на 10%. Это при том, что, напомним, окупаемость по крайней мере в половине отраслей оказалась «низкой». Что ж, похоже, это совсем не охладило энтузиазм и желание тратить.

При этом, согласно докладу Deloitte, «меньше, чем в 50% участвовавших компаний измеряли ключевые показатели эффективности, необходимые для точной оценки окупаемости искусственного интеллекта». Другими словами, «мы понятия не имеем, принесли ли какие-то плоды наши инвестиции, но надеемся, что да, так что давайте-ка плеснем еще бензина в этот огонь». Может быть, это и так, если не учитывать рост прагматизма относительно ожидаемых преимуществ. Учитывая, что сегодня организации фокусируются на инкрементальных усовершенствованиях процессов, а не на дорогостоящих авантюрах, можно рассчитывать, что со временем появятся и те, кто сможет инвестировать в амбициозные проекты благодаря более разумным вложениям, совершаемым сегодня.

В прошлом году мы учредили независимую премию CDO Award, адресованную директорам по данным. За время работы над проектом мы убедились, что тема вызывает большой интерес. Все больше компаний теперь воспринимают данные не как побочный продукт своей работы, а как полноценный актив, который может приносить пользу. Поэтому в их штате появляются руководители, отвечающие за максимально эффективное использование такого актива. Причем изменения не ограничиваются формальными действиями. Происходят сдвиги в корпоративной культуре — компании действительно становятся data-driven.

«Технари» и «бизнесмены»

Физики и лирики, теоретики и практики, ударники и борцы — видимо, такое разделение будет всегда, даже когда дело касается вполне конкретной дисциплины. Подводя результаты дебютной премии для директоров по данным CDO Award 2019, мы увидели четкое расслоение номинантов на «технарей» и «бизнесменов». Вторые ожидаемо вызвали гораздо больший интерес и у экспертного совета, и у сторонних наблюдателей. И это неудивительно: большинству из нас узнавать про достигнутые финансовые результаты и новые бизнес-модели всегда интереснее, чем читать про «кухню» Chief Data Officer — например, про проблемы с доступностью данных и их качеством, а также про изменения в корпоративной культуре, без которой компания никогда не станет data-driven.

Расслоение неслучайно: во-первых, формальной должности директора по данным во многих компаниях пока нет, во-вторых, даже при ее наличии фактические роли CDO могут существенно различаться. Место CDO в бизнесе компании и круг его обязанностей становятся предметом обсуждения во многих дискуссиях, так или иначе связанных с тематикой управления данными. В последнее время уже практически все соглашаются с тем, что CDO должен не только отвечать за технологии, но и активно участвовать в бизнес-деятельности, хотя ответственность за наличие и качество данных, необходимых бизнесу, никто с него снимать не собирается. От директора по данным теперь ждут конкретных, сугубо практических результатов, причем они нужны «вчера».

В Gartner также недавно подчеркнули, что нынешний директор по данным не просто становится более бизнес-ориентированным. От прежней направленности на бизнес-проекты и программы он должен смещаться на конечные продукты, имеющие «интеллектуальную начинку». Логика понятна: если CDO «первого поколения» был сосредоточен исключительно на управлении данными, то CDO 2.0 добавил к своим компетенциям аналитику. Если CDO 3.0 занялся вопросами цифровой трансформации, то директор по данным четвертого типа, продолжая развитие, не должен ограничиваться одним лишь руководством проектами в области данных и аналитики — он должен быть ориентирован на продукты и извлечение из них прибыли. Можно лишь добавить, что CDO все в большей степени становится политиком: для реализации проектов ему нужны союзники и «спонсоры инициатив».

Взгляд назад

Когда мы обсуждали номинации CDO Award 2019, то в качестве одной из главных рассматривалась номинация «За создание новой бизнес-модели, основанной на данных». Именно она больше всех отвечает духу премии и самой идее цифровой трансформации. Однако компаний, готовых продемонстрировать столь радикальные изменения в своем бизнесе, оказалось не так уж и много. В результате победителем в этой номинации стала «Почта России» — неповоротливый динозавр, выведший на рынок услугу директ-мейл (адресную рассылку на основе своих «знаний о почтовых ящиках» — потребностях домохозяйств, находящихся по конкретному адресу). Разумеется, в ходе обсуждений этого проекта в Сети звучали высказывания о том, что почтовому оператору стоило бы сначала разобраться со своим основным бизнесом (кстати, на мой взгляд, изменения к лучшему здесь бесспорны), но победа вполне заслуженна.

В номинации «Реализация инновационной идеи» экспертный совет был покорен стартапом Sever.AI, направленным на роботизацию процессов рекрутинга, а также искусственным интеллектом НЛМК, применяемым в производственных процессах. А ведь среди номинантов был очень яркий проект «корпоративного Гугла», реализованный в «Газпром нефти».

Наибольшая конкуренция наблюдалась в номинации «За повышение эффективности бизнеса» — компании ожидаемо были готовы делиться тем, как с помощью интеллектуальных сервисов повысить эффективность существующих процессов. Более того, именно здесь произошло столкновение гигантов, каждый из которых мог претендовать на победу. МТС и НЛМК оказались среди лауреатов в конкуренции с не менее впечатляющими кейсами «СИБУРа», «Уралсиба», X5 Retail и «Бургер Кинга».

Борьба была честной. Разумеется, в любых конкурсах присутствует человеческий фактор, но я считаю большим достижением то, что нам удалось не только найти достойных кандидатов с интересными проектами, но и собрать мощный экспертный совет — строгий, но справедливый.

Культура и качество

Несмотря на всю магию выраженного в цифрах экономического эффекта, не стоит забывать, что элементарное наведение порядка в информационном хозяйстве нередко дает больший результат, чем внедрение самых навороченных технологий. Именно поэтому мы решили добавить в нынешнем году номинацию «За обеспечение качества данных». Как известно, успех цифровых инициатив на 70% зависит от достоверности и доступности данных. Более того, из шести главных проблем, приведших к провалу проектов искусственного интеллекта, пять связаны именно с данными. И потому эта дополнительная, сугубо «технарская» номинация призвана дать шанс тем участникам, которые лишь начинают путь к data-driven-организации и пока не могут похвастаться яркими результатами. Кроме того, мы гораздо больше внимания намерены уделить вопросам культурной трансформации, она станет важным критерием оценки успехов компаний.

Мы рады объявить о старте премии CDO Award 2020. Наш прошлогодний дебют был успешным, и мы готовы развивать этот проект, делать его еще лучше. Нам интересны не только достигнутые результаты, но и то, с какими проблемами вы сталкиваетесь и как их решаете, и еще более интересно, как происходит трансформация компании.

Заявки принимаются до 31 января 2020 года, а объявление итогов и награждение лауреатов намечены на середину марта 2020 года. В рамках форума BIG DATA 2020, который состоится 25 марта, можно будет услышать выступления лауреатов премии.

Как цифровая трансформация меняет BPM? Своими размышлениями на эту тему в ходе конференции «BPM 2019. Процессы цифрового предприятия», которую издательство «Открытые системы» проведет 30 октября, поделится Анатолий Белайчук, сооснователь и президент российского отделения Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами, а также главный редактор портала BPMS.ru. За плечами Белайчука свыше 20 лет работы в ИТ-индустрии с глубоким погружением в тему BPM, включая редактирование свода знаний по управлению бизнес-процессами BPM CBOK 3.0 и участие в создании профессионального стандарта «Специалист по процессному управлению». В преддверии конференции мы попросили гуру BPM ответить на несколько вопросов «Директора информационной службы».

- Как получилось, что вы столько лет занимаетесь темой BPM?

Мы выбираем дороги или дороги выбирают нас? Я просто реагирую на открывающиеся возможности, и отчасти роль играет случай.

