Основная цель внедрения CRM в TFS Group – построение полного, достоверного и актуального информационного пространства о клиенте, позволяющего автоматизировать все основные задачи взаимодействия с клиентом и связанные с этим внутренние бизнес-процессы, а также интеграция с существующей ERP-системой на базе «1С». Внедренная система включает в себя описание, регламентацию и автоматизацию ведения продаж, накопление информации о ходе сделок, формирование шаблонов документов и автоматизацию их создания и заполнения договоров, а также учет затрат по каждому из проектов продаж. В процессе создания CRM была проведена автоматизация всех возможных вариантов продаж – от прямых продаж существующей продукции до длинных проектных продаж с разработкой новой рецептуры под конкретного клиента.
Полный процесс продаж теперь автоматизирован и состоит из семи этапов. На первом этапе происходит выбор рецептуры – есть возможность выбрать из уже имеющихся или разработать новую. Если компания не может разработать рецептуру самостоятельно, ставятся соответствующие задачи по разработке ТЗ и получению рецептуры от контрагента. Далее идет отправка образцов – в системе осуществляется фиксация необходимости отправки образцов по тому или иному продукту. После этого происходит визит на пилотную линию, а за ним промышленная выработка. Первые три этапа автоматизированы не только для снижения трудозатрат менеджеров, но и общих затрат компании на проработку новой продукции. Система позволяет накапливать информацию и гибко ее искать – нет необходимости в повторной работе при схожих запросах от других клиентов.
На четвертом этапе проверяются условия поставки, формируется и отправляется заказчику коммерческое предложение, происходит получение обратной связи. На этапе договора система позволяет зафиксировать параметры сделки, автоматически формирует всю необходимую документацию. Сотруднику остается только проверить и, при необходимости, дополнить информацию. После формирования заказа, оплаты счета и осуществления поставки, пользователь может завершить продажу.
Все взаимодействие фиксируется в системе и закрепляется за отдельным проектом, что позволяет анализировать исторические данные, эффективность сотрудников и процессов продаж, а также формировать общую отчетность для представления показателей по компании с использованием различных дашбордов, графиков, диаграмм, таблиц или воронки продаж. В системе возможно гибко настроить ролевую модель и права доступа по территориальному признаку и с учетом IP-адресов, а также полномочия в рамках одной роли. Удобство работы пользователей в CRM достигается также с помощью информирования.
