Docsvision

Специфика документооборота транспортной отрасли заключается в большом количестве договорных документов – как внутренних, так и с внешними контрагентами. В связи с активным развитием бизнеса руководством Ставропольского филиала компании было принято решение о внедрении специализированного инструмента для автоматизации процесса согласования договоров. В 2016 году был дан старт проекту автоматизации на платформе Docsvision 5.4.

Выбор Docsvision для решения задач электронного документооборота определила гибкость платформы и наличие конструктора согласования, а также компетенция партнера – компании «Эркер». В соответствии с требованиями GLT были настроены карточки договора, различные маршруты согласования, в зависимости от категории документа, а также отображение полной истории маршрута документа. Процесс стал более удобным и быстрым.

На текущий момент системой пользуются около 50 пользователей, в рамках развития решения настраивается работа со служебными записками.

Компания, насчитывающая более 1,2 тыс. сотрудников, контролирует и поддерживает высокие стандарты не только качества продукции, но и процессов внутреннего взаимодействия. В связи с этим ее руководством была обозначена необходимость перехода на электронный документооборот.

Среди нескольких рассматриваемых срешений была выбрана российская платформа Docsvision 5. Решающим фактором при выборе стала не только ее функциональность, но и возможность оперативного и бюджетного первоначального внедрения за счет готового приложения «Управление документами», с последующей адаптацией СЭД под специфику компании.

Весь проект – от начала настройки до запуска СЭД в эксплуатацию – длился около месяца, в результате автоматизированы основные потоки документации: входящие и исходящие письма, служебные записки, приказы, распоряжения, договоры. Внедрение осуществила краснодарская компания «Эркер».

Целями работ являются обеспечение юридической значимости документооборота в СЭД и повышение удобства ее использования. Система призвана обеспечить комплексную автоматизацию работы с документами ответственных сотрудников и руководства Росрезерва. Кроме того, она должна соответствовать современному технологическому уровню, а также требованиям нормативно-правовых актов.

В СЭД будут автоматизированы процессы регистрации, расписания резолюций и исполнения документов, документооборота между структурными подразделениями Росрезерва, формирование отчетности и архивное хранение документации. Она обеспечит контроль исполнительской дисциплины, централизованное управление нормативно-справочной информацией.

Решение «Приоритет» будет интегрировано с системой межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти для обмена документами в формате МЭДО 2.7. Будет обеспечено ее взаимодействие с системой «Обращения граждан», а также с ведомственной электронной почтой и официальным сайтом Росрезерва. Работы планируется завершить до конца текущего года.

Как отмечают разработчики, новый продукт призван занять вакантную на сегодняшний день нишу альтернативы западным платформам автоматизации внутренних процессов крупнейших российских предприятий. Потребность в ней вызвана целым рядом факторов, действующим сегодня на рынке СЭД/ECM-решений. К ним относится как ослабление западных брендов ECM-систем на российском рынке, так и рост общего уровня организации внутренних процессов предприятий и готовность к сквозной автоматизации управления контентом и бизнес-процессами на корпоративном уровне.

«ДоксВижн» приступила к разработке новой системы в январе 2016 года. Основанием для проекта послужил ряд референсных масштабных внедрений платформы в органах власти и крупных государственных корпорациях, подтвердивших готовность Docsvision к крупным проектам как по функционалу, так и по производительности.

Сейчас окончание первого этапа проекта по разработке подходит к концу. В ходе опытных проектов в 2017 году предстоит на практике подтвердить целевые масштабные параметры проекта – обеспечение одновременного подключения более 50 тыс. пользователей и обработка порядка 1 млн документов в день. Решение поддерживает отечественную или СПО-инфраструктуру: PostgreSQL и Linux – продукты, внесенные в реестр Минсвязи и имеющие поддержку в России.

Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 года, когда компанией было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт». В 2010 году ее руководство приняло решение о смене платформы и выбрало решение Docsvision 4.5. В 2016 система электронного документооборота была переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4.

Перевод системы на новую версию стал важной вехой проекта, вызванной необходимостью применить лучшие функциональные наработки, объединить единой системой электронного документооборота более двух площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой. Нежелание сильно кастомизировать решение – это принципиальная установка руководства компании с целью обеспечения бесперебойной эксплуатации при развитии платформы. Возможности Docsvision 5 в этом отношении шире: за счет более гибких средств конструирования она позволяет создавать прикладные функциональные решения с меньшим объемом проектного кода, а это делает решение более надежным и менее дорогим по совокупной стоимости владения.