Еще в начале 1990-х я трудился в ИТ-компании, разрабатывавшей систему управления для крупных производственных компаний на Unix и реляционной СУБД. Когда выходишь на уровень крупного бизнеса, тема бизнес-процессов всплывает сама собой. Хотя заказчики тогда не очень понимали, что это такое. В конце 90-х в продуктовом пакете вендора, с которым мы работали, появилось решение, позже названное BPM. Оно дало возможность «пощупать» понравившиеся нам ключевые идеи — минимум программирования и проектирование «от моделей». Эта ниша притягивала к себе, и мы начали продвигать тему BPM. В 2004 году я создал портал BPMS.ru, вокруг него образовалось сообщество, мы начали проводить семинары. Затем пришло время преобразовать сообщество в нечто более структурированное — ассоциацию. Произошло это тоже случайно и тоже с подачи вендора, но уже другого.

- Какому бизнесу нужен BPM?

Это вопрос уровня зрелости. В какой точке происходит переход от осознания «BPM не нужен» к «BPM нужен»? У меня есть на этот вопрос простой ответ: BPM нужен тем, у кого ERP уже есть, а счастья еще нет. На каком-то этапе люди верят, что, внедрив SAP или «1С», они наведут порядок в бизнесе, сотрудники «построятся» и будут работать в соответствии с «лучшими практиками». Да, ряд проблем ERP решает, но и порождает тоже немало. Что касается «лучших практик», то они не миф — но лишь в части вспомогательных процессов. Все же, что касается взаимодействия с заказчиками, той живой ткани бизнеса, где делаются деньги, — дело интимное. Этим не делятся. И наивно полагать, что можно получить готовое решение проблем от уважаемых вендоров. Компания гораздо больше сродни живому организму, чем инженерной конструкции.

- Принято считать, что прорывы случаются на стыках предметных областей. На каком стыке родился BPM?

Такой стык действительно есть, точнее разрыв. Если посмотреть с точки зрения компетенций бизнес-консалтинга — организационной диагностики, поиска «болячек» организации, то эти люди хорошо знают, что следует делать, но не очень представляют, как. В ИТ-консалтинге ситуация противоположная, тут и возникает разрыв. С ИТ-специалистами зачастую трудно общаться, к тому же они страдают «звездной болезнью», полагая, что бизнес сам не знает, чего хочет. Я наблюдал ситуации, когда только на тренинге по BPM руководителю бизнес-направления удавалось сделать шаг к взаимопониманию с ИТ-подразделением своей компании. Изменить стиль общения бизнеса и ИТ — одна из действительно важных миссий BPM. Мы знаем, какие проблемы порождает традиционный подход, когда бизнес пишет техзадание и перебрасывает его «через стену» в ИТ-отдел. Концепция BPM возникла как ответ на эти проблемы.

- Подход Agile/DevOps появился позже в ответ на схожие коммуникационные проблемы. Получается, что с появлением BPM они не исчезли?

Не исчезли. Внедрение крупных корпоративных систем, наглядным образцом которых является ERP, и реинжиниринг процессов — близнецы-братья. Но парадокс в том, что реинжиниринг как практика процессной работы давно признан ограниченным и мейнстримом не является. А внедрение ERP по «водопаду» по-прежнему популярно. При среднестатистическом сроке внедрения в полтора года это означает, что компания на данный период «заморозила» свои процессы. Но покажите мне бизнес, у которого сегодня происходит ровно то же самое, что и полтора года назад! Такого нет. В случае BPM-проектов результат можно показать через неделю. Понятно, что поначалу это сырой прототип, но в нем можно «поиграть», посмотреть, правильная ли бизнес-логика, и поправить ошибки. По опыту, нужно 5-10 итераций, чтобы довести бизнес-процесс до работоспособного состояния.

- BPM часто отождествляется со специализированными ИТ-продуктами. Бывает ли BPM без автоматизации?

Конечно, есть такие проекты. Другое дело, что автоматизация исполняемых процессов получается лучше, когда гармонично представлены правильная методология (связь стратегии с операциями), автоматизация в замкнутом цикле (моделирование, движок, аналитика) и способ реализации, например, agile. Уберите любой из перечисленных компонентов, и нарушится все.

- Насколько распространен BPM-подход в российском бизнесе?

Есть ответ лукавый и парадоксальный: BPM — это все, что вы делаете со своими процессами. В этом смысле распространен на 100%. Доля истины в этом имеется. Если в здании нет ни электричества, ни канализации, архитектура у него тем не менее есть, пусть даже не все знают это слово. Поэтому с теми, кто не знает, что такое BPM, мы «разговариваем прозой». Некоторые не знакомые с BPM компании сами интуитивно дошли до многих вещей, хотя и не без ошибок.

- Как можно охарактеризовать компанию, в которой отсутствует BPM?

Это хаотичная компания, где некомфортно всем. Где сотрудники не понимают, за что с них спрашивают, а клиенты остаются только до тех пор, пока у них нет выбора. Да, бывает, что компания находит себе нишу, в которой можно не заботиться ни о чем, в том числе и о процессах. Интерес к BPM обостряется в результате кризиса. Пока идет расширение экономики, процессы никому не интересны, потому что экспансия покрывает любые издержки. Но наступает момент, когда «уже никто никуда не бежит», и компаниям приходится разбираться с тем, что у них есть. Один владелец компании-интегратора как-то сказал: «Я стал плохо спать. Вроде все нормально, бизнес идет, но я уже не понимаю как!».

После наступления этого момента все проходят один и тот же путь. Сначала начинают писать регламенты, но спустя время обнаруживают, что чем подробнее описываешь процесс, тем хуже. Затем осознают, что одна картинка стоит тысячи слов, и начинают моделировать процессы. Потом встает вопрос, как их контролировать, и появляется мысль о ERP, где все процессы будут «схвачены». Забавно, что каждая компания переживает внутри всю эволюцию BPM от системы менеджмента качества до «цифры». Не все доходят до самого верхнего уровня, но и не всем нужно до него дойти.

- Следует ли выделять BPM в отдельное подразделение?

Это зависит от масштаба бизнеса и его модели. В маленькой компании может не быть выделенного специалиста, процессы выстраивает коммерческий или финансовый директор. Затем появляется «процессный» или чаще «проектно-процессный» человек — я считаю, правильно, когда эти роли переплетаются. На следующей стадии формируется подразделение — процессный или проектный офис.

Правильнее всего такие преобразования делаются в банках: организуется департамент бизнес-технологий — это очень точное название на стыке бизнеса и ИТ. Специфика банка в том, что там продукт равняется процессу. Когда банк говорит о появлении нового продукта, это означает, что в банке разработан и внедрен новый процесс.

- Специалист по BPM — кто это?

Мы разработали профессиональный стандарт, где выделили четыре основные роли. Первая роль — уровня «юнги», специалист по описанию бизнес-процессов подразделений. Вторая — аналитик, основная рабочая сила. Топовые позиции — процессный методолог и процессный архитектор. Еще есть не включенные в стандарт ИТ-роли и бизнес-роли, которые никогда не станут выделенными. Например, никогда не будет должности «владелец процесса» — эти функции возложат на кого-то из топ-менеджеров, не будет должности эксперта в предметной области.

- Какие тенденции развития BPM вы видите сегодня?

BPM выходит за свои рамки, завершается начавшийся в 2003 году этап, когда была сформулирована концепция цифрового процесса. Довольно долго ее востребованность росла очень медленно. Сейчас я объясняю это тем, что мы с ней забежали вперед паровоза. Когда есть простые, «варварские» способы сокращения затрат, BPM кажется слишком сложным. Так продолжалось до тех пор, пока три года назад не «случилась» цифровизация. И концепция 15-летней давности оказалась по-настоящему востребована. Сейчас нельзя обойтись без цифровых процессов. Когда речь заходит о цифровой трансформации, в первую очередь все, конечно, смотрят на фасад бизнеса — на сторону, обращенную к клиенту, но затем неизбежно упираются в офисные процессы. Если внутри компании информацию передают на бумажке или по телефону, цифровизация работать не будет. Это стало мощным импульсом для BPM.

