Цели проекта заключались в том, чтобы обеспечить стопроцентную прозрачность процесса закупок услуг и материалов всеми департаментами, оптимизировать расходы и сократить трудозатраты сотрудников. Было важно сделать контроль бюджетов автоматизированным и прозрачным. Это позволяет командам увидеть слабые места в процессах и трансформировать их, найти возможности для оптимизации расходов, сократив при этом время на проведение операций.
Проект был реализован в четыре этапа. В рамках первого этапа специалисты Axenix проанализировали текущие бизнес-процессы и системы. С помощью интервью была собрана необходимая информация, после чего команда сделала визуализацию процессов, подсветив возможные точки роста. Также на этом этапе были собраны все пожелания от департаментов заказчика. В рамках второго этапа происходила разработка системы и тестирование. В качестве платформы была выбрана система SAP, которая была кастомизирована под потребности заказчиков. Тестирование системы началось в августе 2022 года.
Третий этап подразумевал под собой запуск и масштабирование решения. Внедрение началось с 1 октября, масштабирование происходит по четкому плану, департаменты подключаются постепенно, что дает командам гибкость и понимание, когда они перейдут на новый процесс. В ходе четвертого этапа была проведена работа по объяснению преимуществ нового подхода и обучению работы в системе.
В ходе проекта проведена интеграция с системой внутреннего документооборота, что позволило уйти от разрозненных процессов и организовать сквозной процесс. Это минимизирует количество согласований на разных этапах закупки, отображает в одном месте и услугу, и ее стоимость, и поставщика. Реализация активного контроля бюджета для закупок торговых центров и центрального офиса позволяет получать всю необходимую аналитику из системы (включая план-факт), а не по огромным таблицам, данные для которых собирались разными отделами. Теперь вся информация собрана в одном месте и находится в доступе ответственных за контроль бюджета лиц.
