Бизнес-видео: выжать из систем максимум

Сегмент средств видеосвязи остается вполне активным даже на неважно себя чувствующем рынке. Причина не только в том, что видео играет растущую роль в оптимизации процессов и обеспечении эффективного взаимодействия компаний. Гораздо важнее то, что решения становятся более легкими и гибкими и их могут использовать даже компании среднего и малого бизнеса, которые никогда эти технологии позволить себе не могли. Крупные же компании стремятся упорядочить исторически сложившуюся инфраструктуру ВКС. Как выяснилось из выступлений на форуме «Бизнес-Видео – 2016», при этом им крайне важно сохранить уже вложенные – иногда весьма значительные – средства и выжать из современных систем максимум.

Централизация связи

«Мы уверены в том, что именно благодаря общению повышается эффективность работы сотрудников, люди лучше понимают друг друга и быстрее достигают результата. Эта вера воплощается в реальные продукты, которые ИТ-департамент предоставляет пользователям», – говорит Максим Черкасский, руководитель направления «Управление ИТ-проектами» компании «Сибур».

Холдинг объединяет 35 предприятий, в том числе зарубежные представительства, занимающиеся сбытом, а число пользователей информационных систем превышает 15 тыс. человек. Потребности такого коллектива в общении весьма обширны: сотрудники генерируют огромный поток писем – 30 тыс. в час и организуют около 500 сеансов видеосвязи в месяц.

В 2015 году было запущено сразу несколько проектов, призванных повысить эффективность взаимодействия сотрудников. В частности, внедрены решение Skype for Business и корпоративный портал, проведена тотальная реконструкция средств ВКС. Понимая, что тем самым повысится нагрузка на сеть передачи данных, ИТ-департамент запустил проект, направленный на обеспечение качества видеосервисов: маркировку трафика и выделение трафика реального времени в отдельный канал.

Проект модернизации инфраструктуры ВКС включал несколько крупных частей. Суть главной из них заключалась в том, что второй этаж одного из офисных зданий был реконструирован и полностью отдан под переговорные комнаты. Получился комплекс переговорных различного размера и назначения – узел, максимально насыщенный современными средствами ВКС.

Одним из таких помещений является зал с эффектом присутствия, показавший весьма высокую эффективность благодаря подбору комбинаций камер и звука. В частности он используется для переговоров с зарубежными партнерами. В течение 2016 года на крупнейших производственных площадках будет создано еще несколько таких решений.

Максим Черкасский, руководитель направления «Управление ИТ-проектами» компании «Сибур»: «Мы уверены в том, что именно благодаря общению повышается эффективность работы сотрудников, люди лучше понимают друг друга и быстрее достигают результата»

Вторая часть проекта – обеспечить такую ВКС-инфраструктуру, чтобы удовлетворить растущую потребность в связи. Оборудование переговорных мощными средствами ВКС обещало скачок нагрузки на нее. Понимая, что реализация проекта спровоцирует рост использования видео, ИТ-департамент вложил серьезные средства в обновление инфраструктуры.

«Мы поняли, где находятся наши болевые точки, сколько у нас неудовлетворенных запросов на сеансы, сколько сорвавшихся сеансов из-за перегрузки оборудования. С учетом всего этого и был разработан план модернизации», – говорит Черкасский.

Решающим шагом стало построение виртуального суперкластера на основе имевшихся четырех серверов Polycom, располагавшихся в разных регионах и обладавших разной мощностью. До сих пор при достижении их максимальной загрузки ВКС в соответствующем регионе становилась недоступной. Построенный суперкластер позволяет в случае возросшей потребности в одном из регионов перераспределять нагрузку, и тогда доступное число сеансов увеличивается в 4,5 раза. Кроме того, были установлены новые серверы управления, которые обеспечили более эффективное администрирование.

Третья часть проекта предусматривала реконструкцию культурно-оздоровительного комплекса (подобное наследие советских времен есть у многих крупных предприятий) в Анапе. На его базе создан центр обучения. Часть комплекса была реконструирована под новые задачи, и видеотехнологии стали важнейшей его составляющей.

