Ранее фонд сообщал об автоматизации контакт-центра — все процессы регистрации и обработки поступающих от граждан московской области обращений были автоматизированы и перенесены в «Docsvision.Приоритет». В этом году руководство фонда приняло решение оптимизировать документационное обеспечение организации и расширить функции существующего решения до комплексной системы электронного документооборота.
Основная цель проекта — унифицировать и автоматизировать поддержку регламентов исполнения процессов документооборота во всех подразделениях. Исполнителем проекта стал «Диджитал Дизайн».
Сейчас в системе работает 250 пользователей, к ней подключены сотрудники ТФОМС МО всех уровней — от секретаря до руководителя. Для более удобной работы пользователей были настроены специализированные рабочие места в соответствии с выполняемыми ими функциональными ролями и решаемыми задачами. Регистраторы, контролеры и администраторы получили для работы десктоп-клиент. Сотрудники-исполнители работают с веб-клиентом, позволяющим выполнять задачи по исполнению поручений, формированию, согласованию и подписанию документов, в том числе с использованием электронной подписи. Для руководителей было разработано мобильное приложение с возможностью согласования или подписания документов с планшета удаленно.
Как отметил заместитель директора ТФОМС МО Вадим Лукашов, этим проектом в организации намерены решить два важных вопроса: привести все документационные процессы в единый формат и сократить объем бумажных документов и трудозатрат. В результате удалось добиться двукратного сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений благодаря легкому и безопасному доступу к информации и применению механизма электронного согласования. Кроме того, была обеспечена прозрачность движения документов, появилась возможность динамического отслеживания состояния их исполнения.