- Каким вы видите будущее BPM и что расскажете участникам конференции?

Концепция не изменилась, но, видимо, дошла до своего предела. Текущий этап развития, как мне представляется — это переход на более высокую ступень интеграции. BPM сам стал результатом интеграции, органично вобрав в себя методологию системы менеджмента качества, техники моделирования, технологии процессных движков и интеграции приложений. Сейчас же BPM, наряду с RPA, Интернетом вещей, ИИ и другими современными технологиями и методологиями становится одним из компонентов некоего крупного объединения. В результате достигается синергетический эффект, когда, например, с помощью Process Mining процесс анализируется, превращается в исполняемый и завязывается с RPA. Пока для новой мега-платформы общепринятого названия нет, предлагаются разные варианты, например, Digital Business Platform или Intelligent Automation. Об этом я и собираюсь рассказать, а также привести примеры синергетического эффекта.

- А что вам будет интересно самому?

Я всегда рассказываю про то, что мне самому интересно. Как правило, это вещи, скрытые туманом, через который просвечивают только «кусочки». Поделюсь прогнозами, улавливаемыми тенденциями и рассчитываю услышать их подтверждение или опровержение.

По словам Лесли Уилкокса, профессора Лондонской школы экономики, однажды при деловом знакомстве его представили в качестве «патриарха роботизации бизнес-процессов».

«Что я, конечно же, как скромный англичанин, принялся отрицать, — заявил Уилкокс, один из наиболее известных исследователей в сфере автоматизации умственного труда, в ходе выступления на форуме по RPA в Веллингтоне. — Мне, разве что, подойдет святой Христофор, покровитель путешественников. Я здесь, чтобы помочь вам продвигаться вперед более безопасно».

В активе Уилкокса — обширные исследования в сфере RPA, по результатам которых в соавторстве с Мэри Лэсити опубликованы три книги: «Автоматизация обслуживания: роботы и будущее рынка труда» (2016), «Роботизация бизнес-процессов и устранение рисков: исчерпывающее руководство» (2017) и «Роботизация процессов и когнитивная автоматизация: новый виток» (2018). Четвертая книга, «Стратегический подход к роботизации бизнес-процессов», должна выйти в этом году.

По словам Уилкокса, он лично изучил в подробностях более 420 развертываний RPA, чтобы разобраться, какие из них действенны, а какие нет.

«Познакомившись с RPA впервые, я решил, что это проще простого», — признался эксперт.

«RPA помогает людям перестать быть роботами» — эта фраза из первой книги Уилкокса широко цитируется. Выступая на форуме, он добавил: «Роботами первой промышленной революции, к сожалению, были дети. Последние 135 лет людей превращали в роботов, и это продолжается и поныне. У людей забирают всю самую интересную и творческую работу, делая из них монотонных исполнителей. RPA же, напротив, отнимает у людей обязанности роботов, позволяя заниматься тем, с чем люди справляются гораздо лучше, и тем, на что машины, возможно, никогда не будут способны».

По его словам, на первый взгляд, роботизация бизнес-процессов казалась чем-то предельно простым: «Это системы, разработанные для бизнес-пользователей, не для ИТ-специалистов. Они позволяют начать получать результаты быстро и относительно просто».

Искусственный интеллект и когнитивная автоматизация (cognitive automation) отличаются от RPA тем, что они «пытаются наделить робота человеческими качествами — воспроизвести на компьютере то, на что способен человеческий мозг», напоминает он, добавляя: «Нужно стремиться создавать машины, способные делать то, что люди либо не умеют, либо не хотят делать».

По словам Уилкокса, лидеры в области внедрения RPA получают «тройной выигрыш»: речь идет о выгоде для акционеров (за счет высвобождения рабочего времени и повышения гибкости кадровых ресурсов), для клиентов (решение проблемных вопросов, улучшение обслуживания клиентов) и для сотрудников (увеличение доли интересной работы, возможность проявить себя на поприще инновации).

Многие из этих преимуществ оказываются для организаций неожиданностью, утверждает Уилкокс, перечисляя ряд примеров из государственного и частного сектора. В частности, в управе района Сефтон (Великобритания) RPA применяют еще с 2015 года. Решение обеспечивает выполнение процессов операционного отдела цифровыми исполнителями со стопроцентной точностью, позволяя сотрудникам решать более сложные задачи. Например, два штатных работника были переведены на более важные для организации обязанности.

Проект роботизации был начат с отдела налогов и сборов. Были автоматизированы процедуры регистрации граждан для взимания налоговых платежей путем прямого дебетования, а также индексации документов и помещения их в различные рабочие процессы.

Как следствие, затраты времени на ввод сведений о платеже были уменьшены на 80% — на обработку 800 платежей, полученных за три недели, стало уходить по 19 часов, а не по 92, как раньше, а стоимость транзакции уменьшилась с фунта до 20 пенсов. Все транзакции обрабатываются в день прихода платежа, что позволило улучшить обслуживание.

Еще один пример — британской коммунальной компании удалось за шесть недель обеспечить соответствие новым требованиям регуляторов при помощи ранее внедренной системы RPA. До этого для подобных инициатив набирали по три десятка новых сотрудников, у которых на решение задачи уходило три месяца.

RPA считается решением для автоматизации внутренних операций, однако как подчеркивает Уилкокс, на самом деле немало преимуществ получают и клиенты. К примеру, одному крупному оператору мобильной связи благодаря RPA удалось ускорить процедуру замены SIM-карты с двух дней до 20 минут. А британский гигант онлайн-торговли Shop Direct, у которого много покупателей в регионах, где часто происходят наводнения, разработал специальную процедуру, в рамках которой покупателям из зоны бедствия в индивидуальном порядке предоставляется отсрочка оплаты покупок.

Не «проще простого»

По словам Уилкокса, исследования, проведенные им до 2017 года, помогли уточнить трудности, с которыми многие сталкиваются при внедрении RPA, что подтолкнуло его к публикации книги «Роботизация бизнес-процессов и устранение рисков». Соавторы выявили 41 вид рисков, возникающих в рамках жизненного цикла решения RPA.

«В организациях не принимают меры по устранению таких рисков, — сетует Уилкокс. — Они не обнаруживаются, и во многих случаях делается вывод, что внедрение относительно безрисковое».

Оказалось, что RPA — не настолько «проще простого», как казалось поначалу, признается Уилкокс.

Это подтверждали и данные аналитических отчетов. К примеру, в отчете EY приведены сведения о том, что от 30% до 50% всех первичных проектов по внедрению RPA терпят крах. А по данным HFS, по состоянию на март 2019 года удовлетворенность проектами RPA выражали только в 52% организаций: «Другими словами, 48% предприятий разочаровались». Данные компании McKinsey, в свою очередь, свидетельствуют о том, что внедрения систем RPA остаются точечными и не масштабируются.

Эксперт призывает проявлять бдительность в условиях «массированной промывки мозгов, исходящей от поставщиков RPA, которые сейчас переживают экспоненциальный рост продаж». Вендоры, в частности, могут преувеличивать возможности своих решений, предлагая средства RPA и когнитивной автоматизации даже когда они не нужны.

Уилкокс делит пользователей RPA на следующие категории: «лидеры» (20%) — те, кто добился максимальных успехов; «последователи» (25%) — те, кто стремится к успеху, но пока не имеют необходимого руководящего ресурса или неверно выбрали инструмент для достижения поставленных целей; «отстающие» (35%) — те, кого результаты по большей части разочаровывают; «аутсайдеры» (20%) — готовые отказаться от внедрения или реализующие минимальные проекты.

«Примечательная особенность RPA в том, что главные проблемы при внедрении связаны не с технологиями, а с людьми, которые ими пользуются», — отмечает Уилкокс.

