Счетная палата

«Истинная цифровизация происходит только тогда, когда данные становятся реальным активом предприятия и когда с ними умеют работать его сотрудники на любом уровне управления», — уверен Михаил Петров, директор Департамента цифровой трансформации Счетной палаты Российской Федерации. Для этого недостаточно «запилить озерцо данных» и нанять нескольких исследователей данных — культура работы с данными должна стать неотъемлемой частью работы всего коллектива. В рамках международного форума «Управление данными — 2019», который издательство «Открытые системы» проведет 24 сентября, Михаил Петров расскажет об опыте, приобретаемом Счетной палатой на пути реальной, а не «бумажной» цифровизации.

- Что такое «управление, основанное на данных» в контексте работы Счетной палаты?

Это означает ровно то, что в момент принятия решений сотрудник начинает опираться не на свою интуицию или опыт, а на ту аналитику, которую ему предоставляют различные методы анализа данных. Если мы берем классический контур управления, то в блок принятия решений должен быть встроен инструментарий, который эти решения помогает принимать — дает для этого необходимую информацию или предлагает варианты. Эксперт должен видеть все факторы риска или факторы возможностей, с тем чтобы более полно и объективно оценивать ситуацию на основе всей имеющейся информации.

Ровно этот подход мы пытаемся применять и у себя. Какого рода решения принимают наши инспекторы, руководители проверок, аудиторы? Традиционно это было выявление нарушений в фактах хозяйственной деятельности, классификация этих нарушений, определение последствий, возникающих по ним. Еще одно направление, активно развивающееся сейчас, — стратегический аудит. Это пока еще не устоявшаяся с методологической точки зрения работа, но понятно, что в ней очень много аналитики. В ее ходе на основании анализа совокупности объектов и их поведения требуется сделать системные выводы и дать рекомендации по изменению ситуации.

В первом случае мы сокращаем человеческий труд и увеличиваем объективность принятия решений — даем нашим сотрудникам инструментарий, который позволяет, например, анализировать только нетипичные операции, имеющие признаки рисков. Стратегический же аудит — задача более сложная и обширная, он полностью основан на применении тех или иных аналитических инструментов и требует большого количества усилий. Например, одна из стоящих перед нами задач — анализ достижения национальных целей, поставленных в указах президента РФ. Чтобы проводить такой анализ, надо понимать факторы, влияющие на достижение целей. Уже идет работа аналитиков по построению моделей, нацеленных на управление этими факторами. Это поможет принимать решения на уровне не отдельных объектов, а всего государства.

Источник: Счетная палата РФ

- Чтобы перейти от «интуитивного» управления к более обоснованным решениям, требуется органично вписать данные в процессы принятия решений. Эта проблема может оказаться не менее сложной, чем культурная. Какие подходы при этом надо использовать и как сделать, чтобы люди реально работали с использованием данных?

Проблема и в культуре, и в адекватном использовании аналитических инструментов. Это комплекс вопросов, индивидуальных для каждой организации. Здесь сложно дать универсальный рецепт.

С одной стороны, работа с данными должна быть встроена в процессы. Люди в какой-то момент должны переходить к анализу данных и принятию на его основе решений. Для этого, вероятно, сами процессы должны быть перепроектированы. С другой стороны, возможно, и проектировать процессы смысла нет, потому что они чрезвычайно быстро меняются или какую-то часть из них можно вообще убрать.

Однако все упирается именно в культуру работы с данными, в то, насколько цифровые инструменты могут быть использованы сотрудниками организации, насколько они готовы и восприимчивы. По своему опыту могу констатировать, что многие в государственных учреждениях к этому не готовы совершенно, изменение их подхода к работе — отдельная большая задача. Разумеется, предлагаемые аналитические инструменты не будут писать за людей отчеты, хотя у нас уже есть разработка, которая на основе формализованных источников данных может сформировать около 50% объема отчета о проверке. Человека полностью заменить пока не получится. А вот то, что он сможет в большой степени полагаться на подсказки, вполне возможно. Используя их, аудитор может строить работу по-другому, уделять гораздо больше внимания трактовке цифр и прогнозированию их изменения. В этом и состоит перестраивание культуры:  работа человека смещается от рутины в сторону большей интеллектуальности.

- Что первично — культура или инструменты? С какой стороны к этой проблеме приходится подходить на практике?

Это зависит от того, как организация пришла к необходимости трансформации. У нас все-таки изначально был импульс «по велению сверху», для нас это не было глубинной внутренней потребностью, поэтому работа с людьми важнее. С другой стороны, у нас процесс не насаждается «огнем и мечом», мы стараемся сделать плавные преобразования. В других организациях я вижу гораздо более жесткие методы.

Если же потребность в новых методах работы приходит изнутри, например исходя из конкурентной ситуации на рынке, и является вопросом выживания компании, подходы будут совсем другими.