Для поддержки построенной системы ВКС был создан корпоративный центр компетенций, и теперь нет необходимости проводить всеобъемлющее обучение на каждой площадке. Создав централизованное решение, с региональных ИТ-менеджеров сняли головную боль по развитию части инфраструктуры, связанной с видеосвязью. Теперь этот вопрос решается на уровне холдинга.

В режиме самообслуживания

«К тому времени, когда мы осознали, что нам нужна единая система ВКС, в холдинге уже имелась инфраструктура видеосвязи, на которую были потрачены немалые средства, существовало несколько аппаратных контуров. Разумеется, их хотелось сохранить и интегрировать в единое решение», – подчеркивает Евгений Болгарин, директор по ИТ управляющей компании «Аэропорты регионов».

Холдинг «Аэропорты регионов» управляет четырьмя действующими аэропортами и двумя строящимися. Его отличает чрезвычайно высокая централизация принятия решений. Управляющая компания распределена по нескольким городам; основными площадками являются Москва и Екатеринбург. Географическая распределенность команды управления и централизация принятия решений предъявляют значительные требования к коммуникациям внутри холдинга. Понятно, что необходимо экономить время топ-менеджмента, минимизировать время принятия управленческих решений и сдерживать текущие расходы, в том числе на командировки. Но не менее существенно и то, что при принятии решений приходится учитывать мнение многих внешних источников: контролирующих органов, бизнес-партнеров, подрядчиков. Поэтому крайне важна возможность гостевого участия в видеоконференциях.

Евгений Болгарин, директор по ИТ управляющей компании «Аэропорты регионов»: «Затрачены немалые средства на инфраструктуру видеосвязи. Разумеется, ее хотелось сохранить и интегрировать в единое решение»

«Когда мы организовали конкурс, то увидели жесткую конкуренцию между поставщиками. Техническое задание было абсолютно общим, а не написанным под конкретного производителя», – говорит Болгарин.

В итоге выбор пал на Уральский центр систем безопасности, чьи специалисты предложили весьма простое решение на базе продуктов Cisco. Оно включало сервер многоточечных конференций Cisco TelePresence MCU, сервер регистрации, а также систему бронирования и управления сеансами связи Cisco TelePresence Management Suite. Корпоративная телефония была интегрирована с решением – пользователи имеют возможность подключаться к конференциям.

На первом этапе была реализована система ВКС из 13 терминалов. «Возможно, такое число покажется скромным. Тем не менее это несколько терминалов в каждом отделении холдинга, и ежедневно проходит 8-10 настоящих, боевых, сеансов, средняя длительность которых составляет полтора часа. Это время, когда реальные бизнес-пользователи решают свои конкретные бизнес-задачи», – отмечает Болгарин. 80% таких сеансов забронированы секретарями или другими ответственными работниками, а 20% – спонтанные, на которых решаются срочные проблемы.

Управлению системой ВКС – бронированию, назначению сеансов, сбору конференций – обучены около 20 бизнес-пользователей. Особо следует отметить, что в холдинге нет ни одного специалиста, занимающегося эксплуатацией только ВКС, – система практически не требует административного обслуживания. При этом сервис ВКС классифицируется как критичный для бизнеса, в случае проблем время его восстановления не должно превышать 15 минут. Для увеличения числа одновременных участников (например, в случае сверхкрупного совещания) в течение получаса может быть развернут дополнительный, виртуальный, сервер TelePresence.

«На втором этапе проекта у нас появилось решение, позволяющее осуществлять коммуникации В2В, а корпоративным пользователям – общаться с персональных устройств. Но самое главное – можно подключать гостевых пользователей через веб-браузер, без установки каких-либо приложений. Это может быть проблемой для собеседников, не обладающих на своих устройствах правами администратора, такое часто бывает при общении с зарубежными партнерами», – говорит Болгарин.

С появлением гостевых пользователей ВКС отнюдь не последним вопросом стала безопасность сеансов. Потребовалось минимизировать риски несанкционированного подключения, перехвата трафика, промышленного шпионажа.