По данным проведенных им исследований, только в 25% организаций камень преткновения видят в технологиях, а в 75% — в проблемах, связанных с руководством, персоналом и организационной структурой.

Еще один важный вывод — «сотрудники обычно не отвергают RPA, воспринимая нововведение благосклонно».

По словам Уилкокса, серьезная недоработка многих исследований, посвященных автоматизации, состоит в том, что они не учитывают возрастание объема работы, обусловленное экспоненциальным ростом данных и соответствующих бюрократических процедур.

«Такого рода проблемы порождаются новыми технологиями, — констатирует Уилкокс. — Когда объем рутинной работы резко возрастает, а заниматься более интересными задачами становится сложнее, снова внедряются технические средства, помогающие изменить ситуацию».

Но перед внедрением RPA важно разработать критерии возможности автоматизации. Одна из причин провала проектов — неверный выбор процесса для автоматизации. Это должен быть стабильный, хорошо отлаженный процесс, для которого можно составить правила. Перед автоматизацией процесса его обязательно нужно оптимизировать. «И не забывайте проводить контролируемые эксперименты по тестированию реализованных функций в реальных рабочих условиях прежде чем запускать их в эксплуатацию», — добавляет эксперт.

При этом «истинные богатства», по его выражению, приобретаются теми, кто осуществляет крупномасштабные внедрения RPA: «Роботизация приносит реальные плоды при масштабировании, однако большинство предприятий свои внедрения пока не расширяют».

Причин этому много, но основная, по его оценке, связана с отсутствием стратегических планов относительно RPA: «В организации быстро получают результаты, но видят лишь ограниченные возможности, поэтому дальше точечных применений дело не идет».

Эксперт уверен, что добиться «тройного выигрыша» можно, если организовать интенсивную программу обучения и планировать долгосрочное развитие проекта с самого начала. По его словам, лидеры рассматривают RPA как часть интегрированной бизнес-стратегии, также включающей когнитивные и цифровые решения: «Когда речь идет о масштабной стратегии, к проекту привлекаются представители высшего руководства, которые финансируют его, выделяют необходимые ресурсы и выступают в его защиту. Таким образом, инициатива не остается только в рамках отдела ИТ. Бизнес при этом ставит конкретные цели, над достижением которых вы работаете, — проект получает поддержку на уровне отделов основных операций и выше».

Но, само собой, отдел ИТ нужно привлекать с самого начала, это абсолютно необходимо, — он обеспечивают инфраструктуру для RPA и процессы автоматизируются ИТ-специалистами. Они предоставят и настроят инфраструктуру, помогут предотвратить появление «теневых ИТ» и распространение «островков RPA». RPA принесет пользу и самой службе ИТ, обеспечив уменьшение объема невыполненной работы по запросам бизнес-отделов.

Большое значение имеет система управления: «Причем она должна быть тщательно спланированной, учитывая, что речь идет не о разовом проекте, после которого можно переходить к чему-то еще. Определитесь со штатным расписанием, зонами ответственности, назначьте тех, кто будет принимать решения».

По словам эксперта, в лидирующих организациях соответствующее планирование проводят еще в самом начале проекта. «RPA не следует рассматривать, как просто инструмент, — подчеркивает он. — Это фундамент или платформа, к которой вы постепенно сможете подключать все больше когнитивных технологий».

Выиграют те из организаций, в которых сформируют собственные ресурсы по развитию RPA, уверен эксперт. Именно так поступили лидеры, воспользовавшись услугами партнеров и консультантов, поясняет он: «В компаниях управленческого консалтинга достаточно специалистов, которые помогут заказчику ускорить обучение и подготовить собственные ресурсы».

Помехи внедрению

Какие вопросы относительно RPA обсуждаются слишком мало? «Прежде всего, мне кажется, это вопрос переквалификации, — говорит Уилкокс. — Люди боятся потерять работу. Но если вспомнить историю, появление любой новой технологии означало не только потерю рабочих мест, но и появление новых. Например, благодаря персональному компьютеру в США за период с 1987-го по 2010 год появилось 14,5 млн новых рабочих мест. То же происходило и раньше. В Лондоне в 1900 году для перевозок были задействованы около 350 тыс. лошадей. К 1926 году лошадей уже не было, как и соответствующей работы — это затронуло примерно 10% населения. Но зато сколько за период с 1900-го по 1926 год возникло новых рабочих мест благодаря появлению автомобилей и автобусов? Колоссальное количество».

Так же будет и с RPA, убежден эксперт: «Появятся новые процессы, новые направления бизнеса, изменятся бизнес-модели. Соответственно, будут и новые рабочие места».

Важную роль в этом сыграет правительство, считает он: «Думаю, государству нужно будет приложить усилия, необходимые, чтобы обеспечить образование и получение новых навыков». Речь не только о точных и инженерных науках: «На самом деле, будет расти востребованность чисто человеческих навыков, неподвластных машине. Я имею ввиду навыки взаимодействия с другими людьми, эмоциональный интеллект, способность делегировать полномочия, творчество. Роль образования в этих сферах недооценивают».

Государству также предстоит заботиться об этичном использовании новых технологий и предотвращении негативных последствий, полагает Уилкокс. По его убеждению, корпорациям придется отучаться от привычки просто «покупать» нужных специалистов на рынке труда: «Им нужно будет реинвестировать деньги, заработанные за счет автоматизации, в переобучение и повышение квалификации своих сотрудников. Компаниям самим же будет лучше, поскольку иначе им придется тех же специалистов нанимать по более высокой цене».

Ответственность лежит и на самих работниках: не стоит оставаться пассивными в условиях меняющегося ландшафта рынка труда. «Современный человек должен стремиться к самообразованию и интересоваться востребованностью различных навыков», — уверен Уилкокс.

Эксперт завершил свое выступление на форуме, процитировав Патрика Гири, главного евангелиста компании Blue Prism, которая является одним из создателей индустрии RPA: «Нужно планировать, исходя из того, чего вы хотите достичь, а не того, что есть сейчас. Стройте фундамент для крепости, а не для бунгало».

Как цифровизация меняет жизнь производственных предприятий? Такие кейсы оказываются на слуху гораздо реже, чем проекты цифровой трансформации телекоммуникационных компаний или банков. Тем интереснее знакомство с опытом КАМАЗа, крупнейшего в России производителя тяжелых грузовых автомобилей. Толчком к оптимизации и автоматизации многих бизнес-процессов стала разработка мобильного приложения для сотрудников KAMAZ Mobile. Благодаря широкому использованию мобильного приложения и роботизации процессов компании уже удалось сэкономить немалые средства, но команда проекта не останавливается на достигнутом.

30 октября на конференции «BPM 2019. Процессы цифрового предприятия», организуемой издательством «Открытые системы», выступит Лариса Зубрилова, генеральный директор Центра обслуживания бизнеса «КАМАЗ». Она ответила на несколько вопросов «Директора информационной службы».

- Как в вашей компании автоматизировано управление бизнес-процессами?

В нашем контакт-центре установлена система Terrasoft, через нее поступают заявки от клиентов. На базе этой системы контакт-центр обслуживает сотрудников КАМАЗа по вопросам, связанным с кадровым администрированием и оплатой труда, выездом в командировки, работоспособностью оргтехники и доступом к информационным системам, а также работой системы отслеживания автомобилей — маршрутов, расхода топлива и пр.

- О чем вы расскажете на BPM 2019 и что вам интересно будет услышать самой?

Расскажу про разработку нашей команды — мобильное приложение для внутреннего клиента и его функционал, о том, с какими проблемами мы столкнулись и как их решали, какие эффекты получили от его внедрения и какие бизнес-процессы оптимизировали при этом.