Внедрение ведется внутренней командой, сформированной для целей бизнес-проектирования и технического сопровождения, с привлечением «Тимлис-Консалтинг» и надзором со стороны разработчика. Важная составляющая авторского надзора – просмотр всех проектных решений с точки зрения оптимального использования возможностей платформы, консультации, заключения и рекомендации по этим вопросам. Кроме того, это дает возможность включения заранее запрошенного функционала в плановое развитие платформы.

Систему активно используют в распределенной среде около 500 сотрудников в Москве и 4,5 тыс. — в Якутии. В ближайших планах по развитию СЭД – работа по обеспечению мобильного доступа к системе руководителей всех функциональных уровней, применение усиленной квалифицированной электронной подписи, а также разработка электронного архива. Кроме того, начато полномасштабное тиражирование решения в четырех дочерних и зависимых обществах, а с 2017 года планируется включение в единый контур СЭД более 10 дочерних обществ.

Анализ действующей ИТ-инфраструктуры, проведенный в рамках формирования концепции информатизации Росстандарта, показал, что применяемое ПО на базе Lotus Notes устарело и перестало отвечать требованиям заказчика. Для модернизации системы была выбрана российская ИТ-компания «Диджитал Дизайн».

На момент старта проекта функциональность системы документооборота не позволяла решать ключевые задачи: она не имела необходимого инструмента контроля исполнения поручений, отсутствовала возможность мобильной работы. Разрозненность баз данных приводила к затруднениям при подготовке сводок по исполнению поручений для оперативных совещаний. Для эффективной работы СЭД и последующей возможности перехода к безбумажному документообороту с применением электронной подписи потребовалось заменить программную платформу.

Предложенное решение «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision позволило охватить все необходимые бизнес-процессы. В результате удалось добиться сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений, была обеспечена прозрачность их движения. Кроме того, переход на новое решение позволил автоматизировать процесс подготовки необходимой отчетности и организовать мобильную работу с системой с помощью приложения «АРМ Руководителя на iPad».

В ходе проекта было произведено обновление платформы Docsvision и решения «Административное делопроизводство» до новой версии, что позволило сделать работу с системой более удобной и быстрой. В рамках модернизации основные усилия были сосредоточены на обновлении межведомственного модуля, что дало возможность специалистам Росаккредитации осуществлять обмен документами, подписанными квалифицированной электронной подписью в системе межведомственного электронного документооборота.

Кроме того, проведена доработка модуля «Электронная экспедиция», предназначенного для отслеживания заявителями статуса поданных ими документов. Модуль расширен функцией идентификации заявителя как физического или юридического лица, что позволило упростить процедуру и сократить время поиска документов заявителями.

Наконец, произведено обновление решения «Автоматизированное рабочее место руководителя» на iPad в целях настройки его совместимости с операционной системой iOS 9. Дополнительно приобретено 10 лицензий решения, и теперь «АРМ руководителя» используют 18 пользователей Росаккредитации.

Внедрение СЭД имело первопричиной автоматизацию работы с договорами и финансовыми документами. После этого на базе Docsvision были автоматизированы как стандартные процессы делопроизводства, так и общего менеджмента. Миграция решения на новую версию Docsvision 5.4 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия.

Среди интересных доработок – специальная система аналитик, позволяющая проанализировать документы по определенным признакам и создать систему сложной маршрутизации. Обеспечены условия формирования проектов договорных документов: как с разделами текста, защищенными от редактирования пользователем, так и частями, доступными ему для изменений. Внедрена автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения. Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов и передача их на печать одним действием.

Предыдущая СЭД, построенная на базе ERP Microsoft Dynamics NAV, поддерживала только хранение архива договорных документов и не обеспечивала процесса их согласования, который до сих пор осуществлялся по электронной почте. Целью проекта стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей.

Основными требованиями к системе стали настройка процесса согласования документации с учетом распределенной структуры компании, сохранение накопленных в прежней системе данных, а также наличие англоязычной версии системы. В ходе проекта, осуществленного при помощи Digital Design, были автоматизированы процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей на всех стадиях их жизненного цикла, а также организован доступ к архиву договорной документации.