Компания специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных объектов. Ежемесячно в компанию поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более сотни различных финансовых документов. Только через сотрудников финансового подразделения за год проходит около 2,5 тыс. первичных финансовых документов, связанных с выполнением работ и оказанием услуг.
Ранее формирование и согласование финансовых документов в компании не было автоматизировано. Справки распределения, реестры начислений по неотфактурованным услугам, реестры несписанных материалов формировались в электронных таблицах, которые затем распечатывались и в бумажном виде согласовывались с ответственными лицами. Бухгалтеры проверяли правильность заполнения таблиц и вручную заносили данные в систему «1С:Управление строительной организацией», использующуюся в компании для управления проектами строительства. В среднем утверждение одного документа занимало около десяти дней.
Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы упорядочить работу с документами, обеспечить их сохранность, ускорить сроки согласования. Партнером по внедрению стала компания «Кодерлайн», а для выполнения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот».
В ходе проекта автоматизировано формирование и обработка финансовых документов. Сформированные документы оперативно отправляются на согласование ответственным лицам через привычный сотрудникам внешний почтовый клиент, который интегрирован с системой. При этом если сотрудники используют для работы внешний клиент, все задачи и электронные сообщения автоматически отражаются в СЭД. Окончательно оформленные и утвержденные ответственными лицами документы оперативно передаются в учетную систему для дальнейшей обработки.
Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза – с 10 до четырех дней. Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании.
Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает четыре дня, система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.