Наше мобильное приложение KAMAZ Mobile — одно из первых в машиностроительной отрасли. Я акцентирую на этом внимание, потому что бизнес-процессы производственной компании значительно сложнее, чем в ретейле или в финансовой сфере. И на эти витиеватые, сложные процессы мы сумели наложить автоматизацию, выровнять их, сделать универсальными и удобоваримыми. Нам можно гордиться сделанным, мы решили действительно очень сложную задачу.

В свою очередь, хотела бы услышать, как другие компании решают вопросы трансформации и цифровизации своих процессов.

- Как родилась идея мобильного приложения? На решение какой задачи оно было нацелено изначально?

Стояла задача уйти от бумажного документооборота при раздаче расчетных листков по зарплате. В группе компаний КАМАЗ работает 35 тыс. человек. Для каждого сотрудника раз в месяц распечатывали расчетные листки, и руководители раздавали их лично в руки.

Два года назад, когда мы обдумывали решение этой задачи, на рынке предлагались терминалы для установки в цехах. С их помощью сотрудники могли бы распечатывать «расчетки» сами или просто смотреть на экране, сколько денег они получили в этом месяце. Но таких терминалов нам потребовалось бы закупить очень много.

Мы хотели избежать этих затрат, искали другие пути и решили разработать мобильное приложение, чтобы каждый сотрудник смог бы посмотреть свою «расчетку». Но, как говорится, аппетит приходит во время еды. Когда стали продумывать функционал мобильного приложения, сразу появились идеи включить в него новые сервисы, другой, третий, и пошло-поехало. В итоге мы существенно обогатили возможности KAMAZ Mobile. А расходы на разработку мобильного приложения оказались раз в десять меньше, чем на покупку терминалов.

- Решение об оптимизации бизнес-процессов, которые охватывает приложение, было принято на старте проекта или потенциал оптимизации обнаружился в ходе внедрения?

Мы старались оптимизировать процесс до начала его автоматизации. Но оптимизация происходила в рамках проекта разработки мобильного приложения, а не заранее. Если, приступая к постановке задачи, мы видели, что процесс усложненный, неправильный или не соответствует духу времени, то договаривались с бизнесом об оптимизации этого процесса. По большей части так. Однако были и ситуации, когда мы начинали автоматизировать процесс в том виде, в каком он есть, но в ходе работы понимали, что процесс функционирует не очень корректно. Тогда оптимизировали уже во время автоматизации.

- В чем заключалась оптимизация?

Например, существующий процесс по отправке сотрудников в командировку включал несколько согласований в разных подразделениях, куда нужно было отнести бумажку. Согласований требовалось, мягко говоря, очень много, процесс занимал у сотрудника два-три дня. Когда мы начали описывать, как построить этот процесс в мобильном приложении, то увидели, что он нагруженный, утяжеленный. Договорились с представителями бизнеса исключить из согласований какие-то звенья, где-то запараллелить согласования, благо система позволяет рассматривать документ в электронном виде одновременно нескольким подразделениям. Теперь у сотрудника уходит минуты две, а с учетом согласований — полчаса-час. И это только один пример из многих.

- Как вы выбирали процессы для роботизации?

Во-первых, мы изучили опыт других компаний. Как выяснилось, чаще всего роботизируют процесс формирования и выдачи справок сотрудникам.

Второй фактор для принятия решения — массовый запрос. К примеру, больше половины наших работников запрашивали в начале года справки о доходах физического лица — 2-НДФЛ. И эти справки не успевали подготавливать в срок, за получением выстраивалась очередь. Таким образом, чтобы выдавать справки без задержек, нужно было либо нанимать много сотрудников, либо роботизировать и держать только оптимальную по численности команду расчетчиков, которые эту функцию сопровождают. Поэтому было решено роботизировать процесс формирования и выдачи справок по НДФЛ, а также другие процессы, по которым в течение года нагрузка неравномерна, с авралами.

- Что дало больший экономический эффект – оптимизация процессов или их автоматизация?

Мы считали эффект, полученный в целом, не разделяя. Но я все-таки считаю, что автоматизация дает больший эффект при сопоставимых расходах. При оптимизации мы не задействуем ресурсы и не несем никаких затрат, просто делаем процесс быстрее. Основные затраты возникают от того, что процесс идет на бумаге, вручную. Поэтому, если его автоматизируешь, и у человека остается только функция принятия решения и контроля за системой, то в таком случае получаешь максимальный эффект.

- С какими проблемами пришлось столкнуться при реализации проекта? Как их преодолевали?

Когда мы разрабатывали мобильное приложение, то хотели обеспечить доступ к нему только сотрудникам КАМАЗа через логин и пароль. Инженерно-технический персонал, имеющий компьютеры, мы легко «привязали» к мобильному приложению. Но дело в том, что две трети сотрудников — рабочие. То есть порядка 20 тыс. человек изначально не имели своего логина и пароля. Вот это и составляло проблему. Я считаю, мы нашли красивое решение: сформировать с помощью робота логин и пароль для каждого сотрудника. Теперь любой сотрудник компании может воспользоваться мобильным приложением.

- Насколько ваш проект специфичен или, наоборот, универсален с точки зрения применения в других компаниях, в том числе непроизводственной сферы?

Что касается функционала, который мы «зашили» в KAMAZ Mobile, то он универсален и подходит для любых компаний. Представители крупных компаний меня поймут. А вот в части интеграции с другими решениями наша система специфическая. Наше приложение интегрировано с SAP и «1С», кому-то оно может подойти, а кому-то интеграционную часть надо будет переписывать.

- Планируете ли развивать разработку мобильных решений?

Это был наш первый подобный опыт. И нам, и бизнесу результат понравился, и теперь мы работаем еще над несколькими мобильными приложениями, призванными решать другие задачи.

В современном динамично меняющемся мире скорость принятия решений является одним из главных конкурентных преимуществ. Причем это относится не только к тактике бизнеса, но и к его стратегии, включая внедрение новых моделей менеджмента и управления на основе данных, а также применение цифровых технологий для глубокой трансформации организаций с целью повышения их эффективности и конкурентоспособности в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Новизна применяемых управленческих идей и инструментов, а также средств автоматизации способствуют тому, что управленческие решения могут чаще, чем это случалось раньше, нарушать те или иные формализованные или неявные ограничения. Эти ограничения могут как идти извне (требования регуляторов и проверяющих организаций, а также государств и международных организаций), так и быть выработанными самой компанией (от ее миссии и корпоративной культуры до запретов на совмещение сотрудниками определенных полномочий). Это создает новые риски и повышает требования к системе управления ими. При этом она должна успевать реагировать на управленческие решения и отсекать те из них, которые нарушают актуальные ограничения.

Характерная для современных предприятий разобщенность трёх систем — принятия стратегических решений, управления ограничениями и управления рисками — сама становится источником существенных рисков, поскольку неизбежно приводит к дублированию функций и неэффективности. Полностью преодолеть эту разобщенность позволяет концепция GRC (Governance, Risk Management, Compliance) и одноименный класс ИТ-решений.

GRC-решения, ставшие одним из обязательных элементов информационных систем западных компаний, пока практически не известны российским заказчикам. Если учесть разнообразие и скорость изменений, с которыми сталкиваются организации сегодня и которые ожидают их завтра, эта ситуация просто опасна. В данной статье мы рассмотрим простой универсальный вариант внедрения GRC на наиболее опасных участках. Пройдя его, организация в дальнейшем может шаг за шагом беспроблемно расширять сферу применения GRC-решения, раскрывая потенциал этой технологии наиболее удобным для себя способом.

Начните с ограничений в сфере информационной безопасности

Ограничения — это интуитивно понятный универсальный язык для описания с единых позиций зон неприемлемого риска любой природы. Поэтому начать практическое использование GRC целесообразно именно с составления свода актуальных ограничений и перечня рисков, связанных с их нарушением в тех или иных сочетаниях. Причем особое внимание надо уделить запретам совмещения сотрудниками определенных полномочий, так как для сегодняшних крупных организаций отсутствие или нарушение таких запретов является мощнейшим источником уязвимостей и основой разнообразных криминальных схем.

