Cеть пиццерий «Сицилия» на 50% ускорила кадровый документооборот

Сеть ресторанов «Сицилия» насчитывает более 30 заведений в 30 городах России. Число сотрудников в сети превышает 2,5 тыс. человек. Ранее подход к работе с кадровыми документами в разных компаниях сети различался. Кадровый документооборот не был автоматизирован. Управляющие ресторанов собирали документы от сотрудников и пересылали бумажные экземпляры в офисы. Обмен документами с кадровой службой затягивался, много времени уходило на оформление новых сотрудников и обработку заявлений от действующих.

Чтобы повысить эффективность взаимодействия с персоналом, руководство компаний решило внедрить систему кадрового электронного документооборота. Требовалось обеспечить оперативный прием новых сотрудников в штат и ускорить обработку заявлений. Система КЭДО должна была освободить управляющих в ресторанах от сбора кадровых документов, перевести коммуникацию сотрудников с отделом кадров в режим самообслуживания и снизить нагрузку на кадровых специалистов.

Для реализации поставленных задач было решено задействовать сервис «1С:Кабинет сотрудника», подключив его к системе «1С:Зарплата и управление персоналом», которая уже успешно использовалась в компаниях сети. Проект был реализован двумя региональными офисами компании «1С:Первый бит».

На первом этапе выполнили пилотное внедрение в одном из ресторанов сети со штатом в несколько десятков сотрудников. Были выполнены необходимые настройки, проведено тестирование функционала: прием сотрудников на работу, оформление личного кабинета и внесение в него актуальных данных, оформление отпусков и больничных. Чтобы сократить сроки внедрения. пилотирование объединили с тестовой эксплуатацией решения. Личные кабинеты создавались с нуля как на уже трудоустроенных сотрудников, так и на принятых в период реализации проекта. Это позволило обучить сотрудников работе с кабинетом не только в смоделированных условиях, но и на реальных примерах. Через три месяца «1С:Кабинет сотрудника» был тиражирован на все подразделения компаний франчайзинговой сети.

В результате кадровая служба получила четкий и быстрый алгоритм действий для каждого случая документооборота. Это позволило автоматизировать полный цикл обмена документами с сотрудниками. Унифицированы правила кадрового документооборота для территориально-удаленных подразделений компании — это более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса, в которых работает менеджмент, директора и менеджеры.

В режим самообслуживания полностью переведена работа с заявлениями на отпуск и больничными. Они оформляются в 1С:ЗУП автоматически по требованию сотрудника, после чего направляются на согласование ответственным. Сотрудники отправляют заявления в кадровую службу через личный кабинет сервиса на ПК или смартфоне, а кадровая служба при этом работает в привычном интерфейсе своей программы. Обработка обращений ускорилась, объем бумажного кадрового документооборота сократился на 35%.

Прием на работу сотрудника теперь занимает несколько минут. Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет в несколько кликов подключить нового сотрудника к КЭДО и сразу направить ему пакет кадровых документов в том формате, который принят в компании. Оптимизировано время на сбор, систематизацию и хранение подписанных экземпляров — после подписания они автоматически отправляются на хранение.

Кадровые специалисты тратят на работу с документами на 50% меньше времени, исключен ручной ввод данных и специалисты могут сконцентрироваться на более важных задачах даже при большом количестве обращений от сотрудников.