На следующем этапе стоит задача повысить удобство работы с контентом. В московский офис компании на видеосовещания с региональными отделениями приходит много гостей. Это архитекторы, дизайнеры, проектировщики технологических систем. Все они приносят свои устройства, их надо подключить к системе ВКС, и пока что такая процедура весьма трудоемка.

Сейчас в холдинге прорабатывается новая бизнес-модель, предусматривающая использование возможностей созданного решения ВКС, – предоставление ресурсов в качестве сервиса партнерам и клиентам, например, в бизнес-залах ожидания.

Интеграция с сохранением инвестиций

Говоря о показательных проектах, направленных на оптимизацию использования существующих систем, нельзя не упомянуть об интеграции корпоративных средств связи компании «Башнефть». Любопытно, что этот проект зародился два года назад на площадке «Бизнес-видео – 2014».

В «Башнефти» уделяется очень большое внимание развитию корпоративных коммуникаций, упор при этом делается на видеосвязь, и там пришли к идее объединить все инструменты в единую коммуникационную среду. Сотрудники компании должны иметь возможность, независимо от того, каким средством пользуются, устанавливать связь со своими коллегами и контрагентами. С самого начала речь шла не о наборе средств связи и платформ разных производителей, а о едином сервисе, доступном пользователю как внутри компании, так и вовне.

Эти требования были обусловлены большим количеством накопившихся вопросов от пользователей, чьи потребности во взаимодействии не были удовлетворены. Пожелания пользователей превратились в требования конкретного технического задания. При этом, разумеется, компания хотела максимально задействовать уже внедренные системы.

Среди требований следует упомянуть интеграцию ВКС-решения Polycom, ориентированного на менеджмент, с отдельной системой Microsoft Lync 2010, которая жила своей жизнью и предназначалась рядовым сотрудникам. Решению Microsoft Lync, в свою очередь, требовалось взаимодействие со Skype, тогда появилась бы возможность взаимодействия с внешним миром. В перечень работ вошла и интеграция ВКС с телефонией Cisco, сервисом единого каталога, почтой и корпоративным порталом.

Еще очень важно было разгрузить службу технической поддержки. На тот момент организация всех сеансов связи ложилась на операторов, к которым поступали заявки от пользователей. Поэтому во главу угла ставилась возможность самостоятельно планировать конференции с помощью различных средств – например, Outlook и корпоративного портала.

При построении единой среды коммуникаций по совету специалистов «Астерос» в качестве центрального звена выбрали именно платформу Polycom, которая располагает большим спектром интеграционных решений в свободном доступе.

Оставался лишь один ключевой момент: каким будет решение – программным или аппаратным? В компании было довольно много ВКС-оборудования, поэтому оба варианта были вполне реализуемыми. Тем не менее было решено остановиться на виртуальной платформе, поскольку современные виртуальные решения полностью идентичны «железным», но гораздо доступнее. Кроме того, благодаря выбранному подходу удалось выиграть немало времени – от заключения контракта до внедрения прошло шесть месяцев.

Проект стал первой реализацией платформы Polycom Virtual Edition на российском рынке. Решение может обрабатывать до 200 одновременных вызовов.

Дополнительную гибкость решению придало то, что производитель упростил порядок лицензирования и внедрил в построенную систему сервер, отвечающий за распределение лицензий. Теперь приобретенные лицензии распределяются по необходимости – например, можно развернуть не один виртуальный сервер, а несколько, разделив между ними необходимое число портов. Это дает возможность горячего резервирования, когда в случае проблем на одном из серверов его нагрузка «подхватывается» другим.

***

Стремление компаний навести порядок в своих ИТ-системах является естественным в непростой экономической ситуации. Не имея возможности инвестировать в новые решения, они могут относительно небольшими средствами повысить эффективность использования существующих, расширив границы их применения.

Внимание к средствам ВКС показательно и свидетельствует об осознании их ценности для бизнеса: менеджмент компаний относит видео к числу критически важных сервисов и пытается всеми силами обеспечить максимальную пользу коммуникаций между сотрудниками. Внедренными системами начинают пользоваться рядовые сотрудники компании – не директора и вице-президенты, а те, кто стоит за рутинными процессами.