Последствия недостаточного контроля за разграничением полномочий хорошо известны: утечка конфиденциальных данных, подмена и разрушение целостности информации, хищение средств, безнаказанное мошенничество с участием инсайдеров, неавторизованные закупки, рост издержек и т.п. Прямые убытки, репутационные издержки и иные негативные последствия подобных инцидентов могут быть достаточно серьезными. В особенности это касается компаний, размещающих свои акции на бирже — они вынуждены выплачивать многомиллионные штрафы, терять прибыль, акционеров, партнеров и репутацию.

Вдвойне опасно внутреннее мошенничество, которое совершается самими сотрудниками организации или с их участием. Всем известны случаи продажи товара подставным лицам по сильно заниженной цене и закупки товаров у участников аферы по ценам, завышенным в разы. Другой типичный пример — перевод средств в подставные организации. Этот ряд нетрудно продолжить. Но важнее осознать, что тщательная разработка и неукоснительное соблюдение ограничений на совмещение полномочий крайне затрудняет такие преступления, ускоряет их обнаружение и повышает шансы на успех в их расследовании.

Практика внедрения GRC: очередные шаги

В качестве следующего шага желательно провести аудит имеющихся в компании бизнес-процессов и ИТ-систем, чтобы выявить и ранжировать риски от неправильного разграничения полномочий. Нужно проанализировать, есть ли в компании роли или пользователи, обладающие избыточными полномочиями или такими их сочетаниями, которые могут использоваться в схемах мошенничества, способных привести к тяжелым последствиям для организации, ее партнеров и клиентов.

Особое внимание нужно уделить ситуациям, когда один и тот же человек является и исполнителем потенциально опасного действия, и его единственным контролером. Тогда уже на этом шаге можно выявить группы ролей и пользователей, которые, например, имеют возможность единолично создавать, подтверждать и проводить закупки товаров или услуг. Важно, чтобы аудитор или сотрудники службы внутреннего контроля могли связывать с рисками контрольные процедуры, позволяющие в автоматизированном режиме предотвращать риск мошенничества. Однако системы GRC, предоставляющие такие возможности, обычно дороги в приобретении и обслуживании, что особенно критично для малых и средних предприятий.

Очевидно, что в условиях современного рынка одной лишь концепции и рекомендаций недостаточно. Необходим ИТ-инструмент для практического применения GRC в организации. Сегодня есть немало коммерческих программных продуктов для создания GRC-решений, отвечающих потребностям крупных организаций. Решить задачи по контролю и разграничению уровня доступа, а также по управлению рисками в процессах и системах позволяют такие специализированные программные продукты западных вендоров, как SAP GRC, ACL GRC, RSA Archer и ряд других. Отмечу, что сегодня некоторые функции GRC начинают появляться в наиболее развитых решениях класса IDM (из российских разработок это Avanpost IDM). Однако IDM-системы, будучи нацеленными главным образом на автоматизацию перенастройки прав доступа в ИТ-системах в ответ на кадровые события, уступают специализированным GRC-решениям в плане комплексной поддержки концепции GRC как бизнес-инструмента стратегического уровня.

Импортозамещение платформ GRC

Для российских компаний, большинство которых имеют в своем ИТ-ландшафте системы на платформе «1С» или планируют их внедрение, зарубежные платформы GRC не подходят — ни одна из них не поддерживает работу с этой платформой. Но в связи с санкционными рисками и с политикой импортозамещения ИТ именно такие решения (включая системы управления предприятием и решения класса i-ERP) становятся все более востребованными в крупных российских организациях и являются центральным звеном создаваемой ими новой ИТ-экосистемы. Причем, именно бизнес-ПО на базе «1С» чаще всего применяется в бухгалтерских и финансовых процессах, становится ядром систем учета, планирования и обработки различных финансовых документов и поручений. Иными словами, это ПО применяется на самых критичных и рискованных (с точки зрения возможности махинаций и масштаба ущерба) участках. Отмечу, что в России появились отечественные GRC-решения, в частности, позволяющие в автоматическом режиме распознавать риски разграничения полномочий на уровне ролей и прав пользователей в любых системах «1С», управлять контрольными процедурами (как автоматизированными, так и работающими в ручном режиме), а также предоставлять средства для анализа результатов их выполнения.

Синергетический эффект

Компания, применяющая GRC, получает очевидные преимущества. Она может сократить финансовые потери, сделать выполнение процессов максимально эффективным и повысить собственную репутацию. У нее появляется модель рисков и ограничений, а также средства автоматизации, предотвращающие саму возможность их нарушения.

При внедрении GRC-решений имеется как универсальная последовательность начальных шагов, так и возможность в дальнейшем развивать это решение так, чтобы сначала снижать или полностью исключать наиболее значимые риски, а в итоге — охватить всю систему ограничений и рисков.

Быстро меняющиеся направления развития систем менеджмента, деловой среды и ИТ-ландшафта требуют периодической корректировки системы ограничений и рисков. Вручную это сделать практически невозможно. Применение обособленных ИТ-решений, поддерживающих выработку и реализацию ключевых управленческих решений, управление рисками и контроль ограничений, неизбежно приводит к возрастающему дублированию функций и усиливающейся несогласованности. Такие ИТ-решения — это лебедь, рак и щука. Принося определенную пользу в своих зонах ответственности, они на самом деле препятствуют развитию предприятия.

Концепция GRC, реализованная с помощью специализированной платформы, восстанавливает согласованность и синергию стратегического управления, управления ограничениями и рисками. GRC-система позволяет структурировать и повысить эффективность бизнес-процессов, обеспечить контроль за доступом к информации, четко разграничить и управлять правами пользователей, снизить затраты на поддержание бизнес-процессов.

Автор – Иван Боков, ведущий эксперт департамента корпоративных информационных систем ALP Group по R&D и корпоративному управлению

С конца 2018 года в России идет работа над созданием Национальной системы управления данными (НСУД), которая призвана навести порядок в имеющейся у государства информации об объектах (гражданах, организациях), о деловых и жизненных процессах, в которые они вовлечены. Единая среда должна объединить больше сотни ведомственных информационных систем и радикально ускорить процессы предоставления государственных услуг. О ходе реализации проекта и его задачах в рамках форума «Управление данными — 2019», организованного издательством «Открытые системы» 24 сентября, рассказал Василий Слышкин, директор департамента развития архитектуры и координации информатизации Минкомсвязи РФ. Мы попросили его поделиться своими взглядами на перспективы этого проекта.

- Откуда появилась идея Национальной системы управления данными? Какие задачи перед ней стоят?

Эти идеи диктует наша жизнь. Любому неприятно, когда он вынужден приносить справки, необходимые для получения услуг, снова и снова, хотя все данные у государства уже есть. Например, когда женщина родила второго ребенка и ей для получения субсидии нужно собрать документы, ей приходится предъявлять еще и свидетельство о рождении первого ребенка, и паспорт. В результате на гражданина возложены функции, которые мог бы выполнять программный алгоритм. Другая частая история: людям начисляются налоги на давно проданный автомобиль, поскольку данные, которыми оперируют в разных информационных системах, не всегда актуальны. Эти примеры иллюстрируют жизненную потребность в наведении порядка в данных.

Все ожидают, что будет создана среда, которая позволит безопасно хранить данные о каждом гражданине и компании, предоставлять их по запросам тем органам власти, которым это необходимо, и обеспечивать их доступность в режиме реального времени. В итоге это стало одной из задач программы «Цифровая экономика», которую мы реализуем совместно с бизнес-сообществом. Формирование экосистемы управления государственными данными — это одна из первостепенных задач. Вторая наша важная задача — формирование «эталонных данных», которые послужат вкладом государства в становление и развитие рынка данных.