- По вашему мнению, цифровизация напрямую связана с тем, что данные становятся реальным активом предприятия. А каковы симптомы этой «настоящей» цифровизации?

Если мы говорим о цифровизации как о качественном изменении, то в компании должны появиться принципиально новые возможности и продукты. Кроме того, происходит изменение метрик бизнеса. Скажем, окупаемость не может служить такой метрикой: у всех перед глазами пример Uber — до сих пор глубоко убыточной компании. Оценить новую бизнес-модель в числах возможно не всегда.

С точки зрения классической организации все может быть еще сложнее. Когда мы пытались определить, как собираемся измерять успехи своей цифровизации через несколько лет, были различные варианты — скажем, по измерению трудоемкости проверок. Например, число инспекторов, осуществляющих типовую проверку, может сократиться с десяти до пяти человек (совершенно условно). Да, двукратное сокращение команд инспекторов — это хорошо, но является ли оно цифровизацией с точки зрения принципиального скачка в процессах?

Если мы существенно повысим скорость и качество принятия решений при проверках, можно сказать, что цифровизация нам помогла. Но как измерить это качество? Пока мы этого не знаем, предстоит большая работа. Однако есть понимание того, что мы движемся в верном направлении.

Та же самая проблема в свое время была с автоматизацией, когда все компании, вложив большие деньги, кинулись измерять ее эффективность и поняли, что мгновенных эффектов нет. Именно после этого пришло осознание того, что эффект дает не само внедрение системы, а некий совокупный капитал, включающий в себя не только ИТ-платформу, но и новый регламент работы, а также обученных сотрудников, свободно владеющих системой. На то, чтобы система стала частью компании и начала эффективно использоваться, требуется несколько лет. С нынешними технологиями будет повторяться та же история: пока они не войдут органично в повседневную работу управленцев, от них ощутимой отдачи не будет.

- Вы упоминали о создании информационных систем, направленных на поддержку работы сотрудников. Это традиционные решения или речь идет об использовании искусственного интеллекта?

Мы создаем как традиционные системы поддержки процессов (управление поручениями, документооборотом, управление процессами проведения проверок, хранения документов), так и аналитические инструменты поддержки принятия решений. Например, система «Второе мнение» — прототип инструмента поддержки принятия решения о соответствии отчета акту проверки — реализована с использованием искусственного интеллекта.

- Насколько деятельность Счетной палаты может быть заменена функционированием единого робота, который станет строгим и неподкупным судьей для всех нарушителей?

На одной из стратегических сессий меня спросили, какой я вижу Счетную палату через несколько лет. В идеале она представляется мне серверной комнатой, куда стекаются данные, и некоторым числом аналитиков, настраивающих алгоритмы обработки данных и дающих рекомендации по принятию решений. Фактически объект проверки должен представать в виде цифрового двойника, данные по которому накапливаются и используются в дальнейшем. Для этого необходимо повысить объем доступных данных и их качество на входе — сейчас с этим возникают определенные проблемы. Кроме того, требуется переквалифицировать наш персонал, чтобы специалисты перешли от описательной работы и констатации фактов к аналитической работе в ее классическом понимании — выявлению закономерностей и выдаче рекомендаций по мерам воздействия.

Разумеется, это идеальная картина. И мне кажется, что она совершенно точно полностью недостижима на горизонте ближайших пяти или даже десяти лет. Но в будущем к ней надо стремиться.

- Какие сейчас существуют проблемы с данными и как вы их пытаетесь решать?

Больше всего проблем с качеством. Как показывает практика, у всех информационных систем есть человек, отвечающий за их работоспособность, но нет ответственного за качество данных в них. Никого не наказывают за несвоевременность внесения данных и их ошибочность. Как результат, информация в различных системах становится противоречивой и неполной. Поэтому всегда актуален вопрос, имеем ли мы право полагаться на такие данные в своей работе.

«Что делать?» — самый интересный вопрос. В коммерческих компаниях он решается существенно проще: на качество поступающих данных можно влиять, взаимодействуя с контрагентами и поставщиками данных. И это происходит. Показательным является повсеместный переход на электронный документооборот, включая финансовый и налоговый.

С государственными организациями сложнее — необходимо внедрить нормативную базу, которая закрепляет ответственность за данные, и разработать механизмы, обеспечивающих выполнение этих нормативов. Нельзя допустить, чтобы строгость законов компенсировалась необязательностью их исполнения.

- О чем вы хотели бы услышать на форуме «Управление данными — 2019»?

В первую очередь — практические кейсы. Сейчас область работы с данными стала очень спекулятивной темой. Из пяти поставщиков четыре преувеличивают свои успехи в этом направлении. На рынке высоко ценится реальный опыт как подрядчиков, так и заказчиков — критерии выбора продуктов и условия, в которых они внедрялись. Интересны кейсы всех компаний, которые сейчас работают этом направлении, в первую очередь с точки зрения возможности их применения у нас — как технологического, так и управленческого.