- Какова роль бизнес-сообщества в этом процессе?

Довольно значимая. Мы прислушиваемся к экспертам и вырабатываем ряд инициатив, связанных в первую очередь с вовлечением данных в коммерческий оборот и созданием рынка данных. Мы не можем совершить технологический прорыв без обеспечения возможности воспользоваться этими данными. Например, не удастся обучить нейросеть для диагностики онкологических заболеваний, не дав возможности компаниям использовать данные, накапливающиеся в медицинских центрах и поликлиниках. У нас есть возможность собрать все снимки, но на сегодняшний день законодательно запрещено использовать их. Эта проблема требует обсуждения.

Есть другой показательный пример: мы запускаем информационную систему, связанную с маркировкой товара, и получаем ценную информацию о том, где была произведена конкретная упаковка лекарств, кому из дистрибьюторов была продана и по какой цене, на какой склад была перевезена и в какой аптеке дошла до потребителя. Не воспользоваться такой исчерпывающей информацией было бы как минимум нерационально. А чтобы воспользоваться ею, придется решить ряд задач: убедиться, что это не нарушает ничьих прав, сделать доступ к информации недискриминационным. Ведь информация о ценах и прочих коммерческих составляющих деятельности компаний может быть чувствительной для конкуренции.

- НСУД будет иметь дело только с данными из государственных систем?

Надо понимать, что НСУД — не только информационные технологии. Это комплекс организационных и технологических мероприятий, методологий, законодательных инициатив, направленных как на создание и запуск самой системы, так и на подготовку кадров для нее.

Мы прорабатывали архитектуру системы достаточно долго — с осени прошлого года, вовлекая как бизнес-сообщество, так и органы власти (более 20 ведомств). Требуется сделать очень многое — начиная с федеральных законов и поправок в законодательство, которые позволили бы работать с данными. Последствия этих изменений будут значимыми для информационного взаимодействия между государством, гражданами и бизнесом. Да, мы будем иметь дело с информацией из государственных систем, но они часто работают с данными о людях, их имуществе и здоровье, о юридических лицах, их отчетности перед государством и т. п. Иными словами, границу между «чисто государственными» и «остальными» данными еще предстоит определить.

На данный момент из более чем 800 информационных ресурсов у нас есть 108 федеральных ресурсов, содержащих государственные данные. Они являются уникальными специфическими реестрами для выполнения разнообразных государственных функций и предоставления госуслуг, записи в них являются юридически значимыми, и их использование принесет заметную пользу гражданам и компаниям.

Надо сказать, что на сегодняшний день далеко не все реестры доступны онлайн, и нам их нужно реализовать так, чтобы они были доступны в любой момент с любого компьютера или мобильного устройства, обеспечивая при этом юридическую значимость предоставляемых данных. Естественно, этот доступ должен быть защищенным и безопасным.

Таким образом, в создаваемой системе важны сразу несколько элементов. В качестве основы — законодательство, которое определяет правила работы с данными. Второе — единые требования по обеспечению доступности данных. Третье — сама техническая реализация, позволяющая обеспечить доступ к данным практически в реальном времени.

- Вполне естественный вопрос: НСУД — это скорее для государства или для людей?

Система ориентирована в большей степени именно на потребности людей — физических и юридических лиц, ведь конечный эффект будет заключаться в скорости получения ими услуг. Необходимо максимально высвободить человека из формального процесса обмена юридически значимыми данными, возложив все технологические операции на систему.

- Есть ли видение того, какие данные система должна охватывать? Насколько этот список является полным?

Сейчас проводится эксперимент, в который включены пять направлений. Два из них — формирование единого адресного пространства и создание федерального регистра избирателей — охватывают относительно статичные данные, и, казалось бы, проблем быть не должно. Однако есть смертность, и очевидно, что «умерший» человек не должен завтра проголосовать на избирательном участке. Есть процессы миграции населения, а также вопросы, связанные с потерей избирательного права. На территории России проживают более 108 млн человек, которые являются избирателями, но в течение года в каждом регионе их число меняется.

Кроме того, в период эксперимента, до марта 2020 года, производится сбор статистической ведомственной отчетности по отрасли сельского хозяйства, создание цифрового профиля гражданина и формирование паспортов муниципальных образований. Эти пять экспериментальных направлений охватывают 34 информационных ресурса и представляют собой наиболее приоритетную часть проекта.

В этом году мы составим график дальнейшего включения информационных систем в НСУД. К 2021 году в режим онлайн-доступа будут переведены все 108 федеральных реестров, а также информационные ресурсы, участвующие в реализации суперсервисов — комплексных услуг, привязанных к жизненной ситуации. Более точную оценку охвата систем можно будет дать чуть позже по результатам обследования. По предварительным оценкам, это будет около 70–80% оборота информационного взаимодействия.

- Какие сроки развертывания системы определены?

Индикативной целью является 2021 год, но объем работ будет уточнен по результатам эксперимента. Проводимая в рамках эксперимента работа позволяет выявлять проблемы, требующие решения. Так, ни одно ведомство сейчас не ведет реестр недееспособных граждан, который необходим для решения целого ряда задач — например, для того же регистра избирателей. Многие ресурсы ведутся исключительно на бумаге, что требует разработки реестра с нуля.

Сейчас в эксперименте участвуют 14 регионов, в ходе работ с которыми мы совместно с федеральными ведомствами проводим аудит систем и реинжиниринг информационных потоков, выполняем работу по оценке качества данных и строим совместные планы по модернизации систем.

- Какие еще проблемы ожидаются? Как их планируется решать?

Сейчас много говорится о развитии технологий, цифровизации и совершенствовании законодательства, однако главным вызовом для нас является кадровый вопрос: мало специалистов нужного профиля. В отрасли нет консенсуса по поводу того, что такое «специалист по управлению данными». За рубежом существуют профессиональные ассоциации, которые позволяют оценить специалиста и сертифицировать его. У нас нет принятых методик и стандартов в области управления данными, на основании которых можно было бы эту компетенцию развить.

Простой пример: в мире насчитывается около 80 тыс. специалистов по управлению данными. На территории России нет профессиональных организаций, которые бы проводили аттестацию таких специалистов. У нас нет специальности в вузах, которая называлась бы «специалист по управлению данными». Но если посмотреть на рекрутинговые площадки, то можно увидеть около тысячи вакансий, где требуются специалисты подобного профиля. Эта область пока слабо формализована, не организована массовая подготовка кадров.

Конечно, отрадно, когда запускаются проекты по обучению в инициативном порядке: коммерческие компании совместно с ведущими вузами, предвидя спрос, начинают готовить кадры «под себя». Но в масштабах всей страны так проблему не решить. На мой взгляд, именно эта задача является первоочередной. С технологиями мы справимся, а вот компетентных людей сразу не получишь.

- Какие решения планируется использовать в ходе создания НСУД?

Надо понимать — и это очень важный аспект, о котором следует открыто говорить, — что система будет являться частью критической инфраструктуры Российской Федерации. Если какая-то ее часть перестанет работать, случится коллапс — и этого нельзя допустить. К сожалению, санкционные риски слишком значимы, поэтому основная задача, которую мы ставим перед исполнителями, — реализация решений на отечественном программно-аппаратном обеспечении. Это возможно: на нашем рынке существуют не только СУБД, но и технологии, которые ориентированы на управление мастер-данными, на управление качеством данных.

Одним из важнейших элементов НСУД станут ведомственные витрины данных — срезы нужной информации из систем государственных органов. Что должна представлять собой витрина данных, в которой отражены сведения о паспортах граждан? Как минимум она должна выдерживать нагрузки в несколько десятков тысяч запросов в секунду. Для большинства решений этот показатель недостижим, но наши исследования показывают, что такие системы могут быть построены за счет сочетания нескольких современных подходов: например, обработки данных «на лету» в оперативной памяти, оптимизации алгоритмов индексирования и доступа и других.

Из-за объемов, которыми нам придется оперировать, это технологически сложный проект. Сотни миллионов записей, десятки тысяч запросов в секунду — это гораздо больше, чем масштаб крупной корпорации.

- Какие ожидаются эффекты? Чего планируется достичь?

Наша цель — сформировать экосистему доверия, где мы могли бы создавать условия для рынка данных. В такой среде данные должны стать ценностью, значимой для участников рынка. Как оценить объем этого рынка? Это отдельная задача, равно как и создание правил игры на нем. Например, в Ассоциации больших данных пытаются этим заниматься.

Но для того чтобы этого достичь, нужно навести порядок в данных, подготовить их. Два хозяйствующих субъекта должны иметь возможность ссылаться на данные государственных реестров, для того чтобы совершать юридически значимые сделки «в цифровом виде». Они должны получать эффект от использования доверенных государственных данных — как в случае с маркировкой товаров.

Одной из больших побед на этом пути для нас станет формирование «первой сотни эталонных ресурсов» — государственных общенациональных информационных систем, юридически значимых и доступных онлайн, защищенных в соответствии со всеми требованиями. Если мы к концу 2021 года получим эту «первую сотню», результат работы нашего министерства по НСУД будет вполне ощутим.

- Чему посвящено ваще выступление и что было бы вам интересно услышать?

Выступление посвящено нашим шагам на трехлетнюю перспективу. Важно, чтобы у бизнес-сообщества было понимание вызовов, которые перед нами стоят, и результатов, которых мы собираемся достичь. Эти результаты трансформирующие, они будут иметь значимое влияние как на органы власти, так и на бизнес — особенно, если дело касается работы с данными.

В докладах коллег хотелось бы услышать интересные факты о работе с данными и о проблемах, с которыми им приходится сталкиваться. В идеале было бы хорошо услышать аналитику и рекомендации. Нам важно координироваться и учитывать в своих действиях появляющуюся на рынке практику.

Совершенствование процессов предусматривает идентификацию, анализ и улучшение существующих бизнес-процессов для последующего увеличения производительности, внедрения оптимальных стандартов и повышения качества с целью улучшения восприятия клиентов и конечных пользователей.

Инициативы, направленные на совершенствование процессов, могут обозначаться разными терминами: управление бизнес-процессами (business process management, BPM), улучшение бизнес-процессов (business process improvement, BPI), реинжиниринг бизнес-процессов (business process re-engineering), непрерывное улучшение процессов (continual improvement process, CIP) и т.д. Но независимо от используемой терминологии здесь всякий раз преследуется одна цель: минимизировать ошибки, уменьшить простои, повысить производительность и добиться более высокой эффективности.

Технологии улучшения процессов

Существует несколько различных методологий, призванных содействовать вашей организации в улучшении процессов. Все они направлены на то, чтобы помочь бизнесу выявить существующие недочеты, исправить их и проанализировать успех или неудачу внесенных изменений.

Несмотря на общую цель каждая из методологий ориентирована на разные потребности. Одни нацелены на бережливое улучшение процессов, другие – на адаптацию корпоративной культуры к их улучшению. Есть также методологии, помогающие компаниям визуально отображать технологические процессы.

- Кайдзен: Методология Kaizen способствует непрерывным улучшениям с упором на гибкие и экономичные практики. Она ориентирована на повышение качества, производительности и эффективности за счет небольших сдвигов в повседневной работе и корпоративной культуре, формирующих среду, где вместо наказания за ошибки и просчеты акцент делается на недопущение их повторного возникновения.

- 5S: Модель 5S – это одна из составляющих методологий Kaizen и Lean, предусматривающая пять основных шагов: сортировку (sort), соблюдение порядка (straighten), содержание в чистоте (shine), стандартизацию (standardize) и совершенствование (sustain). Модель 5S упорядочивает и стандартизирует меры, направленные на улучшение процессов.

- PDCA: Еще одна составляющая методологии Kaizen. PDCA расшифровывается как планировать (plan), делать (do), проверять (check) и действовать (act). Это помогает организациям эффективнее определять процессы, которые нуждаются в улучшении. Сначала вы выявляете проблему (планируете), создаете и внедряете решение (делаете), анализируете данные и оцениваете эффективность (проверяете), а затем документируете конечные результаты и реализуете план, если он оказался успешным (действуете).

- Шесть сигм: Six Sigma – популярная методология улучшения процессов с использованием рангов, соответствующих цветам поясов в карате. Начав с зеленого пояса, вы постепенно продвигаетесь к черному. Six Sigma предлагает два способа предотвращения нарушения процессов путем выполнения определенных шагов. Эти шаги включают в себя определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (define, measure, analyze, improve, control – DMAIC) или определение, измерение, анализ, проектирование и проверку define, measure, analyze, design, verify – DMADV).

- Анализ причинно-следственных связей: Еще одним инструментом, порожденным методологией Six Sigma, является анализ причинно-следственных связей (Cause and Effect Analysis). Он предусматривает использование диаграмм для устранения проблем путем их выявления, обнаружения препятствий и точного определения причин, мешающих работе процесса.

- Анализ SIPOC: Анализ SIPOC, относящийся к методологии Six Sigma, имеет формат диаграммы и выполняется на этапе «измерения» DMAIC или DMADV. SIPOC помогает организациям разработать и внедрить проект улучшения процессов, а также определить требования и необходимые элементы до начала его реализации.

- Карта потока создания ценностей (Value Stream Mapping): VSM помогает организациям визуально представлять восприятие клиентами бизнес-процесса, что способствует определению ценности продукта, процесса или сервиса. Как и другие методологии, она ориентирована на устранение потерь, избыточности и максимально возможную бережливость.

- Всеобщее управление качеством (Total Quality Management): Нацеленная на достижение долгосрочного успеха за счет удовлетворения клиентов методология TQM помогает организации вовлечь в непрерывное улучшение процессов всех сотрудников. Вырабатывается культура, при которой работники не боятся совершать ошибки и движутся вперед к общей цели бизнеса.

- Канбан: Kanban – это инструмент для визуализации рабочих процессов, который бизнес-подразделения, руководство и сотрудники могут просматривать на одной странице в целях улучшения процесса. Еще одна методология, стимулирующая улучшение бережливых процессов.

- Карта процессов: Инструмент для визуализации рабочих процессов, помогающий компаниям отображать план улучшения процессов. Его можно назвать также блок-схемой процесса, диаграммой процесса, функциональной блок-схемой или моделью процесса. В конечном итоге речь идет о создании блок-схемы последовательности технологических операций, которая предоставляет важную информацию о рабочем процессе с его начала и до конца.

Роль автоматизации в улучшении процессов

Поскольку автоматизация является одним из самых простых способов улучшения процессов за счет исключения операций, выполняемых вручную, и уменьшения человеческих ошибок, в совершенствовании процессов ей отводится важная роль. Автоматизация процессов помогает организациям понять, что необходимо улучшить, а что работает именно так, как это должно быть.

Роботизация бизнес-процессов (robotic process automation, RPA) – популярный сегодня способ рационализации бизнес-процессов. Он помогает организациям моделировать действия человека при выполнении задач и этапов сложных процессов. Автоматизация предусматривает определение набора правил и триггеров, устраняющих необходимость ручного труда при выполнении отдельных частей процесса, и позволяет роботам осуществлять то, что ранее проделывал человек.

К улучшениям процессов, автоматизированным с помощью RPA, относятся, например, выдача автоматических ответов на входящие письма, автоматическая обработка заказов, разбиение заявок в службу технической поддержки на категории, передача данных между системами и управление заработной платой. Все это не только помогает повышать эффективность бизнес-процессов, но и позволяет работникам сконцентрироваться на более сложных задачах, не поддающихся автоматизации.